办公自动化第1章

1、办公自动化1第一章办公自动化概述2本章主要内容及重点本章主要内容办公自动化的基本概念办公自动化的发展和趋势本讲重点办公自动化的趋势3第一节、 办公自动化的基本概念4一、什么是办公自动化？1、办公自动化的概念办公自动化（OA）没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。” 办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息。 5从技术上来看，它一般可分为以

2、下三个层次：1、事务处理型：只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，它主要用于一些日常的文字处理等。如：电子文档管理系统、电子出版系统等。2、办公自动化的三个层次62、管理控制型：又叫信息管理型。是把事务型办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合信息包括：政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息（政府机关）和服务项目有关的所有综合信息（公用服务事业单位）工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等（公司企业单位） 它利用这些综合信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率，构成信息管理

3、型的OA系统。 73、辅助决策型：也叫决策支持型它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。 事务型OA系统是普通的办公系统。管理信息型和辅助决策型OA系统是高级办公自动化系统。8二、办公自动化系统的功能9办公信息系统的基本功能（8个方面）1、公文管理 2、会议管理3、部门事务处理 4、个人办公管理5、领导日程管理 6、文档资料管理7、人员权限管理 8、业务信息管理1、办公信息系统的主要功能10集成办公环境下办公信息系统的功能 （7个方面）1、 内部通信

4、平台的建立 2、信息发布平台的建立3、工作流程的自动化 4、文档管理的自动化5、辅助办公 6、信息集成 7、分布式办公的实现11三、办公自动化系统的组成121、办公信息系统的组成要素办公人员办公信息：指要处理的数据。办公流程：是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则。不是过程。办公设备：传统的办公用品和现代化的办公设备。132、办公自动化系统的处理环节包括信息输入、信息处理、信息存储、信息输出四个环节 14办公是指处理人类集体事务的一类活动。凡是从事非物质生产性活动的，都可以统称为“办公”。办公活动主要有三种基本任务：制定计划(安排)、组织实施(落实)、监督控制(检查)。

5、现代的办公自动化系统，从其处理技术来看，它包括下面七个方面的内容： 3、办公自动化的主要技术15内容如下（七个）1公文电子处理技术2电子表格和数据处理技术3电子报表技术4语音和图形图像处理技术5电子邮件技术6电子会议技术7信息检索与传输技术16第二节、办公自动化的发展17一、办公自动化的起源20世纪60年代初，美国的IBM公司生产了一种半自动化的打字机。20世纪80年代初，微机的出现加快了办公自动化的发展步伐。18二、现代办公技术设备的发展演变（了解）1、单机设备阶段（1975年以前）秘书级别2、局部网络阶段（1975年1982年）主任级别3、一体化阶段（1983年1990年）经理级别4、全面

6、实现办公自动化阶段（1990年现在）19三、办公自动化的发展趋势1、办公环境网络化办公网络的普及，实现信息的共享。2、办公操作无纸化计算机存储和网络的应用。如电子邮件传送等。3、办公服务无人化如自动取款机，自动投币机和电子邮件自动收发等。4、办公业务集成化系统和程序的集成，数据的共享，如学生管理系统，火车票预售系统。205、办公设备移动化如：移动通信、移动电脑和移动存储器等。6、办公思想协同化团队合作的理念。7、办公信息多媒体化如音频、视频，图像处理等。8、办公管理知识化提高办公人员管理方面的知识。9、办公系统智能化越来越多的智能设备的发明，如手写输入，语音自动识别，指纹打卡机等。21四、我国

7、办公自动化的发展现状发展过程启蒙动员阶段（1985年前）初见成效阶段（1986-1990年）快速发展阶段（1990年后）221、起步较慢，使用单机，使用Microsoft Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。2、已经建立了自己的Intranet（单位内部局域网），但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。整体现状（4类）233、已经建立了自己的Intranet，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。4、已经建立了自己的Intranet；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界的联系渠道畅通。 241基础设施建设尚不完善2系统的安全难以令人满意3与办公自动化相适应的规章制度不健全4落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应5领导的重视和工作人员的支持不够6软件应用相对滞后于硬件平台7不能慎