档案整理及数字化服务方案

1档案整理及数字化服务方案第一章项目整体服务设想及策划 第一节项目需求分析 二、技术要求分析 三、管理要求分析 四、报价要求分析 五、注意事项分析 第二节项目重难点及解决方案 一、人员流动风险及解决方案 二、设备风险及解决方案 三、项目工期风险及解决方案 四、项目管理风险及解决方案 五、泄密风险及解决方案 一、项目实施工作计划 二、归档、整理、扫描实施方案 二、总体工作流程 2第二节数字化加工技术方案 一、入库提卷、拆卷 三、档案扫描 五、全文识别及格式转换 六、总质检 七、批量挂接 八、还卷及数据备份提交 一、分组实施方案 三、实施流程 四、主要环节实施标准 一、图像标准化处理 二、特殊图像的处理 三、特殊纸张处理方案 四、图像数据挂接方案 五、档案编码方案 六、文件存储方案 七、数据备份方案 3第三章质量控制方案 第一节服务质量控制技术方案 一、质量控制标准 二、质量控制目标 三、质量控制体系 四、质量控制措施 五、质量管理体系 六、质量管理制度 八、质量控制管理登记表格 第二节过程与成果质量控制方案 一、扫描质量控制 二、著录质量控制 三、数据挂接质量控制 四、对质量实行全流程监控 第三节质量控制流程及保障措施 一、质量控制流程 二、保障措施 第四章项目安全保密方案 第一节项目安全保密性管理措施 二、安全保密承诺函 4三、项目安全保密方案综述 第二节项目安全相关制度 二、项目工作人员职责 三、项目设备管理制度 四、档案实物管理制度 第三节现场安全管理制度 一、员工纪律准则 二、考勤管理制度 三、物品管理制度 四、卫生管理制度 五、休息管理制度 六、操作管理制度 七、档案保护制度 八、档案保密制度 九、岗位考核制度 第四节保密管理方案 一、保密管理原则 二、组织机构与工作职责 四、保密载体管理 五、保密场所与设备管理 5六、保密项目管理 第五节安全保障措施 一、培训保障措施 二、人员保障措施 三、产量保障措施 四、质量保障措施 五、设备保障措施 第六节安全管理方案 一、安全管理原则 二、现场安全管理 四、设备安全管理 五、档案安全管理 六、信息安全措施 七、项目应急方案 八、设备及数据安全管理 第一节验收概述 第二节档案数字化处理标准 一、纸质档案数字化处理标准 6二、照片档案数字化标准 三、声音档案数字化标准 四、影像档案数字化标准 五、实物档案数字化标准 六、电子数据质量标准 第三节数据检验、验收和备份 一、数据检验 第四节服务规范要求 三、图像修正 四、文档命名 六、数据核对 八、档案还原 第五节项目验收规范 二、验收内容 7三、验收质量标准 第一节售后服务原则 二、重在措施的可靠性原则 三、安全性及保密性原则 四、适应性原则 五、标准性原则 第二节服务请求流程 一、报修服务流程 二、专门的售后服务团队 三、售后服务方式 四、质保期及响应时间安排 第四节售后服务体系 一、售后服务的内容 二、服务体系 三、售后服务人员配备 四、服务及质量保证措施 8五、巡检维护 六、故障响应时间 七、今后的技术支持 八、本地化技术支持及售后 第二节质量保障承诺 第三节服务时效承诺 第一节应急总预案 二、应急人员安排 四、应急指挥安排 五、常用急救常识培训 六、消防培训演练 七、其他事故应急培训演练 第二节档案安全管理应急预案 9 六、应急保障措施 第三节火警处理应急预案 二、应急预案管理主体及职责 三、内部火警分级 四、消防应急小组及职责 五、火情报警 六、火警处理程序 七、火灾善后处理工作 第四节运输过程突发事件预案 二、运输中车辆处理预案 三、交通事故应急预案 四、自然灾害应急预案 五、其他应急事件处理方案 第八章项目管理规章制度 第一节项目组织实施管理制度 一、工作区域管理 二、实际操作管理 四、工作日志管理 五、出入证使用管理 六、请销假制度管理 七、安全保密管理制度 八、档案库房管理制度 九、档案统计制度 十、档案安全管理制度 十一、档案交接管理 十二、原档案保护措施 十三、档案安全存放 十四、操作安全管理 十五、防火安全管理 第二节项目人员管理规章制度 二、岗位责任制 三、巡回检查制度 四、档案追溯表制度 五、安全文明操作管理制度 第三节项目验收管理规章制度 一、验收标准制度 二、验收实施步骤制度 第九章项目管理组织机构 二、项目人员情况 三、人员配置原则 四、服务团队的组织及管理 五、信息反馈系统 第二节项目管理模式 二、五项管理步骤 三、实施完善的管理服务体系 四、培育高素质的员工队伍 五、加强项目设备的管理 六、实行时效工作制 七、全天候服务 八、人性化的服务标识系统 九、加强员工培训 二、人员岗位职责 第四节人员管理及员工培训 一、项目管理人员设置原则 二、人性化的人员管理方案 三、人员服务质量的监控考核 四、工作人员管理 五、人员配置原则 六、员工培训计划 七、员工的奖惩条例 第十章项目拟投入的设施、设备 第一节设施设备配套情况 一、数字化设施、设备汇总表 二、后勤设施设备一览表 第二节设施、设备管理及维护 第三节设备维护制度 第四节设备设施例行保养制度 第五节设备一、二级保养制度 第六节设备设施报修、急修制度 第一章项目整体服务设想及策划第一节项目需求分析(根据项目实际情况修改)(一)项目预算理解本项目财政预算金额为XX元(人民币)。(二)项目概况理解均已由单位工作人员打上页号。已打印文件材料清单(相当于卷内目录)。该单位工作人员在日常工作中时，已将该纸质档案高清拍照并序号档案类别预计数量(卷/份)预计每卷档案页数1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案(三)项目目的及目标理解案约XX万卷(份)的整理、补录、补扫描及电子影像的图像处理与(四)项目采购范围理解(五)项目完成期限理解(六)付款方式理解斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行(三)档案装订要求理解。(四)档案装具、卷盒要求理解。(五)主要设备及工具耗材要求理解。1.台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机((六)数字化上传要求理解。(七)档案整理安全保密、规范性要求理解。(1)损坏一卷档案承担违约金XX万元。外泄档案内容，经查实一次承担违约金XX千元。丢失档案一卷承担违约金XX万元。(2)以上情况出现，招标方有权解除合同。(3)中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对招标方造成重(一)组织实施要求理解中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目合进馆质量要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻招标方现(二)项目人员安排要求理解投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管目负责人1人，主要技术人员不少于10人，中标方需按要求确保岗(三)项目验收要求理解招标方指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检5.生成的档案扫描分辨率不低于200dpi,彩9.招标方按批次提供案卷给中标方。招标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、招到合格率达100%。如抽检合格率低于98%,招标方有权不予提供错误(四)项目结算和违约责任理解(1)未按时限要求完成的量在100卷内(含100卷)的，违约(2)未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下(含1000卷)的，违约金人民币XX万元。(3)未按时限要求完成的量在1000卷以上的，违约金XX万元(一)投标单价：本项目投标单价为各类档案采购数量的整理、扫描综合单价，以实体档案卷(份)数为准。(二)投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求：序号档案类别预计数量(卷)综合单价(元/卷)1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案3.投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括(且不限于)直接费、间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管4.档案单位(卷)定义：原则上一次业务办理过程形成的文件组2.投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不3.投标人使用的标准必须是国际公认或国家或地方政府颁布的4.投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应性应符合”,并可能严重影响评标结果。第二节项目重难点及解决方案辞职必须至少提前1个月向项目经理及部门负责人提出书面辞职申他公物的完全移交。审查其了解项目机密的程度。审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有效性。部分项目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳项目经理AB角制度：项目经理是项目管理中最重要的角色，其能力与稳定性都直接决定项目的成败。我们除采用公司内部选拔的方式选用最优秀的人员担当该项目的项目经理一职外，将同时选拔一名项目副经理(项目主管)协助项目经理承担部分的工作。一旦人员有变动可能性，及时调整和进行人员的补充工作，全面确保不对项目的进程和项目质量产生不良影响。核心岗位双兼制度：除项目经理外，项目的关键成功因素就是项目组内的核心岗位和成员。这些岗位人员的稳定与否也严重影响项目的工期与成败!因此，我们在项目角色明确分工的基础上，采用相邻项目组成员充足略剩原则：由于项目工期和工作量是一定的，未来如何很好地保证和提升项目实施水平，提前完成项目，所以我司在人员构成、岗位设定上采取充足略剩原则。即使人员流动将造成项目组成员部分岗位的临时空缺，但是不影响项目的正常运营。而且，项目部门采用项目组成员随时流动，随时增补机制。其选拔机制与前期项目组成员选拔方式相同。并且，为保证新增人员迅速展开工作，在项目进行过程中，部门将同步组织项目内容学习与培训。当项目组有员工离职时，及时寻找合适的替补人员进行工作交接。我公司采取“定人定岗”的配置原则，绝不任意调拨已确定好或者正在实施的工作人员，最大限度确保所实施项目人员的稳定性。如出现员工个人主动离职的情况，我方将及时进行人员补充及培训，保证项目组的人员稳定并向采购方如实汇报情况。我公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对于项目不管是购置全新的硬件设备还是使用已有的设备，项目组配备有专门的硬件工程师对项目所使用的电脑、打印机及扫描仪等硬件设备定期进行维护和检修，发现问题及时维护和修理，确保所有的硬件设备性能处于最佳状态。对项目临时出现的设备使用问题，情况紧急的可以从就近的项目实现紧急调配，其他情况可以实现12小时内派设备维护工程师进行上门维修。项目上正在使用的硬件设备需要较长时间维修的，可先用备机顶替，避免因硬件检修、更换配件等问题带来的阻工误工，将由于硬件问题而造成不必要的时间浪费风险降到最低。三、项目工期风险及解决方案组正式进驻前将会先派出项目经理和采购方的相关负责人就项目的过程中根据实际情况对原先制定好的工作计划和进度安排不断进行在项目正式开始实施前我公司将组织项目组所有成员进行安全和保第三节项目整体服务方案设想为保障XX单位档案整理扫描服务项目能够如期按照XX个月的要求完成(稍提前完成),我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第(一)项目总体工期计划安排表项目阶段工作描述时间天数时间跨度计划完成数量备注项目准备阶段实施标准、流程、实施计划确定等不计工作产出项目试运行阶段档案整理、扫描每日完成XX万卷项目正式运行阶段档案整理、扫描每日完成XX万卷项目收尾阶段档案补充整理、补充扫描主要内部质检项目验收阶段扫描验收验收总结(二)项目各个阶段工作安排项目阶段工作安排时限责任人工作描述项目准备阶段项目组组建项目经理合理调配人员项目成员分工项目经理人员的分工协作初安排工作场地软、硬项目经理项目人员专业知识培训项目经理知识培训保密培训及保密协议签订项目专家签订保密协议项目技术人员调研项目专家确定工作范围项目人员食宿安排项目经理做好食宿准备项目需求再沟通项目专家确定工作计划项目人员及设备进驻项目经理10人项目试运行阶段项目试运行(流程优化)项目经理包括档案整理、录环节顺利运转。项目正式运行阶段项目正式运行(优化人员配项目经理主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾阶段项目收尾(质量核查)项目经理主要进行项目内部相关专家协助内部检查并完善。项目验收阶段项目验收(交接)项目经理双方共同对项目扫描成果进行总体验收及总结(三)详细项目工作计划及部署了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。4.实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家(从事档案工作30年以上)对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。6.项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。7.项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。8.项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。(四)项目启动实肠标准确立制定实施计划(1)签订保密协议档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工(2)项目需求调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情(3)实施标准确立户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标(4)实施流程设定 (从事档案工作10年以上)对项目的流程进行设定和最终优化，有(5)制定实施计划工作安排时限责任人配合人项目组成立项目经理项目成员分工项目经理工作场地软、硬件布置项目经理项目人员专业知识培训项目经理保密培训及保密协议签订项目经理项目技术人员调研项目经理项目人员食宿安排项目经理项目需求再沟通项目经理项目人员及设备进驻项目经理注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在5个工作日内完成各项项目进场准备工作。3.项目启动会议项目启动会议的内容：(1)召集项目有关人员开会正式宣布项目正式开始。(2)介绍项目的背景，目标，组织结构。(3)确定项目参与各方的职责和工作范围。(4)规定项目的沟通模式(通常情况/重大事件)。(5)协商项目各方的相关联系方式。(五)项目实施进度计划根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同签订之日起XX个月。本项目实施进度表中所列时间从合同签订之日算起。项目阶段工作安排详细说明工期项目准备(合同签订后5天内完成人员配备、培训及正式进场工作)人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。准备工作包括人员准备作及人员基础性培训工项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。本项工作需要客户相关负责人给予支持和配合。项目试运行需求详细调研：详细调研客户方对于项目的期望和目标，工作的内容及数量等安排档案专家1名详细与客户方负责人进行调研，制定详细的工作计实施标准确立：档案整理及数字化标准确立邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准必须由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。我方负责所邀请专家的标准与要求，确保档案顺利移交。实施流程设立：我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。我方将及时处理工作中量将处于逐步提升工程项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。我方负责制度出本项目核通过后正式按照项目计划进行项目运行和管理工作项目正式运行项目正式运行工作：包括档案整理、录入、质检各环节顺利运转。项目正式运行期间须保证每日完成计划的工作项目收尾项目收尾工作：主要进行项目内检工作，包括邀请相关专家协助内检并完善。项目收尾阶段的内检工的质量。项目验收项目验收工作：双方共同对项目进行月度验收、总体验收及总结。按照项目整理验收标准进行项目验收。项目管理项目管理工作：包括项目各环节监控、质检管理、人员管理和绩效考核管理。项目管理过程中须及时做好设备维护和人员储备更换工作。实施全周期(六)其他保障工期的相关配套措施(一)项目实施总体思路保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全。再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为(二)项目实施服务原则(三)项目依据及参考标准居卷程协居卷程协(四)归档、整理、扫描操作流程程助性案管理工作(五)档案接收2.对接收的档案登记移交清单，按分类其电子/纸质目需要清点到盒(卷),不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工3.对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接(六)分类编号(七)组卷整理1)文件材料在内容特征方面的联系。2)文件材料在责任者特征方面的联系文件材料在时间特征方面3)文件材料在文种特征方面的联系。(3)卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20至150页之间为4.修裱粘贴(1)修裱前整理(2)修裱(3)修裱后复原(八)信息著录 *mmcnnesL按照国家档案局《档案著录规则》和XX市档案局的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并3.目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。4.一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红),且不让通过。软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在采购单位管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过1%。根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在采购单位目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。(九)档案扫描项目档案扫描要求：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。我司档案扫描主要工作有：1.档案扫描(1)采用专业文件扫描仪和采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(A0)。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。(2)严格遵守并达到国家标准。(3)文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。(4)黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根(5)扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过(1)图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图(2)图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂(3)字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。(4)图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。(5)对扫描的图片进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不图像倾斜度不大于2度、对图像中的污点进行清除(不对图像内容进行修改),图像在50%的比例下浏览看不到电子档案污点。对大幅面(1)图像校对(2)污渍、黑边、偏斜、纠偏处理数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处(4)批量上载(5)合卷处理(十)质量检查(5)扫描图像质量。(6)图像挂接质量。工作分类质检项目整理、装订1.档案实体资料完整。2.案号。3.整理文件、装订、装盒顺序。4.页码。5.保持同一份文件的完整。6.漏装订。7.托裱平整去钉。8.说明、标注。9.图纸折叠。10.附件。数据采集、著录与工作要求保持一致。2.Ⅱ检(项目抽检)(3)扫描图像质量。(4)图像挂接质量。如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”,打3.质量检查通过客观软件系统实现以上各级质量检查人员可以很方便从系统随机抽取著录档案信*2071线定护管置*合入案省rr(1)电子档案质量检查1)点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的扫2)点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点"确定"键下载成功，如下图所选样着校验的变理单号N画保存上售下H扫描后的很存上传纸质资料图片小叫图生电生温馨4801231861190120正000123456789012003正3)扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质(2)实物档案质量检查1)在系统的"实物档案管理"栏点击“档案检查”,进入归档mu4"n**nma0日nD00测n00pwanna6n1gw3)在卷宗的总页数框内填入正确的页数，然后点击下面的“检查"键，检查操作完成。4)录入完毕后进行检查，如发现页数有误则对实物进行核对后(十一)装订装盒(十二)总体检查1.Ⅲ检(总体质检)项目负责人总检的比例不得低于10%,质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”,总体检查无误后再交由XX市档案抽检图像合格率达到100%、招标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%。如抽检合格率低于100%,招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，(1)验收方式1)案卷及卷内目录信息核查质量。2)档案原件装订还原质量。3)扫描图像质量。4)图像挂接质量。如抽检结果有一项与标准不符，抽检结果标(2)验收标准以抽检部分档案对应的数量(卷、页)为基数，各项抽检合格标1)案卷及卷内目录信息核查：保证修改后的信息内容(责任者、3)扫描图像质量：漏扫率≤1‰,图像的倾斜度<2度，扫描顺序错误率≤1‰,图像清晰、完整、无缺损率≥0.5‰,图像命名正确率100%。4)图像挂接：挂接正确率100%。(3)验收审核1)采购单位每个月会按期对中标单位提交的数据进行验收。数2)在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正并再提3)全部档案验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字4)如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。(十三)上架入库同时，我司派专人1人协助XX单位进行档案管理工作，协助档(十四)最终验收第二章项目实施方案第一节总体实施原则与流程XX单位本次扫描加工是馆藏约XX千卷档案，为了加快档案信息一、实施原则(根据项目实际情况修改)查(一)档案分类整理：按照档案情况，年度、类别、长短期等进(七)质量检验：对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档(八)图像与索引挂接：文本域录入和扫描处理检验后的图像成(九)案卷整理还原：档案整理工作严格按照国家档案局规定的第二节数字化加工技术方案一、入库提卷、拆卷项目负责人确认的档案交接清单(完成清点登记)。取3.按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量2.校对方式7.根据档案实体情况，在档案电子文件中相对应目录设置"复制(1)实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑(2)检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原图页面一一(3)扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现处理，以达到用户需求)(4)纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档案会有部分1.逐张检查图像质量(包括黑边、折角、图像偏斜度、清晰度、理),档案顺序(页号)是否正确，有无漏扫、重张等情况(发现文净(在放大50%的情况下)由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上保存文件不得大于100K。其他幅面档案扫描形成文件在保证影像质(1)优点：效率高、成本低、能利用原文检索、浏览速度快。(3)适应范围：1)原件版面干净及保存完好的资源。(准确率可达95%以上)的重点只是围绕学生的身份信息)确率而增加了人工校对和版式还原的工序。可实现无障碍的全文检(1)优点：全文检索无差错，准确率可达99%,且文本层和图(2)缺点：效率极低、成本极高、因为进行了版式还原，所以保真率不到98%,而且存储空间很大而致浏览速度降低。(3)适应范围：1)所载信息珍贵且使用频率很高的资源。2)数字化项目资金预算充裕且项目实施时间宽松的资源。3)有很好的硬件环境支持的数字化项目。比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对(1)加工后的电子影像在总数量、完整性、清晰度上与原文件(2)案卷著录、按文件的属性著录数据库字段，检查“文件路径"字段与文件实际存储位置一致，差错率控制在千分之五以内。(3)电子影像档案件信息定义数据差错率控制在2%以内。(4)电子影像档案卷内页码差错率控制在千分之一以内。(5)每页电子影像左右端正度控制在三度以内。(6)电子影像漏扫，压边率控制在千分之一以内。(7)电子档案与条目数据的挂接一致，差错率小于千分之一以利用档案管理软件中的对应挂接功能将扫描图像信息与录入到档案1.原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实(1)光盘制作两份，制作成档案数据格式为多页TIFF的光盘单(2)同一份文件不跨越二片DVD片号(同一份文件页数需在同(3)电子档案存在于符合标准的单片包装光盘(4)光盘标示光盘编号，单片包装盒上注明光盘内主要信息(6)制作光盘人员对于所有光盘序号进行标记，并提交相应表第三节历史档案扫描工作方案统一完成。我公司现场安排XX个项目主管(负责整体管理、控制与沟通),XX个质量主管(负责交接、培训与总检)。和XX个安全主管(负责人员管理与安全控制)。采购单位现场安排XX名管理人员，我司数字化加工的标准流程可以分为档案交接、整理、目录数据检查纠错、扫描加工、图像处理、图像质检、数据挂接、数据校验、分盘刻录和数据交付等工序。其中，本项目条目著录已完成，我司负责对目录进行校验。整个加工流程由我司库房保管员将待加工档案分配给XX个加工小组，完成后统一进行装订还原，并进行数据校验，实施流程如下图所示：主要工序简要说明如下：1.领用交接：从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场(可以按工作日、班次或批次提取),根据需要清点到盒(卷),记录每盒(卷)档案件数及页数，不出现遗漏登记或重复登记。2.档案整理：整理人员对领出的档案原件进行数量清点和纸张检查，发现问题及时登记并提交用户审核处理，对没有问题的档案才进行拆卷处理。然后进行拆卷、纠正、平整、裱糊、鉴定、分页等处理工作。其中，整理人员需要进行目录质检，即要与实体核对，如核对出目录给加工小组(一般是第二天提供正确的目录),当天的这一卷4.图像处理：利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处(一)档案交接有发现问助登记异常情况无表》,提交用户。接异常情况登记表》,交给周转库房管理员进行处理。BCDEHK12全宗号目录号3日期日期4152AB123流水号：456789(二)档案整理档案整理由整理人员对档案进行纸张数量确定、鉴定(区分扫描件与非扫描件)、分页、编制页码(档案本身编有页码，但因底稿不编，所以不可用，为保证质量与效率，页码需重新编制)等工作，工档案卷内文件是档案前处理纸张数量确认有粘连无5.完成一批(10卷)双方签字确认，填写《工作流程单》。保管期限),在《工作流程单》上登记该批档案情况，登记内容为档10.整理人员检查文件完整性，文件纸张若有折叠(包括边角),殊纸张(如：已破碎的文件)将根据实际情况进行必要的处理，如复情况(缺页，内容与目录不符合等),则在《工作流程单》"备注"12.整理人员编制页码，页码从1开始按顺序码编制：开放内容(表格)则视为单页，只打一个页码。单独封闭内容(表格)视为两页，按内容顺序打两个页码。编制要求为：(1)所有扫描稿按顺序重编页码，所有内容页面均要敲页码，(2)扫描页码编制位置在文件左下角，装订线内。(3)扫描页码位数不定，无前置零，以跟原页码区分。13.页码编制完成，在《工作流程单》相应栏目内填写本卷需扫1ABDEFGH23序号数4152(三)扫描加工1)色彩选择：红头全文字黑白原稿档案采用(300dpi)TIFF格(4)图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出，重扫并(5)图像部分内容反向。答题者写反。将档案找出，报告用户(6)图像角部、黑边、档案折角(边)。若影响档案内容，找档案缺角(边)。若影响档案内容，找出档案报告用户方档案管理人7.一个批次(目录)的档案扫描完成后，扫描员核对图像数与本案卷待扫描页数是否一致，若不一致则查明情况并做相应处理(例如检查档案袋中是否有遗留档案),一般情况为漏扫、多扫等，并登记10.扫描员完成已分发的档案扫描后，填写《工作流程单》,打1 ABCpEFG且工作流程单23批次号：建批日期：45号6718293456789(四)图像处理图像处理人员和图像质检人员使用“XX数字化加工信息系统”进行图像处理(区别在于质检人员仅检查和登记问题，处理人员解决问题),流程如下所示。有问题登记异常情况异常情况处理临时领卷单》,向周转库房管理员领取档案。3.图像处理人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确 扫描件影像(标准见档案整理)、色彩模式是否正确(标准见档案扫描)、影像内容是否清晰(主要是黑白影像)。处理要求如下：(1)对于图像模糊不清情况，填写《异常情况登记表——图像(2)对扫描图像进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不(3)对于扫描后图像文件中的污点、黑边等进行去除，保证图(4)保持扫描图像内容居中，上下左右四边尺寸合理，边距过(5)对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一1 ABCD且XⅡ2目录号3日期日期41526374(五)异常处理1)档号类：②案卷号缺失：是指一批案卷中相邻两卷案卷标识案卷号不连2)页码类：识不连续，排列如：3、5或3、9等。张独立纸张页面存在2两个或以上页码标识。④开放页码系统：是指案卷独立纸张起始页码不为1,或结束页码与案卷封皮总页码(或目录结束页码)不符合。3)纸质类：4)其他类：(1)影像文件损坏：是指加工系统软件无法正常读取、显示、(2)影像文件内容缺失：是指非正常内容缺失的无法确定的内(3)本流程未定义、但无法按正常流程标准加工的影像文件类所有硬件设备(扫描仪、PC等)因故障无法工作或非正常情况，类型相关人员C类D类公司方现场主管★★★★项目经理★★★★商务部★软件部★客户方现场值班员★★客户主管★★流水号：异常情况描述↵↵↵↵(六)质量抽检诵认影像数案质检"步骤。点击“任务获取”,在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击"刷新"按钮，双击任务记录，临时领卷单》,向周转库房管理员领取档案。3.质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确(需要5.抽检完成后，如果质量合格填写《质量抽检验收单》,并填写(七)装订还原(1)严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错乱。(2)大纸张按原折痕折叠好。(3)档案纸张过窄的，用白纸在装订边(一般为左边)补齐。(一)目录补录(二)档案整理(三)档案扫描第四节图像处理方案功能，调整图像深浅一致。一、图像标准化处理(一)影像纠偏影像纠偏功能包括：自动纠偏和手动纠偏两种，自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正，但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况，因此还需要手动进行角度的偏转，偏转最小值为1(二)页面去污页面去污功能也包括自动去污和手动去污两种，自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除，但超出设定值的污点需手动去除。自动去污一般预设值都较小，以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功(三)消除折痕折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线，由于折痕多覆盖在内容信息的上面，因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。(四)去除黑边系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围，由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。(五)去装订孔(六)尺寸调整对于图像尺寸不一致的情况，我们将对边缘空白过宽的进行裁(七)色彩调节(八)图片合页(九)影像拼接对于超过扫描仪宽度的大幅面档案和图纸我们将采用零边距扫(一)内容较浅(二)带有红眼(三)局部变色(四)麻点过多对于扫描影像麻点过多的情况将采用调节阀值的技术最大程度(五)文字背透(一)较薄的纸张2.在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物确保扫描后的影(二)发脆的纸张(三)破损的纸张(四)变色的纸张(五)色浅的纸张2.采用本公司专用扫描软件中的灰度补偿功能进行字迹线条加(六)超大的纸张(七)粘贴的纸张对于粘贴的纸张在用户允许的情况下将其剪切下来后平铺着粘我司自主研发的XX数字化加工信息系统中使用XML数据格式进像的图像属性(格式、大小等)及索引属性(档号、件号、页号、所在件顺序号等),并通过软件中的“索引分系统”进行直观的定义和系(即索引信息)的100%准确度。格式为TIFF格式和JPG格式。扫描后的在计算机信息系统中存储的信息主要包括纯粹的数据信息和各(一)数据库安全保护通过第三方提供的安全代理系统可以很好的实现对数据库的安(二)离线备份(1)全备份(FullBackup,F):对要备份的内容做无条件的(2)差分备份(DifferentialBackup,D):从前一个完全备(3)增量备份(IncrementalBackup,I):对从上次任意形式常规的备份策略可以采用三种备份方式相结合的方式，如下所F--I----I---D---I---D---I--(1)周日的全备份备全部的数据。(2)周一的增量备份备周日到周一期间变更过或新增的数据。(3)周二的增量备份备周一到周二期间变更过或新增的数据。(4)周三的差分备份备周日到周三期间变更过或新增的数据(其中包括了周一和周二的增量备份)。(5)周四的增量备份备周三到周四期间变更过或新增的数据。(6)周五的差分备份备周日到周五期间变更过或新增的数据(其中包括周三的差分〈内含周一和周二的增量〉和周四的增量备份)。(7)周六的增量备份备周五到周六期间变更过或新增的数据。第三章质量控制方案第一节服务质量控制技术方案抽检的比率以10%为宜。(一)抽检质量指标承诺：3.著录：以文件条目为单位，关键字段正确率100%,其余字段5.文件原始材料：完整率100%。(二)档案整理质量标准费重新修正，我司在5个工作日内完成。我司对不合格的档案在采购人提出返工要求后5天内统一免费返工(三)档案数字化质量标准(1)扫描必须按照标明的页码顺序进行扫描、页码录入，不允(2)图像文件页面端正，无扭曲，看不出明显的倾斜现象(倾斜度不得大于3°),不允许有折叠或缺损。(3)遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，保持证图像文件的干净、整洁和美观(在100%的比例下看不到污点)。(4)扫描时要保证档案资料的实体安全，防止档案材料的丢失3.目录分类符合档案管理要求。对于历史档案分类可以准确标(四)电子档案格式标准200dpi,彩色影像使用至少150dpi的分辨率。在数字化过程中使用4.图像纠偏目标：小于1度。6.格式封装目标：图像文件的命名正确率100%7.档案索引目标：索引字段要求100%正确。8.数据挂接目标：挂接应达到100%准确率9.档案保密目标：档案资料100%不遗失、损坏和泄漏。控制就是通过控制系统观察发生的事件是否与既定的规则和发实施质量监控和检查发现问题并查找原因实际绩效与标准比照在该控制体系中，档案整理、信息著录及图像处理的质量是整个质量控制循环中自始至终我们应该关注的重点。为严防档案资料原件在加工过程中丢失与毁损，保证项目质量符合客户方的要求，我们建议客户方的档案管理部门委派专人，和项目经理一起直接介入项目组的组织协调和质量监督、检查工作。(一)案卷质量控制1.合理改进和优化项目流程，减少接触档案实物的岗位，档案在内部岗位流转时，须交接清楚，并在签收单上签字确认。2.所有档案实物统一由档案管理员集中管理，各岗位操作人员需领取实物档案时，由档案管理员统一分发并相互核对确认。3.档案管理员每天要对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。必须由2个以上人员配送，防止档案丢失。(一)全流程管理(二)制度管理(三)人员管理质量管理的关键是"人"的管理。再完善的制度、机制在执行不户档案中心质量管理的关键，确保各运营档案对质量控制的各项制得的激励机制，对于按时保质保量完成工作任务的团队人员实现奖(四)质量文化管理1.实施工作开展之前，明确每个人的工作职责及相应的注意事功能模块功能介绍详细说明档案接收档案接收功能通过人工与系统结合的档案接收方式，对档案进行系统接收。档案整理著录信息录入核对功能将纸质档案信息按一定要求录入档案管理系统。输入设备自动选择软件自动监测到输入设备(如：扫描仪、照相机、扫描枪)。档案扫描模式设定功能对扫描件的模式一般有黑白、灰度和彩色分辨率设定功能分辨率是对扫描件的清晰度的设定，分辨率选择范围在150dpi—600dpi,分辨率越高，扫描的图像越清晰。亮度设定功能扫描件的颜色如果较深，可以选择提升亮度来调整图像效果，亮度值的范围在-100—+100之进纸设定功能选择连续扫描为快速多页扫描，不选择为单页扫描。编目功能"编目"的主要功能是将扫描图片按一定顺序组织成为目录或书目。文件参数设定功能设定文件的起始页码，文件格式的选择(包括JPG\TIF等),起始页文件名的设定如：001,后续扫描件的文件名则自动递加。存储设定功能对扫描件所需文件存储位置进行设定。单、双面设定功能对扫描件是否选择单面扫描或者双面都扫描的设定。旋转功能对于扫描件图片的方向的旋转(+\-90度图像处理或180度自由旋转)。纠偏功能分为自动和手动两种方式。去边功能去边分为"去除四边"和“单边删除”。去除四边：又称去除边框，单击功能按钮，把鼠标移至扫描件上方，当扫描件上出现“+”符时，按住鼠标左键，拖动选择区域，松开鼠标，选择区域外的部分将被删除。单边删除：又称去除单边。单击去除单边功能按钮，在扫描件内按住鼠标左键，拖动鼠标形成去除单边参考线，松开鼠标完成扫描件的去除单边去污功能简称“去污”,单击功能按钮，把鼠标移至扫描件上方，当扫描件上出现“+”符时，按住鼠标左键，拖动选择区域，松开鼠标，选择区域完成去污。去黑边、黑点功能单击功能按钮，把鼠标移至扫描件上方，当扫描件上出现“+”符时，按住鼠标左键，拖动选择区域，松开鼠标，选择区域外部分的黑边将被删除。质量检查质检功能对纸质材料、录入信息、扫描图像按一定比例进行质量检查。打印条形码打印功能卷型+册。目录打印功能分自动打印或者手动打印两种方式。卷宗背脊、封面、封底等打印功能手动打印，按需要打印。查询验收抽检功能、流程监控功能随机或按目的查询到对应的档案及档案所处状态，检验档案处理质量，监控档案现状档案借阅档案借阅功能借阅申请、审批、借出、续借及归还管理。(一)档案接收2.在系统的"实物档案管理"栏点击"接收组接收资料(案卷号/箱号)”,进入接收组接收案卷/箱号的操作界面。键，系统会将此案卷号/箱号内所含的案卷受理单号全部列出，接收(二)档案整理(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“建立卷宗”,进入整(2)在系统中选择好相对应的案卷分类号，然后点击“查询”(3)首先将待建卷宗的“案卷分类号"选择好，然后点击“新"打印"即可打印相应"任务包追溯工作表"(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“组长分配资料”,进(2)组长在操作界面中选择好需要分配给资料的组员，然后把需要分配给此组员的卷宗号进行“打√”,最后点击下面的“分配”(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“组员接收资料”,进(2)组员在需接收的卷宗号前进行“打√”,然后点击上面的(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“整理组员提交资料”,(2)首先选择好分配人员，然后选择需要提交给的卷宗号，最(三)信息著录(1)在系统的"实物档案管理"栏点击“录入组员接收资料”,(2)组员在需接收的卷宗号前进行“打√”,然后点击上面的“接收所选”按键，接收资料成功(1)在系统的“实物档案管理"栏点击“案卷属性卷内目录编辑”,进入案卷卷内目录编辑的操作界面。(2)首先选择好需要打开的卷宗号，然后点击“打开卷宗”按(3)选择单条受理单号，点击“录入档案”按键，进入此条受(4)录入完成后点“保存”键保存并返回上层界面继续录入此(5)全部卷内目录属性都录入完毕后，可以对已录入的各条卷内目录信息进行再次的"编辑"或“删除”操作。(6)最后，点击“取消”按键返回案卷属性卷内目录文件编辑(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“案卷属性卷内目录编辑”,进入案卷卷内目录编辑的操作界面。(2)首先选择好需要打开的卷宗号，然后点击“打开卷宗”按(3)选择单条受理单号，点击“打开档案”按键，进入此条受(4)点击界面上的“添加”键，进入属性添加界面，组员将手中的此条受理单号的纸质详细资料对应于系统界面上属性框录入详(5)全部卷内目录属性都录入完毕后，可以对已录入的各条卷内目录信息进行再次的"编辑"或“删除”操作。(6)最后，点击“取消”按键返回案卷属性卷内目录文件编辑对"键与前台的录入信息进行资料校对了。(1)如果需要对已录入的受理单号资料进行重新编辑修改，可(2)在系统的“实物档案管理”栏点击“修改移交清单”进入"删除"键或"编辑"键就可以对这条受理单号的资料进行修改了。(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“组员提交资料”,进(2)组员将需要返回给组长的卷宗号进行“打√”,然后点击(四)打印(1)在系统的“实物档案管理"栏点击"案卷文件内目录打印”,(2)在资料查询条件中，输入需要打印卷内目录的受理单号，(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“卷宗背脊打印”,进(五)档案数字化扫描(1)组员接收资料提交过来的卷宗资料。1)组员将所要接收的卷宗号进行"打√”,然后点击“接收所选”,接收卷宗成功。2)卷宗接收成功后，将被送往"扫描"系统操作员手中，将卷(2)扫描检查1)在系统的“实物档案管理”栏点击“扫描检查”,检查卷宗2)将所要检查的卷宗号进行“打√”,然后点击“打开卷宗”3)如果卷宗内的受理单号的状态栏显示“扫描进行时”,说明此受理单号内的纸质资料还未进行或者未通过扫描操作和"质检"系4)如果卷宗内的受理单号的状态栏显示“扫描完毕”,说明此受理单号内的纸质资料全部都扫描成电子图片，并通过了"质检"系5)操作步骤：资料状态生成——扫描信息生成——写入类目信(3)组员提交资料1)在系统的“实物档案管理"栏点击"组员提交资料”,将已(1)扫描仪选择3)扫描栏"可以用不同显示方法查看纸质资料图片。选定这条异常的条码号，然后点击鼠标右键选鼠标右键选择“修改条码号”,进入修改条码号的界作，然后重新点击"上传"键，即可将资料上传至"校验"系统。4)上传①点击扫描系统中的"上传"按键，将扫描后的纸质资料图片上传至"校验"系统中。(六)图像处理扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质资存上传"键，将整个受理单内的扫描图片上传提交。(七)质量检查(1)点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的(2)点击"下载"按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好(3)扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”,进入归(2)在需要归档的卷宗号前“打√”,然后点击“打开卷宗”查"键，检查操作完成。(4)录入完毕后进行检查，如发现页数有误则对实物进行核对(1)在系统的“实物档案管理”栏点击“组员提交资料”,进交所选"按键，提交操作完成。如图所示。(八)加工流程监控1.在系统的“综合查询管理"栏点击"档案查询”,进入管理人员查看档案内详细信息和扫描图片以及档案状态流转过程的操作界3.在需要查看的受理单号前“打√”,点击"图像"按键，可以(九)工作量统计2.此功能界面是提供给供电局前台操作人员查看每笔档案的详岗位接收员扫描员质检员录入员归档员封装员仓管员姓名时间案卷号案卷号案卷号案卷号档案整理质检登记表序号姓名整理量(盒)抽检量(盒)全检量(盒)其它问题说明备注1234档案扫描质检登记表序号姓名案卷号空白页漏扫页重复扫挡字/歪斜黑边错误汇总扫描总量错误率123456序号登记时间整理人员箱号网点号档案时间问题描述处理方法备注12345档案移交单档案移交明细表序号档案时间客户号库位号档案号备注123第二节过程与成果质量控制方案3.文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描。分辨率一般为200dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi纸质文件的多个图像文件合并为一个多页TIFF格式文件或者多页10.将扫描合并后的(多页TIFF格式或者多页PDF格式)每份图上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，4.一稿双录、人机校验者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红),且不让通过。软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过1%。根据整理的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100%正确。(一)质量检查(1)建立卷宗1)在系统的“实物档案管理”栏点击“建立卷宗”,进入整理2)选择好相对应的案卷分类号，然后点击“查询”键，系统会3)首先将待建卷宗的“案卷分类号"选择好，然后点击“新建卷宗",系统自动生成一个卷宗号，点击“查看可建卷资料”再将下面的受理单号进行“打√",点击"添加"键新建卷宗成功，点击“打印”即可打印相应“任务包追溯工作表”(2)组长分配资料1)在系统的“实物档案管理"栏点击"组长分配资料”,进入2)组长在操作界面中选择好需要分配给资料的组员，然后把需(3)整理组员接收资料1)在系统的“实物档案管理"栏点击"组员接收资料”,进入2)组员在需接收的卷宗号前进行"打√”,然后点击上面的“接收所选"按键，接收资料成功。(4)整理组员提交资料1)在系统的"实物档案管理"栏点击“整理组员提交资料”,2)首先选择好分配人员，然后选择需要提交给的卷宗号，最后2.信息著录质量检查3.扫描图像质量检查1)点击校验系统中的“下载”按键，将扫描系统上传过来的扫2)点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点"确定"键下载成功。3)扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中的纸质(二)加工流程全程质量监控1.在系统的"综合查询管理"栏点击“档案查询”,进入管理人员查看档案内详细信息和扫描图片以及档案状态流转过程的操作界3.看的受理单号前“打√”,点击"图像"按键，可以查看该受3.点击“档案状态流转过程”,可以查看该受理单从档案接收、(三)项目经理质检1.在系统的"实物档案管理"栏点击“档案检查”,进入归档人4.在系统的"实物档案管理"栏点击“组员提交资料”,进入组所选"按键，提交操作完成。(四)工作量统计——客户质检1.在系统的"综合查询管理"栏点击“前台查询”,进入管理业2.此功能界面是提供给客户方前台操作人员查看每笔档案的详(五)专人质检(六)交叉质检(七)项目经理质检(八)客户质检客户方可每周组织一次抽查，抽查样本数为5%为宜。或按招标(九)联合质检第三节质量控制流程及保障措施合格检查是直接更正记录问题合格合格否(一)自检(二)控制表缺陷实例的数量缺陷实例的累计百分比缺陷实例的数量缺陷实例的累计百分比(三)排列图(四)抽样调查统计(五)流程图(六)趋势分析(七)岗位考核(八)奖励措施第四章项目安全保密方案第一节项目安全保密性管理措施(1)损坏一卷档案承担违约金XX万元。外泄档案内容，经查实一次承担违约金XX元。丢失档案一卷承担违约金XX万元。(2)以上情况出现，招标方有权解除合同。二、安全保密承诺函安全保密承诺函根据已收到贵方的招标编号为XX的XX项目的招标文件，我司完全理解招标文件关于安全保密的要求，我方将严格按照要求的规定执行并承诺完全响应贵方关于安全保密要求的规定，任何因我方理解不当造成的后果均由我方承担。我方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如(1)损坏一卷档案承担违约金1万元。外泄档案内容，经查实一次承担违约金5000元。丢失档案一卷承担违约金10万元。(2)以上情况出现，招标方有权解除合同。(3)我方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对招标方造成重大损失的，按档案相关法律，追究我方相应法律责任。承诺人(签字盖章): 三、项目安全保密方案综述档案是记录城市发展、生活变迁的“活历史”。档案更是一个国家、一个社会乃至每一个平民百姓在历史进程中的忠实记录。档案具有原始性、唯一性的特点，有着不可替代的作用。我公司拥有大量的档案整理及数字化加工项目工作流程的安全保密控制是必须考制定可行的安全与保密制度，对参与项目人员进行安全保密培(一)安全保密性管理措施场管理等各个方面形成了事先预防、过程管理和应急处理的管控模(1)我司将和招标方签署《项目外包服务保密协议》,我公司(2)我公司参与本项目的所有工作人员需通过招标方的审核并档案岗位资格证书复印件(部分人员一式一份)。(3)我公司参与本项目的所有工作人员将接受招标方组织的档共和国保密法》,对在档案整理及数字化服务(4)我司在本项目的所有工作人员除遵守采购方的相关保密规(1)良好的信息安全保证措施的有效性在很大程度上取决于设(2)我司负责组建的内部网络，将断绝和采购方单位内部局域(3)信息接收工作依靠存储介质传递，整个过程由招标方技术(4)屏蔽USB接口、光驱等移动存储介质的使用，防止非法下(5)在系统应用安全层面做到身份认证、访问控制、授权。在(6)对服务器的关键操作和运行状况，实行日志记录，用以检档案安全控制的关键点在于档案实体本身和档案信息流转过程(1)项目组所有人员需穿着我公司工作服，发放专用证件或IC(2)撤离项目人员时将回收其专用证件，取消其进入该操作间(3)所有的第三方人员包括客户方出入档案加工现场均需获得(4)我公司工作人员未经招标方的同意，不得将手袋、提包、(5)严格遵守保密要求，不将档案带离工作现场，不以任何形(6)加工场地内的无关物品、材料必须集中存放、集中处理，(7)我公司所有工作人员不会以任何方式非法向外人泄露档案第二节项目安全相关制度1.项目安全管理工作由所在项目经理全面负责，凡我司服务场3.档案工作人员上岗前须经公司和客户单位组织的业务培训和5.防盗、报警、监控装置应处于24小时工作状态，任何人未经锁等)检查并做好记录，发现问题应及时汇报并采取相应措施。8.生产网络只与内网连接，严禁与外网(包括拨号上网)连接。MP3、软盘、空白光盘等)进入加工场地。严禁携带存储设备及任何息，聊天，吵闹，听耳机，吃零食，拍照等)。9.服从管理，令行禁止，凡违反上述规定一次处于50-100的罚由项目经理统一保管，我司任何人员不得私自拆装计算机等硬件设必须由2个以上人员配送，防止档案丢失。第三节现场安全管理制度MP4等数码物品均需入柜保管，不得带入加工现场。员工电话可以呼4.所有工作人员不得以任何形式向外公布甲方档案中记载的任5.所有工作人员不得以任何形式窃取和向外界发布公司的商业(一)流程工单考核(二)档案接收考核(三)案卷拆分考核(四)档案扫描考核(五)影像处理考核3.是否保证影像清晰可见、倾斜度<3度。(六)装订归还考核第四节保密管理方案设立保密分支机构与管理人员，确保采购单位数字化加工项目在规组名职务职责保密领导小组总经理(法定代表人)公司保密管理的主管领导，承担以下职责1.建立健全本单位保密工作机构及有关保密规章制度。2.严格执行国家有关保密技术标准和规范。3.规范管理和使用涉密信息系统集成资质证书。4.与本单位涉密人员签订保密责任书，监督落实涉密人员的保密责任副总经理监督落实保密规章制度。监督对涉密人员进行保密教育培训工作。技术总监负责执行国家有关保密技术标准和规范，对涉密信息系统项目安全保密的监督、检查、审核等工作。审核公司安全保密方案。负责涉密信息系统项目在紧急情况下的各类事保密应急小组的负责人，负责涉密信息系统项目在紧急情况下的各类事宜。保密运行管理咨询服务部经理对售前人员进行保密技术标准和规范的培训工学习掌握最新颁布的各项保密制度、技术标准和参与涉密项目需求调研与方案的撰写。技术部作为公司系统管理员，负责公司内部系统的日常小组门经理安全保密管理工作，包括内部用户帐号管理和系统所产生的审查分析，紧急情况下的系统检查与调整、故障的排除、维护与维修、备份与恢复等工作。负责公司承接的涉密信息系统项目的实施，通过保密局相关单位的测试保密应急小组成员，负责涉密信息系统项目紧急情况下的系统检查与调整、故障的排除、维护与维修、备份与恢复等工作。验收。行政部经理保密员确定涉密人员的等级，并登记造册。对公司涉密人员进行动态管理，详细记录涉密人员的调入、调出和变动情况。代表公司与涉密人员签订保密责任书和保密承对涉密人员的涉密资格、调动、辞职和出国(境)进行审查。落实对员工的保密培训工作。协助泄密事件的调查，对泄密责任人提出处理意见负责对涉密人员进行保密教育培训。负责公司涉密文件的保管和销毁工作。与保密管理机构的对外联络和协调等。核心涉密人员脱密期限为2至3年，重要涉密人员脱密期限为1至2年，一般涉密人员脱密期限为6个月至1年。9.员工因公或因私出国(境)应详细记录所携带的办公物品、出局令应按照相应的密级确定长度和更换周期，并且必须满足复杂性要7.严禁将个人具有存储功能的电磁存储介质和电子设备带入核10.涉密计算机及存储介质的维修，应到保密行政管理部门6.涉密项目实施验收后，应将涉密技术资料全部移交给用户单后24小时内将被泄密的内容、密级、数量、载体形式，泄密事件发已采取的措施等内容书面向公司保密工作领导小组及保密工作部门4.不该记(摄、录)的事，不要记(摄、录);第五节安全保障措施常聘请档案馆退休的专业档案人员对我们不断的进行业务指导与培第六节安全管理方案所以应该引起各计算机网络应用部门领导的重视。网络系统覆盖面项相关的审核、监督、修复措施，其中最重要的是人员的管理)。(一)安全管理的概述签署工作情况记录以证明安全工作已得到保障。多人负责可相互监统的安全工作不依赖于某些固定人员。工作人员应不定期地循环任(二)安全管理的实现信息系统的安全管理部门应根据管理原则制订相应的管理制度2.进出门禁管理：进出加工场地必须有实名制卡刷卡才可以通2.加工设备(PC机)上不保存数据。1.档案实体在运输过程中使用专用的推车和周转箱进行存放保(一)设备网络安全管理数据泄密。对计算机采取专用安全性高的屏蔽网线及安全专用水晶(二)计算机存储安全管理器、活动硬盘等)必须格式化和封闭所有计算机存储设备外围接口，(三)监控设备安全管理在数据加工现场进行不间断录像监控，随时提供客户检查。(四)数据存储安全管理加工产生的数据，均需存入采购单位指定存储器，不得留取任何备份。加工过程中使用软驱、光驱设备必须是档案馆有关人员参与使(五)备份数据安全管理在备份数据的计算机上设密码，每位操作员设置独立的开机密码，防止数据泄密。(六)数据质量安全管理每道工序都要有明确的质量规定，对工作人员有具体的奖惩条例，并有专门的质检组负责多次的校对和质量检验，确保工作的质量标准和安全保密。所有工序都必须接受档案采购单位专门人员的监督第五章项目验收方案第一节验收概述数据验收首批以XX万页为单位，验收合格后以XX万页为单位，以抽检方式进行，抽检比例为5%,根据采购单位提供的《纸质档案到100%,其他项目合格率达到95%以上(含95%),填写《纸质档案数字化验收登记表》,做好验收记录。(含95%)。我公司暂提供PDF格式文件，若用户需要DJVU格式文件，我公司将负责进行转换。)第二节档案数字化处理标准一、纸质档案数字化处理标准(一)纸质文件扫描后的电子文件技术指标2.文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。3.文件扫描分辨率不低于300dpi。4.电子文件大小应在25K/张左右。(二)文件名称要求：(三)纸质档案文件拆分要求(四)纸质档案文件装订要求4.按照文档内的卷内目录，核对目录，正确率达100%(五)纸质档案文件扫描要求(六)纸质档案文件修图要求(七)纸质档案文件分文件要求 4.扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小 于或小于5寸的照片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于或450dpi。用图像选项的品质为最佳值的(12)大文件，存入到统一的照片数据2.采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。对于DVD的声音选用48KHZ。式选用MPEG4格式(常见文件名为ASF格、RM格式)。(一)实物档案数字化要求像选项中的品质为最佳值的(12)大文件，格式仍为JPEG/JPG。例：1995-JP-05前面为此实物颁发的年度时间(1995),中间为实物的归类缩写编号(奖牌),后为此实物在该类别实物中的流水号(第五块)。(二)电子文件接收来源产生途径类型格式电子文件由各种办公自动化软件产生：包括文字处理软件、电子邮件、计算机辅助设计、网络出版工具等由各种专业工具形成：包括一些数据库、图形/图像处理软件、多媒体工具、文本文件图像文件图形文件音频文音频视频工具、数码技术等件视频文件数据库文件(一)图像顺序(二)图像质量(三)图像分辨率模式扫描，分辨率为200dpi。对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。黑白二值模式扫描的图像文件，采用(四)图像与目录挂接(五)防病毒(六)存储格式(七)操作使用第三节数据检验、验收和备份一、数据检验档案数字化转换质量抽检的合格率达到98%以上(含98%)时，给予验收"通过"。验收"通过"的结论，经用户单位分管领导审核、加工方单位负第四节服务规范要求2.对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小2度。3.对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅5.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张要扫描)。排序时每次将最后一页依次在双数页(2,4,6……)前插入即可，直到最大页码数减2为止。最后将文档中的