畅想外贸邮件管理系统使用说明书

1、 目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc391675537 1 简介 PAGEREF _Toc391675537 h 4 HYPERLINK l _Toc391675538 1.1 登陆 PAGEREF _Toc391675538 h 4 HYPERLINK l _Toc391675539 1.2 页面框架 PAGEREF _Toc391675539 h 5 HYPERLINK l _Toc391675540 1.3 退出 PAGEREF _Toc391675540 h 5 HYPERLINK l _Toc391675541 2 配置管理 PAGEREF _To

2、c391675541 h 6 HYPERLINK l _Toc391675542 2.1 标签管理 PAGEREF _Toc391675542 h 6 HYPERLINK l _Toc391675543 2.2 样本模板 PAGEREF _Toc391675543 h 6 HYPERLINK l _Toc391675544 2.3 总邮箱管理 PAGEREF _Toc391675544 h 7 HYPERLINK l _Toc391675545 2.4 个人邮箱管理 PAGEREF _Toc391675545 h 10 HYPERLINK l _Toc391675546 2.5 群发设置 PA

3、GEREF _Toc391675546 h 12 HYPERLINK l _Toc391675547 2.6 信纸管理 PAGEREF _Toc391675547 h 14 HYPERLINK l _Toc391675548 2.7 签名管理 PAGEREF _Toc391675548 h 15 HYPERLINK l _Toc391675549 2.8 归并规那么 PAGEREF _Toc391675549 h 15 HYPERLINK l _Toc391675550 2.9 管理控制 PAGEREF _Toc391675550 h 16 HYPERLINK l _Toc391675551

4、3 邮件管理 PAGEREF _Toc391675551 h 17 HYPERLINK l _Toc391675552 3.1 组织架构区 PAGEREF _Toc391675552 h 17 HYPERLINK l _Toc391675553 3.1.1 检索 PAGEREF _Toc391675553 h 18 HYPERLINK l _Toc391675554 3.1.2 组织架构视图 PAGEREF _Toc391675554 h 18 HYPERLINK l _Toc391675555 3.2 邮件管理区 PAGEREF _Toc391675555 h 18 HYPERLINK l

5、_Toc391675556 3.2.1 检索 PAGEREF _Toc391675556 h 18 HYPERLINK l _Toc391675557 3.2.2 视图 PAGEREF _Toc391675557 h 19 HYPERLINK l _Toc391675558 3.2.3 收件箱 PAGEREF _Toc391675558 h 19 HYPERLINK l _Toc391675559 3.2.4 发件箱 PAGEREF _Toc391675559 h 20 HYPERLINK l _Toc391675560 3.2.5 审批箱 PAGEREF _Toc391675560 h 20

6、 HYPERLINK l _Toc391675561 3.2.6 已发送邮件 PAGEREF _Toc391675561 h 20 HYPERLINK l _Toc391675562 3.2.7 垃圾邮件 PAGEREF _Toc391675562 h 20 HYPERLINK l _Toc391675563 3.2.8 已删除邮件 PAGEREF _Toc391675563 h 20 HYPERLINK l _Toc391675564 3.2.9 草稿箱 PAGEREF _Toc391675564 h 20 HYPERLINK l _Toc391675565 3.2.10 群发箱 PAGER

7、EF _Toc391675565 h 20 HYPERLINK l _Toc391675566 3.2.11 内部 PAGEREF _Toc391675566 h 20 HYPERLINK l _Toc391675567 3.2.12 查询文件夹 PAGEREF _Toc391675567 h 20 HYPERLINK l _Toc391675568 3.2.13 归档文件夹 PAGEREF _Toc391675568 h 21 HYPERLINK l _Toc391675569 3.3 邮件操作区 PAGEREF _Toc391675569 h 21 HYPERLINK l _Toc3916

8、75570 视图 PAGEREF _Toc391675570 h 21 HYPERLINK l _Toc391675571 3.3.2 过滤 PAGEREF _Toc391675571 h 21 HYPERLINK l _Toc391675572 3.3.3 查找 PAGEREF _Toc391675572 h 21 HYPERLINK l _Toc391675573 3.3.4 快捷操作 PAGEREF _Toc391675573 h 22 HYPERLINK l _Toc391675574 3.3.5 邮件预览 PAGEREF _Toc391675574 h 22 HYPERLINK l

9、_Toc391675575 3.3.6 标签整理 PAGEREF _Toc391675575 h 23 HYPERLINK l _Toc391675576 话题 PAGEREF _Toc391675576 h 24 HYPERLINK l _Toc391675577 3.3.8 链接 PAGEREF _Toc391675577 h 25 HYPERLINK l _Toc391675578 3.3.9 提醒 PAGEREF _Toc391675578 h 26 HYPERLINK l _Toc391675579 3.3.10 备注 PAGEREF _Toc391675579 h 27 HYPER

10、LINK l _Toc391675580 3.3.11 报告 PAGEREF _Toc391675580 h 27 HYPERLINK l _Toc391675581 3.3.12 跟踪 PAGEREF _Toc391675581 h 28 HYPERLINK l _Toc391675582 3.3.13 快速回复 PAGEREF _Toc391675582 h 28 HYPERLINK l _Toc391675583 3.3.14 名片操作 PAGEREF _Toc391675583 h 29 HYPERLINK l _Toc391675584 3.3.15 时区 PAGEREF _Toc3

11、91675584 h 29 HYPERLINK l _Toc391675585 4 根本操作 PAGEREF _Toc391675585 h 30 HYPERLINK l _Toc391675586 4.1 新建、发送邮件 PAGEREF _Toc391675586 h 30 HYPERLINK l _Toc391675587 4.1.1 发件人 PAGEREF _Toc391675587 h 30 HYPERLINK l _Toc391675588 4.1.2 收件人 PAGEREF _Toc391675588 h 31 HYPERLINK l _Toc391675589 4.1.3 内部抄

12、送 PAGEREF _Toc391675589 h 31 HYPERLINK l _Toc391675590 4.1.3 定时发送 PAGEREF _Toc391675590 h 32 HYPERLINK l _Toc391675591 4.1.4 附件 PAGEREF _Toc391675591 h 32 HYPERLINK l _Toc391675592 4.1.5 文档 PAGEREF _Toc391675592 h 32 HYPERLINK l _Toc391675593 4.2 查看 PAGEREF _Toc391675593 h 33 HYPERLINK l _Toc3916755

13、94 4.2.1 暗送 PAGEREF _Toc391675594 h 33 HYPERLINK l _Toc391675595 4.3 插入 PAGEREF _Toc391675595 h 34 HYPERLINK l _Toc391675596 4.3.1 文件中的文本 PAGEREF _Toc391675596 h 34 HYPERLINK l _Toc391675597 4.3.2 横线 PAGEREF _Toc391675597 h 34 HYPERLINK l _Toc391675598 4.3.3 图片 PAGEREF _Toc391675598 h 35 HYPERLINK l

14、 _Toc391675599 4.3.4 屏幕截图 PAGEREF _Toc391675599 h 35 HYPERLINK l _Toc391675600 4.3.5 签名 PAGEREF _Toc391675600 h 35 HYPERLINK l _Toc391675601 4.3.6 样品资料 PAGEREF _Toc391675601 h 35 HYPERLINK l _Toc391675602 4.4 表格 PAGEREF _Toc391675602 h 36 HYPERLINK l _Toc391675603 4.5 工具 PAGEREF _Toc391675603 h 37 H

15、YPERLINK l _Toc391675604 4.5.1 检查姓名 PAGEREF _Toc391675604 h 37 HYPERLINK l _Toc391675605 4.5.2 设置优先级 PAGEREF _Toc391675605 h 37 HYPERLINK l _Toc391675606 请求阅读回执 PAGEREF _Toc391675606 h 37 HYPERLINK l _Toc391675607 4.5.4 跟踪收件人阅读情况 PAGEREF _Toc391675607 h 37 HYPERLINK l _Toc391675608 4.5.5 标签 PAGEREF

16、_Toc391675608 h 38 HYPERLINK l _Toc391675609 4.5.6 链接 PAGEREF _Toc391675609 h 38 HYPERLINK l _Toc391675610 4.5.7 快速文本 PAGEREF _Toc391675610 h 38 HYPERLINK l _Toc391675611 4.6 再次发送邮件 PAGEREF _Toc391675611 h 39 HYPERLINK l _Toc391675612 4.7 回复邮件 PAGEREF _Toc391675612 h 40 HYPERLINK l _Toc391675613 4.7

17、.1 答复发件人 PAGEREF _Toc391675613 h 40 HYPERLINK l _Toc391675614 4.7.2 全部答复 PAGEREF _Toc391675614 h 40 HYPERLINK l _Toc391675615 4.8 转发邮件 PAGEREF _Toc391675615 h 41 HYPERLINK l _Toc391675616 4.9 分发邮件 PAGEREF _Toc391675616 h 41 HYPERLINK l _Toc391675617 4.10 邮件群发 PAGEREF _Toc391675617 h 42 HYPERLINK l _

18、Toc391675618 4.11 接收邮件 PAGEREF _Toc391675618 h 43 HYPERLINK l _Toc391675619 4.12 远程管理 PAGEREF _Toc391675619 h 43 HYPERLINK l _Toc391675620 4.13 总垃圾箱管理 PAGEREF _Toc391675620 h 44 HYPERLINK l _Toc391675621 4.14 选项 PAGEREF _Toc391675621 h 45 HYPERLINK l _Toc391675622 4.14.1 常规 PAGEREF _Toc391675622 h 4

19、5 HYPERLINK l _Toc391675623 阅读 PAGEREF _Toc391675623 h 46 HYPERLINK l _Toc391675624 撰写 PAGEREF _Toc391675624 h 46 HYPERLINK l _Toc391675625 5.14.4 高级 PAGEREF _Toc391675625 h 461 简介1.1 登录 进入畅想外贸业务管理系统，点击主界面右上方的邮件管理进行登录，如图1。图 SEQ 图 * ARABIC 11.2 页面框架 登陆成功后，进入邮件管理的主界面，框架分为四局部：1.菜单导航区、2.组织架构区、3.邮件管理区、4.

20、邮件操作区，如图2。图 SEQ 图 * ARABIC 21.3 退出 在邮件页面的右上方，用户可以轻易的找到退出按钮或者 。2 配置管理 点击菜单栏-工具-配置管理，用户可进行邮件的配置管理2.1 标签管理 标签管理是方便用户对邮件进行标签分类的工具，在标签管理空白处右键点击新建，用户可自定义标签表示的内容、颜色及快捷键，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图3。图 SEQ 图 * ARABIC 32.2 样本模板 样本模板是发送邮件时，邮件系统可从业务系统快速调入产品资料的各项信息的模板，此项配置针对组织架构内的所有用户，导入时需填写名称为“样品推荐，模块选择“产品资料，图片尺寸“150*1

21、50，如图4。图 SEQ 图 * ARABIC 4%ItemNo%产品编号； %Barcode%产品条码；%Photo%产品图片； %CHNItemName%中文品名；%ENGItemName%英文品名； %CHNSpecification%中文规格；%ENGSpecification%英文规格； %UserDefaultField17%备用字段；%SalesPrice%外销单价； %PurchasePrice%采购单价；%Unit%计量单位； %ItemConstruction%产品组成；%HSCode%海关编码； %Rebate%退税率；%StorageLocation%存储位置； %Pa

22、geNO%样本页码；%DevelopDate%开发时间； %LastRecommend%最近推荐； %LastSend%最近寄样； %LastQuotation%最近报价；%LastTradedDate%最近成交； %CHNMemo%中文说明；%ENGMemo%英文说明；2.3 总邮箱管理 总邮箱管理是公司多用户使用同一邮箱进行收发管理的模式，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图5。图 SEQ 图 * ARABIC 5配置步骤:1.在总邮箱空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及总邮箱的Email地址。2.在效劳器页面配置总邮箱的POP3、SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时在高级页面

23、复核POP3和SMTP的端口是否与邮箱效劳提供商提供的端口吻合及是否需要进行SSL平安连接的需要，最后做账户测试以确保配置的准确性。如图6。图 SEQ 图 * ARABIC 6注：如须使用多种POP客户端接收邮件如同时在用畅想邮件和Foxmail，必须保持“在效劳器上保存副本为选中状态，否那么一旦畅想邮件收件成功，邮件效劳器上的邮件也就随之删除了，将导致其他POP客户端无法接收邮件！图 SEQ 图 * ARABIC 73. 在用户页面点击新建将需要使用该总邮箱的用户进行添加，并配置好收、发权限，最后将点击邮件分配方式，对此总邮箱可以有“共享“随机分配“时机均等三项邮件自动分配规那么，如图7。4

24、.在规那么页面，可更进一步的制定分配规那么，如总邮箱收到邮件按照“客户的拥有者进行分配，那么只需点击新建，根据用户需要将执行动作选择“客户的拥有者即可！如图8。图 SEQ 图 * ARABIC 82.4 个人邮箱管理 个人邮箱管理是针对每个用户个体的邮箱进行管理的模式，此项配置针对组织架构内的每个独立用户，不适用于所有用户，如图9。图 SEQ 图 * ARABIC 9配置步骤:1.组织架构树上选择要配置个人邮箱的用户，在个人邮箱管理空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及个人邮箱的Email地址;2.在效劳器页面配置总邮箱的POP3、SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时在高级页面复核PO

25、P3和SMTP的端口是否与邮箱效劳提供商提供的端口吻合及是否需要进行SSL平安连接的需要，最后做账户测试以确保配置的准确性。如图10； 图 SEQ 图 * ARABIC 10注：如须使用多种POP客户端接收邮件如同时在用畅想邮件和Foxmail，必须保持“在效劳器上保存副本为选中状态，否那么一旦畅想邮件收件成功，邮件效劳器上的邮件也就随之删除了，将导致其他POP客户端无法接收邮件！3.在规那么页面，可更进一步的制定分配规那么，如个人邮箱发送的邮件须抄送给其他用户，操作如图11。图 SEQ 图 * ARABIC 112.5 群发设置 群发设置是专为开发客户、节日祝福等商务需要而存在的，因为垃圾邮

26、件壁垒的存在，很多群发邮件的送达率并不是很高。为了最大限度的提高群发送达率，我们提供群发数量的时间间隔设置，多邮箱轮换群发设置等积极的措施，如图12。图 SEQ 图 * ARABIC 12图 SEQ 图 * ARABIC 13配置步骤:1.组织架构树上选择要配置群发邮箱的用户，在个人邮箱管理空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及群发邮箱的Email地址;2.在效劳器页面配置总邮箱的SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时复核SMTP的端口是否与邮箱效劳提供商提供的端口吻合及是否需要进行SSL平安连接的需要，最后做账户测试以确保配置的准确性，如图13。 2.6 信纸管理 信纸管理是将组织架构

27、内部所有用户发送、回复、转发的格式进行统一、标准化的工具，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图14。图 SEQ 图 * ARABIC 14 信纸可以设置字体大小、颜色，在模板的正文单击右键可以插入图片、背景、表格，可以通过翻开对已经设置好的模板进行加载信纸，也可以插入相应的宏， 如图15，每个宏有不同的作用。光标位置：新建邮件时，光标定位的位置；发信人签名：新建邮件时，显示发件人邮箱前面的内容；发信人地址：新建邮件时，显示发件人的邮箱地址；回复名字：显示发件人邮箱前面的内容；回复地址：显示发件人的邮箱地址；收件人名字：显示收件人邮箱前面的内容；收件人地址：显示收件人的邮箱地址；当前日期：显示

28、当前日期；当前时间：显示当前时间；图 SEQ 图 * ARABIC 152.7 签名管理 签名管理是用户在邮件交往过程中重要的名片展示方式，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图16。图 SEQ 图 * ARABIC 162.8 归并规那么 归并规那么可将用户事先配置好的规那么进行邮件归并归类，此项配置针对组织架构内的每个独立用户，不适用于所有用户，配置效果如图17。图 SEQ 图 * ARABIC 172.9 管理控制 管理控制是将每个独立用户的各种有关邮件的操作加以标准、控制的管理配置工具，此项配置针对组织架构内的每个独立用户，不适用于所有用户，如图18。审批设置：用户可自定义发件类型、审

29、批条件、审批人来简单配置所需审批的邮件对象。图 SEQ 图 * ARABIC 183 邮件管理 在菜单栏功能-辅助管理，点击邮件管理，进入到邮件管理主界面。邮件管理主界面是对邮件进行收发和管理的工作平台，如图19。图 SEQ 图 * ARABIC 193.1 组织架构区 将公司组织架构内成员与成员所属客户有序的进行组合呈现，用户的邮件和客户的邮件的无缝关联完美的表达“以客户为中心的理念。3.1.1 检索 可键入关键词进行客户模糊检索，快速定位检索结果客户，如图20。图 SEQ 图 * ARABIC 203.1.2 组织架构视图 在组织架构区任意位置右键点击选项，可对客户名称显示作自定义设置，可

30、对客户的显示分组进行自定义设置，如图21。图 SEQ 图 * ARABIC 21 3.2 邮件管理区3.2.1 检索 可键入关键词对邮件管理目录树进行快速模糊搜索。如图22。图 SEQ 图 * ARABIC 223.2.2 视图 根据用户操作习惯，可选择Outlook模式和Foxmail模式，如图23。 图 SEQ 图 * ARABIC 233.2.3 收件箱 用来存放收到的、属于登录用户本人的邮件，文件夹后显示的数字为未读邮件的数目，“新客户表示该客户的Email还未建档，“老客户表示该客户的Email已建档。3.2.4 发件箱 用来存放用户等待发送的邮件，“待批箱用来存放用户等待审批发送的

31、邮件，“已批箱用来存放用户审批通过且还未发出的邮件，“退回箱用来存放等待审批发送且被上级退回的邮件。3.2.5 审批箱 用来接收存放需要审批的邮件。 已发送邮件 用来存放用户已经发送完成的邮件。 垃圾邮件 用来存放用户自定义的垃圾邮件。 已删除邮件 用来存放已删除非物理删除的邮件。 草稿箱 用来存放用户还在撰写、尚未定稿的邮件。 群发箱 “发件箱用来存放群发但未发送完毕的邮件，“已发送邮件用来存放群发发送完毕的邮件，“草稿用来存放群发未到达发送要求的邮件。 内部 用来存放使用公司内部帐套接收、发送的邮件。 查询文件夹 是用户对邮件的不同个性化分类的视图呈现。用户点击“查询文件夹右键新建，即可以

32、对当前用户拥有的所有邮件进行个性化条件文件夹分类，如图24。图 SEQ 图 * ARABIC 243.2.13 归档文件夹 是用来存放用户自定义邮件归档规那么的并执行归档后的邮件(具体的归档规那么设置见工具配置篇)。3.3 邮件操作区 视图 可根据用户习惯及用途展示邮件，如图25。图 SEQ 图 * ARABIC 253.3.2 过滤 可根据用户需求，定义、缩小邮件查看范围，如图26。图 SEQ 图 * ARABIC 263.3.3 查找 可根据用键入检索关键字，进行模糊查找邮件，如图27。图 SEQ 图 * ARABIC 273.3.4 快捷操作 为了尽可能缩短用户的操作路径并提高操作体验，

33、我们很贴心的为用户准备了在不改变焦点的情况对邮件的“只读/未读“垃圾邮件“星标邮件“标签邮件等进行直接操作，快捷键操作快捷键设置在后续工具配置讲解，如图28。图 SEQ 图 * ARABIC 283.3.5 邮件预览 用户可在不翻开邮件的情况下对邮件内容进行预览，如图29。图 SEQ 图 * ARABIC 293.3.6 标签整理 用户可根据对邮件的标签设置，点击相应的标签，系统自动将有关该标签的邮件过滤整理，方便、高效，并可以随时回退到上一个视图界面，不致浏览顺序被无故打乱！如图30。图 SEQ 图 * ARABIC 30话题 用户可以对相同话题的邮件新聚合呈现，如某些客户关于某个话题的往来

34、邮件，便于用户从脉络上了解整个过程，如图31。图 SEQ 图 * ARABIC 313.3.8 链接 用户根据邮件内容，任意将业务系统中的数据与邮件进行关联，由此增强业务、邮件的黏度，如图32。图 SEQ 图 * ARABIC 323.3.9 提醒 用户可根据邮件内容，建立相应的提醒内容，提醒对象可以是自己，也可是其他任何在系统范围内的同事，以免因时间的问题耽误用户的工作进度，如图33。图 SEQ 图 * ARABIC 333.3.10 备注 用户可根据邮件实际情况，对不同的邮件进行自定义备注,如图34。图 SEQ 图 * ARABIC 343.3.11 报告 用户可随时查看群发件的发件状态及

35、其他详细情况的群发报告，如图35。图 SEQ 图 * ARABIC 353.3.12 跟踪 用户可以查看对方收件并阅读的详细记录，以便掌握商务进度，如图36。图 SEQ 图 * ARABIC 363.3.13 快速回复 用户可在不翻开邮件的情况下，在邮件预览界面进行快速回复动作，如图37。图 SEQ 图 * ARABIC 373.3.14 名片操作 用户可在邮件预览界面对客户名片进行邮件编写、查看往来邮件、将Email添加至新客户或者老客户，如图38。图 SEQ 图 * ARABIC 383.3.15 时区 用户可通过时区查看客户发送邮件的当地时区时间，如图39。图 SEQ 图 * ARABI

36、C 394 根本操作4.1 新建、发送邮件在菜单栏点击“新建或者文件-新建来编辑新邮件，系统会弹出新邮件撰写框。4.1.1 发件人 分两种形式，内部邮箱是通过组织架构内成员用户名进行接收、发送的一种快速、平安的邮件模式；外部邮箱那么是传统的通过Email地址在互联网范围内的常规邮件模式。如图40。图 SEQ 图 * ARABIC 404.1.2 收件人 在“收件人栏输入对方Email地址，多个收件人那么以回车间隔输入即可。或者通过点击“收件人抄送亦如此，系统会弹出联系人选择框供用户选择，如图41。图 SEQ 图 * ARABIC 41注：如系统在邮件编辑的过程中因不可抗力因素导致系统异常关闭，

37、那么系统会自动检测未编辑完的邮件，在用户点击新建时弹出如图42的提示。图 SEQ 图 * ARABIC 424.1.3 内部抄送 用户可通过点击“内部抄送按钮轻易的选择被抄送的组织架构内的单个对象、整个部门或是某个特定的自定义用户组的对象，快速，方便，高效！如图43。图 SEQ 图 * ARABIC 434.1.3 定时发送 用户编写好的邮件可进行定时发送，在特定的时间发送有利于掌控商务节奏，如图44。图 SEQ 图 * ARABIC 444.1.4 附件 用户可选择随附邮件的辅助说明材料文档。4.1.5 文档 用户可直接从文档管理获取文件并作为附件随邮件发送，如图45。图 SEQ 图 * A

38、RABIC 454.2 查看4.2.1 暗送 出于某种特殊情况，不希望某些收件人看到某些收件人的地址，那么就需要使用暗送来实现。菜单栏点击查看-所有邮件标头，即可显示暗送行，用户可直接输入Email地址或者点击“暗送来选择发送对象，如图46。图 SEQ 图 * ARABIC 464.3 插入 该功能列表可提供多路径的数据结合，如图47。图 SEQ 图 * ARABIC 474.3.1 文件中的文本 用户可选择*.txt格式的文件，系统将自动读取文件内容到正文。4.3.2 横线 用户可将其作为段落分隔符使用。4.3.3 图片 用户可导入图片到正文。4.3.4 屏幕截图 用户可直接截图，系统同时将

39、截图自动嵌入至正文。4.3.5 签名 用户可手动插入在配置管理中设置好的签名，也可默认插入。4.3.6 样品资料 用户可通过在配置管理中设置好的样本模板，直接调入产品资料至邮件正文，如图48。图 SEQ 图 * ARABIC 484.4 表格 用户可根据实际需求进行任意表格插入，编辑，如图49。图 SEQ 图 * ARABIC 494.5 工具图 SEQ 图 * ARABIC 504.5.1 检查姓名 当用户编辑完毕邮件，准备发送之前，可使用该功能进行Email地址的防错检查，以免发生对方无法收取邮件的情况。4.5.2 设置优先级 用来标记邮件的重要程度，以提醒收件方对此表示重视。请求阅读回执

40、 用户设置回执，来确认对方已收到并已阅读。4.5.4 跟踪收件人阅读情况 当用户发送邮件之前，点击“跟踪，意味着用户可以跟踪到对方收取邮件的阅读时间、地点等信息，如图51。图 SEQ 图 * ARABIC 514.5.5 标签 用户可根据邮件内容贴不同的标签，方便邮件聚合管理。4.5.6 链接 用户可根据邮件内容链接业务系统的相关模块的记录，并且可随时翻开该链接的内容，如图52。图 SEQ 图 * ARABIC 524.5.7 快速文本 是为统一公司发件格式，分享商务技巧的工具。用户可创立各种快速文本模板，不同用途、场合使用不同的文本模板，或是分享给同事，方便且格式统一，如图53。图 SEQ

41、图 * ARABIC 534.6 再次发送邮件 重新发送一个已发送过的邮件。可以针对原先已经发送过的邮件一般在已发送邮件箱里找到它再进行编辑，对内容或地址做出修改后再作为一封新的邮件重新发送。步骤：选择一封邮件，右键点击“再次发送。图 SEQ 图 * ARABIC 544.7 回复邮件4.7.1 答复发件人 单独回复发件人。图 SEQ 图 * ARABIC 55步骤：选择一封邮件，右键点击或者菜单栏点击“答复发件人。4.7.2 全部答复 回复收件、抄送、暗送的所有人。图 SEQ 图 * ARABIC 56步骤：选择一封邮件，右键点击或者菜单栏点击“全部答复。4.8 转发邮件图 SEQ 图 *

42、ARABIC 57 需将邮件转发给其他人，选中某封邮件右键点击“转发。弹出邮件编辑器窗口将包含了原邮件的内容，如果原邮件带有附件的话，也会自动附上，也可以编辑修改邮件的内容。在“收件人中输入邮件地址，点击“发送邮件“即可。4.9 分发邮件 用户可以将收到的邮件分发给不同组织架构内的其他用户。步骤：1.选中一封或多封邮件,右击鼠标，在弹出的菜单栏中或者右键选择 “分发。2.在弹出框中点击“分发，选择分发对象。3.在弹出框中点击“执行即将邮件分发出去了。图 SEQ 图 * ARABIC 584.10 邮件群发邮件群发的意义：为表达尊重客户，不至于在对方收到邮件看到收件人里有一大堆不认识的人而产生厌

43、恶，因此我们在处理群发时，对方收到该邮件后，收件人栏中只会显示各自的邮箱地址，其他客户的邮箱地址不会显示出来，也对客户邮箱有了一个平安性的保障。步骤：1.在菜单栏点击文件-新建群发。2.填写主题、是否追踪等操作。3.在收件人填写或者点击从联系人列表中选择群发对象的Email。4.填写正文，可以从插入%ContactName% ，该宏只对客户资料中存在的邮箱才会被应用。5.发送邮件。图 SEQ 图 * ARABIC 594.11 接收邮件 用户如果在系统中设置有多个邮箱，可以通过“接收/发送“ 按钮的下拉框来选择收取某个邮箱的邮件。如果直接点击“接收/发送“ 按钮，那么系统会收发该用户设置的所有邮箱的邮件。收发完毕后，程序右下方会弹出邮件收发信息框。图 SEQ 图 * ARABIC 604.12 远程管理 远程管理是从效劳器邮箱中收取邮件的头信息，可对邮件进行收取、删除等操作 。步骤：1.在菜单栏中的点击“远程管理，弹出远程邮箱管理“窗口，自动收取对应邮箱中的新邮件头信息。2.选择要操作的邮件，并确定对这些邮件要执行的动作，如：“收取“暂不收取“永不收取“收取并删除“删除。3.点击“执行，系统将执行第2步选择的动作。图 SEQ 图 * ARABIC 61注：“暂不收取是