云解决方案及应用场景分析课件

1、文档云解决方案及应用场景分析1文档云需求分析2文档云解决方案及应用分析目录 文档数据的挑战视频资料演示文档各类方案公文项目计划各类单据设计稿报销单网站信息动画邮件研究报告扫描文件发票简历市场资料产品需求分析打印文件信件技术白皮书设计图纸合同会议纪要市场报告非结构化数据结构化数据OAERPCRMBMPSCM活动照片单位数据复合增长率递增，主要是以非结构化数据为多，包括：文件服务器、FTP、PC终端、移动端，凌乱的文件到处都是！非机构化数据的特点：量多、分散、重要！终端办公部门共享采用U盘和FTP文件服务器的不可控风险太大信息安全威胁来自于各类移动存储设备文档访问行为不可追溯几乎所有档没有访问、授

2、权、审核的全流程行为日志记录，单个业务系统的日志无法覆盖文件全生命周期；桌面文件面临勒索软件和木马植入风险网络安全威胁：“勒索”、“盗窃”内外网文档交换共享的挑战单位的多网络环境的移动办公和共享的需求挑战文档数据的挑战项目需求分析文档归集、存储企业网盘的价值在于归集、集中存储、统一管理，是用户使用企业网盘的基础需求。延生需求文档共享文件在云端统一归集，不同员工根据权限查阅、下载文件，实现文档共享，逐渐对邮箱、FTP等工具产生替代。协同编辑企业网盘添加了在线协同修改功能，员工可直接在网盘上修改文件，满足协同办公的需求。移动办公用户希望能够在移动终端上实时查阅，修改文件，移动办公需求凸显。基础需求

3、文档数据服务需求分析文档云 文档云企业云盘文件行为分析企业知识社区安全文档交换表格协作内容分析OpenDoc SDK统一的文档管理统一的知识管理统一的内容协作统一的安全策略数据保护政策要求事前定义规则三员管理，细分管理员权限事中按规则审核、访问：用户、文档级别体系，控制重要文档被随意访问重要 （高）： 有权限访问重要（中） ： 有权限访问重要（低） ： 无权限访问事后审计日志：完整的审计日志：确保被分享出去的文档安全合规什么时间对文档做了什么修改？访问、下载、分享了什么文档？上传、删除了哪些文档？档管理规定文档云趋势：企业网盘！企业网盘是文档管理信息化的主要形式文件存储和管理是企业网盘最基础功

4、能，文档管理信息化也是企业信息化的主要环节，企业网盘将逐渐替代传统电子文档管理方式。企业网盘基于文件管理流程切入业务流程信息化在企业网盘中加入协同修改功能，使得文件的生产制造能够在企业网盘上完成。 因此将以文件流为核心用于企业业务流程信息化。企业网盘是企业信息化的重要形式1文档云需求分析2文档云解决方案及应用分析目录 文档云解决方案架构存储WEB端客户端访问负载均衡统一认证访问控制认证平台系统接口短信平台OA/CRMERP企信移动平台其他系统多中心调度数据去重多副本数据加密数据备份独立服务全文检索音视频预览集群监控在线杀毒文档预览基础服务插件平台协议接口用户管理云管家驱动盘Mac端H5版IOS

5、Androidoffice插件负载均衡访问控制群组管理系统管理权限管理用户同步审计日志外链管理空间管理收藏/订阅本地同步回收站文件锁定文件外链消息通知上传/下载文件标签角色管理举报管理文件协同文件分类文档云功能特点一级功能二级功能功能特点 普通用户功能多终端访问提供windows客户端、web端、IOS和安卓移动客户端访问文件在线协作在线预览、在线编辑、回收站、历史版本面向跨区域多分支机构文档分享访问文件共享、群组管理本地文件自动同步指定目录同步文件、文件夹文档检索快速搜索流程审核文档审核、发布流程安全控制文件级别设置、打印权限设置、拷屏权限设置人员离职交接文件夹权限转移账户管理查看配额、修改

6、密码敏感词审计对敏感词的识别、过滤和审计在线病毒查杀对病毒进行查杀应用系统集成与客户已有系统进行对接集成企业定制开发服务根据客户需求进行定制化开发管理员功能用户管理用户管理、身份认证、安全策略、客户端策略文档管理库管理、文档策略、共享机制、流程管理、流转策略运营管理用户统计、文档统计系统管理服务器管理、存储管理、访问控制、系统监控日志审计访问日志管理、操作日志管理、管理日志管理、日志管理策略文档应用场景：跨区域多分支机构文档访问总部分公司1分公司1分公司3VPN/专线/WAN面临的问题和挑战 需求：集团跨分支机构、跨部门分享效率低下，需要实现不同区域用户快速访问其所在区域文件，并实现跨区域高效

7、分享协作，提高工作效率。跨区域文档共享；不做高昂的带宽建设投入；文档集中管控，分级授权；文档数据统一视图呈现、访问和管理；解决方案各站点的用户数据就近存储、就近访问；文档数据统一访问、统一搜索、全局数据自动去重，无需切换站点；不同站点的用户可以基于同一个文件夹文件进行共享和协作；可以由总部集中管控，也可以分级授权给分支机构管理员；文档云应用场景：办公文档集中管理需求场景：在业务流程中，会产生大量文件，这些文件散落在不同电脑、不同磁盘、不同目录中，管理不便，想随时获得最新文档，与同事/客户沟通时版本无法保持统一。面临的问题和挑战 解决方案文件数量多，分类管理困难；从海量文件中查找目标文件困难；经

8、常使用的文件无法快速定位；通过添加标签的方式，将文件归类，便于管理；提供高级检索功能，可根据文件关键字、文件修改时间、文件类型、标签、修改人等信息，快速筛选文件；提供常用文件、最近使用、收藏、订阅等快捷入口，方便快速找到文件；文档云应用场景：本地文件自动同步需求场景：用户需要将重要文件、资料实现实时共享，在本地更新的文件自动同步到云端，团队成员也可以在第一时间得到文件资料的更新，有效的提高整个团队办公效率。面临的问题和挑战 解决方案每次通过手动上传下载操作进行数据备份不仅容易造成数据遗漏，也可能会产生云端数据保存目录传错的现象；对于经常要更新的文件，在不同工作环境（如本地、云端）下进行更新后，

9、本地与云端数据不一致，会造成数据的丢失及重复下载上传困扰；SVN系统搭建复杂，经常遇到访问受到限制；支持本地数据与云端数据的单向、双向同步；支持手动同步与自动同步两种模式；支持数据的定时同步；支持同步记录的查看，了解同步动态；文档云应用场景：大文件跨域传输需求：企业迫切需要一个高效有力的平台，可以快速将新产品资料以及最新报价单及时发送到经销商手上，不再受文件数量、大小、带宽网速的困扰。面临的问题和挑战 解决方案采用邮箱方式，发送和接收都存在附件大小的限制，导致大文件无法发送给客户，或接受不到大附件文件；大附件上传下载，易受网络传输速度影响，文件上传一半，页面崩溃或网速差，导致重新上传或下载；传

10、输过程中，存在数据泄露等安全隐患；对任意大小的文件均可传输，突破邮箱附件的大小限制；大文件只需上传一次，多次分发只占用一次带宽；已存储在网盘中的文件再次上传时实现秒传，0带宽占比；文件传输使用网银级加密方式，多重手段保障文件数据安全；支持多线程、断点续传、打包上传下载，大大节省带宽，提高传输速度；文档云应用场景：文件个性整理需求场景：在文件很多，多得让你很难手动去找的时候；或者是忘记标题，无法用文件名查找时；或者经常使用的文件；或者别人共享给你的文件；往往存在查找效率不高，管理不变等问题。面临的问题和挑战 解决方案文件目录太深，难以准确找到目标文件；不同内容的文件统一存放，无法区分；常用文件需

11、要重复查找，不能智能记录；系统自动记录最近访问和系统常用文件，可以快速查找相关文件；对文件和文件夹添加收藏，并可以对收藏的文件和文件夹进行分类整理；对文件和文件夹添加订阅，可以实时知晓文件和文件夹变化；对文件和文件夹添加标签，并可以对标签进行分类整理；文档云应用场景：文件在线协作需求：A，B两个人需要共同协作一个文档，A先编辑好一部分，然后通过微信或QQ将文件发送给B，并通知其来写下一段内容;B在编辑的过程中，还需要A进行指导，两个人又是微信沟通了半天，最后完成了该文档发给领导C。领导C又对该文件做了些批准，发回给A和B进行修改，最终耗时多日完成了该文档的编写。面临的问题和挑战 解决方案文件分

12、发难；团队协作难；团队沟通难；用户可将文件授权给公司任何一个用户，同时赋予适合的权限；可通过外链的形式发送文件给公司外的人；多个用户可对网盘中的文档进行在线编辑，当自己正在编辑某个文件时，别人编辑文件的实况也会及时传输过来；可以某个人或对文件评论进行评论，B即可收到该条评论的消息通知；文件的历史版本可快速创建备注，可以及时知晓文件更改的原由；文档云应用场景：在线预览与编辑需求场景：重要文件的频繁变动直接影响工作质量和进展，但从众多文件中找到更新文件，耗时耗力；通常，团队成员更新重要文件以内部即时通讯或邮件的形式告知，但往往存在通知延迟、效率不高等问题。面临的问题和挑战 解决方案下载文档至本地会

13、占用大量内存，下载速度易受网速影响，；移动设备上，下载大文档需考虑流量消耗；文件在线预览缺乏有效管控；多设备终端均支持文档、图片、视频和音频大多数格式的在线预览；在线预览时，提供添加水印配置，增加对文件版权的保护；可以自定义水印内容，设置水印文字、类型、大小、颜色、位置等信息；移动端，文档预览，支持在线预览和wps预览方式；预览文件时，提供多种快捷操作，如下载、收藏、分享等；文档云应用场景：项目任务协同需求场景：工作中，一个项目通常跨部门、跨组织多人参与共同完成，期间要互相协助、实时更新项目文档，沟通项目进展，确保参与人了解项目最新动态。面临的问题和挑战 解决方案文件分发费时耗力，存在漏发、多

14、发、发错等问题；项目协作过程，文件版本更新频率快，管理混乱；任务范围不明确，干扰他人协同操作；文件无权限控制，安全性得不到保障；针对文件发起协同，指定成员加入，并分配每个人的操作权限；创建协同后，所有人均可看到协同文件，无需再进行资料分发；参与者在线编辑文档，协同文件自动锁定，避免他人编辑误干扰；提供文件历史版本，随时找回覆盖文件；随时创建，随时解散，快捷高效；文档云应用场景：历史版本管理需求场景：通过文件命名区分的方式保存多个版本，当文件修改频繁，版本数量不断增多，极易发生文件冗余、版本混乱、查找困难等状况。当传递分享文件时，更是容易出现发送错误版本给对方的尴尬情况。面临的问题和挑战 解决方

15、案在文档修改迭代后，不能及时通知其他人的问题；需要查找指定历史版本的时候显得非常耗时耗力；可能会发生多人重复修改造成文件重要内容丢失的问题；文件修改更新后不知道操作人、操作时间、修改次数等信息；可以对重要文件添加订阅，可实时收到文档变更的消息通知；文档在保存编辑后，文档自动变更为最新版本，历史版本会自动留档；编辑的文档会自动锁定，使用户可以对文档有独有编辑权；用户可随时调阅查看历史版本文档，并可以恢复历史版本；允许设置保留的历史版本个数，多余的历史版本会自动删除；在文档的整个生命周期中，每一个文档操作动作都将被清晰准确记录；文档云应用场景：人员离职交接需求场景：各企业都会面临着因人才流失而导致

16、的数据安全问题，如重要文件的流失、业务断层、交接工作复杂等问题。面临的问题和挑战 解决方案离职交接工作难以维继的问题；存在知识流失及企业信息掉失的可能；离职交接资料管理不方便；离职用户可选择将个人文件及群组权限交接给指定的用户；用户提交离职交接成功后，该用户帐号自动退出并锁定；交接人可在消息详情中查看交接的群组管理权限详情；交接人员可在群组目录“离职人员文件”中找到对应的离职文件；系统管理员可让用户被动离职，指定人员进行离职交接；文档云应用场景：客户端应用工具需求场景：云端与本地使用文档上很不方便，如本地编辑的文档保存到云端，需要对保存的文档手动上传，存在漏上传的风险；发邮件时，文件过大想发给

17、客户很麻烦，安全也得不到保障；面临的问题和挑战 解决方案云端与本地交互复杂，还存在漏传的问题；邮箱空间不足，无法上传附件；文件缺乏集中管理；提供Office插件，支持word/excel/ppt文档编辑后直接保存到云端；提供WPS插件，支持word/excel/ppt文档编辑后直接保存到云端；提供Outlook插件，支持网盘内文件或文件夹以链接形式插到邮件正文中，支持上传链接和下载链接形式；文档云应用场景：移动端专属功能需求场景：用户外出使用手机办公时，商务合影怎么快速保存到网盘；临时需要通过修改文档；通过IM工具分享资料给客户；分是否WI-FI的环境下的文件下载，节省流量；手机通讯录和相册备

18、份到云端等。面临的问题和挑战 解决方案移动设备与电脑端数据不同步，移动端存在数据更新缓慢；移动端文件操作功能缺失，用户体验差；移动设备丢失或异常，造成重要文件掉失等问题；多终端与云端数据实时同步，支持文件基本操作，如增删改；提供分享、收藏、订阅等快捷操作；提供手机照片随拍随传、手机通讯录安全备份服务；提供一系列省流策略：离线下载、仅WiFi环境下上传下载、缓存文件、图片上传压缩技术、文件在线预览等；支持微信、QQ第三方分享、可生成邮件外链发送文件；多种安全控制手段：远程数据擦除、终端设备禁用、访问ip黑白名单等策略；文档云应用场景：终端设备管控需求场景：随着移动办公和访问需求的增多，需要考虑因

19、个人使用习惯或设备丢失所造成的文件数据泄露，以避免给个人和公司造成损失。面临的问题和挑战 解决方案移动设备丢失造成文件被查看或篡改、设备外接未退出导致的本地数据被获取、连接非法热点造成的数据被截取；设备丢失后，无法将损失降到最小；对于异常登录设备，缺乏有效管理；登录设备，集中管理，一目了然；设备丢失，支持远程数据擦除，对曾经访问的缓冲数据进行删除，确保文件安全；对处于异常状态的设备，支持设备禁用，禁止登录此设备，从源头把控；管理员可以添加设备绑定白名单，可对客户端的登录进行限制；文档云应用场景：多平台应用方式需求：移动办公，适应移动互联网的发展趋势，告别 U 盘和数据线，支持在手机、电脑等各种

20、设备随时随地进行数据同步。面临的问题和挑战 每个员工工作使用的平台多种多样，数据互通不便； 用外部设备转移数据会有安全风险；特定的环境下的客户端使用方式限制 ; 解决方案支持主流浏览器访问方式，数据一致；支持windows客户端形式，主流的操作系统都可以运行；提供android和ios标准客户端，在移动端无差别使用；特别推出windows客户端驱动盘，与本地磁盘操作方式一致；文档云应用场景：应用权限控制需求场景：企业中组织结构复杂，人员工作职责明细，不按照人员区分文件的使用权限存在暴露的风险，多个人员使用此文件还会互相影响，文档访问过程中的安全性等要求。面临的问题和挑战 解决方案不能按人员区分

21、访问权限，存在访问边界不可控的风险；不能按组织区分文件使用权限，存在文件暴露的风险；特定的人员的操作范围没办法限制，存在不可控的风险；支持对文件和文件夹的细粒度权限控制设置；支持操作权限与设置权限一一对应的权限设置方式；可以根据应用范围设置权限模板；权限管理可以直接在前端页面进行操作；文档云应用场景：用户操作审计需求场景：在企业内部文件使用缺乏有效的操作审计功能，这样会导致数据泄露无法及时发现和解决，在网络安全事故发生后也会因为没有可信、完善的操作审计记录，无法发现安全事故的责任人。面临的问题和挑战 解决方案不能对操作进行有效的记录；出现事故无法追查问题原因和责任人；不能对危险操作提前预警；可

22、以根据关键字、部门、时间段、范围、操作方式与平台进行审计搜索；支持审计日志导出；支持管理员对操作的文件直接下载查阅；对操作的详情、IP和对应设备信息进行记录；文档云应用场景：运营数据统计需求场景：在企业内部推广使用时，没办法了解系统使用情况、流量来源、使用平台、用户属性和行为数据，不能对进行产品、运营、推广策略的决策提供依据的问题。面临的问题和挑战 解决方案获取阶段时间内活跃用户数和具体用户明细很困难；获取系统内使用频率比较高的文件很不方便；获取当前系统各端使用人数和文件格式的占比很困难；可以对阶段时间内的活跃用户趋势和活跃用户数进行统计；可以对阶段时间内文件格式占比和具体对应数量进行统计；可

23、以对阶段时间内系统操作行为进行统计；可以对阶段时间内文件分享和查看的前几位进行统计；文档云应用场景：使用空间预警需求场景：如果不能实时监测存储空间容量，当存储空间不足时，将会影响用户的正常使用。面临的问题和挑战 解决方案无法检测系统总存储空间容量是否达到预警值；无法检测用户个人存储空间容量是否达到预警值；无法检测部门的存储空间容量是否达到预警值；可以针对系统的存储物理空间和逻辑空间实时监控预警；可以针对个人和部门的空间使用情况实时记录；可以对用户和部门设置空间百分比和具体的数值为预警值；群组空间不足，给群组管理员或指定邮箱发送消息提醒；管理员可以修改空间大小，及时扩展存储空间；文档云应用场景：公告一键下发需求场景：对公文下发频繁、各类会议较多的政企机构而言，常常需要发布公文告示、传达会议通知，公告传递的同时需将相关文件说明同