会计档案的整理和归档方法

1、败会计档案的整理佰与归档方法肮一、会计档案含伴义料归档范围敖 袄会计档案是机关霸、团体、企业事拔业单位在经济管巴理和会计核算一胺系列活动中产生稗、经过整理归档般保存起来的会计癌凭证、会计帐簿凹、会计报表、白工资表和综合管奥理等材料。懊二、会计档案材败料归档范围败 俺根据财政部、国按家档案局制发的埃会计档案管理芭办法中的有关懊规定，会计档案办归档范围包括预爱算会计、建设银罢行会计、企业会白计和建设单位会埃计所形成的会计败凭证、帐簿、会挨计报表、工资表挨和综合管理等会百计核算专业材料傲。而对于上级有皑关财务的普发性袄（非指本单位）艾不办的文件；未碍生效的合同、协背议、单据；未定邦稿和重份文件；罢无

2、查考利用价值爸的一般性、临时败性文件都不应归拔档。坝 叭（一）会计凭证巴：熬 搬会计凭证分原始癌凭证和记帐凭证扳两种：（企业会捌计中还有汇总凭癌证）爱 敖、原拔始凭证是经济业安务发生时，所填岸写的书面证明，蔼是会计核算的原爱始依据；原始凭板证分自制和外来懊凭证两种。俺 版自制凭证是由本般单位填写的（如疤验收单、领料单吧、借款单），外凹来凭证是在外单霸位、部门和个人袄取回来的。如由肮供货单位开给的拔发票和结算凭证拜，由收款单位开板给的现金收据等袄。把 靶、记帐凭证是爸会计人员根据原百始凭证加以归类哀整理编制的，分盎为收款凭证，付笆款凭证、转帐凭矮证三种。企业还暗有汇总凭证。坝 版综上所述：会计靶

3、凭证归档范围包安括：原始凭证和拜记帐凭证、汇总佰凭证以及其他的班会计凭证。澳 佰（二）会计帐簿败：般 哎会计帐胺簿是全面地、连敖续地记录和反映按各项经济业务的凹簿籍。会计凭证拔只能反映某项经拌济业务，而帐簿拌能全面、系统地办反映经济状况、熬形成一种经济信芭息体系。帐簿主凹要有下面几种：柏 翱、序时帐簿（矮又称日记帐）、肮出纳帐、银行帐埃；摆 板、分类帐簿：瓣 百分类帐簿分总帐叭和明细帐两种吧 按（）总帐（总皑分类帐），即按拌总分类帐户分类皑登记的帐簿；按 疤（）明细帐（敖明细分类帐），爸即按明细帐户分挨类登记的帐簿；癌 拔、辅助帐（备斑查帐簿），还有佰固定资产明细帐伴（卡片）各种登百记簿等都要

4、归档懊，即在明细帐里半不能记载的事项岸而进行俺补充登记的帐簿坝。拜 版（三）会计报表邦：叭 昂会计报表是用统阿一的货币计量单胺位，综合地反映碍机关团体、企事蔼业单位在一定时斑期内的经济活动板，财务收支计划奥情况的报告文件般。是根据帐簿的阿记载，加以归纳岸、整理和汇总编绊制出来的。会计斑报表种类，主要笆有：爱矮 跋、从内容分：矮资金平衡表、产凹品成本计算表、昂年终奖金结算表氨等；百 艾、从时间分：靶旬报、月报、季隘报、年报等；般 霸、从单位分：班基层报表、汇总矮表等。（按各机凹关在编制会计报笆表时，所作的文笆字说明和分析材哎料是报表的重要白组成部分要与报把表一起归档。）奥 白（四）工半资表：搬

5、袄工资表是按照懊“稗各尽所能，按劳叭分配版”吧原则分配给劳动扮者供个人消费的岸部分国民收入。靶种类主要有：工唉资发放名册、卡熬片、工资转移、邦证明、通知存根案和各种奖金等。傲 埃（五）综合管理隘：半 懊综合管理是会计绊部门在工作过程皑中制定的有关规瓣定、计划、总结鞍、请示、批复和肮需要说明、分析氨的文凹字材料及清册。扮这部分材料应单稗独立卷，但编案颁卷号时，可与报哎表一起编号，属矮永久卷排在决算按报表的后面，属吧短期卷的排在月巴报表的前面。败三、会计档案立案卷整理八 班（一）会计档案般材料保管期限鉴班定：爱傲会计档案分两个白保管期限：即俺永久、短期。永邦久保管的档案，挨没有时间终止，坝永远保存

6、。短期翱保管的档案，有绊三年、五年、十埃年、十五年、二翱十五年五种。扒 百、凭证保管期绊限：笆 扳（）涉及外事稗，对私资改造材哀料翱 哀永久碍 颁（）关于地产百权、房产权、林白产的契约、证券搬图纸等有关货币氨收支凭证应需要矮单独立卷保管扮 颁永久搬 百（）建设银行办凭证及附件吧 25矮年安 背（）一般凭证瓣作短期班 15矮年半 叭其整理模式如下挨（以下属类同样癌）背拔 唉埃 白 绊案卷号爱暗财务档案二级类暗目（属类）代号拜敖财会档案一级半类目代号翱 袄、帐簿保管期耙限：埃 癌（）预算会计背的现金出纳帐、艾银行存款帐奥 25唉年阿 绊（）总帐疤 15败年霸 叭（）明细帐啊 15挨年盎 艾（）辅助

7、帐澳 10皑年俺 蔼、会计报表保昂管期限：般 昂（）年终报表矮，各单位年度预挨决算报表胺 版永久佰 伴（）汇总报表唉及扮需要说明、分析版的文字材料扒 半永久般 芭（）旬报、月皑报、季报办 15艾年盎 癌（）基层报表扮 3-5伴年凹 搬我区会计报表主啊要有下面几种：澳 艾（）向区财局背报的各类报表；爸 懊（）向区统计扳局报的各类报表暗；扮 巴（）向上级有板关主管部门报的拔各类报表。哀 皑、工资表保管巴期限：傲 蔼（）工资发放颁名册、卡片捌 25皑年芭 叭（）工资转移芭、证明、通知存鞍根昂 25扳年版 瓣（）各种奖金叭发放名册、卡片啊 25版年百 扮、综合管理材氨料保管期限：矮 般（）上级有关案财

8、务会计工作的板文件稗 八永久背 盎（）本单位财背务管理规定、计袄划、总结、请示埃、批复斑 瓣永久扳 唉（）会计档案般移交保管、销毁癌清册稗 坝永久俺 阿（）本单位基艾金、管理工作文案件和有关财务管澳理方面的其他文颁件材料芭 邦短期搬 靶以上凭证、帐簿版、报表、工资表办和综合性文字材拌料中属永久和短熬期保管啊的必须分开立卷伴，同属类又同保耙管期限的案卷，暗可同盒存放。俺 坝（二）会计档案癌整理：盎扒、会计凭证整坝理败每月入帐之后按霸记帐编号顺序订隘成册，装订要整案齐结实、美观。颁用字粒按项目逐佰一填盖凭证封面癌和案卷目录，分扮别装成两本档案般目录，填盖要清把楚，端正。案卷暗目录一式二份，氨一本交

9、档案室，哎一本财务人员自捌存。案卷编号按巴历年编一个流水皑号，编至档案目傲录装满后方能断霸号，启用第二本昂档案目录扳时再从号开始坝编案卷号。案卷艾套盒存放后，要爸填盖好案卷盒封邦面，案卷排列从安左至右，从上至爸下装箱。搬 半、帐簿整理立背卷把 暗每年结束使用叭之后，按帐簿名俺称分类，一种帐鞍簿立一卷，在帐稗簿右上角贴上帐阿簿标签卡。第个办案卷内的纸张要版用号码机编盖页耙号（空白页不能艾编号），填盖案懊卷目录一式二份吧。如果帐簿是活癌页的，应将原封跋面去掉，再以三凹孔装订，然后用俺白纸（或牛皮纸靶）作封面。帐簿澳案卷编号，应按氨出纳帐、总帐、俺明细帐、辅助帐暗各编流水号。当敖年号要接上上年般流水

10、号，然后填摆盖卷盒和帐簿卡般，装箱时按从左笆至右顺序排列。罢 艾 爱、会计报表整捌理扮 八按报表名称：年袄报、季报（含月半报、旬报）、基氨层报表分别整理把立澳 .4.罢卷，然后按保管伴期限各编案卷流拜水号。盎每一案卷至罢页啊，按时间先后顺爱序排列，用号码巴机编页码，填盖捌卷内目录和案卷罢目录，卷内目录盎一式三份，一份蔼装案卷首页，另袄两份同案卷目录碍装订成两本档案柏目录册，作查找扒索引。案卷以三袄孔装订，装订整巴齐、结实、美观芭。装订后填盖案癌卷封面，编盖案爸卷流水号（即当板年的案卷号和上白一年案卷号衔接稗上，一直编至档胺案目录册满后方疤断号。然后按永坝久、短期两种不肮同案卷，分别套背装入盒，

11、（每盒背装三卷左右），拜装档案硬盒与装伴箱排列方法同前捌。耙 拜、工资表立卷艾 白工资表的立卷方耙法和编号、装盒搬、排列与报表的搬方法一样。办 傲、综合管理材柏料整理安 懊各种文懊字材料应按保管摆期限分开立卷，癌但装盒时可与报氨表的相应保管期八限的案卷同盒装翱放。装订方法与百报表一样。蔼 哀（三）会计档案唉编目懊 唉 澳会计档案整理、办立卷后，按报表扒、帐簿、凭证、扳工资表和综合管蔼理材料五个属类绊将编盖好的案卷隘目录和卷内目录扮，分别各汇编二稗本档案目录册（疤报表和综合管理蔼可组合一本目录岸。）一本交综合拌档案室，一本自阿留。这本目录，斑既是会计档案的岸保管册，又是查跋找利用档案的检鞍索工具

12、。昂四、会计档案移澳交保管利用斑 胺（一）档案移交凹 俺 矮每个单位的会计坝档案由会计部门捌保管三年，期满霸后连同一套档案阿目录一起移交盎给本单位综合档办案室保管。俺 斑（二）档案保管吧 艾会计档案整理、败归档后，原则上哎保持原卷的封装奥，不要随便打乱案，不能拆卷，如傲特殊情况，必须皑会同原会计人员暗和经办人员共同癌研究决定完成。傲任何人不准乱拆芭、乱订，但原封班面不符合要求的搬，必须按规范要半求重新加上封面叭，并填盖好有关稗项目。会计档案百要有专箱存放、拜保管，方便查找坝。隘财务部门移交档跋案时，交接双方皑必须当面验收归笆档材料是否完整耙、瓣 .5.盎系统、准确，卷捌内材料排列、编盎号是否符

13、合要求矮，凡不符合要求蔼的案卷，档案室胺有权拒绝接收，邦并限期改正后才皑办理交接手续。颁档案室对违反财拜会管俺理制度的有权进败行检查纠正。鞍 懊（三）利用蔼 百会计档案利用，翱主要有三方面：翱 板（）会计分析颁利用档案；哎（）会计检查绊使用档案；办 背（）日常查考艾利用档案。芭 俺利用、借阅会计安档案，必须登记版，阅后及时归还敖，利用者对档案伴不得污损、毁坏邦，违者要追究责搬任，情节严重的把要依法追究法律摆责任，严肃处理笆。班 霸五、鉴定、销毁叭 胺（一）鉴定肮 板会计档案鉴定分斑三步：扮 扒、初步鉴定。瓣由档案部门对到爱期档案按会计档啊案保管期限表作板初步审查，提出唉销毁意见；办 阿、复查鉴

14、定。吧在初步鉴懊定基础上，由档八案部门和会计部哎门进行第二次鉴啊定。对初鉴定不艾恰当的给予纠正稗；把 巴、销毁鉴定。案这是最后一次鉴办定。这次由档案坝、财政、审计主罢管部门、对销毁百档案严格审核，白确定无保存价值敖的档案作出销毁懊结论。邦 稗（二）销毁盎 袄销毁档案，要列熬销毁清册，并写胺书面报告报本单跋位领导审批后销埃毁。销毁档案清办册要有档案、财矮政、审计主管部伴门有关人员签名唉。企业单位会计班档案销毁，要由笆本单位领导审核般后，再报上一级啊主管部门批准。拔 柏对未了结的债权叭、债务的原始凭绊证，要单独抽出爱，另行整理立卷吧、编目，由本单拔位的档案室保存邦到债扮务结清为止。罢 靶附：会计档案芭名词说明搬 颁全宗号把颁是本单位的代号俺。这个代号是由班区档案局确定给翱各单位永久性使拌用的代码。办.6.靶 氨目录号瓣叭是一种门类档案安的档案目录册的吧流水号。如一单百位的某种档案，败共形成三本档案叭目