建设项目文件归档要求与档案整理规范

1、.PAGE ：.；范围本规范规定了建立工程工程以下简称工程文件归档与档案整理的要求和方法。本规范适用于大、中型及限额以上的根本建立的新建、扩建、改建和技术改造等工程的开工文件编制、档案整理及开工档案验收。普通建立工程可参照本规范。规范性援用文件以下文件中的条款经过本规范的援用而成为本规范的条款。凡是注日期的援用文件，其随后一切的修正单不包括订正的内容或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研讨能否可运用这些文件的最新版本。凡是不注日期的援用文件，其最新版本适用于本规范。GB/T . 技术用图复制图的折叠方法档发字号国家档案局术语和定义以下术语和定义适用于本规范。.建立工程c

2、onstruction project指建筑、安装等构成固定资产的活动中，按照一个总体设计进展施工，独立组成的，在经济上一致核算、行政上有独立组织方式、实行一致管理的单位。.单项工程unit of project指建立工程中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发扬消费才干或工程效益的工程。.单位工程subunit of project指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发扬消费才干或工程效益的工程。.工程文件records of project指建立工程在立项、审批、招招标、勘察、设计、施工、监理及开工验收全过程中构成的文字、图表、声像等方式的全部文件。包括工程前期

3、文件、工程开工文件和工程开工验收文件等。.工程前期文件prophase records of project指工程开工以前在立项、审批、招招标、勘察、设计以及工程预备过程中构成的文件。.工程开工文件records on completion of project指工程开工时构成的反映施工指建筑、安装过程和工程真实容颜的文件，主要由工程施工文件、工程开工图和监理文件组成。.工程施工文件implementing records of project指工程施工过程中构成的反映工程建筑、安装情况的文件。.工程开工图 drawing on completion of project指工程开工后按照工程实

4、践情况所绘制的图纸。.工程监理文件records ofsupervision指监理单位对工程工程质量、进度和建立资金运用等进展控制的文件。.工程开工验收文件records of test on completion指工程开工后试运转中以及工程开工验收时构成的文件。.工程档案archive of project指经过鉴定、整理并归档的工程文件。.工程文件归档filing of project records建立工程的设计、施工、监理单位在工程完成时向建立单位或受委托的承包单位提交经整理的全部相应文件；工程建立单位各机构将工程各阶段构成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。.工程档案移交trans

5、fer of project archives工程开工验收后，建立单位根据合同、协议和规定向业主单位、消费运用单位、工程主管部门及有关档案管理部门提交有关工程档案。总那么.工程建立单位业主、工程法人担任组织、协调和指点勘察设计单位、施工单位和监理单位编制工程文件和整理工程文件。.在签署工程设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应工程文件以及所提交文件的整理、归档责任。.工程文件的搜集、整理、归档和工程档案的移交应与工程的立项预备、建立和开工验收同步进展。工程档案应完好、准确、系统。.建立单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和资料、构件及设备供应单位应根据本规范

6、的要求，完成各自职责范围或合同规定的开工文件的编制和工程文件整理、归档任务。工程文件的搜集工程文件的构成和积累工程文件产生于工程建立全过程，其构成、积累和管理应列入工程建立方案和有关部门及人员的职责范围、任务规范或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。工程建立各阶段文件的搜集及其责任.工程预备阶段建立单位各机构担任搜集、积累和整理工程前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位担任搜集、积累勘察、设计文件，并按规定向建立单位档案部门提交有关设计根底资料和设计文件。.工程施工阶段工程实行总承包的，由各分包单位担任其分包工程全部文件的搜集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建立单位分别

7、向几个单位发包的，由各承包单位担任搜集、积累其承包工程的全部文件；工程监理单位担任搜集、积累工程监理文件。建立单位委托的工程监理单位担任监视、检查工程建立中文件搜集、积累和完好、准确、系统情况，审核、签认开工文件，并向建立单位提交有关专项报告、验证资料及其他监理文件。工程试运转阶段试运转单位担任搜集、积累在消费技术预备和试运转构成中的文件；工程器材供应、财务管理单位或部门应担任搜集、积累所承建工程的器材供应和财务管理中构成的文件。.搜集范围反映与工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应搜集齐全，归入建立工程档案。工程文件归档范围和保管期限见附录A。.搜集时间各类文件应按文件

8、构成的先后顺序或工程完成情况及时搜集；引进技术、设备文件应首先由建立单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发运用。.工程文件质量要求.字迹清楚，图样明晰，图表整洁，签认手续完备。.需永久、长期保管的文件不运用易褪色的书写资料红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写、绘制。.复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的明晰及结实程度应符合设备标定质量的要求。.录音、录像文件应保证载体的有效性。.长期存储的电子文件应运用不可擦除型光盘。工程开工文件的编制.开工文件编制要求.工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实践情况和行业规定、规范以及合同规定的要求编制工程开工文件

9、。.开工文件由施工单位担任编制，监理单位担任审核。主要内容有：施工综合管理文件、丈量文件、原始记录及质量评定文件、资料构、配件质量保证书及复试文件、测试调试及随工检查记录、建筑、安装工程总量表、工程阐明、开工图、重要工程质量事故报告等。.根据附录A及建立工程实践情况，进一步搜集所短少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。.对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进展核实，并按要求修正或补充标注到相应的文件上。.与施工图有关的设计变卦、现场洽商和资料变卦可与开工图编在一同，也可以单独组卷，但应由工程主管部门或建立单位作出一致规定。.凡为易褪色资料如复写纸、热

10、敏纸等构成的并需求永久和长期保管的文件，应附一份复印件。.开工图编制要求.各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进工程，在工程开工时要编制开工图。工程开工图应由施工单位担任编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制开工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。.开工图应完好、准确、明晰、规范、修正到位，真实反映工程开工验收时的实践情况。.按施工图施工没有变动的，由开工图编制单位在施工图上加盖并签署开工图章。.普通性图纸变卦及符合杠改或划改要求的变卦，可在原图上更改，加盖并签署开工图章。.涉及构造方式、工艺、平面布置、工程等艰苦改动及图面变卦面积超越的，应重新绘制开

11、工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣字，或在新图图标内注明“开工阶段并签署开工图章。.同一建筑物、构筑物反复的规范图、通用图可不编入开工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制阐明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。.建立单位应担任或委托有资质的单位编制工程总平面图和综合管线开工图。.开工图图幅应按GB/T .要求一致折叠。.编制开工图总阐明及各专业的编制阐明，表达开工图编制原那么、各专业目录及编制情况。.开工图的更改方法.文字、数字更改普通是杠改；线条更改普通是划改；部分图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。.利用施工图更改，应在更改处注明更改根据文件的称号、日期

12、、编号和条款号。.无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字阐明。.图上各种引出阐明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。.有关施工技术要求或资料明细表等有文字更改的，应在修正变卦处进展杠改，当更改内容较多时，可采用注记阐明。.新添加文字阐明，应在其涉及的开工图上作相应的添加和变卦。.开工图章的运用.开工图章内容、尺寸如下图。.一切开工图应由编制单位逐张加盖并签署开工图章。开工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。.行业主管部门规定由设计单位编制开工图的，可在新图中采用开工图标，并按要求签署开工图标。开工图标的内容格式由行业一致规定。.开工图章应运用红色印泥，盖在标题栏附近空白

13、处。.开工图的审核.开工图编制完成后，监理单位应督促和协助开工图编制单位检查其开工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修正和补齐。.开工图内容应与施工图设计、设计变卦、洽商、资料变卦、施工及质检记录相符合。.开工图按单位工程、安装或专业编制，并配有详细编制阐明和目录。.开工图应运用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署开工图章。.一张更改通知单涉及多图的，假设图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中阐明。.国外引进工程、引进技术或由外方承包的建立工程，外方提供的开工图应由外方签字确认。.开工图套数工程开工图普通为两套，由建立单位向业主和消费(运用)单位移交；建立工程主管单位或

14、上级主管机关需求接纳的，按主管机关的要求办理。按照FIDIC建立的工程，开工图套数按合同条件的规定提交。在大中城市规划区范围内的重点建立工程，应根据第五条的规定，另编制一份与城市建立、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线开工图。.编制开工图的费用.编制开工图所需的费用应在工程建立投资中处理，由建立单位或有关部门在与承包单位签署合同时确定。.施工单位应向建立单位提交两套属于职责范围内构成的开工文件，其费用由施工单位担任。.建立单位主管部门要求添加套数或行业主管部门要求由设计单位担任编制开工图的，费用由建立单位担任。.因修正需重新绘图的，除合同规定外，应由设计单位担任绘制新图的费用。.合同要求.

15、建立工程中各方应以合同方式商定开工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确，也可单独签署开工图编制合同。.由施工单位编制开工图的，应在设计合同中明确留作开工图用的施工图套数(包括必需套数和主管机关要求套数)，以及因修正添加新图的责任；凡由设计单位编制开工图的，可单独签署开工图编制合同。.施工合同中应明确施工单位提交建立单位工程档案的称号、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。.监理合同中应明确监理单位对开工文件审核和向建立单位提交监理档案的责任。工程文件的整理与归档.工程文件的整理.建立工程所构成的全部工程文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件构成单位进

16、展整理。.建立单位各机构构成或收到的有关建立工程的前期文件、设备技术文件、开工试运转文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、工程的单项或单位工程整理。.勘察、设计单位构成的根底资料和工程设计文件应按工程或专业整理。.施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。.设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场运用的译文及安装调试构成的非规范图、开工图、设计变卦、试运转及维护中构成的文件，工程事故处置文件由施工单位整理。.工程文件的组卷.组卷要遵照工程文件的构成规律和成套性特点。坚持卷内文件的有机联络：分类科学，组卷合理；法律性文

17、件手续齐备。符合档案管理要求。.工程施工文件按单项工程、单位工程或安装、阶段、构造、专业组卷：工程开工图按建筑、构造，水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或工程根据性、根底性、开工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原资料实验按单项工程、单位工程组卷。.案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。.案卷与卷内文件的陈列.管理性文件按问题、时间或重要程度陈列.施工文件按管理、根据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收陈列。.设备文件按根据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运转维修等顺序陈列。.开工图按专业、图号陈列。.

18、卷内文件普通文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。.案卷编目.卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，反面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不用重新编写页号；各卷之间不延续编页号。.卷内目录的编制、卷内目录包括的内容如下：序号，运用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、工程代号；责任者，应填写文件构成部门或主要责任者；文件题名，应填写文件标题全称；日期，应填写文件

19、构成日期；页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号；备注(需求时填写)。.案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种方式。主要内容如下：案卷题名，应简明、准确提示卷内文件的内容。主要包括工程称号、代字、代号及构造、部件、阶段的代号和称号等；工程称号应与同意的原立项、设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；立卷单位，应填写文件组卷部门或工程担任部门；起止日期，应填写卷内文件构成的起止日期；保管期限，应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限；密级，应根据严密规定填写卷内文件的最高密级；档号，应根据建立单位提供的工程档案分类编号方案，填写档案的工程代号、分类号和案

20、卷流水号。案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接纳单位一致正式填写。.卷内备考表一一卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量(见例如)，阐明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。例如：文字资料件，页，照片张，附图张。卷内备考表陈列在卷内文件之后。互见号应填写反映同一内容而方式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体方式。.案卷装订要求.文字资料可采用整卷装订与单份文件装订两种方式;图纸可不装订。但同一工程应一致。.案卷内不应有金属物。.单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档

21、号、序号。.外文资料应坚持原来的案卷及文件陈列顺序、文号及装订方式。.卷皮、卷内表格规格及制成资料.卷皮普通采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为mmmm。厚度分别为lmm、mm、mm、mm，mm，用牛皮纸板双裱压制。.案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为mmmm。.卷盒和卷内表格印制应明晰端正。.声像资料整理声像资料整理时应附文字阐明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进展著录。.工程文件的归档.建立单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建立工程完成后，将经整理、编目后所构成的工程文件按合同协议规定的要求，向建立单位档案管理机构归档。.根据根本建立程序和工程特点，归档可按阶段分期进展，也可在单

22、项工程或单位工程完成并经过开工验收后与开工验收文件一并归档。.归档文件应完好、成套、系统。应记述和反映建立工程的规划、设计、施工及开工验收的全过程；真实记录和准确反映工程建立过程和开工时的实践情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合.的规定。.勘察、设计、施工及监理单位需求向本单位归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附录A的要求单独立卷归档。.外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一同归档。.工程文件的归档审查施工单位在工程开工文件搜集、编制和整理后，应依次由开工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完好、准确情况和案卷质量进展审查或

23、三方会审；经建立单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建立单位档案管理机构。.工程文件的归档时间除受委托进展工程档案汇总整理外,各施工承包单位应在工程实体完成后三个月内将工程文件向建立单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。工程档案的整理与移交.工程档案的整理全部工程档案的汇总整理应由建立单位担任进展或组织，其内容包括：a)根据专业主管部门的建立工程档案分类编号规那么以及工程实践情况，设计、制定一致的工程档案分类编号体系。小型工程直接按工程、构造或专业分类;大中型工程按工程或专业分类，下设属类。b)根据工程档案分类编号体系对全部工程档案进展一致的分类和编号；消费运用单位需求按企业档案一致

24、进展分类和编号的,建立单位(并责成设计、施工及监理单位)可用铅笔暂时填写档案号。c)对全部工程档案进展清点、编目,并编制工程档案案卷目录及档案整理情况阐明。d)担任贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。.工程档案的移交.工程档案验收合格后,建立单位应按合同及规定的要求，在工程正式经过开工验收后三个月内，向消费运用单位及其他有关单位办理档案移交。凡分期或分机组的工程，应在每期或每机组正式经过开工验收后办理档案移交。.建立单位与业主单位、消费运用单位及其他有关单位应办理工程档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续；建立单位转为消费单位的，按企

25、业档案管理要求办理。.开工验收以后，在大中城市规划区范围内的重要建立工程，建立单位应在个月内向城市建立档案接纳单位报送与城市规划、建立及其管理有关的工程档案。附录A国家艰苦档案建立工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保管期限建立单位施工单位设计单位可行性研讨、义务书.工程建议书及报批文件永久长期.工程选址意见书及其报批文件永久长期.可行性研讨报告及其评价、报批文件永久长期.工程评价(包括借贷承诺评价)、论证文件永久长期.环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久长期.设计义务书、方案义务书、报批文件永久永久设计根底文件.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验

26、、实验报告、重要土、岩样及阐明永久永久.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装丈量定位、观测记录永久长期.水文、气候、地震等其它设计根底资料永久长期设计文件.总体规划设计永久永久.方案设计永久永久.初步设计及其报批文件永久永久.技术设计永久永久.施工图设计长期永久.技术资料、专利文件永久.工程设计计算书长期长期.关键技术实验永久永久.设计评价、鉴定及审批永久永久工程管理文件.征地、移民文件.征用土地恳求、同意文件、红线图、坐标图、行政区域图永久.征地移民拆迁、安顿、补偿同意文件、协议书永久.建立前原始地形、地貌、情况图、照片永久.施工执照永久.方案、投资、统计、管理文件.有关投资、进

27、度、物资、工程量的建议方案、实施方案和调整方案长期.概算、预算管理、差价管理文件长期.合同变卦、索赔等涉及法律事务的文件长期.规程、规范、规范、规划、方案、规定长期.招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期.投资、进度、质量、平安、合同控制文件长期.招标招标、承发包合同协议.招标书、招标修正文件、招标补遗及答疑文件长期长期长期.招标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和招标廓清文件、修正文件永久永久长期.开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标志录、报告长期.中标通知书长期长期长期.合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变卦文件永久长期长期.专项恳求、批复文件.环境维

28、护、劳动平安、卫生、消防、人防、规划等文件， 永久.水、暖、电、煤气、通讯、排水等配套协议文件长期.原料、资料、燃料供应等来源协议文件长期施工文件.建筑施工文件.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期.施工组织设计、方案及报批文件、施工方案、施工技术及平安措施、施工工艺文件长期长期.原资料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单长期长期.建筑资料实验报告长期长期.设计变卦、工程更改洽商单、资料代用核定审批手续、技术核定单、业务联络单、备忘录等永久长期.施工定位水准点、导线点、基准线、控制点等丈量、复核记录、地质勘探永久长期.土、岩实验报告、根底处置、根底工程图、桩基工程记录、地基验销记

29、录永久长期.施工日记、大事记长期.隐蔽工程验收记录永久长期.各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处置报告永久长期.工程质量检查、评定永久长期.技术总结、施工预、决算长期.交工验收记录证明永久长期.开工报告、开工验收报告永久永久.开工图永久长期.声像资料长期长期.设备及管线安装施工文件.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期.施工组织设计、方案及其报批文件、施工方案、技术措施文件长期长期.原资料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期.建筑资料实验报告长期长期.设计变卦通知、工程更改洽商单、资料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联络单、备忘录等永久长期.焊

30、接实验记录、报告、施工检验、探伤记录永久长期.隐蔽工程检查验收记录永久长期.强度、密闭性实验报告长期长期.设备、网络调试记录长期长期.施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处置报告长期长期.系统调试、调试记录长期长期.管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期长期.管线标高、位置、坡度丈量记录长期长期.中间教交工验收记录证明、工程质量评定永久长期.开工报告、开工验收报告、施工预、决算永久长期.开工图永久长期.电气、仪表安装施工文件.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期.施工组织设计、施工及其报批文件、施工方案、技术措施文件短期长期.原资料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长

31、期.建筑资料实验报告长期长期.设计变卦通知、工程更改洽商单、资料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联络单、备忘录等永久长期.系统测试、整定记录长期长期.绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期长期.资料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处置报告永久长期.操作、联动实验短期长期.电气安装交接记录短期长期.中间交工验收记录、工程质量评定永久长期.开工报告、开工验收报告永久长期.开工图永久长期.声像资料长期长期监理文件监理单位.施工监理文件、资料.监理合同协议、监理大纲、监理规划、细那么及批复长期长期.施工及设备器材供应单位资质审核、设备、资料报审长期长期.施工组织设计、施工

32、方案、施工方案、技术措施审核、施工进度、延伸工期、索赔、及付款报审长期长期.开停、复、返工令、答应证、中间验收证明书长期长期.设计变卦、资料、零部件、设备代用审批长期长期.监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件长期长期.工程资料监理检查、复检、实验记录、报告长期长期.监理日志、监理周月、季、年报、备忘录长期长期.各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期长期.施工质量检查分析评价、工程质量事故、施工平安事故报告长期长期.工程进度方案、实施、分析统计文件长期长期.变卦价钱审查、支付审批、索赔处置文件长期长期.单元工程检查及开工开仓签证、工程分部、分项质量认证、评价长期长期.主要资料及工程投资方案、完成报表长期长期.设备采购、监造任务监理资料.设备采购委托监理合同、采购方案、监造方案长期长期.市场调查、调查报告长期长期.设备制造的检验方案和检验要求、检验记录及实验报告、分包单位资历报审表长期长期.原资料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期长期.开动、复工报审表、暂停令长期长期.会议纪要、来往文件长期长期.监理工程师通知单、监理任务联络单长期长期.监理日志、监理月报长期长期.质量事故处置文件、