《会展项目策划与组织》教学课件-模块三-会展项目相关活动策划

1、会展项目策划与组织START目录模块一 会展项目概述模块二 会展项目立项策划模块三 会展项目相关活动策划模块四 会展项目营销与招展招商策划模块五 会展项目计划与控制模块六 会展项目团队建设模块七 会展项目实施与现场管理模块八 会展项目风险识别与应对模块九 会展项目收尾与评估模块三 会展项目相关活动策划任务一 认识会展项目相关活动任务二 展中会议策划任务三 了解会展项目中常见的活动会展项目相关活动的含义和形式展会相关活动的策划原则会展项目相关活动的含义和形式会展项目相关活动的含义会展相关活动是指办展期间，为营造现场气氛、吸引在场人士或丰富会展功能而举办的各种活动。一般情况下，只要场地条件允许，多

2、与展会在同一地点举办，这样既有利于发挥相关活动的作用，也有利于资源共享。任务一 认识会展项目相关活动任务二 展中会议策划会展项目相关活动的形式会展项目相关活动可分为礼宾活动、交流活动、贸易活动、表演活动和娱乐活动等，各类相关活动的常见形式和作用如表3-1-1所示。表3-1-1 会展项目相关活动的常见形式及作用任务一 认识会展项目相关活动类型常见形式作 用礼宾活动开幕式 提升展会档次 进行宣传推广，扩大展会影响力 为参与展会的各方提供拓展人脉的平台 鼓舞展会参与人员的士气闭幕式招待酒会领导会见交流活动行业会议 为展会参与者架设桥梁，增进他们之间的友谊，促进行业信息交流 进一步丰富和完善展会的基本

3、功能 提高展会品质，提升展会档次，扩大展会影响力专业研讨会技术交流会学术报告会培训论坛比赛评奖观众参与性活动详情表格见书本第80页展会相关活动的策划原则展会相关活动能够吸引潜在参展商和潜在观众、活跃现场气氛、丰富展会功能，并不是所有展会相关活动都能起到积极作用。展会相关活动的策划要遵循以下原则：1、主题与形式应符合展会的需要。展会相关活动的策划不能脱离展会参与者的需求，内容不能脱离展会的主题。否则，相关活动不仅会与展会脱节，还可能与展会形成“争抢观众”的内部竞争，甚至还会扰乱展会现场秩序，给展会带来安全隐患。任务一 认识会展项目相关活动任务一 认识会展项目相关活动2、在不影响企业展出和观众参观

4、的前提下活跃展会现场气氛。如果展会现场气氛过于热烈，到会的无效观众太多，会干扰观众参观和企业商谈，从而对展出效果产生不利影响。3、能进一步丰富和完善展会的基本功能。随着会展行业的发展，参展商和观众的需求越来越多样化。对于差异化的需求往往很难仅凭展会一一实现，因此，内容丰富、形式多样的展会相关活动就起到了丰富和完善展会功能的作用。4、有助于展会吸引更多的潜在参展商和观众。展会必须有一定数量的参展商和观众，这是一个展会赖以生存的基础，也是一个展会进一步发展的根本。展会期间举办会议和丰富多彩的相关活动，可对一些企业和观众形成一定吸引力，促使他们前来参展和参观。展会相关活动的策划原则常见的展中会议展中

5、会议策划的流程及内容常见的展中会议任务二 展中会议策划展中会议是展览相关活动中最为常见的类型，主办机构通常也十分重视“以会带展，以展带会”。会议的种类繁多。最为常见的展中会议有专业研讨会、技术交流会、行业会议、产品发布会和投资洽谈会。专业研讨会策划要点确立会议目标选择会议议题选择会议议题一般来说，举办专业研讨会最主要的目标是为参与者理清思路、拓宽视野，加深他们对行业发展现状及发展趋势的了解。由于专业研讨会涉及的议题往往具有较强的理论性，且与社会的宏观发展紧密联系，所以，会议的主讲人必须具有权威性。研讨会的观众范围十分广泛，任何对会议主题感兴趣的人士都可以参加。观众可以选择旁听，也可以在特定的会

6、议环节中参与话题讨论。专业研讨会一般倾向于选择具有理论性和前瞻性的话题，经过研讨后，取得一些具有启发性和借鉴意义的开放性成果。任务二 展中会议策划选择会议主题由于技术交流会的主要内容是进行技术交流和传播，会议主题既要与技术问题密切相关，又要能反映当前技术的发展方向，还应通俗易懂，以便一般技术人员学习和理解。准备会场设施设备由于一些新技术需要通过特定的设施设备才能呈现，因此，需要提前与主讲人进行沟通，将其所需要的特殊设备和仪器提前存放在会场，以便工作人员进行安装和调试。由于技术交流会的主角一般是企业，且观众参会的目的性很强，因此，技术交流会往往会向有关企业及参会人员收取一定费用，这是技术交流会的

7、主要经费来源，企业赞助一般较少。落实主讲人和观众技术交流会的主讲人应能够回答观众提出的专业问题，这样才能让观众产生信任感。技术交流会的观众一般是企业的技术骨干或技术研究员，具有相同的技术背景可让会议的交流和讨论更专业、更顺畅。任务二 展中会议策划技术交流会策划要点筹集会议经费任务二 展中会议策划1、选择主题和议题：首先，行业会议的主题和议题应具备行业特征、关注行业发展，并具有前瞻性和总结性。其次，行业会议的主题和议题应具有吸引力。2、确定地点、时间和规模：行业会议的举办地点一般不固定，根据每年的实际情况变化。举办时间通常相对固定，多选择在年初或年末，一般为25天，最长不超过6天，除非会议后还有

8、其他活动安排。规模一般在400人以下，较大规模的行业会议可能达上千人。3、落实会议参与人员：行业会议的主讲人一般是政府主管部门、行业协会、科研机构和业界名人等，由主办单位负责确定和邀请。行业会议的观众基本都是行业内的企业员工。有些影响力大的行业会议，其观众大多是企业的高层管理者。为了扩大辐射范围，会专门邀请新闻媒体记者到会旁听，并进行现场采访。4、安排会议议程：由于行业会议一般有政府主管部门领导和行业协会领导出席，在会议议程安排上，通常会增加领导致辞环节。有时还会在会前或会后安排新闻媒体记者对相关领导进行单独采访。行业会议策划要点行业会议策划要点05准备会议资料举办行业会议需要准备的资料有邀请

9、函、会议议程、会前新闻稿、会议纪要、会议总结、会后新闻稿等。另外，还需要为出席行业会议的领导准备发言辞和相关新闻稿。06确定会议召开方式行业会议的召开方式多且灵活，主要根据会议的主题和议题而定。07筹集会议经费行业会议的资金来源与普通会议基本相同，其中，企业赞助日益成为行业会议重要的资金来源。任务二 展中会议策划产品发布会1明确会议目的主要内容是发布新产品的有关信息或宣传推广新产品，为新产品的上市造势。是为了通过新闻效应，获取消费者对产品的反馈，以便更好地将产品推向市场。2确定会议形式由于产品发布会所发布的新产品通常具有新颖性和一定的新闻价值，因此，产品发布会适合采用新闻发布会的形式进行组织实

10、施。任务二 展中会议策划产品发布会3确保现场效果产品发布会的目的决定了其对会议的展示功能有较高的要求。产品发布会往往十分注重会议的环境布置。4了解观众需求产品发布会的观众来源广泛，他们往往希望从产品发布会上获取最新的产品信息，了解产品的发展趋势。任务二 展中会议策划投资洽谈会策划要点1精选投资项目潜在投资者除了关心投资项目本身外，对项目所在地的投资环境也十分关注，为了吸引投资者，取得他们的信任，有关政府部门要做好政策说明和解释工作。任务二 预防与管理会展项目风险投资项目是投资洽谈会的主角，在选择投资项目时，既要结合引资地的实际需要，选择具有一定发展前景的项目，又要符合潜在投资者的需求。2做好投

11、资环境介绍和相关政策说明PART 3对投资方进行资质审定在满足投资方要求的同时，也要对投资方资质进行仔细审定，以免在投资过程中出现欺诈行为。做好招商方和投资方的配对服务洽谈会的本质是一种贸易配对服务，即将项目招商方和有资质、有需求的投资方进行配对，并在平等、自愿的基础上，促成双方达成交易。PART 4投资洽谈会策划要点任务二 识别与管理会展项目关系人展中会议策划的流程及内容会议策划的一般流程如下：确定会议主题落实会议经费和赞助准备会议方案落实会议主讲人员组织会议观众布置会议现场制订会议危机管理方案召开会议会后总结。会议策划的内容包括：会议目标、会议主题和议题、会议参加对象、会议发言、会议规模、

12、会议选址、会议时间、会议方式、会议议程、会议日程、会议程序、会议公关与宣传、会议预算和会议实施等。任务二 展中会议策划PART 1会议目标会议目标是说明组织者举办会议所要完成的具体任务，解决为什么开会这一核心问题。确定了会议目标，方可确定与会人员范围、会议的类型、会议议程、会议预算等其他要素。会议主题和议题会议主题是会议目标的转化，是会议主要内容的高度概括，也是会议的灵魂所在。确定会议的主题和议题，是安排好会议议程、提高会议质量的关键所在。PART 2展中会议策划的流程及内容任务二 展中会议策划展中会议策划的流程及内容3、会议参加对象：邀请是否得当将关系到会议形象的树立和会议目标的顺利实现，因

13、此要特别慎重。主要有以下4种：领导确定02规则确定03协商确定04选举确定由会议组织者和领导者根据会议的目的、性质、议题来确定。由会议发起者、主办者或成员之间根据会议的目的和议题，通过平等协商来确定。由法律、法规、会议组织章程、议事规则等来确定。根据一定的方法，通过选举程序来确定。任务二 展中会议策划PART 4会议发言高质量的发言不仅有助于推进会议进程，丰富会议内容，还能树立与会者的良好形象。在会议开始前，发言者应做好准备，准备发言稿或发言提纲。会议规模会议规模即参加会议的人数，一般将会议分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。会议规模对会场大小的选择、会议饭店的预订等有着重要的影响。

14、PART 5展中会议策划的流程及内容任务二 展中会议策划展中会议策划的流程及内容任务二 展中会议策划会议选址会议选址应根据会议的内容、性质、预算和规模等情况而定。还需考虑费用情况，以及举办地的交通情况、会议历史、住宿条件、安全保卫条件、服务设施条件、附近景点状况等。会议时间包括会议的召开时间，也包括整个会议所需的时间和分会议所需的时间。会议时间的拟定要注意与会人员的时间安排，力求合理、紧凑。会议方式技术的发展推动了会议方式的发展和更新，现在，许多企业都已开始采用“虚拟会议”或“远程会议”形式，这使得远距离沟通更为方便和通畅，也在一定程度上节约了成本，提高了效率。2016年G20峰会花落杭州 三

15、大理由告诉你为什么是这里2015年11月，习近平主席在二十国领导人峰会上宣布，2016年G20峰会花落杭州。主要有以下三大理由。1中国传统文化的名片2发达的互联网经济3外交上扮演过重要角色民间交流一直是国家友好的重要基础，旅游则是一种最佳的民间交流形式。杭州作为中国民间外交的重要力量，逐渐登上了世界的舞台。作为著名的旅游城市，杭州率先实践了“旅游外交”。会议议程：是对会议已确定的议题，或者会议要解决和处理的问题进行先后次序安排的会务文书。任务二 展中会议策划1、会议议程的顺序会议议程的顺序并无定式，应根据会议的需要进行安排，可先主后次，也可先次后主，或根据事项的既定顺序安排。应遵循以下原则：首

16、先，一定要按议题的轻重缓急编排；其次，要合理分配时间，每个议题所需时间须做准确估算；最后，要将议题顺序事先通知与会者，以便他们做好准备。2、会议议程的内容大中型会议的议程一般包括开幕式、领导发言、议题介绍、自由讨论、总结发言、闭幕式等，可根据实际需要进行增添或删减。3、会议议程的书面结构任务二 展中会议策划会议议程的书面结构包括标题、题注和正文。标题：由“会议名称+议程”组成，如“展览公司办公会议议程”。题注：应在标题下方的圆括号内注明该会议的举办日期，如（2004年3月1721日）。正文：简要说明会议每项议题和活动的顺序，并用序号标注，句末一般不用标点符号。会议日程：也是会议实务性文件之一，

17、是把会议议程规定的各项活动按单位时间进行具体安排。它不仅包括会议议程的全部活动，还包括其他辅助活动。既可以采用文字形式，也可以采用表格形式。任务二 展中会议策划会议日程的编排原则会议日程的安排既要贯彻精简、高效的原则，又要科学合理，做到紧中有松，劳逸结合。会议日程的书面结构会议日程的编制要明确具体，使人一目了然，其书面结构包括标题、正文和落款。标题：由会议名称加上“日程”“日程安排”或“日程表”组成。正文：有表格式和日期式两种。表格式日程如表3-2-1所示；日期式是按日期来排列会议各项活动的。落款：一般为会议秘书处，也可省略。任务二 展中会议策划日期时 间活 动地 点2月7日全天参会人员报到酒

18、店 11:3013:30午餐酒店餐厅 17:3020:30晚餐酒店餐厅2月8日06:3008:30早餐酒店餐厅 08:4012:00乘坐磁悬浮列车磁悬浮站 参观工厂（1）上海工厂 12:3012:50午餐自助餐厅 15:0018:00参观工厂（2）上海工厂 乘坐磁悬浮列车磁悬浮站 18:3020:00晚餐酒店餐厅表3-2-1 全国经销商大会日程安排详情表格见书本第91页大会秘书处2019年2月1日会议程序是指某一会议或会议中某一项活动的详细步骤。会议程序可以让与会者详细了解会议活动的内容、时间和顺序，同时也是会议主持人掌握会议流程的依据。书面结构包括标题、题注、正文和落款。标题：由会议或活动全

19、称加上“程序”或“顺序表”组成。题注：标明会议的基本信息。正文：可用序号标引，详细、明确地列出各项具体活动的步骤和细节；也可用时间来标引，以便控制各项活动的时间。落款：一般为会议秘书处，也可省略。任务二 展中会议策划会议程序会议公关会议的公关对象即参加会议的人员，包括会议贡献者和会议影响者。会议贡献者包括会议的发言人、支持者及服务人员。会议影响者包括倾听会议的人、受会议结果影响的人，以及利用会议实现自身目的的人。会议组织者必须明确会议贡献者和会议影响者分别是谁，属于哪一个层次，他们的需求是什么。只有确定了公关对象，才能更好地开展公关活动。任务二 展中会议策划会议预算：预算是一种将资源分配给特定

20、活动的数字性计划。在会议筹备过程中，会议预算决定了整个会议的选址、规模、规格、活动方式等诸多要素。任务二 展中会议策划会议预算的类型会议预算大体分为收入预算和成本预算。收入预算是收入预测的一种特定类型，是对会议未来收入额的规划。成本预算是指列出会议主办方为实现目标而开展的主要活动，并将费用额度分配给这些活动的行为。会议预算表的一般格式如表3-2-2所示。编制会议预算的依据编制会议预算的依据主要包括：主办方和承办方的利润目标、上一年同类会议的预算情况及会议评估报告、最近的会议市场情况、公司在会议方面的政策和策略、公司外部环境的变化情况等。任务二 展中会议策划表3-2-2 会议预算表 费用名目占总

21、收入比例金额总计收入预算参会费 赞助费 广告收入 冠名权费 发言费 其他相关收入 成本预算场地租金 会场设施及布置费用 宣传推广费 主讲人及嘉宾接待费 资料印刷费 办公及人员费用 税费 其他不可预测费用 利润：会议实施任务二 展中会议策划会议实施主要包括以下内容：会议召开前的会场检查，会场的迎宾、引导，会场秩序的维持，提供周到的会场服务，做好摄影、拍照工作，做好会议记录等。开幕式比赛评奖活动表演活动公众人物见面会开幕式任务三 熟悉会展项目生命周期开幕式是国内外大型会展项目的主要礼仪程序之一，其主要内容是邀请国家领导、国家相关部门负责人或当地领导人和嘉宾出席开幕仪式，在重要领导发表讲话后，宣布此

22、次展会正式开始。开幕式一般比较隆重，会吸引大量媒体记者和观众的注意，因此，对于展会本身及参展商而言，开幕式是绝佳的宣传推广平台，也可为参展各方提供拓展人脉的机会。开幕式的策划要尤其慎重，以保证活动顺利进行。任务三 熟悉会展项目生命周期开幕大厅内外的布置要提前完成，并进行安检。确定礼仪人员、接待人员的分工及任务。提前检查、调试音响设备，确定播音员和乐队人选。确定领导和嘉宾的排序并务必核准其姓名、性别及职务。开幕式注意事项 确定致辞人、剪彩人的次序和站位。准备领导参加开幕式时要佩戴的鲜花或贵宾标志。确定开幕式的流程。开幕式的一般流程如下：主持人宣布开幕式开始、领导嘉宾致辞、一位或多位领导宣布展会开

23、始、乐队演奏曲目。 开幕式的时间最好控制在半小时左右，不宜超过1小时。开幕式后，领导及嘉宾通常会率先前往展馆参观。因此，要提前勘察，规划好参观路线，安排人员陪同前往，并准备简要介绍。任务三 熟悉会展项目生命周期1、 成立专家评审团负责比赛的评比工作。评审团的成员要有公信力和影响力，在该行业或领域内有一定身份及地位。评审过程须严格按照赛事规则操作，让参赛者和观众充分了解，使他们对比赛结果心悦诚服。2、确定比赛结果的揭晓方式。一方面，可提前公示比赛结果的揭晓时间，以聚焦各界的关注；另一方面，可设计充满悬念的揭晓流程，以提升大家的期待值，也能更好地宣传推广参赛作品和参赛选手。比赛评奖活动是吸引社会各界关注、增强会展号召力、提升会展品牌价值的重要形式。在策划比赛评奖活动时，其内容题材可丰富多样，形式可灵活多变，但一般都要做好以下几项工作：比赛评奖活动3、明确比赛范围、规则和评奖方法。这些赛事条件须向