简报制作技巧Presentation Skill

1、 簡報技巧Presentation Skill 課程目標提供根本的簡報技巧加強表達能力使你的簡報更有專業水準能發表一次高品質又令人印象深刻而且有效的簡報自己和公司是何等重要？ No Presentation, No Promotion什麼是簡報?以言語將一件重要內容，在一定時間內表達出來讓大家了解或注意準備簡報的步驟確認目標，瞭解觀眾準備內容運用輔助媒體控場技巧練習這次簡報的目的為何?思考:Why?誰要你做簡報？向誰簡報？多久時間、在何處進行？簡報是獨立或是大型簡報之一局部？ 如果是大型簡報之一，之前為何？之後為何？需要詳細說明或簡要介紹？此簡報宜重技術面，理論或實務？聽眾要聽的不是內容，而是

2、需要你要如何 影響聽眾?我希望聽眾聽完我的簡報，可以促成行動購買改變對有印象被所感動去行動注意到知道瞭解相信記得贊同主管同仁部屬客戶來賓陌生人我要使接下來你要嚐試去瞭解你的觀眾簡報的目的 決定了.瞭解你的觀眾確認觀眾 (年齡、性別、職業、 工作年資、教育程度、了解程度.)瞭解對方的期待調整自己到對方的頻道!成人聆聽時的限制 須有需求 有成見 注意力短暫 有參與才會認同 記憶短暫 現學現賣讓聽眾聽完簡報後，產生期望中的行動，其關鍵在於. 內容 簡報是否切中需要(needs)再回頭想想.你的準備?簡報對象簡報目的了解聽眾：5W1HWho什麼單位或組織主辦的活動？要對什麼人做簡報？有多少人？Why他

3、們為什麼會對您要講的主題/單位/服務感興趣？這次活動的目的是什麼？我為何會被邀上台簡報？大家對我的期望是什麼？What他們想要知道什麼？我該採用那種簡報風格？場合有多正式？我該怎麼穿著打扮？了解聽眾：5W1HWhen什麼時候簡報？我有多少時間？什麼時候開始？Where在那裏簡報？場地設備如何？How進行方式如何？當天有幾位簡報者？他們是誰？在我前面還是後面？我簡報時有主持人或引言人嗎？有開放聽眾提問？集體座談？聽眾類型Experts(專業)省略專業常識introductory material焦點放在強調差異化ex: interesting “resultsNovices(初學者 )聽眾是很聰

4、明的，只是對主題所知有限80的內容是介紹性資訊introductoryMixed(混合的)Impossible = Im possible60的內容是介紹性資訊introductory省略專業常識Experts強調差異化MixedImpossible=Im Possible60簡介資訊/40專業Novices聽眾是聰明的80簡介資訊/20專業1-3聽眾類型DIG DEEP準備簡報的步驟確認目標，瞭解聽眾準備內容運用輔助媒體控場技巧練習結尾開場主體開場 關鍵的2分鐘 喚起注意力 激發興趣開場的方法介紹自己故事時事引用名人的話趣味幽默問問題開門見山- 課程名稱、目標、上課方式、大綱適當的故事挑戰性

5、的話展示一件物品引發好奇心的活動一句名言問震撼力的問題幽默 Do .創意創意開場Dont . 表示歉意 與主題無關 冗長 步調平緩 平庸的問題 引起反感的話 .開場主體主體 收集資訊參考書籍/網路/研討會/腦力激盪 整理資訊網路搜尋資料 秘訣“ “ 加上引號，強迫設限法。 例如：知識管理 917萬筆， “知識管理 22萬筆資料頁庫存檔還原法投影片搜尋：知識管理filetype:ppt (pdf/doc/xls)圖片搜尋整理資訊結構、次序風格(資訊,說服,趣味)與聽眾互動時間控制舉例、統計數字、 個人經驗、故事說得很詳細 內容多 = 簡報效果優先順序最重要: 學員必須(must)知道的次重要:

6、學員應該(should)知道的可有可無: 假设學員知道很好(nice to) 但不是必須知道的單元一單元二單元三ABCDEFGHB1B2C1D1D2F1G1有效的學習記憶百分比聽10%聽,看30%聽,看,說40%聽,看,說,做60%聽,看,說,做,樂80%聽,看,說,做,樂,教90%結尾 回顧重點總結 預期正面結果 鼓勵行動 (What, When, How) 肯定與感謝 準備簡報的步驟確認目標，瞭解聽眾準備內容運用輔助媒體控場技巧練習製作投影片技巧投影片的功用加強重點 聚焦，注意力加深記憶印象圖表說明複雜觀念 簡報者提示用製作投影片要領與原則 標題 圖片 色彩(最多3色，圖片不計) 橫式 吻

7、(KISS)字體大小Keep It Short & Simple利用PowerPoint製作投影片鍵入文字選擇字型插入圖片顏色搭配母片版面動態顯示投影機技巧開關控制法重點指示法遮蓋法重疊法白板與Flip Chart字體大小正確性速度姿勢位置顏色重點擦掉時機語言性的(Verbal)教學技巧語言性技巧聲音 Project your voice速度 (善用停頓)音調/音質/共鳴咬字自然風格術語精簡常見的語言障礙1. 鼻音2. 尖嗓音3. 低語4. 沙啞聲音5. 單調聲音6. 不適當的速度7. 口頭禪非語言性的(Non-Verbal)教學技巧肢體語言(non-verbal)手勢走動眼光接觸姿勢面部表情

8、穿著穿著儀容依簡報目的、場合、對象而調整整齊/清潔/端莊/自信其他技巧雷射筆用法指揮筆用法手簡報成功關鍵 言辭內容聲音吸引力身體語言 (態度形象)7 %38 %55 %簡報成功關鍵1-1態度我能做好簡報我的內容很有價值我的聽眾很重要顧客焦點我要讓學員很有收穫一、簡報成功關鍵1-2形象 長榮公司徵才情緒我很高興來做簡報我要用熱情感染我的觀眾 衣著我很專業我很有精神男：西裝深色襯衫淺色女：套裝窄裙高跟鞋簡報成功關鍵1-3聲音運用聲調技巧節奏快慢停頓強調重複感情目光接觸(每次3-5秒)世界上沒有天生的演說家或簡報者任何簡報都需要準備 與 練習準備簡報的步驟確認目標，瞭解聽眾準備內容運用輔助媒體控場技

9、巧練習控場克服緊張時間掌握聽眾沒有在聽離題的意見懷有敵意答复問題1. 抒緩緊張的方法 魔力推 腹部深呼吸 132 自我對話 充分準備 熟記開場內容 專注於聽眾與內容本身生理心理2.掌控時間的竅門 隨時檢核 先後順序 能“捨 一定要在預期的時間內完成3. 聽眾沒有在聽時 提高或降低聲音 停頓 四處走動 問問題，參與感 用聽眾名字作例子4. 離題的意見重申簡報目的，然後表示這問題很有趣，但不是簡報範圍，建議擇期再談拉回主題,再尋求打岔者的意見5. 聽眾懷有敵意時傾聽認同他們的情緒 (同理心)找出暗含動機利用群體的力量,詢問他人的看法延遲答复問題運用幽默感6.如何答复問題積極傾聽，感謝讚美目光接觸重

10、覆確認問題確定聽眾都聽到問題向全體聽眾答复實話實說不令發問者難堪當場不一定要有答案聽聽其他聽眾的看法批評的字眼你連這個都不懂你沒聽懂我的話不是這樣你忽略了一點這根本行不通我剛剛不是講過了嘛你沒再聽阿！準備簡報的步驟確認目標，瞭解聽眾準備內容運用輔助媒體控場技巧練習練習的目的1) 讓你更有信心2) 找出簡報資料的缺點3) 對資料更熟悉4) 有效使用視覺輔助教材5) 預期聽眾會問的問題6) 準備應變計劃練習 DO 熟記綱要 自信 自然 請別人給予意見練習 DO NOT 不要用念的 不要用背的 不要呆在那兒 不要過度依賴小抄簡報前準備工作螢幕投影機單槍電腦簡報架白板筆/海報紙講義道具桌椅擺設音響/麥

11、克風燈光雷射筆指揮棒平安逃生檢查飲料時鐘簡報精靈檢查場地聽眾都看得到你嗎?聽眾都看得到媒體內容嗎?你打算如何接近聽眾? 動線？檢查你自己每件物品帶齊？ 資料/電腦/道具/手錶/水檢查你的儀容檢查你的聲音檢查你的呼吸請提早預備參加簡報技巧訓練課程爭取公開演說的實際經驗攝影或錄音有機會就站起來發表自我對話與形象塑造改變說話談吐的態度自我訓練的計劃如何精進簡報技巧練習練習再練習設計簡報內容-簡報設計原則：KISS(1)Keep It Simple, Stupid善用簡報設計範本選用字體使用標題勿用標點符號慎用縮寫善用數字使用關聯資訊使用圖表使用動畫註明資訊來源第一張投影片開場好的開始是成功的一半！

12、第一張投影片要充份彰顯佔簡報成功關鍵58的態度和形象 提供以下完整的資訊會議名稱演講主題演講者、職稱、服務單位、連絡方式日期南投縣環境教育輔導團種籽教師培訓 吳明順南投縣立名間國民中學校長日期：民國97年元月30日簡報技巧會議名稱講者資訊簡報主題第二張投影片預告preview告訴聽眾我們接下來要講什麼 以一張投影片標示內容大綱圖示更令人印象深刻清單流程圖：研究成果發表，可以研究流程做Preview兩、三個小時的演講，可以此preview串場，幫助聽眾掌握進度 Color 色彩的意義背景的色彩RED 強烈否认BLUE 保守YELLOW 友善PINK 年輕 天真GREEN 鼓勵 互動BLACK 侵

13、略性Slide 要高對比 色相環色相環紅紫紫藍紫藍藍綠綠綠黃黃黃橙橙紅橙紅類似色暖色系：華麗或溫暖冷色系：穩重中性色系互補色中性色系一致性的設計規劃 PowerPoint技巧選定投影片範本格式投影片設計Microsoft Office Online設計範本依類別瀏覽選定擬套用範本立即下載變更投影片範本顏色格式投影片設計右邊工作窗色彩配置設定母片變更整套投影片之字型、顏色、項目符號檢視投影片母片PowerPoint技巧Magic Seven原則7士259每張投影片七行七個概念每項標題題七個字適當留白增加段落間距Shift + Enter 強制換行增加段落間距減少段落間距工具自訂格式將內容列點這頁

14、投影片的字太多，又不是用列點的方式，使觀眾難於閱讀，匯報者亦不便使用投影片進行匯報。由於字數太多，縱使內容與前頁相關，但看起來會給人複雜的感覺。簡單來說，觀眾會因此需要閱讀投影片的內容，而不能專注地聆聽匯報。你能夠容易地找住內容重點嗎？將內容列點把內容列點的好處：觀眾能集中注意力聽取演講內容防止觀眾只閱讀投影片的內容能令整個匯報有條理簡報設計原則字型選用清楚易讀的字型中文字型：標楷、細明英文字型：San serif type無細線體Arial, Verdana, TahomaTimes New Roman細線體不用serif type細線體Bookman Old style, Comic(th

15、e font for this presentation is Times New Roman)簡報設計原則斜體字標示引文quotes強調觀念或想法highlight標示書名、期刊刊名或雜誌刊名簡報設計原則英文大寫勿用全部大寫難讀難辨誤以為是縮寫字誤以為是強調簡報設計原則字體大小字體要大、行數要少字體大，行數自然少，符合Magic Seven原則！ 標題不小於28點項目內容不小於20點標題上下層級間以相差四點為宜這是12點的字，您看得到嗎？這是14點的字，您看得到嗎？這是16點的字，您看得到嗎？這是18點的字，您看得到嗎？這是20點的字，您看得到嗎？這是24點的字，您看得到嗎？這是28點的字，

16、您看得到嗎？這是32點的字，您看得到嗎？這是36點的字，您看得到嗎？這是40點的字，您看得到嗎？這是44點的字，您看得到嗎？這是48點的字，您看得到嗎？大標題用44點標楷體粗體標題1是32點，加粗，很清楚標題2是28點，加粗，也很清楚標題3是24點，加粗，還算清楚標題4用20點，加粗，再小就看不到了標題5用18點，加粗，快看不到了標題4用20點，改用細明體，加粗，好一點標題5用18點，改用細明體，加粗，勉強可以色彩淺色背景 深色字背景：白色或淺色深色背景 淺色字紅色和橘色不適合久看綠、藍、棕難捉住觀眾注意力黑底白字不適合遠距離觀看20呎遠從電腦螢幕到投影簡報設計原則善用標題標題是每張投影片的主

17、軸簡潔有力地傳達每張投影片的重點最好以59個字說明投影片是大小標題的組合，是概念的串連 每項內容維持在一行，最多不超過兩行簡報設計原則少用標點符號 投影片是大小標題的組合以項目符號、字型字體等分段組織大標題勿用括號標題上假设加上括號就好似在大庭廣眾咬耳朵一樣大標題中有加括號的必要，放到次層標題中簡報設計原則縮寫的使用 英文縮寫可以讓簡報內容更精簡，更專業縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用 聽眾專業多元時第一次出現時略加解釋在投影片固定地方做名詞解釋CODcause of death)：死亡原因MODmanner of death)：死亡方式 簡報設計原則數字的使用 數字會說話善用數字來支持

18、我們的觀點或論證 投影片中宜以精確數字呈現口述時，宜使用近似值，因為近似值容易記憶容易聯想 簡報設計原則關聯資訊的使用 資訊透過時間和空間的關聯，更具意義 流程圖、組織圖、時間表、timelines，都可以讓資訊更為生動繪圖工具列簡報設計原則圖表的使用表勝於文，圖勝於表圖表自己就能說故事圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表重要的資訊，要講的內容打在備忘稿 圖表設計原則Simple 簡明Audience-specific 觀眾導向Visual attractive 視覺魅力正確的運用圖表盡量不要將整張表格放在一張投影片中解決方法：統計圖表不同的圖表適合不同的場合與議題長條圖比較圓形圖呈現比例折線圖

19、顯示趨勢表格的製作觀察變項或分類變項放在左邊橫列統計量放在上面直欄目的比較自明表格的製作流通量大學學院科技大學技術學院平均數 16543212345612247856789最小值54321123451001567最大值12345671345673123452012345總和34567890123456723456781988888個數44171738表格的製作圖書館類型 平均數 最小值 最大值總和個數一般大學165,4325,4321,234,56734,567,89044一般學院123,456112,345134,5671,234,56717科技大學122,478100312,3452,34

20、5,67817技術學院56,7891,5672,012,3451,988,88838各大學院校圖書流動量比較表表格的製作數字表格中的數字必須靠右對齊 千位以上的數字一定要用三位數撇節法 例：12,345,678 表格中所有數值都是以千或百萬計時，省略零同時在欄標題註明表格的製作小數位數 讓同一張表中的所有小數位數保持一致相互比較的數字，小數位數要相同不要在同一欄內改變量測的單位或小數位數 表格的製作表1九十三學年度大專院校學生人數學域博士班碩士班人文3,46531,754社會3,85239,952科技17,09264,286總和24,409135,992表例較差表例3.1 年輕族群與年老族群之

21、運動情況年輕組年老組困難度平均數標準差樣本數平均數標準差樣本數低XXXXXX中XXXXXX高XXXXXX統計取向的呈現方式表例較佳表例3.2年輕族群與年老族群之運動情況平均數標準差樣本數困難度年輕組年老組年輕組年老組年輕組年老組低XXXXXX中XXXXXX高XXXXXX便於比較的呈現方式如何快速轉貼Word表格Word：將字型改成粗體Word：預覽列印Prt Scr或CapturePowerPoint：插入圖片從檔案2-2圖說研究結果Line GraphsBar chartsPie chartsPictogramsHistogramsTime graphsLine Graphs線形圖有兩軸，儘

22、可能防止出現第三軸簡單的線形圖應呈現等距資料，以反應趨勢線條粗細趨勢線curves本身應該是整張圖中線條最粗的X軸、Y軸和註記符號都不能比它粗樣式line patterns最好使用易辨的符號，如，簡報或海報可用顏色區辨刻度intervalsX軸和Y軸的刻度要慎選，防止截距太平或太陡Line GraphsLine Graphs: Length of intervals圖只能拉對角，不能拉長寬 圖說研究結果Line GraphsBar chartsPie chartsPictogramsHistogramsTime graphsBar charts長條圖可能是最常見的一種統計圖，經常可以在報章雜誌

23、中看到。下表的資料可以用長條圖來呈現，摘述一般人遇到資訊問題時，是透過那些管道解決方法 百分比上網51問人13圖書館15逛書店8其他13Bar charts當自變項是分類變項時使用每條垂直或水平的條塊bar代表一類的資料長條圖的最大好處是可以很快看出各個分類categories的相對大小讀者可以很快速地掌握一些重要特徵，如遇到資訊問題的第一選擇是上網的人大概是上圖書館的人的兩倍以上，上圖書館的人和問人、逛書店的人差不多。Bar charts繪製長條圖時應注意事項所有條塊(bar)的寬度都相同。這樣才可以很公平地比較各條塊的高度，來衡量各分類的次數相鄰條塊中間是間隔的。目的是強調水平軸上所呈現的是各個獨立的分類分類變項與此相對的是直方圖Histogram，其水平軸是連續變項，條塊間無間隔，鄰密相連只衡量一個面向是Bar charts；衡量兩個面向是Histog