Office系列办公软件培训EXCEL课件

1、第2电子表格 在日常办公事务中，人们经常要“写”和“算”。“写”（写通知，写报告等）可通过文字处理软件进行，而“算”（计算，统计数字等）则应使用电子表格来实现。 Excel 之所以被称为电子表格，是因为它采用表格的方式来管理数据。 Excel以二维表格作为基本操作界面。 Excel 2003第1页，共57页。第二讲 电子表格处理软件Excel 2003本章主要内容 退出Excel概述工作表的基本操作公式与函数图表的制作数据管理与统计讨论题第2页，共57页。 概述 标题栏 菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏 编辑栏工作表标签Office助手状态栏滚动条任务窗格“全选”按钮二维表Excel 200

2、3主窗口第3页，共57页。 (1) 工作簿 工作簿由一至多个相关的工作表组成 (2) 工作表 工作表是由行和列组成的一张表格。工作表中的行以数字1，2，3来表示，列以一个英文字母A，B，C来表示 每个工作表最大可达256列65,536行 切换当前工作表的方法 (3) 单元格 单元格是指工作表中的一个格子。每个单元格都有自己的坐标(即行列位置)，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标+行号单元格及其地址(如A1，B3等) (4) 单元格区域 一组相邻的呈矩形的单元格。如A1:C3，B2:D5等) 工作簿、工作表和单元格 工作表工作表工作表.工作簿第4页，共57页。 示例 统计学生的总评成绩 一

3、般操作步骤： 1. 新建空白工作簿 2. 在工作表中输入和编辑数据 3. 计算 （应用公式或函数） 例如：计算总评成绩 (公式为： = C2*0.4 + D2*0.6 ) 对总评成绩取整数 (公式为：= Round(C2*0.4 + D2*0.6, 0) ) 4. 可以对工作表中的数据进行筛选、排序、 汇总、制作图表等 5. 保存工作簿Round函数能按指定位数四舍五入见P154已知机试成绩和笔试成绩，计算总评成绩第5页，共57页。 工作簿的建立、打开和保存 (1) 新建一个工作簿 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或选择“文件”菜单中的“新建”命令 新建的工作簿文件取名为Book2,Boo

4、k3等 文件名默认的扩展名为.xls (2) 打开一个工作簿 (3) 保存一个工作簿第6页，共57页。 例4-1 建立如下所示的工作表内容 输入数据的基本方法 先选定单元格 输入/编辑数据 进入修改状态的方法：按F2或双击第7页，共57页。 工作表的基本操作 1、 选定单元格 “先选定，后操作”是Excel重要的工作方式 选定单元格 常用的方法有： (1)单击；(2)使用光标移动键 选定一个单元格区域 选定不相邻的多个区域 选定行或列 选定整个工作表 撤消选定第8页，共57页。 在单元格中输入数据 1. 数据类型 处理数据时，会遇到各种不同类型的数据。例如，一串文本(如姓名)、数值(如成绩、年

5、龄和体重等)、逻辑值(如是否大学毕业)等等 五种基本数据类型 数值型、文本型、日期/时间型、逻辑型和数组型 (1) 数值型数据(简称数字) 用09和特殊字符构成的数字。右对齐 科学记数法，如1.23457E+11、3.27835E-08 (2) 文本型数据 任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐第9页，共57页。 (3) 日期/时间型数据 表示各种不同格式的日期和时间 如21-Oct-96、1999-5-29等 (4) 逻辑型数据 描述事物之间的成立与否的数据 只有两个值：FALSE(假值)和TRUE(真值）第10页，共57页。 当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别为数值型数据。

6、任何输 入，如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。 如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽 输入分数，应在分数前加入0和空格。如“0 2/3” 把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。如“1234” 在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开 输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入 在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+；键 输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+；键 以12小时制来显示时间，需后加AM或PM。 如“8:20 PM” 按Alt+Enter组合键可强制在某处换行 2. 直接输入数据 (输入时要注意的一些问题)第11页

7、，共57页。 3. 数据的填充 使用数据序列填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据 (1) 填充序列 Excel能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列 例如：星期一，星期二， ， 星期日 一月， 二月， ， 十二 1， 2， 3， 第12页，共57页。例4-2 要在单元格A1:A10中填入序列数字10, 13 ,16, , 37(1) 在单元格A1中输入起始数“10”(2) 选定区域A1:A10(3) 选择“编辑”菜单中的“填充”命令(4) 从“填充”级联菜单中选择“序列”选项，打开“序列”对话框(5) 选择“序列产生在”为“列”，“类型”为“等差序列”，在“步

8、长值” 框中输入3 。 执行结果： 第13页，共57页。 单元格的插入和删除 （1）插入空白单元格或区域 选定要插入新单元格的位置或区域。 选择“插入”菜单中的“单元格”命令，打开对话框 从对话框中选择一种合适的插入方式 (2) 插入空白行或列 (3) 删除单元格或区域 (4) 删除行或列 第14页，共57页。 数据的复制、移动和清除 （1）复制数据 方法一：使用“常用”工具栏上的命令按钮复制数据 方法二：用鼠标拖放来复制数据 （2）移动数据 移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同 （3） 选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复制时通过“选择性粘贴”可以只需要

9、复制它的部分特性第15页，共57页。 先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，打开对话框。从对话框中选择相应选项即可 （4） 清除数据 （5） 撤消与恢复第16页，共57页。 （1）设置文本格式 字体、字号、字形、对齐方式等 （2）设置数字格式 例如，数字1234.56在格式 #,#.# 下为1,234.6 调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命令 选择“格式”菜单中的“行”命令(或“列”命令)根据需要进行设置 方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高(或列宽) 数据格式设置第17页，共57页。 设置对齐方式 默认情况下，Exce

10、l根据单元格中数据的类型，自动调整数据的对齐方式。 用户也可以选择“格式”/“单元格”命令，利用“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡进行设置。 表格框线的设置 使用“格式”工具栏上的“边框”各按钮，或执行“格式”/“单元格”命令，可以为表格设置线条和边框线。 单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头，屏幕出现“边框”各小图标。第18页，共57页。 公式和函数 一、 公式的使用 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头 =5*10-20 常数运算 =A6+B1 对单元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 使用SQRT函数，求开方根 1. 运算符

11、算术运算符、文本运算符和关系运算符 第19页，共57页。 =83*25% 表示8的立方再乘以0.25，结果为128 =5*8/23-B2/4 若单元格B2的值是12，则结果为2 =计算机 & 电脑 运算结果是计算机电脑 = A1 & A2 把单元格A1和A2中的文本进行连接 而生成一个新的文本 = B242 比较结果为TRUE (设B2的值是12) = B2=32 比较结果为FALSE = B212 比较结果为FALSE = A3+80 假设A3为日期型数据，则A3+80表 示日期A3加上80天 公式举例第20页，共57页。 用于描述一个条件。例如 5 =ABCD 或写成 =ABCD =计算机

12、 或写成 计算机 或写成 计算机 比较条件式第21页，共57页。 二、 公式的输入和复制 当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动 例4-4 计算出学生的总评成绩(=机试40%+笔试60%) (1) 单击总评成绩第一个单元格E2，使之成为活动单元格 (2) 键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果82.2 (3) 再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击“复制”按钮 (4) 选定区域E3:E6；单击“粘贴”按钮第22页，共57页。

13、 三种表示方式 (1) 相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等 公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动 (2) 绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变 (3) 混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式 如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变 出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息 单元格地址第23页，共57页。 格式： =(, ,.) 举例： = SUM(

14、C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 FREQUENCY 频率分布统计 IF 条件选择 函数的使用 第24页，共57页。 函数应用举例 例4-5 计算基本工资总数，并将结果存放在单元格D8中 (1) 单击单元格D8，使之成为活动单元格 (2) 键入公式“=SUM(D2:D7)”，并按回车键 例4-6 计算扣款总数，将结果分别存放在单元格E8中 (1) 选定E2:E8区域 (2) 单击“自动求和”按钮，即可对该列求和，和数存放在该

15、区域的最后一个单元格上第25页，共57页。 函数应用举例 例4-7 计算基本工资的平均值，并将结果存放在D9中 例4-8 利用函数MAX求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元格D10中 举例 假设单元格A1，A2，A3，A4的内容分别为1，2，空，ABC，则COUNT(A1:A4)的值为2 举例 若要求出基本工资数大于等于3000的职工人数，可以采用： = COUNTIF(D2:D7, =3000) 举例 在工作表(A1:D9)中，要求出班号为21的班学生人数，可以采用： = COUNTIF(D2:D9, 21) 或 = COUNTIF(D2:D9, D3)第26页，共57页。 频率分布统

16、计函数FREQUENCY 频率分布统计函数用于统计一组数据在各个数值区间的分布情况 格式：FREQUENCY(data_array,bins_array) 功能：计算一组数(data_array)分布在指定各区间(由bins_array确定)的个数 例4-9 在成绩表A1:D9中，统计出成绩60，60成绩70，70成绩80，80成绩90，成绩90的学生数各有多少 (1) 在区域(如F4:F7)中建立统计的间距数组(59,69,79,89) (2) 选定作为统计结果的数组输出区域G4:G8 (3) 键入函数“=FREQUENCY(C2:C9，F4:F7)” (4) 按下Ctrl+Shift+En

17、ter组合键第27页，共57页。 例4-9的执行结果第28页，共57页。 格式： IF(条件, 值1, 值2) 功能：本函数对条件进行测试，如果条件成立，则取值1，否则取值2 举例 已知单元格C2中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格 =IF(C2=80,优良,IF(C2=60,中,不及格) 条件选择函数IF 第29页，共57页。 例4-11 在工资表中，按级别计算“补贴”，教授补贴1500元，副教授补贴1200元，讲师1000元，助教及其他人员补贴800元，然后计算每个人的实发数。操作步骤如下： (1) 计算第一个记录的“补贴”。在F2单元格中输入函数： =IF(C2=教授, 150

18、0, IF(C2=副教授, 1200, IF(C2=讲师, 1000, 800) 按Enter键后，该单元格显示1500。 注意：上面函数不能写成“=IF(C2=”教授“,”1500“,”，即不能用双引号把数字（数值型数据）括起来。只是用到文本数据时才需要用双引号括起来，如“教授”。 (2) 计算第一个记录的“实发数”。在G2单元格中输入函数： = D2 + F2 - E2 按Enter键后，该单元格显示5600 (3) 用复制公式的方法，可以把单元格F2和G2中的公式复制到其他单元格中，以计算出其他教师的“补贴”和“实发数”。第30页，共57页。 图表的制作 图表是工作表的一种图形表示，它使

19、工作表中数据表示形式更为清晰直观。当工作表中的数据被修改时，Excel会自动更新相关的图表内容 (1) 图表的基本知识 可以生成嵌入式图表和图表工作表 数据源中的数据可以按行或者按列分成若干个数据系列 依据工作表区域A2:D6中的数据绘制的一个图表 第31页，共57页。 柱形图图表。有3个数据系列，分别对应于数据源中的3个列：B2:B6(计算机系)，C2:C6(电子系)，D2:D6(信管系)。 每个数据系列中都有4个数据点，因而构成4 个数据分类: 99级、00级、01级和02级(2)图表的基本元素图表标题绘图区图表区域数值轴 标题数值轴分类轴数据点数据系列图表标题图例标示图例网格线分类轴 标

20、题第32页，共57页。 (3)图表类型 Excel提供了多种图表类型，有平面图表，也有立体图表。常用的图表类型主要有柱形图、折线图、饼图和XY散点图等 柱形图：柱形图是用柱形块表示数据的图表，通常用于反映数据之间的相对差异 饼图: 饼图用于表示部分在整体中所占的百分比，能显示出部分与整体的关系 折线图: 折线图是用点以及点与点之间的连成的折线表示数据的图表，它可以描述数值数据的变化趋势 XY散点图: 散点图中的点一般不连续，每一点代表了两个变量的数值，适用于分析两个变量之间是否相关第33页，共57页。(4) 使用图表向导来制作图表 例4-12 利用2004年及2005年的数据来制作“生产产值表

21、”柱形图 先选定区域A1:C5(其中包括列标题)，然后单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。用户可以在“图表向导”指引下一步一步地实现图表制作 制作图表第34页，共57页。 (5) 图表的编辑 图表完成后，用户可以对它进行编辑修改，比如改变图表的大小、位置、类型、增删数据系列、改动标题等 (1) 改变大小、移位和删除 (2) 增删图表的数据系列 (3) 修改图表类型 (4) 修改图表标题和坐标轴标题 (5) 修改图例和网格线第35页，共57页。 Excel数据库又称数据清单，它按行和列来组织数据(二维表) 行记录；列字段 1、 数据清单的建立 直接键入 利用“记录单”输入 2、 记录的筛选

22、(自动筛选/高级筛选) 使用到各种运算符 西文符号 比较符: =, , , =, 逻辑符: AND(与), OR(或) 通配符: ?(代表单个字符), *(代表多个字符) 数据管理与统计第36页，共57页。 与(And)运算 及 或（Or）运算 a And b a 和b均为真值时，经过And运算 后得到真值；否则（其中有一个 假值）为假值。 举例: (13 And 03 And 0=5)的结果为假值 a Or b a 和b只要有一个真值，经过Or运 算后得到真值； a 和b同时为假 值时， Or运算后为假值。 举例: (13 Or 0=5)的结果为假值第37页，共57页。举例: 成绩小于60:

23、 成绩=90 成绩在6080之间: 成绩=60 AND 成绩=80 OR 班号=11 B. 成绩=80 AND 班号=11 班11及班21的学生 A. 班=11 OR 班号=21 B. 班=11 AND 班号=21 班11所有不及格的学生 A. 成绩60 OR 班号=11 B. 成绩=80 11第42页，共57页。 不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录 例4-16 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录 英语90 OR 计算机90，条件区域表示： 对相同的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题 例4-17 查找成绩大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的记录 英语 计算机 90 90 姓名 成绩 成绩 林* =60 =90第43页，共57页。 判断(条件区域) 班11及班21的所有不及格学生 A. (成绩60 AND 班号=11) OR (成绩60 AND 班号=21) B. (