电子商务档案管理

1、电子商务档案管理 1电子商务档案管理存在的问题1.1与传统的纸质文档相比，电子商务文档的管理相对复杂，加大了档案管理人员的工作难度一是由于很多电子档案管理人员的观念落后，思想守旧，承受新事物速度较慢，没有意识到电子商务档案的重要性，还是认为纸质文档才是主要的归档管理对象。二是心存顾虑，担忧加重自己的工作负担，从思想上没有主动的去注意电子商务文档的管理。三是目前仍有部门档案管理人员没有纯熟掌握计算机操作，不会正常使用计算机，这就影响到电子商务档案的管理，无法解决电子商务档案管理中遇到的问题。档案管理的根本要求就是保证它的原始记录性，主要表如今档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这

2、个根本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速开展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进展输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章仍然难度较大，所以很难用签章去

3、鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原那么和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比方：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原那么、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息平安技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进展归集和整理等，这些

4、都是档案学理论面对的新的课题。2电子商务档案管理应采取的对策2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丧失，及时采取了先进

5、的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。理论证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。电子商务的飞速开展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进展变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力进步自己的业务程度和专业素质，学习电子商务档案管理知识，纯熟掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识构造，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理开展的趋势。2.3建立

6、科学、合理的档案管理体制一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容一样、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在理论操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。3完毕语进入21世纪，随着现代电子信息互联网技术的飞速开展，整个社会已经进入了网络经济时代。在网络环境下，出现了一种新的、以互联网为