酒店财务内控规章制度

1、 财务治理及内部操纵制度第一节 财务预算治理为加强酒店财务预算治理，实行有打算的目标经营、考核，增收节支，提高经营效益，酒店的一切财务活动，凡以货币形态出现的收支一律纳入财务收支预算范围。一、 预算编制1、年度预算参照合同第七条，为配合酒店的进展目标，加强治理和内部各部门的协调与合作，合理分配资源，操纵开支，增加收入，提高经济效益，酒店应建立年度财务预算制度，通过预算的编制和执行，实行打算、协调、监督和治理的目的。2、编制预算应依据本酒店的业务经营范围，长期进展目标，经营能力，经营实绩情况以及对市场行业预测、经营风险等综合因素，本着全面、稳健、不夸大、不保守、实事求是的原则，通过自下而上、自上

2、而下反复讨论，编制年度预算及中长期财务打算。预算编制分工：营业收入预算：销售部、前厅部编制客房经营收入、入住率、平均房价预算及商务中心、迷你吧等其他服务收入预算，餐饮部编制餐饮经营收入、客流量、人均消费预算、及宴会厅、会议场租等服务收入预算，其他服务部门编制其他收入预算。设备物资购置、资产改造预算：人事行政部、工程部编制酒店设备更新购置、资产改造预算，房务、餐饮部等经营部门编制家俱更新、价值较高的客用品、用具的更换或新增预算，采购、仓库编制物料用品、食品、酒水等材料储备预算。成本费用支出预算：经营部门依照本部经营收入预算相应编制经营成本、成本率预算、客用品、物料消耗、清洁用品、低耗品等经营费用

3、预算，办公室编制行政开支费用预算，工程部编制水、电、煤气、燃气能源及维修材料预算，销售部编制广告宣传费用预算，人事行政部编制工资及福利、职员培训、活动、后勤生活保障等预算，保安部编制安全消防费用预算，财务部编制企业折旧、摊销、财务费用、税金等其他费用预算。财务状况预算：财务部依照各项目标经营预算，汇总编制年度预算资产负债表、损益表、现金流量表以及各部门经营情况预算表，经营汇总预算表等，编制年度资金使用打算及现金净流量打算。二、预算审批每年度财务收支预算，由财务部组织负责汇总审核编报，经总经理审批后，作为酒店年度收支预算，报治理委员会、上级主管公司审批。三、预算操纵预算批准后，财务部依照预算目标

4、，按打算严格掌握操纵，各部门依照各部预算情况，完成或超超额完成预算经营收入；各项成本费用严格操纵在打算指标范围内。专门情况超出预算的费用开支，必需提出书面报告报总经理审批。第二节 信贷治理规定： 为了保证营业收入的完整，加速资金周转，保证酒店资金安全，共同防范、操纵经营风险和财务风险，杜绝坏帐损失，特制定本规定：一、财务部设立信贷专管员，对信贷治理负责。二、商户信誉评估：1，酒店业务部门对外推销酒店产品，须充分了解消费客户之资信，所有申请挂帐的机构都要求填写其详细情况的“客户签单挂帐申请表”（Application form），并和其他必须提供的文件资料一起交财务部审核。 (1)申请机构的注册

5、文件副本复印件（营业执照、税务登记证）并加盖公章(2)信用/银行证明2，销售部经理提供挂账机构情况分析报告，为挂账提供原始依据，以下信息将为取得信用提供便利，内容为：(1)登记名称和地址(2)公司规模和经营范围或内容(3)业务量(4)公司历史(5)其他相关资料（挂账公司授权书等）3，销售部和信贷专管员可从其他渠道检查申请书上的内容：(1)政府部门、银行、信息机构；(2)其他往常有过商业往来的公司、酒店、旅行社；(3)该单位过去在行业中的付款情况参考信息或其他关于信用状况的信息。4，在得出任何结论前，销售部和信贷专管员应提出具体意见供决策参考。(1)申请机构的信用状况;(2)经营规模(如:投资总

6、额、注册资本、业务量等)；(3)与本酒店的关系。5，财务信贷专管员负责在申请书中注明以下内容：(1)建议信用限额(2)意见(3)特不条件(4)客户编码6，将申请书和其他相关文件资料提交给财务部审核，报财务总监、总经理审批。7，建立信用账户后，要严密凝视该机构的挂帐情况，保证到期款项的收回。8，每年末对所有挂帐客户的资信进行年度评估，据此调整对各客户来年信贷政策。9，当客户滞付款或拒付时，财务部应及时书面知会相关部门，共同制定对策防范信贷风险。三、信用限额：1、信用限额是指某客户可挂帐的最高限额，即指客户未到期欠款及应收款总和之最高极限。20万元以下（不含20万元）的信用限额由业务部门经理、财务

7、总监核准，报总经理审批；超过20万元（含20万元）另报治理委员会核批。（按酒店授权挂帐额度的10建立预警机制）。2、酒店在经营活动中，依照经营需要对部分客户往来单位要求在酒店消费办理签单挂帐、定期结算手续，原则上实行预缴保证金制度，对部分政府机构、金融单位以及长期合作的商务客户未缴保证金的，必须严格加以限制，并充分了解客户的资信情况，严格履行客户挂帐办理签约审批手续。3、依照销售部总监建议、财务部审核、财务总监、总经理签批，部分关联企业、政府机构可免予缴纳保证金。4、在以上所提到的程序外，对旅行社或旅游机构建议每次预订先付全部或一定比例的费用。如：(1)预先缴付一定数额的资金，作为挂帐保证金，

8、当消费额达到保证金的90%时必须结算，挂帐金额不得超过保证金；(2)每次预订时付费，在客人抵店前到帐；(3)客人入住时前台付现。四、信用帐的担保：1、销售部总监/经理、餐饮总监/经理、前厅经理等可对所熟悉的单位和个人作临时挂帐担保，财务部挂签批人私人帐，最高担保金额1万元，专门情况需超标时须书面呈请总经理批准；担保期限一个月，自签批日起30天内未收回的，从签批人月工资中逐月扣除。事后信贷专管员须跟进做好结帐工作。2、因专门缘故，营业部门经理电话通知担保的。由接通知人注明情况暂 时担保，并及时跟进通知人签名确认。在通知人未签名确认前，追收责任由接通知人负责。签名后，追收责任转通知人。3、属于合约

9、到期未续约的签单客户的信用帐，需由市场销售部客户联系人担保。五、信贷会议：1、财务信贷专管员每月于月中及月末两次向酒店产品销售或治理部门，财务总监，分管副总经理，总经理提供帐龄分析表，对90天以上的欠款责任到人，跟踪落实，随时向上司报告，并提示各应注意事项。 2、酒店每月召开两次由财务总监主持，由总经理，副总经理，各业务部门经理及相关人员参加的信贷会议，共同核查应收款项和有争议的帐目，及时解决信贷中发生的问题。六、责任：1、信贷专管员对酒店日常信贷工作负责，加强与酒店各业务部门，各赊销商户的联系和沟通，保证各类帐款如期回收。2、应收帐款的追收与各相关业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩，当责任事故或

10、过失发生时，视情形给予责任人以相应处罚。3、信用帐追收严格按“谁担保，谁追收”的原则执行，担保人为第一责任人，负责所担保信用帐的追收。担保人所属领导有责任监督，督促担保人加紧追收。（担保人在当班时刻追收时一律按事假计） 4、财务部负责人，各业务部门负责人，总经理对超期欠款、呆帐、坏帐负责。七、应收帐款年度清查：1、每年年终，酒店组织专人全面清查各项应收款项，并与债务人核对清晰，做到债权明确，帐实相符，帐帐相符。2、酒店在清查应收帐款时，相对应的应付款项应当一并清查。对既有债权又有债务的同一债务人，应付该债务人的款项，应当从应收款项中抵扣，以确认应收款项的真实数额。3、酒店关于债权人没有追索并超

11、过诉讼时效的逾期应付款项，应当一并清查。4、酒店财务部门对挂账款项要及时催收、定期分析。及时将逾期情况通知经办业务人员，并定期将逾期应收款项清单报送分管业务领导和总经理。酒店部门经理（经办人）对经营业务发生的应收款项必需及时跟进追收，明确经济责任，对尚未结清、处理完毕的经济款项，经办人不得办理调职离任手续。八、坏帐核销治理：酒店在清查核实的基础上，对确实不能收回的各种应收款项，应当作为坏帐损失，经酒店管委会及酒店治理公司核批后，及时进行处理。处理后依据税法的有关规定向主管税务机关申报。九、坏帐核销处理程序： 1、酒店内部有关责任部门通过取证，提出报告，阐明坏帐损失的缘故和事实。2、酒店财务部通

12、过审核后，对确认的坏帐损失提出财务处理意见，报财务总监、总经理审批后上报酒店管委会及酒店治理公司批示。 3、酒店处理的坏帐损失属于逾期3年应收款项的，应当实行帐销案存，接着保留追索权。第三节 保证金收支治理1、保证金的收取客人入住酒店时，应交纳一定数额的保证金，散客需交现金或银行卡，有信誉的长住户、商务客户、政府机构、金融单位可用支票结算，但必须有本酒店相关人员签字认可。收取标准：按房价及住宿天数收取，即：（实际房价+杂项）* 天数，并按整数收取。如客人要求开通长话则另加长话费押金，国内长话加收100元，国际长话加收200元。若客人的保证金不足以清偿在酒店的消费时，应由前台收银员及时向客人追收

13、保证金。如催收有困难，由大堂副理协助催收。客人在餐厅消费时，应依照客人的需要分不结算，商务散客以现金结算或信用卡结算（住店客人可由前台统一取预授权，餐厅收银与前台确认转房帐处理），协议商户、关联企业等信誉高的客人可用支票（同城结算）或现金、信用卡结算。2、保证金的退出：办理退付客人保证金手续时，收银员应填写退付款凭证（现金支出单），注明退款的日期、房号、金额、并请客人签字，同时收回所押保证金收据，按实际消费额开据正式发票，如遇收据丢失，必需请客人（缴款人）在退款凭证上（现金支出单）签名注明，并由收银主管/领班签字确认。退款金额的审批权限：低于1000元，财务部经理、前厅部经理审批低于2000元

14、，财务总监超过2000元，财务总监/总经理3、定金的收取：客人按规定在预订时支付的预定金，在客人按时到店时，将视同收取保证金。若客人未按酒店规定期限提早取消预定而不能按时到店时，则交纳的预定金作为酒店取消预订手续费处理。关于酒店专门商务客户、学校重要领导或系统内重要客人，应由总经理批准或授权免收或减收预订金、保证金。第四节 营业场所折扣权限规定酒店总经理在酒店各营业场所享有任何折扣的打折权限并可签字免单。房务部的打折权限：销售总监对客房售价有四折以上折扣权限，在其营业范围内的其他事项有八折以上的打折权限。前厅部经理对客房售价有五折以上的折扣权限，具体执行依据酒店实行的客房价格体系所规定的各类客

15、源最低价目标准。对客房物品损坏赔偿或因某些专门缘故造成跑单的，前厅部经理以上级不人员可视情况而定，有100元之内的签免权，并在“减扣单据”上签字确认，超出范围的应上报总经理批准。前厅部主管、领班、接待员依据酒店规定的各类客源价格标准及最低操纵线按有关权限上浮销售。餐饮部的打折权限：餐饮部总监在各餐厅可有八折以上的折扣权。各餐厅经理、酒吧经理、厨师长在各自餐厅营业时，可有八五折折扣权限（海鲜、燕窝鲍翅、酒水除外）。各餐厅经理以上人员，可在必要的时候给予客人免费送果盘一份，赠送时应开据点菜单，并由赠送人签名。销售部的折扣权限：在团队入住、会议综合消费或促销活动时，可视具体情况给予相应的优惠折扣，由

16、销售部与顾客协商洽谈后起草宴会通知单、商务活动执行报告，经总经理批准后按规定执行。酒店当日的值班经理，在值班处理客人投诉时，原则上可行使总经理权利，关于各部门因专门个不缘故无法解决的，依具体情况酌情处理（重大事项电话请示后执行），事后必须在经理值班表上做出详细记录，上报总经理批阅。酒店内各营业场所，对服务费、酒水、海鲜、燕窝鲍翅、商务中心、电话、汽车出租等经营项目一般情况下不同意打折。如因专门缘故，必须打折减扣的，应经各部门经理批准，事后应在账单上写明缘故，呈报酒店总经理加签。以上各打折权限，如遇酒店开展促销、折让优惠酬宾活动，则以酒店优惠价格为标准，各部门各级人员不能在优惠条件下再打折让利。

17、 第五节 宴请规定及审批程序酒店总经理在酒店各餐厅、娱乐场所宴请客户可签免单，因工作需要在外宴请的费用按有关规定程序凭发票报销。酒店其他各级人员及各相关部门因工作需要宴请关系单位或客户的应事先提交宴请申请单并按有关规定程序审批后执行。宴请单的填制，必须写明宴请的缘故、人数、标准、单位、金额、用餐地点时刻等（一般要求在酒店内的餐厅宴请，专门情况需在外宴请的应注明清晰）。宴请费用必须操纵在宴请单批准的限额范围以内，若出现超支的应写明缘故，上报酒店总经理加签。关于没有宴请单的，各餐厅经理有权拒绝接待。如未经批准擅自招待的（专门缘故的除外），按违纪处理，并按有关账单（酒店销售价）由宴请人个人承担。外出

18、宴请而未持审批的宴请报告，财务拒绝付款。如遇个不专门情况酒店领导不在时，可电话向总经理请示汇报，宴请部门负责人应于第二天按有关宴请审批程序补办手续。酒店内宴请时，宴请人将宴请单交给收银员，宴请后在餐厅账单上签名确认。为节约费用开支，各部门各级人员不管在店内、店外或外出出差，所宴请的费用均应合理进行操纵。A 类：人均200元（含酒水、香烟），限于A类VIP，主管酒店行业的各职能部门领导，重要攻关活动。B类：人均100元（含酒水、香烟），限于B类VIP，主管酒店行业的各职能部门工作人员，一般应酬活动。C类：人均50元（含酒水、香烟），限于C类VIP，及各种情况下一般的工作餐。宴请单的审批程序：部门

19、经理填写宴请申请单财务总监审批总经理审批第六节 票据治理规定为加强收据、发票、账单及有价票证的治理，严格按规定要求操纵使用，现制定以下票据治理规定：支票的治理支票的签发和保管由专人负责。空白支票与支票印鉴分开保管。空白支票不能事先盖好印鉴备用。支票的操纵领用支票购物、付款，一律凭审核批准后的支票申请单、货款支付单、费用报销单、付款报告等相关凭证资料方可办理。严格执行各级审批制度。支票签发五日后，必须办理报销手续，发出未使用的支票应该在五天内交回财务部注销。支票的签发依照审批无误的借用支票申请单、付款通知书等签发支票。支票一律用碳素水笔按规定填写。支票必须填写单位名称、日期、用途、金额或限额，不

20、得签发空白支票、空头支票。领用人必须在支票领用登记簿和存根联上签收。支票必须进行妥善保管，被盗丢失应及时挂失，并依照情节后果追究当事人的经济责任。四、 发票使用治理财务部日审负责治理前台收银、餐厅收银的发票使用情况及用量，各收银点依照日平均营业收入情况，按3-5天的营业为限，到财务部日审处领取发票，办理发票领用登记、缴回手续。发票使用必须严格按国家税务部门的有关规定执行，对经营性各项收入提供发票，不准超额提供发票，不准私自截留发票，收银员下班前打印当班发票使用情况汇总表，随有关票据交回财务部查验，收银员交班必需办理发票使用交接登记手续。五、 保证金收据领用治理前台收银负责人到财务部日审处领取“

21、预收款单据”，每次限领五本，用完缴回登记。收银员必须严格按规定要求填写收据，客户名称、金额大小写、经手人必需填写清晰、准确，不得随意涂改，作废收据必须收齐一式三联经主管/领班签字确认，随收据存根缴回财务部日审处核验。退付保证金，应将收据收回，专门情况因顾客收据丢失，必须请客人（缴款人）在退款凭证（现金支出单）上签名，留取相关证件复印件，并由主管/领班签字确认。夜审收银员收据/发票日审收银员 核销六、餐厅账单、“OD”单领用治理：餐厅账单由餐饮收银员领班到财务部日审处统一领取，并办理登记手续，必须按顺序号使用，作废账单需经主管/领班签字，随账单一起交回财务部。“OD”单由各餐饮部主管/领班到财务

22、部审核员处统一领取，并办理登记手续，必须按顺序号使用，作废单据经餐饮主管/领班签字，随账单一起交回财务部，“OD”单“厨房联”需晚市结束后由各厨师长送交回财务部夜核，审核员依据此联核对账单。收银员（账单）夜审顾客日审餐厅收银传菜服务员（OD）单厨房/酒吧收银员七、有价票据的使用发放为实施财务监督，酒店一切对外发生经济业务的有价票证，如房包餐券、饮品赠券、免费赠券、优惠券、贵宾卡等必须经财务部统一治理、办理领用发放登记手续。凡违反上述有关规定，并给酒店造成经济损失的当事人将给予一定经济行政处罚。第七节、物资采购审批程序为规范酒店各项物资材料的购入，严格操纵采购成本，降耗节支，现对酒店各项物资采购

23、制订以下审批程序：餐饮日常原材料的采购1、各类鲜活食品的采购各类蔬菜、水果、鲜活食品的采购价格原则上由采购部每15天定价调整一次，调整前通过比价和市场调研，经行政总厨、成本会计、采购经理做比价分析，再与供应商确认后报有关部门审批，价格一经确定，及时将价格表送给各相关部门实施执行。遇到市场行情变化较大时，适时将价格波动大的食品进行调整。2、其他原材料的采购价格每30天修订一次，对价格不合理的及时调整，采购人员定期组织相关人员对市场进行调查并及时掌握市场信息（通过中农网查询农贸批发市场的适时价格进行比照），严格操纵采购成本。3，采购价格表的审批：采购价格表（采购经理） 行政总厨（签字确认） 成本会

24、计（复核） 餐饮总监（审核） 财务经理（审核） 财务总监（审批） 总经理（审批）4，餐饮日常原材料采购采购部每天依照行政总厨或其授权人签署的统一格式的原材料采购单中的用量要求（按供应商分类填写 ），经餐饮总监审核，由采购部下达订单给供应商；对采购单上没有核价订价的原材料，必须由采购部先行比价、议价、样品确认后方可订货； 采购部应及时将差不多下达的订单交收货员作收货凭证。并及时处理因规格或质量问题引起的退换货事宜。因营业需要追加订单时，必须有行政总厨或其授权人签字认可的采购单，电话通知无效；采购部应及时跟进加急订单，并跟踪到货进度。仓库储备的食品、物品、低值易耗品的报批程序关于一些部门经常使用，

25、必须由仓库储备的原材料、物料用品、低值易耗品的采购，直接由仓库依照使用部门确定的样板提出备货采购申请，按实际经营需要核定的最低储备量组织备货备料。仓库治理员填采购申请单，经成本主管复核，由采购部寻价、比价、报价，使用部门经理对所购物资的样板及价格审核确认后报财务经理审核，财务总监、总经理审批。1, 零星物品的采购报批程序。对日常急用物品以及库存没有备货又急需提供使用的饮食品、客用品、维修零配件等，一次采购金额在500元以下的，可由部门经理、行政总厨安排采购员下单购买，但必须补办有关采购审批手续。零星物品指某些部门经常使用，但用量较低少，无须仓库储存或不便存放的，由使用部门提出申请经审批后，由采

26、购部办理购买。采购申请单（使用部门） 采购部（报价或附样板） 成本会计（审核） 财务经理（审核） 财务总监（审批） 总经理（审批）2, 要紧设备及物资采购酒店各部门需新增各项设备（如家俱，办公设备，清洁用品等）应事先由使用部门提出书面报告，报经酒店总经理批准。报告的审批程序请示报告及费用预算（部门经理） 财务经理（审核）财务总监（审批）总经理（审批）报告批准后，实施采购审批程序采购申请单（使用部门填写并附批准报告）采购经理（报价、附样品、签订合同） 财务经理(审核) 财务总监（审批）总经理(审批).三, 各类物品物件收货程序酒店一切物资、物品到货，必需经财务仓库办理验收手续。供应商(送货)财务

27、仓库、使用部门(验收)财务仓库、使用部门（入库、直拔使用部门）四, 鲜活食品、饮品、物品的退货制度 鲜活食品类：当天由厨房总厨及有关人员验收后，不符合要求的，应当天退货。 干货类：货到仓库后，由仓管员当天通知有关使用部门开包验收，如不符合质量要求、使用期限等，立即通知退货或换货。大件物品一般直拔到使用部门，经使用后，在保修期内厂家负责保修，质量达不到有关标准及合同要求的，按合同条款履行办理退货、换货等手续。烟类、酒类：烟、酒验收时必须注意查看防伪标识，发觉破损立即退货，一经发觉劣品，一律退货。对供应商上述送货达不到要求三次以上者，终止供货协议，重新选择供应商，对造成酒店损失的责成供应商承担一切

28、责任。五, 维修服务项目关于酒店维修项目，由工程部门或使用部门写出书面报告，报告中列明服务项目、缘故、费用等情况，经酒店领导审批后方可办理。关于日常零星维修一次金额在200元以下的小额项目，可由工程部报部门经理同意后办理采购申请，付款时必需由使用部门签字验收合格，方可办理报销手续。维修项目报告（部门经理）总经理（审批）六, 上述各项采购申请经审批后，将审批单分发到各有关部门执行。 各项请示报告应一式三份：财务部存档采购部存档使用部门存档 采购申请单一式四联：财务部-审核，核算依据采购部-采购，结算依据仓库-验收依据使用部门-存档七, 为了加强采购治理，酒店所有财产物类的采购，一律应填写“采购申

29、请单”，由采购部统一办理，各使用部门不得自行购置。任何物品无采购打算或未经批准同意，仓库应拒绝验收，财务部不办理付款。对大宗、贵重物品以及使用部门在品种、规格、质量上有要求的，应由使用部门、财务部与采购员共同寻价采购，采购员进行市场寻价报价等市场调查时，必需严格执行货比三家的原则，在保质保量的前提下，严格降低采购成本。采购员必须遵守国家政策法令和法规，杜绝营私舞弊，任何折扣、优惠、赠送、回扣等均属酒店所有。关于酒店采购大宗或批量的财产、物资、用品用具等，按采购招标实施细则执行，应签订购货合同，合同要注明产品数量、规格、质量要求、保质期、到货时刻及付款方式等。合同初稿拟定后，填写“合同审批表”报

30、酒店行政部、财务部修订批阅，财务总监、总经理审批。合同批准后，正式签约盖章生效。第八节 物资验收治理一 酒店任何物资的采购，不管金额大小，都必须经仓管员、使用部门验收合格，办理物资验收手续后方可入库或直接进入使用部门。供应商或采购员采购的物品，必须有采购申请单方可收货，如专门急用的零星采购，必须有使用部门经理签字，经财务仓管员验收后，补办采购申请手续。大宗、贵重物品必须经财务仓管员、使用部门共同验货,并在收货单上签字认可，严把质量关。一切物资验收时，必须检验其品名、数量、规格、单价、有效期限、质量等是否符合要求，关于质次、过期、品名与规格不符等物品坚决拒绝收货。财务仓管员验收以实收物资为依据，

31、关于未见实物的拒绝办理收货手续。进口食品、酒水，必须有动植物检验、检疫局的证明标签及国内代理商、经销商的方可收货。除鲜活食品及仓库难以保存的物品直拨到使用部门外，其他一切购进物资，原则上不论哪个部门申请采购的物品，经仓管员验收后，按物资类不分不入库，使用部门需要领用时，填写“领料单”经审批后到仓库领用。未办理收货手续或验收手续不全，财务部将拒绝支付货款。收货直拨单、收货入库单均一式四联： 财务成本-成本核算(应付账款依据)供应商/采购员-报销凭证 仓管员-验收留存 使用部门-存档第九节 物资采购付款及费用报销程序为规范酒店物资采购治理，严格操纵采购成本及费用支出，使采购付款及费用报销更加规范化

32、、程序化，现制定以下采购付款及费用报销程序。采购付款程序物品、食品酒水采购到货，依照采购申请单，由仓库、使用部门验货并按收货程序分不填制“收货直拨单” 、“收货入库单”。2）长期供货商（月结户）付款：每月10号至20号为上月货款的对账期，经双方核对确认无误后，由采购部填写“付款通知单”后附“收货直拨单”或“收货入库单”、“发票”等有关票据，经成本会计、会计主管复核，财务经理审核后报财务总监、总经理审批。5万元以上的大额货款，由财务部依照资金状况，安排分期分批付款。流程图如下：采购员或经办人填“付款通知单”成本会计审核、会计主管复核财务经理审核 总经理审批财务总监审批财 务 部统筹资金 出纳付款

33、 3）日常采购付款：由采购人员或经办人填写“付款通知单”、“收货直拨单”或“收货入库单”、“发票”等，经财务部成本会计、会计主管复核（复核是否与采购单一致，票据是否准确、齐全，大小写金额是否正确），财务经理审核后报财务总监、总经理审批，大额货款分批支付。流程图如下： 财务经理审核成本会计审核、会计主管复核采购员/经办人填付款通知单 出纳付款总经理审批财务总监审批 往来款、预付款支付流程： 往来款、预付款支付由部门经办人提出付款申请报告，附合同等相关资料，经会计主管复核、财务经理审核，财务总监、总经理审批后支付。 经办人（付款申请报告、合同）部门经理审核成本会计审核、会计主管复核会计主管复核 财

34、务总监审批总经理审批财务经理审核 出纳付款 三、费用报销程序：各部门归口治理的费用报销，如水电、燃汽、维修保养、办公费、保安消防费、劳动保险费、电话费、洗涤费、消杀费、绿化费、汽车费、卫生防疫费、检查费、培培费、交通差旅费、招待费、年审费等，由归口治理部门经办人填制费用报销单（附发票、报告、协议书等有关资料），经部门经理签字、会计核算、财务经理审核，财务总监、总经理审批、出纳付款。酒店正常发生的一些相对固定费用（银行托收的水电费、电话费划款），由财务人员依照银行划款单、发票，填写费用报销单，经会计核算、财务经理审核，财务总监、总经理审批后入账，费用报销流程图如下： 部门经理审核经办人填制付款通

35、知书费用会计审核、会计主管复核会计主管复核财务经理审核总经理审批出纳付款或财务入帐 各部门所发生的一次性费用报销必须在费用发生前以报告形式报总经理批准。各项费用必须严格操纵在预算范围内，专门情况应加以讲明并报批。 第十节 资产治理规定一、固定资产治理 固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。1、企业使用期限在一年以上的房屋、建筑物、汽车、机器设备、工具等资产应作为固定资产；不属于生产经营中的要紧设备的物品，单位价值在RMB2000元以上，同时使用期限超过两年的，也应作为固定资产。本酒店固定资产的范围包括：（1）房屋建筑物；（2）大型基建设备；（3）维修设备

36、、电梯；（4）通讯和运输设备；（5）电器设备及其他设备五类。2、酒店固定资产实行统一领导与分级治理相结合的原则，各部门经理（负责人）对本部门的财产物资负责，离任时必需办理财产移交手续。财务部负责建立固定资产明细账，并按会计核算的要求正确计提折旧，折旧方法采用直线法，房屋建筑物折旧年限为20年，机器设备折旧年限为10年，家具办公设备及其他设备折旧年限为5年。定期组织好固定资产（含低值易耗品）的清查盘点工作,并对各部门资产增减情况进行汇总登记核实，建立资产明细清册。准确反映酒店资产的使用情况，对毁坏的资产及时按程序办理报废手续并作账务处理。监督酒店职员离职前的财产移交工作。工程部、电脑部掌握固定资

37、产的技术状态及增减变动的治理工作。负责设备的运行维护和技术更新，并组织检查和验收。使用部门负责本部门所使用固定资产的保管、维护、保养工作，保证资产处于良好状 态，确保所管辖财产的安全完整并落实相关责任人。负责配备专职人员建立固定资产登记薄，记录资产名称、规格、数量、单价、购建日期、放置地段、资产增减变动等，各部门之间调拨资产必需填写资产“内部调拨单”，由部门经理签字确认并报财务部登记备案。负责所属职员变动的资产移交工作。(4)固定资产发生毁损报废处理时，由使用部门提出申请，填制“物资报损单”，经工程部鉴定、财务部审核、报总经理审批。二、低值易耗品的治理1、低值易耗品为使用年限在一年以内，购进单

38、位价值在2000元以下，不符合固定资产标准的各种工具器具、家具、物品等，低值易耗品摊销方法采纳一次摊销法。 2、低值易耗品的购置可由仓库或使用部门填制“采购申请单”，按有关采购程序办理购置。3、低值易耗品在使用过程中，各部门必需安排专人负责治理，进行明细登记，定期核对掌握资产增减情况，职员离职及时办理资产交接手续，关于损坏而不能接着使用的资产，使用部门按规定填写“物资报损单”，办理有关报废手续。4、长期待摊费用：酒店内部装修以及包含在装修费用中的部分家具和厨房设备等，均按5年摊销期限进行分期摊销。库存物资的治理仓库是储存、治理物资的重要部分，仓库物资治理必须建立科学的、完善的治理制度，以适应酒

39、店治理的需要，达到为经营治理服务的目的。按照存物资资的分类、性能、规格设置存货二级明细账，建立物资收发领用登记卡片，严格物资治理，确保账卡物相符。保持库内清洁，合理运用库房，物资摆放整齐，并加强防潮防腐措施，如发觉物品中有短缺、损坏、霉烂等现象要及时报告处理。对食品原材料的验收一定要严格把关，对异味、异色及不符合卫生标准的要坚决拒收，验收合格的物品、食品要迅速入库或直接调拨经营场所。 认真做好物品原材料的保管工作，发货时本着“先进先出”的原则，防止人为的损坏和变质。在确保经营正常供应的基础上，掌握各类物资的周转情况，制定各类物资最低储备量，压缩库存。对接近有效期限尚未周转的物品，仓库保管员有责

40、任提醒使用部门或上报部门尽快解决，以防超出保质期，给酒店造成经济损失。每月末进行实物盘点，帐物核对，发觉帐物不符要找出缘故，并写出盘盈、盘亏报告上报处理。 四，各类财产、物资的盘点为加强酒店的物资治理，各部门的各类物品，必须有专人负责，关于各部门所管辖的物品，应依照不同的种类分不进行盘点：仓库及各部门在用的低值易耗品、食品、酒水于每月的最后一天进行实地盘点，由部门经办人、负责人、财务部参加。瓷器、玻璃器皿、棉织品每月由使用部门自行盘点，盘点表上报财务部，财务部不定期组织抽查。固定资产每年度6月份、12月份由财务部组织进行两次盘点，各部门进行资产核实。各使用部门对所属的资产填写好盘点表，盘点表由

41、财务部统一下发，登记上次盘存数、本期增加数、本期减少数、账面结存数，盘点后各部门负责人在盘点表上签字确认。各部门的物资不论属任何缘故造成损坏、短少的，都必须注明损坏短少缘故，写明处理意见，由部门经理审核签字，报财务部核查、总经理审批后按有关规定核销处理。第十一节 财产物资报损规定酒店正常经营中属自然损耗的财产物资，确认无法修复或无使用价值的，应办理报损手续，物资报损应由各部门物资负责人填写报损单，注明报损缘故，经部门经理审核，财务成本部核实、财务经理审核、总经理审批。二，餐饮场所使用的玻璃器皿、瓷器等易碎、易耗品，按该部门营业收入总额的千分之三以内属正常损耗，严格操纵超出范围，属人为损坏的将由

42、个人赔偿。报损物资须经财务成本会计确认方可处理。赔偿金额由报损部门按“进货价+10%采购成本”开具“杂项收费单”，交人事行政部从职职员资中扣除或由职员交现金。部门用于正常经营的餐饮食品、酒水、香烟等，因某些客观缘故造成变质、过期的，应按报损手续进行处理。因保管、使用不当等人为因素造成的，赔偿金额由报损部门按“进货价+10%采购成本”开具“杂项收费单”，交人事行政部从职职员资中扣除或由职员交现金。酒店内任何物资报损, 都应填写报损单，并将报损物品经财务成本核实，报损单一经批准，财务将进行帐务处理，报损实物将安排处理。财务成本部将定期组织参与使用部门在用物资的盘点工作，及时掌握使用部门的在用品库存

43、情况及报废物品的审核监督。各使用部门日常经营中的物资、物品损耗，属正常损耗范围的应及时办理报损手续，属非正常损耗的及时上报并对相关人员依照情节做出处理，对资产损坏长期不报不作处理的将追究部门负责人的责任。报损物资的审批程序：报损单部门经理审核财务成本核实财务经理审核财务总监审批总经理审批财务处理实物销毁八， 报损单一式三联 财务联-帐务调整 成本联-核算 使用部门-留存第十二节 储备物资领用及审批程序 为加强仓库食品、饮品以及各类物资领用治理，特制定有关领用审批程序：一、食品、酒水的领用（营业用） 1、各餐厅领用库存材料应填写“领料单”经负责人批准后到仓库领货，程序为：食品酒水领料单(领货部门

44、填写)部门负责人(总厨/经理)签字成本会计审批仓管员发货2、贵重干货领用应填写“领料单”经负责人签字报财务总监、总经理批准后到仓库领货，程序为：领料单(领货部门填写)部门负责人(总厨/经理)签字成本会计审核财务经理审核财务总监、总经理审批仓管员发货二、用品领用（客房用品、清洁用品、服务用品等）使用部门须填写“领料单”，经部门负责人批准、成本会计审核后到仓库领货成本主管有权依照库存量酌情审批，程序为: 领料单(领货部门填写)部门负责人签字成本会计审批仓管员发货.三、办公用品领用各部门依照办公费预算打算，每月在定额内操纵领用，部分办公用品实行以旧换新（如计算器、打印墨盒、签字笔、剪刀等）。领用程序

45、为：领料单（经办人）部门经理（审核）成本会计/财务经理（审核）仓库保管员发货五、提货单一式三联： 1. 财务成本-成本核算 2仓库保管员-出库依据3各领用部门-存档 第十三节 差旅费标准及审批程序一、本地交通费的报销规定1、职员在本地公干，应乘坐公共交通工具，并由各部门设置“零星交通费用登记表”，由职员公干后3个工作日内按实际开支逐一登记，列明公干日期、办事内容、乘坐交通工具类不及起讫地点等，指定专人每月一次或两次汇总，附上原始单据正本，填写“小额报销单”（附表1），经部门负责人核签后到财务部办理报销手续。2、职员专门情况下(如访问重要客户、交通不便、加班至晚上 11：00分以后等)乘坐的士，

46、需提早报部门负责人批准，并附上原始单据正本，填写“小额报销单”，经部门负责人核签后到财务部办理报销手续。职员本地公干由公司派车的，不得报销交通费。3、酒店原则上对销售人员派公车进行对外销售活动，在无公车可派的状况下，销售人员外出公干凭有效交通费凭证与相关外出销售报告实报实销。4、市内交通费用报销审批程序报销人填写“小额报销单”， 附上有效交通费凭证，由部门经理审批，交财务部费用岗会计核实，经会计主管复核后，交财务经理审核，最后报财务总监、总经理审批。二、外地差旅费用报销规定1、申请程序（1）每项商务出差应与年初的预算配合执行，在可能出差的一周前须提交“出差审批单”（附表2）报总经理审批。具体申

47、请的内容包括以下要件： A、出差目的地。 B、动身日期及行程。 C、出差目的及理由。 D、出差的每项费用预算。（2）若须暂借备用金的，在出差前三天提交经财务经理、财务总监、总经理批准后的“出差审批单”及“现金借款单”（附表3）至财务部出纳处办理借款手续，同时复印一份作为出差后报销冲帐的原始凭证。2、各项费用标准（1）国内差旅费开支明细标准职级交通费最高标准住宿伙食费补贴标准总经理经济仓、软卧、 轮船一等舱四星或以下标准间或500元/天.房早餐按30元/餐计；午餐、晚餐按50元/餐计早餐按15元/餐计；午餐、晚餐按30元/餐计总监级以上经济仓、硬卧、轮船二等舱三星或以下标准间或 400元/天.房

48、部门经理，高级销售经理经济仓、硬卧、轮船三等舱三星或以下标准间或 350元/天.房其他职员经济仓、硬卧、轮船四等舱三星或以下标准间或 300元/天.房备注高级销售经理指销售部经理。香港、澳门差旅费开支明细标准职级公杂费包干标准住宿伙食费补贴标准总经理80港元/天550港元/天.房50港元/餐 总监级以上、70港元/天500港元/天.房部门经理，高级销售经理60港元/天400港元/天.房其他职员50港元/天350港元/天.房备注高级销售经理指销售部经理3、详细讲明（1）、住宿费的标准按天计算，在规定标准内凭票按实报销。住宿费超过标准的，超出部分不予报销；如有多人同行，同性不者应住双人房。（2）、

49、除总经理批准外，出差港澳的住宿一般由有关单位解决，住公司指定的招待所。（3）、因专门缘故乘坐超标准交通工具，须讲明缘故，经总经理批准。交通费凭单据报销，长途距离也应尽量利用公共交通设施，长途出租票据原则上不予报销，市内乘坐出租据实报销，但须对每张报销凭证注明事由。（4）、 一般工作人员随领导出差，若膳食和住宿无法分开时参照领导的标准。（5）、 除总监以上人员外其他职员，若来往地点使用地面交通工具时刻不多于5小时或列车行驶里程不超过400公里，则应采纳地面交通工具来往。（6）、 因公出差到居住宅在地，一律不得报销住宿费。非家庭所在地出差且自行解决住宿的，按每晚标准的50给予补助。（7）、 出差外

50、地、香港、澳门的伙食费按每餐补贴标准凭单报销，满一天的按三餐计算，不满一天的按实际计算。家在出差地的，只可报销午餐伙食费。（8）、 出差期间如费用由客户负担或参加会议已由举办单位负担的，该费用不能报销。4、出差费用报销审批程序（1）、 职员因工作缘故出差返回酒店工作五天内，须向财务部提交经部门负责人核签的“差旅费报销单”（附表4）及附上经公司审批的“出差审批单”、所有的原始发票。（2）、按项目填列每项费用总数（包括伙食补贴）。（3）、注明已借的备用金以及应退或还须报销的实际金额。（4）、财务部费用会计对所提交的“差旅费报销单”、发票及相关凭证进行审核后，报财务经理、财务总监、总经理审批。（5）

51、、团体出差考察人员统一填好“差旅费报销单”，报总经理批准，到财务部核报。三、财务部在执行本规定时，须严格审查出差人员的“出差审批单”及报销单据，如有不符，有权拒绝办理报销手续。第十四节 经济合同治理各部门在经营工作中，将涉及诸多方面的经济合同，经济合同的签订，双方将承担一定的经济责任，为了治理好酒店的经济合同，现制定以下治理规定。各部门合同签署的范围属于投资类、租赁类、信贷、财务类以及重大改造工程合同，经治理委员会批准、总经理决定，由总办、财务部草拟合同并洽谈。属于人事、劳务合同类的经总经理决定，由人事草拟合同并洽谈。属于广告类、酒店商务合同类的合同，按酒店规定的权限范围，由销售部草拟合同并洽

52、谈。属于酒店长住户的商务合同的按酒店规定的权限范围，由前厅部/销售部草拟合同并洽谈。属于餐厅宴会、会议、外卖销售合同的，按酒店规定的权限范围，由宴会销售部/餐饮部草拟合同并洽谈。属于酒店日常经营用的一切物资采购、代销类的合同，按酒店物资采购制度，由采购部、使用部门草拟合同并洽谈。属于正常设备维修保养、托付加工、维修类的合同，由工程部草拟合同并洽谈。经济类合同签署应该注意事项任何合同的签署，必须填制合同审批单，按有关程序审批。拟定的采购合同内容应包括：商品名称及规格型号、技术参数、商品数量、单价、总额、交货期、交货地点、包装方式、保质保修期、易损易碎物品免赔率、保险及运输费用承担、付款方式、违约

53、、索赔、保证金等。拟定的施工合同内容应包括：工程概况及承包工程范围、组成合同的文件、合同工期、质量标准与检验、合同价款及付款方式、工程变更、竣工验收与决算、合同终止、违约、索赔、争议、保质金等条款。酒店加盖印章前，必须检查合同审批单的签批程序是否完善，提出的建议是否修改，关于签批程序不完善的，负责保管酒店公章的人员有权拒绝加盖印章。合同的审批程序寻价审批：采购单/报告（填写三家供应商报价、附样品）使用部门经理（审核）财务经理（审核）财务总监、总经理（审批、签署建议）采购部（草拟合同）合同的审批程序：合同审批单（拟订稿）部门经理/采购部（签署）酒店行政办（填写合同审核意见书）公司行政人事部（法律

54、顾问审查）财务经理（审核）财务总监、总经理（审批）正式签约（印章）合同的治理任何合同签署生效后，应将正本交财务保管存档，同时复印一份交总办存档。执行完后的合同，财务要进行清理、装订，与有关会计档案一起保存。任何人员查阅酒店合同，必须经财务经理、财务总监、总经理同意方可查阅或借阅，借阅应办理有关手续。第十五节 职员离职财产移交规定为规范酒店的财产治理，确保财产的安全，现制定职员离职财产移交暂行规定。酒店所属职员在离职前必须办理财产移交手续，对所治理、负责的财产进行全面的清点，办理资产移交手续完备后填写财产移交表，经接收人、有关领导签字确认后方可向人事部申请办理离职手续。经理级职员离职由酒店总经办

55、（或上级主管公司）组织相关人员对离职职员所负责的财产进行清点，办理交接手续，财务部负责资产移交的监督工作，经交接手续完备后，由接收人（代管人）、监交人、主管领导签字确认，方可办理离职手续。各主管级、领班级、以及涉及资产、财物保管（兼管）人员离职前由各部门经理负责安排相关人员办理财产移交手续，财务部派员参与对资产、财物的监交。因未办理移交手续而造成酒店财产损失的，由部门经理承担一切经济责任。4，财产清点交接完备后，填写财产移交表，移交表上的项目内容依照离职职员所涉及的资产范围有主管领导确定。5，盘点移交过程中，对财产物资发觉短少、损坏或情况不明等，需立即汇报上级并查明缘故后方可办理移交手续，否则

56、造成的损失由接收人负责。6，对没有办理资产移交手续或移交不清的，人事部将拒绝办理离职手续，财务部将拒绝支付离职职职员资，对擅自离职并给企业带来重大经济损失的，酒店将追诉其法律责任。第一十六节 采购招标治理方法第一章 总 则第一条 为有效地操纵采购费用，维护公司权益，实现酒店利益最大化，结合本酒店的采购实际，特制定本采购招标实施细则。第二条 本细则适用于广州华师粤海酒店的各项大宗采购，包括大件工程装修材料采购等。第三条 招投标双方都必须认真贯彻执行国家的有关政策、遵守国家法律，并严格执行华师大厦治理委员会的有关规定。第四条 招标活动中，应当遵循公平、公正、公开择优和老实信用的原则。第二章 组织与

57、治理第五条 预算招标金额十万元（人民币或等值外币，下同）以上（含十万元）的招标，须成立招标领导小组、评标小组、监标小组等特不设机构，并在招标完毕后自动解散上述机构。 预算招标金额十万元以下的招标，按实际情况，简化有关组织架构。领导小组：由管委会、本酒店的领导班子成员组成。监标小组：由管委会组成。 评标小组：由本酒店的有关中层干部和有关技术人员组成。第六条 对违反下列规定的人员，按情节轻重予以处罚，并追究有关酒店领导和当事人的经济或法律责任。、对招标工作有抵触，不配合招标小组的工作；、有意泄露有关机密；、弄虚作假、化整为零躲避招标；、阳奉阴违，与投标单位互相串标；、收受回扣；（六）、违反有关招标

58、方法及有关规定的其他行为。第三章 招 标 第七条 招标可采纳公开招标、邀请招标、等多种招标形式。（一）凡下列情形之一，实行公开招标。1、单项一次性可能采购金额10万元（含10万元）以上。2、单项累计或一个供应商一年内累计采购费用在10万元（含10万元）以上。（二）下列情形之一，实行邀请招标。1、单项一次性采购费用在5万元（含5万元）以上，1 0万元以下的（不含10万元）。2、遇不可抗拒的专门情况，需应急的采购，由本酒店领导班子将情况书面上报管委会审批后再购买。 第八条 公开招标的，指通过报纸、电视、电台、信息网等多种公开招标形式公布招标公告；邀请招标的，招标小组应向三个以上有一定实力的单位发出

59、招标邀请函。招标公告或招标邀请函应当注明招标单位名称和地址、招标项目的差不多要求、投标人的资质要求以及猎取招标文件的方法等事项。第九条 招标工作一般按下列程序进行：成立招标领导小组、招标工作小组；办理招标报批手续，编制招标文件；向上级有关部门提交招标文件；发出招标公告或者邀请书；收集投标申请书或回执；资格预选确定符合条件的投标人；进行招标会议及发放招标书、组织勘测现场；组织必要的答疑或补充招标文件；编制和审核标底；组成评标小组（或建议名单）和监标小组；收集标书；评标并确定中标人或候选中标人；向招标领导小组提交评标报告，推举候选中标人并由招标领导小组审定。发出中标通知书；签订合同；总结招标情况并提交报告书。 第十条 招标文件一经发出，不得随意变更。确需进行必要的澄清或者修改