城建档案监管工作思索

1、城建档案监管工作思索 本文 孙艺文 单位：云南省昆明市石林彝族自治县城建档案室要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度有效的管理机构，是管理工作的前提和保障。作为一个县级的城建档案室，本人经历了从兼职管理到专职管理再到专管机构管理的历程，从不被人理解到有所认识到理解到重视最后到得到尊重的曲折历程，其中可以说是充满了辛酸和感概。其中最大的感概就是，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，当初刚开场开展这项工作时，大多数人不理解，认为是多此一举。后来在上级指导的支持和关心下，成立了城建档案室，并制定了档案的搜集整理、阅卷归档、管理利用制度，这项工作才算

2、是逐步走向正轨，到后来，随着城市建立的迅猛开展，城建档案在城市建立中得到广泛利用，人们对城建档案也从被动服从到理解配合，如今很多建立单位是主动咨询，要求提交管理。可以想见，假如没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效搜集和利用了。与时俱进，做好城建档案的信息化管理工作与时俱进是每一个国家工作人员在日常工作中应具备的根本素质，包括工作理念、工作制度、工作方法，在城建档案管理中同样如此。随着城市建立规模的日益扩大，城建档案无论从数量上还是类别上均有了宏大变化，传统的管理形式已不能适应新的形势和要求，档案管理工作也面临着改革完善的要求。电子信息化管理电子信息化管理就是城建档

3、案管理工作现代化的标志之一，它具有多种功能，从目前的科技程度来看，电子信息化应用于城建档案管理方面，主要有以下功能：存贮、补充、修改和调整城建档案检索目录及内容。输出城建档案内容，提供、查阅并按照要求进展出具和打印材料等。编制各种类别和城建档案材料的登记、统计表册。对所贮城建档案信息进展分析比拟、综合判断、排列统计，按需要提供有关城建档案方面的情况，作为所需部门决策参考。对特殊需要的部门和指导，应采用与电子计算机系统相连接的终端，阅读城建档案内容，提供远程的效劳，免除借用的来往之劳。实现档案利用网络化。在档案室配有电子屏幕和触摸查询设施。在瞬息万变的经济时代，根据不同查档者的要求，做好档案咨询

4、和信息效劳。建立计算机系统，建立城建档案新途径，进步城建档案的查全率、查准率和检索速度，进步效劳质量等等。电子计算机在城建档案管理中的功能是很广泛的，可以预见，随着城建档案提供利用工作的深化开展和电子计算机自动化系统的完善，其功能将会得到更充分的发挥。城建档案管理工作信息化必须具备以下条件：培养纯熟掌握电子计算机技术的人才，普及电子计算机知识，使专业技术人员和管理人员相结合。打好管理科学化的根底，建立健全各种规章制度，实现城建档案管理工作标准化。加强对数据的管理，确保数据准确、及时、系统。建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档案馆计算机的应用情况看，最需要解决的是著录与标引。一个完

5、好的档案计算机管理系统其工作流程可归纳为：档案数据的搜集档案前处理工作档案数据的录入档案数据的存贮档案数据的加工档案数据整理档案信息的输出利用。可以看出档案前处理工作即著录、标引是整个计算机管理系统的根底，档案前处理工作是由档案部门将搜集到的档案进展分析、加工、组织，最终将原始的档案信息转换成合适于输入到计算机的形式的过程。即形成计算机语言的过程，这项工作不仅难度大，质量要求高，而且工作量大，耗时长，是一项比拟复杂的技术很强的工作。因此，从事这项工作的人员必须具备较高的专业知识和计算机应用知识，要掌握一定的标引技术和方法。我们还应积极探究档案信息数字化新途径。网络、通信技术与档案信息数字化相结

6、合是城建档案管理的必然趋势，档案数字化是城建档案管理的开展方向，开拓档案原文计算机管理的新领域、创立网上档案馆为城市建立的可持续开展和数字化档案管理提供证据、信息和记忆的管理，保证真实、可靠、完好、可用的城市建立文件与档案信息在电子、数字和网络环境下到达积累、共享与交流。其他载体信息的管理对不同载体和形式的档案要采用不同的管理方法，最好做到专人负责，专业人员管理一门或一种档案。管理人员要经过严格的培训，获得相关的资格等。不同载体的档案整理要遵循不同的原那么，但总的要遵循根本建立程序，按照呈报、设计、施工、开工、验收四个根本形成阶段，进展分门别类的系统整理，使其保持内部有机联络又有始有终、成龙配

7、套，到达完好、准确地提醒城市建立活动的真实历史相貌的目的，同时又便于保管和提供利用。做好城建档案的保密工作城建档案的利用是城建档案工作的最终目的。城建档案作为一种重要的科技信息资源，是城市建立机制良好运行的基石，也是档案事业全面开展的重要组成局部。做好档案的保密工作尤其重要，要注意以下几点：档案保管过程中的保密工作做好档案保管期限与保密期限的区分划分工作。做好档案密级的划分调整工作。档案利用过程中的保密制度做好制度建立。做好监视措施。做好档案开放中的保密工作做好档案的审查工作。做好档案的解密工作。做好城建档案的宣传教育工作加强城建档案工作管理，首先必须进步人们的档案社会意识，消除重建立轻档案，

8、重使用轻管理思想。城建档案管理工作从无到有，从单一到全面，从简单到复杂，经历了相应的开展过程，在大多数人都对城建档案工作有所认识的今天，仍然有局部人对城建档案缺乏全面的认识和理解，这就需要我们加大城建档案管理和利用的宣传、教育工作，须知档案社会意识薄弱会出现建立管理工作与建立档案利益相脱节，规划收资不归档，建立施工不查档，建立完毕不建挡，城建管理不利用档案等。这本质是只顾眼前利益，不顾长远利益的集中反映。因此，做好宣传工作，增强人们的档案意识，是关系到人们的正常消费、生活和造福子孙后代的大事，功在当代，利在千秋。城建档案管理的学习研究和科学利用档案管理是一门科学，城建档案管理同样如此，作为综合档案的一个组成局部，它与其它档案管理工作具有相当的共性，如档案的搜集、整理、立卷、归档，甚至利用、保管，与其它档案分别不大。但作为一门专业档案，它又具有相当专业素质要求，在管理中具有一定的特殊性。作为一名城建档案管理工作者，除了要掌握档案管理通用的根底知识外，还必须对城乡规划、建立、测绘、建筑、施工等一系列专业知识有相应的理解，才能做到档案管理的科学化、标准化，才能建立科学、完好的档案检索系统。这就决定城建档案工作者要强化专业档案的学习，对档管理方法、管理系统的研究，从而建立既符合国家标准要求又能充公分