泛微协同平台E-cology8前端使用手册-知识

1、泛微协同办公平台E-cology8.0版本后台维护手册(4)知识目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc58405377 前 言 PAGEREF _Toc58405377 h 4 HYPERLINK l _Toc58405378 一、关于本手册 PAGEREF _Toc58405378 h 4 HYPERLINK l _Toc58405379 二、手册结构 PAGEREF _Toc58405379 h 4 HYPERLINK l _Toc58405380 三、针对用户 PAGEREF _Toc58405380 h 4 HYPERLINK l _Toc5840538

2、1 四、更多资源 PAGEREF _Toc58405381 h 5 HYPERLINK l _Toc58405382 第1章新建文档 PAGEREF _Toc58405382 h 5 HYPERLINK l _Toc58405383 一、概述 PAGEREF _Toc58405383 h 5 HYPERLINK l _Toc58405384 二、文档存放目录 PAGEREF _Toc58405384 h 5 HYPERLINK l _Toc58405385 三、个人知识树管理 PAGEREF _Toc58405385 h 7 HYPERLINK l _Toc58405386 四、新建文档页面说

3、明 PAGEREF _Toc58405386 h 9 HYPERLINK l _Toc58405387 1.4.1、概述 PAGEREF _Toc58405387 h 9 HYPERLINK l _Toc58405388 1.4.2、关于文档类型 PAGEREF _Toc58405388 h 9 HYPERLINK l _Toc58405389 1.4.3、文档共享 PAGEREF _Toc58405389 h 12 HYPERLINK l _Toc58405390 第2章我的文档 PAGEREF _Toc58405390 h 13 HYPERLINK l _Toc58405391 一、概述

4、PAGEREF _Toc58405391 h 13 HYPERLINK l _Toc58405392 二、我的文档页面 PAGEREF _Toc58405392 h 14 HYPERLINK l _Toc58405393 第3章文档目录 PAGEREF _Toc58405393 h 15 HYPERLINK l _Toc58405394 一、概述 PAGEREF _Toc58405394 h 15 HYPERLINK l _Toc58405395 二、文档目录显示页面 PAGEREF _Toc58405395 h 15 HYPERLINK l _Toc58405396 第4章虚拟目录 PAGE

5、REF _Toc58405396 h 18 HYPERLINK l _Toc58405397 一、概述 PAGEREF _Toc58405397 h 18 HYPERLINK l _Toc58405398 二、虚拟目录操作 PAGEREF _Toc58405398 h 19 HYPERLINK l _Toc58405399 第5章最新文档 PAGEREF _Toc58405399 h 20 HYPERLINK l _Toc58405400 一、概述 PAGEREF _Toc58405400 h 20 HYPERLINK l _Toc58405401 二、页面说明 PAGEREF _Toc584

6、05401 h 20 HYPERLINK l _Toc58405402 三、阅读文档 PAGEREF _Toc58405402 h 21 HYPERLINK l _Toc58405403 第6章知识排名 PAGEREF _Toc58405403 h 21 HYPERLINK l _Toc58405404 一、概述 PAGEREF _Toc58405404 h 21 HYPERLINK l _Toc58405405 二、知识排名页面 PAGEREF _Toc58405405 h 21 HYPERLINK l _Toc58405406 第7章批量共享 PAGEREF _Toc58405406 h

7、22 HYPERLINK l _Toc58405407 一、概述 PAGEREF _Toc58405407 h 22 HYPERLINK l _Toc58405408 二、批量共享操作 PAGEREF _Toc58405408 h 22 HYPERLINK l _Toc58405409 第8章查询文档 PAGEREF _Toc58405409 h 24 HYPERLINK l _Toc58405410 一、概述 PAGEREF _Toc58405410 h 24 HYPERLINK l _Toc58405411 二、查询页面 PAGEREF _Toc58405411 h 24 HYPERLIN

8、K l _Toc58405412 第9章移动复制 PAGEREF _Toc58405412 h 25 HYPERLINK l _Toc58405413 一、概述 PAGEREF _Toc58405413 h 25 HYPERLINK l _Toc58405414 二、移动复制操作 PAGEREF _Toc58405414 h 25 HYPERLINK l _Toc58405415 第10章文档订阅 PAGEREF _Toc58405415 h 27 HYPERLINK l _Toc58405416 一、概述 PAGEREF _Toc58405416 h 27 HYPERLINK l _Toc5

9、8405417 二、文档订阅操作 PAGEREF _Toc58405417 h 27 HYPERLINK l _Toc58405418 第11章文档监控 PAGEREF _Toc58405418 h 28 HYPERLINK l _Toc58405419 一、概述 PAGEREF _Toc58405419 h 28 HYPERLINK l _Toc58405420 二、文档监控页面 PAGEREF _Toc58405420 h 28前 言关于本手册本手册是泛微协同管理平台E-cology8.0基础版本的系统维护手册，主要为了指导用户管理员使用本产品而编写。手册结构本手册针对管理员管理泛微协同管

10、理平台E-cology进行详尽描述。以下是关于本手册的基本结构新建文档我的文档文档目录虚拟目录最新文档知识排名批量共享查询文档移动复制文档订阅文档监控针对用户本手册针对泛微协同管理平台E-cology的最终用户的系统管理员及模块功能管理员，模块管理员必需具备基本的计算机操作技能，熟悉Windows操作环境并且已经掌握基本的软件操作方法，掌握Internet Explorer浏览器的基本使用，系统管理员还必须对数据库有基本的了解。更多资源本手册涵盖泛微协同管理平台E-cology系统功能的后台维护和配置操作指导，如果您能够详细的阅读本手册，就可以对泛微协同管理平台E-cology进行日程的维护工

11、作。同时向用户提供多种帮助资源，以便您能够熟练使用本产品，从而感受到它的快捷易用。您可以根据实际情况，选择其中适应的方式。应用培训期刊泛微定期通过电子邮件发送泛微应用培训期刊向用户介绍使用泛微软件过程中可能遇到的问题和泛微软件功能应用技巧，提升客户的泛微软件应用水平，加强与泛微客户的广泛交流。培训针对大规模企业用户，泛微软件有限公司可为其组织上门培训，培训内容包括：产品功能使用、系统管理员培训、系统应用推广、产品使用技巧等。用户可以自行选择培训时间和内容。电 话： 02150942228 转 客户服务部新建文档概述在系统中创建文档通常有3种方式，在后端通过批量上传菜单上传文档，在工作流等其它模

12、块中用附件上传字段上传文档，当然最常用、样式最多样的还是在【新建文档】中创建文档。文档存放目录1、点击【新建文档】按钮后，显示如图1所示，图1展示的是文档目录，右侧以文件夹的形式展示文档目录；双击目录可以进入下级目录页面如果用户对目录有新建文档的权限，那么目录上会出现收藏按钮，点击后可以将目录添加到收藏列表中，如果已经收藏的目录是没有按钮的；如果用户对目录有新建文档的权限，如图2所示，在目录前面会出现新建文档的按钮，点击后可以创建文档。图2个人知识树管理1、左侧的目录树默认展示的是所有目录结构，点击上方的【全部目录】下拉菜单，如图3所示，可以根据【我的收藏】和【常用目录】来查找需要创建文档的目

13、录。图32、在目录的右侧有按钮，点击后可以将目录收藏起来，如图4所示，收藏后的目录我们就可以到【我的收藏】维度中进行查看了，在收藏过程中需要注意两点已经收藏过的目录是没有按钮的，所以不能重复收藏；收藏了下级目录后，上级目录同时被收藏了，图43、将目录维度切换到【我的收藏】后显示如图5所示，图5展示的是我们收藏的目录及其上级目录，可以编辑目录以黑色字体显示，可点击，不可创建文档的目录以灰色字体显示，无法点击；右侧默认显示的是收藏的目录，将鼠标移动到目录上会显示出按钮，点击后可以取消这个目录的收藏；点击目录后的删除按钮，可以将选中的目录移除【我的收藏】列表中;如果移除目录是同层级最后一个目录且上级

14、目录没有单独收藏的话，上级目录会同时移除。4、将目录维度切换到【常用目录】后显示如图6所示，这里根据点击目录的频率列出常用的目录，在列出高频率目录的同时会将此目录的上级目录一起列出。图6新建文档页面说明1.4.1、概述点击目录后我们进入新建文档页面，可以了解到我们可以创建哪些文档类型、书写文档内容，创建好的文档设置共享、上传附件等操作。1.4.2、关于文档类型1、我们在E-cology系统中可以直接创建的文档样式有4种，Html文档：最常用的文档格式，以Html编辑器为编辑工具，直接编辑文字；Word文档：创建的文档就是Word格式的，大家最为熟悉，而且可以直接将本地的文档内容引入进来，快速方

15、便不会走样；Excel文档：创建的文档就是Excel格式的，也是大家较为熟悉的一种文档格式；WPS文档：创建的文档就是WPS格式的，必需在电脑上安装WPS才可以使用。 创建文档的默认格式是Html格式文档，在新建文档页面的菜单中可以选择切换到其它三种格式，如图1所示，如果切换了的话那么在Html文本框中编辑的内容就没有了，这点需要注意。图12、如果我们要创建的文档内容不是以上四种格式的怎么办呢？在创建Html文档的时候我们还提供了一个附件上传的功能，如图2所示，我们可以在这里上传任意一种格式的文件，如图片文件，压缩文件，pdf文件等等，当然也可以上传Word文档、Excel文档等。图23、对于

16、图片来说，我们除了在附件中上传之外，我们还可以将它直接上传到Html文档中去，这样用户打开文档就能在文档中查看图片，而不用从附件列表打开查看，如图3所示，点击图片上传按钮，选择需要上传的图片后点击确认之后图片就上传到Html文档中了。图31.4.3、文档共享1、概述文档上传到服务器上除了保存这个用途之外，更重要的是要让其他用户看的，是用来分享的，这也是E-cology的核心价值之一。2、默认共享与非默认共享 在添加文档共享之前先了解一个概念，默认共享和非默认共享，默认共享是指你存放到服务器上的某个目录之后，文档一定会共享的对象，这个对象是在后台设置的，不由当前操作者所控制，所以我们所添加的都是

17、非默认共享。3、共享操作通常在文档提交的时候会弹出文档共享设置页面，如果没有我们也可以点击文档右键中的共享按钮进行共享图4是文档共享的操作页面首先我们看到已经有很多共享了，那些就是默认共享，可以设置是否能删除；共享类型中的选择决定了你的文档要给谁看，可以共享给人，按组织结构共享，甚至可以共享给客户；权限项决定了你的文档别人有什么权限，权限可以分为查看、编辑、完全控制，通常是查看权限，如果需要别人协助你一起编辑的话，你就要选择编辑权限，最高的是完全控制权限，那就可以删除你的文档了，慎用。在查看权限中会多一个“可下载”按钮，选中了之后，被共享的对象才能下载文档关联的附件。图4我的文档概述创建了很多

18、文档，当需要查看所有我的文档，那么就可以在我的文档中进行查看，这里需要说明一个概念，文档创建后有两个属性，一个叫创建者，一个叫所有者，虽然大多数情况下两者是同一个人，但是也存在不是同一个人的情况，如图1所示，我们在创建文档的时候可以换一个人做为此文档的所有者。而我的文档中准确的说应该展示的是所有者是当前登录用户的文档。图1我的文档页面我的文档页面如图2所示，可以对编辑、删除、共享等操作。图2点击【编辑】按钮可以修改这篇文档；点击【删除】按钮可以删除这篇文档，这里的删除是物理删除，文档中所属的附件都会从服务器硬盘中彻底删除，慎用；如果文档属于【归档】状态，在这里是看不到【删除】按钮的；点击【共享

19、】是将文档共享给其他用户，所以用户在创建文档的时候没有设置共享也不用担心，在这里是可以找到文档后添加共享，点击后显示如图3所示；图3点击【日志】可以查看当前文档的阅读及编辑记录，如图4。图4文档目录概述平常我们要查看别人的文档，通过文档目录查看是比较常用的方式，因为文档目录在建立的时候就已经考虑了一定的规则，文档内容相似或用途相似的文档会存放到一个目录中，所以我们找查找文档的时候很多都是通过功能点或用途来找，这个时候文档目录就起到了明细的作用。文档目录显示页面点击文档目录菜单后显示如图1所示，左侧是目录结构树，右侧是文档列表。图11、两种维度的结构树查看文档的时候我们除了按知识目录结构树查看之

20、外，还可以按组织结构的方式来查看文档，如图2所示，点击上方的结构按钮可以进行切换。图22、知识目录结构树上的数字在图1中显示的目录树上有很多的数字，黑色的数字表示该目录下有多少文档是你可以查看的，红色的数字表示该目录下有多少篇文档是你没有看过的，那么用户在看到这个知识树的就会有意识的去关注一些没有看过的文档。3、文档列表我可以查看的文档在右侧的文档列表中，点击文档名称就可以查看文档的详细内容。4、图标每个文档前面都有一个图标，如、，这代表了你所查看的文档是以什么格式创建的，注意这里是指文档本身的格式，文档附件的格式不会在这里显示。5、搜索功能如果一个目录下的文档很多，那么我们还可以使用文档列表

21、上方的搜索功能进一步通过关键字来搜索文档，搜索功能从简单到复杂分为了3级：最简单的就是快速搜索，如图3所示，直接在输入框中输入关键字，就会根据此关键字搜索文档标题，将符合条件的文档列出来其次是高级搜索，点击搜索框右侧的【高级搜索】按钮之后显示如图4所示，增加了几个常用的搜索条件，如文档的创建人、创建日期等；如果以上搜索条件还是无法满足，可以点击【其他条件】展开其他的搜索条件，提供了更多的搜索文档条件，如图5所示图3图4图5虚拟目录概述除了正常的文档目录之外，系统中还有一个虚拟目录的功能，此功能是提供给客户对文档进行另外一种维度来查看文档，比如与客户有关的文档有很多，存放在不同的目录下，那么我就

22、可以在虚拟目录中设置一个以客户名称为目录的虚拟目录，这样我要查找与这个客户有关的文档的时候，只要到这个虚拟目录中查找就可以了。虚拟目录操作1、虚拟目录并非任何人都可以创建的，有【虚拟目录维护权限】的用户才可进行创建，如图1所示，我们在虚拟目录这里只能查看文档，不能直接在虚拟目录中添加文档。拥有虚拟目录管理权限的用户会出现【复制】、【移动】按钮，可以将当前虚拟目录的文档复制或移动到另一个虚拟目录中，当然前提是你有多个虚拟目录的管理权限才能操作，否则这两个按钮也是无用的。图12、对于虚拟目录管理员，在文档目录方式查看文档或者搜索文档结果页面，都会多出导入虚拟目录的菜单，如图2所示，我们可以将所选择

23、的文档导入到虚拟目录中，在导入的过程中，你只能导入到你有权限管理的虚拟目录中，没有权限管理的虚拟目录是不能导入的，另外导入的时候可以将一篇文档同时导入到多个虚拟目录中。图2最新文档概述系统中每天都会有新的文档存放进去，如果在组织结构中查看还是觉得不方便，那么我们就可以在最新文档这个菜单中查看所以未阅的文档了。页面说明1、点击【最新文档】菜单后显示如图1所示，以列的方式展示未读文档，需要注意上面的时间轴，默认为今天，所以看到是空的不要奇怪为啥知识目录中有红色数字，这里却看不到文档， 这是因为在时间轴的限定下默认展示了今天新建的未读文档，点击全部之后就可以看到你所有未读的文档了，除了以上两种之外我

24、们还有本周、本月、本季、本年四种时间条件供选择。图12.如果未读的文档有很多，那么我们如何有选择得来查看未读文档呢？点击图1中所示的折叠按钮后显示如图2所示，展开的目录结构树，这里不是完整的树，只是将你有未读文档的目录列出，未读文档的数量也标出了。图2阅读文档点击文档标题后会打开文档，这个时候系统会认为你已经读过此文档了，就不会再在最新文档中显示，但是有些文档你仅仅看了标题，就知道是否是你关注的文档，对于不关注的文档，你可以选中文档后点击图1中所示的【标记为已读】，那么选中的文档也就不会在最新文档中显示了，也做为已读文档处理。知识排名概述知识排名是从回复数量、被阅数量、下载数量、评分总数四个方

25、面来对系统中的文档进行一个统计，通过这里可以大概了解一下系统中用户人气最高的文档有哪些，哪些文档是最受欢迎的。知识排名页面点击【知识排名】菜单后显示如图1所示，需要说明的是，这个排名每个人看到的不一样，这是因为这里只显示你能看到的文档排名，你不能查看的文档不在此统计。图1回复排名：根据文档又多少回复数进行排名，回复最多的文档排在前面；阅读排名：根据文档的被阅读次数进行排名，被阅读次数最多的文档排在前面；下载排名：根据文档附件的下载次数进行排名，如果一篇文档有4个附件，全部下载后此文档的下载次数就记录为4次，所以下载排名是根据文档来进行统计的，而不是具体的附件；评分排名：根据文档的打分情况进行排

26、名，平均分数越高的文档排在最前面。批量共享概述每篇文档都可以单独设置共享，当有新的员工入职、人事或组织机构发生了变动，需要查看一批原来无法查的文档，就需要用到这里的批量共享功能了。批量共享操作1、点击【批量共享】按钮之后，显示如图1所示，展示的不是文档列表，而是搜索条件，也就是说必须先将你需要共享的文档通过搜索条件找出来，然后再添加共享。图12、在搜索结果中找到需要共享的文档并选中，再点击【下一步】按钮，如图2所示图23、在知识共享页面，添加共享对象和共享级别就好了，需要注意的是，选好共享对象和共享级别后必须点击这个添加按钮，显示在下方的列表中再保存，否则等于没有添加共享，如图3所示。图34、

27、最后一定要点击右上角的【共享】按钮，才算完成批量共享的操作。查询文档概述这是为了让用户更精确查找系统中文档提供的功能，而且最重要的是，文档目录如果开放了订阅功能的话，你可以通过查询条件找到你没有权限查看的文档，当然只是在查询结果中展示文档标题，不能查看详细内容，然后通过订阅功能申请查看这些文档。查询页面1、点击【查询文档】后显示如图1所示，在搜索条件中输入关键字就可以查找文档了；图12、需要说明的是主题这个查询条件字段，主题就是文档标题，除了支持模糊查询外还支持组合查询，遵循以下规则查询条件为“上海泛微”，那么搜索的文档标题中必需包含上海泛微的文档才会被列出；查询条件为“上海 泛微”，两个词组

28、中间有空格，那么搜索文档标题中只要包含“上海”或者“泛微”的文档都会被列出；查询条件为“上海+泛微”，两个词组中间通过加号连接，那么搜索文档标题中必需同时包含“上海”、“泛微”的文档才会列出，当然这两个词组不一定要连接在一起；为了避免歧义再说明一下所列出的文档都是查询者可以查看的文档及允许订阅的文档，不能查看且无法订阅的文档即使符合查询条件也不会列出。移动复制概述从功能上来说就是将文档从一个目录移动或复制到另一个目录中去，这个功能不是任何用户可以操作的，必须是拥有目录移动（复制）权限或文档管理员才可以操作。移动复制操作1、点击复制移动操作按钮后显示如图1所示，首先要看清楚是复制操作还是移动操作

29、，两个是不同的页面，虽然操作是完全一样的，只是操作后的结果不同图12、选择源目录和目标目录后，如果目录有自定义字段的话，必须做好关联工作，否则在复制移动的过程中可能会丢失一些自定义字段值的信息；3、点击下一步之后显示如图2所示，选择好要复制/移动的文档，点击菜单中的【复制】或【移动】，此操作就完成了。图24、需要说明的是复制移动到新目录中的文档默认不会改变共享范围，如果点击图2菜单中的【复制并重置默认共享】或【移动并重置默认共享】后，会按新的目录给文档设置默认共享，删除原有的默认共享，但是对非默认共享范围不受影响。文档订阅概述系统中的文档是需要共享之后才能看的，那么必定有一部分文档是没有查看权

30、限的，这个时候我怎么才能知道系统中是否有我需要的文档呢，尤其是经验类的，我们就需要在目录中开启一个订阅功能了。开启订阅功能之后，用户在搜索文档标题的时候，即使没有查看权限的文档也可以被搜索到，搜索到之后查询的用户觉得对自己有用，可以通过订阅功能向文档的所有者申请查看，所有者审批之后订阅人就可以查看文档了，审批的人随时可以取消这个订阅权限，取消后，申请人又不能查看了。整个步骤有些类似图书馆借书。文档订阅操作文档订阅有两个角色存在，一个是订阅的人，一个是文档所有者，在E-cology中每个人都是作者，同时每个人都是读者，所以在订阅管理中两种角色都可能存在，如图1所示。图11、订阅历史是你做为读者向别人申请订阅的记录，可订阅的文档只能从查询文档中展现，所以申请订阅的操作在那里执行，这里只展示订阅的历史记录2、订阅批准和订阅收回是你