秘书实务秘书工作概述的课件

1、秘书实务秘书工作概述1秘书的定义秘书的起源“秘书”一词最初是指具有秘密性质或色彩的图书。汉书刘向传：“诏向五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”“秘书”一词后引申为掌典图书、著书立说的官署或官员。东汉、三国：秘书省（秘书监、秘书令）古代秘书（机构）：清朝军机处（军机大臣）2清朝军机处（军机大臣） 职能1、发折：奏事处将官员奏折下发军机处。 2、接折：军机章京将奏折送军机大臣阅。 3、见面：军机大臣将奏折送皇帝处请旨。 4、述旨：将皇帝旨意拟成谕旨再交皇帝御览。 5、过朱：皇帝朱笔改定奏折。 6、交发：将谕旨下发有关衙门实施。 7、开面：谕旨以年月日为序抄录备案。 8、交折

2、：将原奏折交内奏事处。 9、月折：将奏折复本每月一编。 10、随手：将谕旨、奏折重点二季一编。 11、封柜：将月折、随手档收柜题封。 3现代秘书（机构）中华民国临时政府：总统制，下设秘书处（秘书长1人、秘书若干人）；政府各部门设秘书科和秘书官，各省都督府设秘书员。中华人民共和国：国务院，下设办公厅（秘书长、副秘书长、秘书局）。各省、市、县（区）政府，下设办公厅、办公室（秘书长、主任、副秘书长、副主任、秘书）。4当代意义上的秘书秘书的职业定位：是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、学校及一切合法组织内部行政管理部门中的职业名称。秘书的主要工作：围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事开展。1

3、、办文：撰写、制作文书，收发、传递文件；2、办会：会议事务， 会谈、会见、会晤，公务、仪典、宴请；3、办事：办公室管理，日常事务，信息工作，会计报表与银行业务，办公设备使用。秘书的主要职责：辅助管理，综合服务。5秘书的分类纵向分类：1、初级秘书：从事日常行政事务的人员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制手法、会务服务等。2、中级秘书：分管文字工作、信息工作的秘书，负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。3、高级秘书：秘书机构的领导、办公厅（室）主任，参与政务和管理事务。6秘书的分类横向分类：商务秘书：企业中协助投资经营者和商务管理者处理商务活动。教学秘书：学校、教育机构中从事行政管理和

4、教学辅助管理工作。司法秘书：求职于法院、企业与律师事务所或律师身边，负责接待当事人，整理、保管法律文书等。政务秘书：在党政机关辅助领导的决策与行政管理工作，主持内部行政管理工作。7秘书部门行政机关的秘书部门：一般包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门。行政机关的秘书部门分别设在各级机关之下，省部级以上机关的秘书部门一般称“办公厅”，地厅级以下的秘书部门一般称“办公室”，负责人称“办公厅 （室）主任”，省部级以上机关还设秘书长、副秘书长。8公司企业的秘书部门综合性秘书部门：对领导中枢集体负责，全面掌握单位内部行政管理事务，同时负责宣传、联络、公关等。如公司办公室

5、、集团办公室。职能性秘书部门：负责单位内部行政事务和其他事务性、临时性工作，协调各职能部门之间的关系。如总裁办公室、总经理办公室。专业性秘书部门：一般设置在小型企业，负责单位文书信函撰写收发、文件档案管理、接待、办会等各种领导交办的工作，如文秘室、值班室等。一两名秘书承担：如公司前台。9股份制企业机构设置和秘书部门股东大会董事会总经理（总裁）总经理（总裁）办公室财务部经理（总监）人力资源部经理（总监）其他部门经理（总监）经理（总监）秘书经理（总监）秘书经理（总监）秘书监事会董事会秘书10股份制企业集团中的秘书机构董事会秘书：公司高级管理人员。负责董事之间信息传递沟通，公司业务活动初步策划，在董

6、事会层次斡旋，对董事会负责。在上市公司，承担公司与证交所的联络沟通，按有关规则办理公司的股权与信息披露事务。总经理办公室：负责公司秘书事务，是最高常设秘书部门，直接对总经理和其他副总经理负责。主要处理公司文件信函，组织公司会议，掌管公司文书档案，接待访客，电话传真往来业务。11秘书部门的地位和职能秘书部门的地位：承上启下，沟通各方。1、上情下达：通过办文、办会、办事的方式，将上级和领导的指令传达给下级和各职能部门。2、下情上呈：将下级和各职能部门的情况，全面、准确、实事求是地上报给领导和上级。秘书部门的职能：1、辅助（领导）管理2、综合服务（各部门）12秘书的工作秘书主要工作内容：办文、办会、办事秘书工作的特点：1、机密性和重要性2、辅助性和服务性3、综合性和临时性秘书工作的作用：1、协调作用2、信息作用3、形象作用4、参谋助手作用13秘书工作的悟性原则性和灵活性统一秘书工作的原则：1、保密2、准确3、迅速秘书工