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文档简介

1、.文件称号：会议接待程序 版 号：A文件编号：COP-GG- 修正号： 页 数：第 PAGE 3页共页：.；.目的为客户的会议系统地安排各项效力，确保酒店的接待效力能胜利地配合会议的进展。.适用范围一切需求运用酒店的会场，或者在酒店运用两项以上主要效力的接待。.职责.销售代表担任与会议接待单位联络，洽谈，并在接待过程中进展效力跟踪。.预订中心担任配合做好房间预订任务。.销售主管担任审批接待通知和监视销售代表的效力跟踪。.任务程序.接待洽谈.销售代表与会议接待单位人员洽谈，了解接待要求，包括会议称号、时间、人数及与会人员的身份，有何特点如年龄构造、宗教信仰等，并就会场、用餐、住房、宣传、文娱、交

2、通工具等逐一了解客人的要求。.根据接待要求，销售代表应马上查询相关会场、餐厅和房间等的预订情况，并迅速回复客人，再向联络人引见酒店方案提供的效力和设备，如房间类型和餐厅，并就各个接待工程系统地报价。.情况特殊的接待要求，须先向指点汇报，经指点审核后再回复。.预订根据为会议客人进展预订。.与接待单位确认.根据会议接待要求及双方洽谈的内容，销售代表需及时编写，通常包括以下内容：报到要明确报到时间、地点、相关报到物品。住房明确入住、退房时间、房型、房量、房价、需求叫醒效力的详细时间，房间配套功能能否开放。用餐明确用餐时间、地点、方式、人数、餐标及各种特别要求如食素、食斋等情况。文娱明确时间、地点、人

3、数、消费规范如包场，要提供节目表。车辆安排明确用车时间、行程、人数、车型、租金等。宣传制造明确横、竖幅，背景板，欢迎花牌，指示牌，鲜花等的数量、规格、内容及费用。车位预留明确时间、数量、车型等。结算方式明确按金预留、会议费用确认人员签名手迹，以何种方式付款现金、转帐、支票、信誉卡等。.销售代表编写好需经销售主管以上人员审核后，方可交会议接待单位确认。.销售代表根据会议接待单位确认后的内容编写，经销售主管审核后提早特殊情况的急单先发后补送发至各相关部门，并落实跟进能否收到。.与接待部门衔接根据WI-GG-与接待部门衔接，由接待部门落实执行。.接待跟踪效力.由指定的销售人员根据上的接待要求跟踪接待效力，检查各个工程的预备情况并做好记录，防止脱漏或出错。.坚持与接待单位人员的联络，相互配合好，及时处置更改和处理突发问题。.协助收款人员对该次会议在酒

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