广州市公路管理局花都分局OA实施小组京华网络实施前写的需求说明书

1、.工程称号：广州市花都公路管理局花都分局协同办公自动化工程合同号：GZIT2021-ZB0469总体需求阐明书文档编号：模板编号：第 PAGE 90 页 共 NUMPAGES 90 页：.；广州市花都区公路管理局花都分局办公自动化工程文档 总体需求阐明书工程编号版本号V1.0编写者王志伟工程经理王志伟提交日期2021/9/20审阅者广州市公路管理局花都分局OA实施小组*A代表新增，M代表修正，D代表删除。版本号发布日期提交人审阅人A.M.D更新位置更新摘要V1.02021-9-20王志伟M流程基于东城分局最新流程整理而成目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc24

2、1502403 1前言 PAGEREF _Toc241502403 h 5 HYPERLINK l _Toc241502404 1.1目的及范围 PAGEREF _Toc241502404 h 5 HYPERLINK l _Toc241502405 1.2方法 PAGEREF _Toc241502405 h 5 HYPERLINK l _Toc241502406 1.3参考资料 PAGEREF _Toc241502406 h 5 HYPERLINK l _Toc241502407 2任务范围的详细描画 PAGEREF _Toc241502407 h 5 HYPERLINK l _Toc2415

3、02408 2.1客户 PAGEREF _Toc241502408 h 5 HYPERLINK l _Toc241502409 2.2当前系统 PAGEREF _Toc241502409 h 5 HYPERLINK l _Toc241502410 2.3当前系统所遇到的问题 PAGEREF _Toc241502410 h 6 HYPERLINK l _Toc241502411 2.4新系统的概述 PAGEREF _Toc241502411 h 6 HYPERLINK l _Toc241502412 2.5新系统目的 PAGEREF _Toc241502412 h 6 HYPERLINK l _

4、Toc241502413 3功能需求 PAGEREF _Toc241502413 h 6 HYPERLINK l _Toc241502414 3.1公文审批管理 PAGEREF _Toc241502414 h 6 HYPERLINK l _Toc241502415 3.1.1收文办理流程 PAGEREF _Toc241502415 h 7 HYPERLINK l _Toc241502416 3.1.2分局发文流程 PAGEREF _Toc241502416 h 9 HYPERLINK l _Toc241502417 3.1.3结合发文流程 PAGEREF _Toc241502417 h 12

5、HYPERLINK l _Toc241502418 3.1.4内部发文流程 PAGEREF _Toc241502418 h 15 HYPERLINK l _Toc241502419 3.1.5退文办理流程 PAGEREF _Toc241502419 h 17 HYPERLINK l _Toc241502420 3.1.6文件分发流程 PAGEREF _Toc241502420 h 19 HYPERLINK l _Toc241502421 3.1.7文件催办流程 PAGEREF _Toc241502421 h 21 HYPERLINK l _Toc241502422 3.1.8合同签署流程 PA

6、GEREF _Toc241502422 h 23 HYPERLINK l _Toc241502423 3.1.9带薪年假休假恳求 PAGEREF _Toc241502423 h 25 HYPERLINK l _Toc241502424 3.1.10休假恳求流程 PAGEREF _Toc241502424 h 28 HYPERLINK l _Toc241502425 3.1.11会议办理通知流程 PAGEREF _Toc241502425 h 31 HYPERLINK l _Toc241502426 3.1.12恳求召开会议流程 PAGEREF _Toc241502426 h 34 HYPERL

7、INK l _Toc241502427 3.1.13恳求参与继续教育流程 PAGEREF _Toc241502427 h 36 HYPERLINK l _Toc241502428 3.1.14局务会讨论内容拟报流程 PAGEREF _Toc241502428 h 38 HYPERLINK l _Toc241502429 3.1.15路政答应恳求呈批流程 PAGEREF _Toc241502429 h 40 HYPERLINK l _Toc241502430 3.1.16办公用品恳求流程 PAGEREF _Toc241502430 h 42 HYPERLINK l _Toc241502431 3

8、.1.17办公用品采购流程 PAGEREF _Toc241502431 h 44 HYPERLINK l _Toc241502432 3.1.18车辆维修恳求流程 PAGEREF _Toc241502432 h 46 HYPERLINK l _Toc241502433 3.1.19指点干部外出请假恳求流程 PAGEREF _Toc241502433 h 48 HYPERLINK l _Toc241502434 3.1.20物资报修流程 PAGEREF _Toc241502434 h 50 HYPERLINK l _Toc241502435 3.1.21物资借出归还流程 PAGEREF _Toc

9、241502435 h 52 HYPERLINK l _Toc241502436 3.1.22大宗物资领用流程 PAGEREF _Toc241502436 h 55 HYPERLINK l _Toc241502437 3.1.23大宗物资采购恳求流程 PAGEREF _Toc241502437 h 57 HYPERLINK l _Toc241502438 3.1.24加班审批流程 PAGEREF _Toc241502438 h 59 HYPERLINK l _Toc241502439 3.1.25恳求盖公章流程 PAGEREF _Toc241502439 h 61 HYPERLINK l _T

10、oc241502440 3.1.26用车恳求流程 PAGEREF _Toc241502440 h 63 HYPERLINK l _Toc241502441 3.1.27公路养护大中修工程工程审批流程 PAGEREF _Toc241502441 h 65 HYPERLINK l _Toc241502442 3.1.28车辆维修配件购买审批流程 PAGEREF _Toc241502442 h 67 HYPERLINK l _Toc241502443 3.1.29机械设备调拨流程 PAGEREF _Toc241502443 h 69 HYPERLINK l _Toc241502444 3.2沟通 P

11、AGEREF _Toc241502444 h 71 HYPERLINK l _Toc241502445 3.3信息发布与共享 PAGEREF _Toc241502445 h 71 HYPERLINK l _Toc241502446 3.4事务管理 PAGEREF _Toc241502446 h 71 HYPERLINK l _Toc241502447 3.5文档管理 PAGEREF _Toc241502447 h 72 HYPERLINK l _Toc241502448 3.6系统管理 PAGEREF _Toc241502448 h 72 HYPERLINK l _Toc241502449 3

12、.7接口开发 PAGEREF _Toc241502449 h 72 HYPERLINK l _Toc241502450 4新系统运用上的影响 PAGEREF _Toc241502450 h 73 HYPERLINK l _Toc241502451 5设计条件及约束 PAGEREF _Toc241502451 h 73 HYPERLINK l _Toc241502452 5.1环境规格要求 PAGEREF _Toc241502452 h 73 HYPERLINK l _Toc241502453 5.2兼容性条件 PAGEREF _Toc241502453 h 73 HYPERLINK l _To

13、c241502454 5.3平安与恢复 PAGEREF _Toc241502454 h 73 HYPERLINK l _Toc241502455 5.4用户友好性 PAGEREF _Toc241502455 h 73 HYPERLINK l _Toc241502456 5.5影响实施的约束 PAGEREF _Toc241502456 h 74 HYPERLINK l _Toc241502457 6需求变卦控制 PAGEREF _Toc241502457 h 74前言目的及范围根据广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统建立的目的，构建符合广州市花都公路管理局花都分局实践需求的办公自动化系统，

14、实现公文流转等功能，协助 用户更合理地利用资源，提高办公效率。方法办公自动化系统搜集需求的方法为：问题列表加用户面谈。参考资料序号参考文档广州市公路管理局东城分局、从化局、花都局、增城局办公自动化系统软硬件销售、实施合同谈判记录公文模板纸质样本任务范围的详细描画客户本系统主要用户是广州市花都公路管理局花都分局本局及其下属各所、中心。当前系统广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心没有运用办公自动化系统，采用手工方式发、收文。广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心采用手工方式处置文件、归档。很多管理工程也是运用纸质资料传送处置，既浪费又低效。当前系统所遇到的问题

15、广州市花都公路管理局花都分局办公不断采用手工方式进展公文流转，任务量大；很多管理工程也是运用纸质资料传送处置，既浪费又低效。效率上难以满足日益提高的现代化进程，因此建立一套完善的办公自动化系统，提高任务效率，减少任务人员的任务量是势在必行的。新系统的概述京华ExOA办公自动化系统可以很好的实现公文流转无纸方式，解除现有的繁重的人工劳动；同时公文流转系统与档案系统的无缝衔接，可以便利实现公文档案一体化，即在公文流转终了后直接归档，减少了手工录入的反复劳动。新系统目的本系统的目的是为广州市花都公路管理局花都分局建立完善的办公自动化系统，提高任务效率，实现办公无纸化。同时本系统附加的Office功能

16、模块，可以添加用户任务便利。功能需求公文审批管理京华ExOA系统内置京华ExFlow任务流引擎，用户只须懂得根本计算机操作就能运用ExFlow提供的表单设计工具与流程设计工具设计各类文件、行政、业务流程。审批管理待办事项，审批处置，审批设置，审批监控和审批查询办文效率统计审批统计，流程统计，效率统计，处置时间统计和代理统计设计公文模板时，严厉控制公文模板权限，不同的人员仅可以看到与之相对应的公文模板，从而降低公文网络流转的不平安性。详细的公文需求阐明如下：收文办理流程根本信息流程称号收文处置流程流程编号运用范围担任分局外来文件管理人员，适用于外来文件的登记及后续的传阅处置。触发条件当有外来文件

17、时能够触发的流程流程阐明严密员登记外来文件，呈办公室主任提拟办意见后送严密员，严密员再送分局指点审阅,根据分局指点指示送相关部门阅办。流程图表单图例分局发文流程 根本信息流程称号分局发文流程 流程编号运用范围分局内各部门人员触发条件需求以分局名义对外发文能够触发的流程流程阐明经办人拟稿呈部门担任人审核经过后，送相关部门会签，送文秘审核，并由办公室主任审稿后，送分局指点审批后送打字室复制，最后送严密员登记、分发、归档。流程图表单图例结合发文流程 根本信息流程称号结合发文流程流程编号运用范围分局内各部门人员触发条件能够触发的流程流程阐明经办人拟稿呈部门担任人审核经过后，送结合发文单位会签，送文秘审

18、核，并由办公室主任审稿后，送分局指点审批后送打字室复制，最后送严密员登记、分发、归档。流程图表单图例内部发文流程根本信息流程称号内部发文流程流程编号运用范围分局内各部门人员触发条件能够触发的流程流程阐明经办人拟稿呈所属部门指点审核，经过后由严密员登记并送办公室填写意见如有需求，可先发给会签部门填写意见后再发给办公室填写意见，然后送分局指点指示，经过后以部门名义盖章发文。流程图表单图例退文办理流程根本信息流程称号退文办理流程流程编号运用范围分局内各部门人员触发条件能够触发的流程流程阐明经办人发现接纳的文件不符合求，经过填写退文表退回来文单位部门。流程图表单图例文件分发流程根本信息流程称号文件分发

19、流程流程编号运用范围分局内各部门人员触发条件能够触发的流程流程阐明严密员严密员收到公文后，填写文件分发表，把文件分发到各单位部门。流程图表单图例文件分送表紧急程度： 密级：来文单位来文编号印数文件标题收文日期发出日期收件人签 名收件人签 名张辉泉局长肖孟局长金盘岭养护中心征稽所王小星书记黄林星副局长长平养护中心东区公路养护所陈文俊副局长段昌宁副局长白山保洁中心西区公路养护所赖达凡副局长办公室：长安收费站公路绿化养护所张宇副局长人事劳资南新收费站工程维修中心办公室：工会花城收费站政工科平安潘岐相调研员养护工程科行政张连杰副调研员安监科路政所财务科养护工程科工会财务科路政所文件催办流程根本信息流程

20、称号文件催办流程流程编号运用范围分局内各部门人员触发条件能够触发的流程流程阐明严密员填写文件催办表，把文件分发到各单位部门。流程图表单图例 催办编号：公文催办表紧急程度： 密级：承办单位办文编号转办日期应复日期文件标题催办意见1、此件已超越回复期限至今未复。请于本催办表送出之日起 个任务日内将办理情况回复分局 科。2、如不能按催办期限回复，须书面报告当前办理情况并承诺回复时间填写下面栏目后退回。3、假设不按催办期限回复意见也不作阐明的，视为赞同或无意见。XX科拟办： ：当前办理情况及承诺回复时间承办单位：盖章填报日期： 年 月 日承办人： 电 话：合同签署流程根本信息流程称号合同签署流程流程编

21、号运用范围分局内各部门人员触发条件需求分局指点指示的合同签署能够触发的流程流程阐明请示人拟稿呈所属部门担任人审核，征求相关部门意见，后呈分局相关指点指示。流程图表单图例合同签署呈批表 紧急程度： 合同编号： 合同标题经办科室办公室核稿拟文： 文秘：办理合同的根据及附件： 科室指点：主任：会签人员签名指点会签主管指点签名分发情况签署份数： 甲方： 份 乙 方： 份 丙方： 份 档案室： 份办理情况跟踪 签署日期： 年 月 日带薪年假休假恳求根本信息流程称号带薪年假休假恳求流程编号运用范围分局一切员工触发条件员工恳求带薪年假或休假能够触发的流程流程阐明拟稿恳求人发养护队担任人审批，再发给养护所所长

22、审批，发政工科填写意见，然后送分管指点指示，特殊能够需求再发送给局指点指示，最后通知恳求人。注：恳求人是局科员以下管理人员，那么恳求人填写恳求表后直接发主管科室指点审批；恳求人是科级人员，那么恳求人填写恳求表后直接发政工科填写意见。拟稿恳求人发部门担任人审批，再发给中心主任审批，发办公室填写意见，然后送分管指点指示，特殊能够需求再发送给分局指点指示，最后通知恳求人。注：假设恳求人是分局人员，那么恳求人填写恳求表后直接发主管科室指点审批；假设恳求人是科级人员，那么恳求人填写恳求表后直接发办公室填写意见。流程图表单图例休假恳求流程根本信息流程称号休假恳求流程流程编号运用范围分局一切员工触发条件能够

23、触发的流程流程阐明拟稿恳求人发养护队担任人审批，再发给养护所所长审批，发政工科填写意见，然后送分管指点指示，特殊能够需求再发送给局指点指示，最后通知恳求人。注：恳求人是局科员以下管理人员，那么恳求人填写恳求表后直接发主管科室指点审批；恳求人是科级人员，那么恳求人填写恳求表后直接发政工科填写意见。拟稿恳求人发部门担任人审批，再发给中心主任审批，发办公室填写意见，然后送分管指点指示，特殊能够需求再发送给分局指点指示，最后通知恳求人。注：假设恳求人是分局人员，那么恳求人填写恳求表后直接发主管科室指点审批；假设恳求人是科级人员，那么恳求人填写恳求表后直接发办公室填写意见。流程图表单图例会议办理通知流程

24、根本信息流程称号会议办理通知流程流程编号运用范围分局一切员工触发条件能够触发的流程流程阐明严密员登记收到通知，发给办公室主任，由办公室主任提出拟办意见，再发给分局指点阅批，然后转给分局指点、部门办理或转给属下单位办理。流程图表单图例恳求召开会议流程根本信息流程称号恳求召开会议流程流程编号运用范围分局主办科室触发条件能够触发的流程流程阐明主办科室部门填写召开会议恳求表，发给分管指点进展会签，会签完成后转主管指点审批，审批经过后由办公室安排会议室，然后告知主办科室部门，由他们通知拟参与会议的人员会议安排流程图表单图例恳求参与继续教育流程根本信息流程称号恳求参与继续教育流程流程编号运用范围分局一切人

25、员触发条件能够触发的流程流程阐明恳求人填写恳求表，交由部门担任人审批，经过后发给科室指点中心主任养护所所长审批，然后交给办公室填写意见后送分管指点审批，经过后告知恳求人后交给局工会填写意见后送分管指点审批，经过后告知恳求人流程图表单图例局务会讨论内容拟报流程根本信息流程称号局务会讨论内容拟报流程流程编号运用范围分局各部门触发条件能够触发的流程流程阐明恳求人填写恳求表，交由部门担任人审批，经过后发给科室指点养护所所长中心主任审批，然后交给办公室填写意见后送分管指点审批，经过后告知恳求人流程图表单图例路政答应恳求呈批流程根本信息流程称号路政答应恳求呈批流程流程编号运用范围路政所人员触发条件需恳求路

26、政答应时能够触发的流程流程阐明路政所收到恳求资料提交给路政所所长提拟办意见，再由分管指点审批之后，发分局指点指示之后，相关科室会签。流程图表单图例办公用品恳求流程根本信息流程称号办公用品恳求流程流程编号运用范围各中心或科室人员触发条件恳求办公用品时能够触发的流程流程阐明各中心或科室经办人填写恳求各所或科室经办人填写恳求，经部门担任人审核后，发给行政管理员进展汇总发给办公室管理员进展汇总。流程图表单图例办公用品采购流程根本信息办公用品采购流程流程编号运用范围办公室触发条件办公用品采购时能够触发的流程流程阐明行政管理员填写采购恳求办公室管理员填写采购恳求，经办公室担任人审批后，经过严密员送分局指点

27、审批，分局指点审批后前往给行政办公室管理员办理采购。流程图表单图例车辆维修恳求流程根本信息流程称号车辆维修恳求流程流程编号运用范围分局养护安监科触发条件车辆需求进展维修时能够触发的流程流程阐明经办人提出恳求，经由车辆管理人员填写意见后，报给车辆管理部门担任人审批，然后再经过严密员送给分局主管指点审批，假设经过后，由车辆管事内员跟踪填写办理情况。流程图表单图例指点干部外出请假恳求流程根本信息流程称号指点干部外出请假恳求流程流程编号运用范围分部分门指点触发条件部门指点外出或请假时能够触发的流程流程阐明指点干部外出请假时填写恳求单，假设是所、中心部门指点，那么需求先经主管科室填写意见后，再给办公室填

28、写意见再给政工科填写意见；假设是分部分门指点，直接发给办公室填写意见直接发给政工科填写意见。然后 严密员根据办公室的意见选择能否要分管指点会签严密员根据政工科的意见选择能否要分管指点会签，假设不需求会签，那么可以直接发给主管指点填写意见。经过后发给劳资员进展登记，由劳资员通知恳求人。流程图表单图例物资报修流程根本信息流程称号物资报修流程流程编号运用范围分局一切员工触发条件物资报修之时能够触发的流程流程阐明报修人恳求后送技术鉴定人审核，后送资产管理部门意见，送办公室意见，送分局指点审批，最后通知相关人员。流程图表单图例物资借出归还流程根本信息流程称号物资借出归还流程流程编号运用范围分局一切人员触

29、发条件当物资发生借出时能够触发的流程流程阐明借入人恳求后，借入部门主管审批，送分局指点审批，再由资产管理员登记，借出部门主管审核，借出人办理。流程图表单图例大宗物资领用流程根本信息流程称号大宗物资领用流程流程编号运用范围分局全体人员触发条件大宗物资的领用能够触发的流程流程阐明领用人填写领用表后，领用部门担任人审核，再送办公室行政担任人审核，送办公室主任审核，再送指点审批，再让相关部门处置，最后通知领用人领用。流程图表单图例大宗物资采购恳求流程根本信息流程称号大宗物资采购恳求流程流程编号运用范围分局全体成员触发条件恳求采购时能够触发的流程流程阐明有恳求人恳求，部门担任人审核后送办公室审批，再送其

30、他部门会签，在由相关部门办理，最后通知恳求人。流程图表单图例加班审批流程根本信息流程称号基层加班审批流程流程编号运用范围分局基层全体员工触发条件加班提出恳求能够触发的流程流程阐明由养护队一致恳求，养护所所长审批后报政工科审核，再送指点审批，通知恳求人。由中心一致恳求，中心主任审批后科长审批，再送指点审批，通知恳求人。流程图表单图例恳求盖公章流程根本信息流程称号恳求盖公章流程流程编号运用范围分部分门触发条件能够触发的流程流程阐明由主办单位恳求，送分局指点审批，经过后由办公室盖章经过后由政工科盖章。流程图表单图例用车恳求流程根本信息流程称号用车恳求流程流程编号运用范围分局全体人员触发条件能够触发的

31、流程流程阐明用车人填写恳求表，送部门担任人审批，再送办公室审批、派车，最后由用车人进展出车确认。流程图表单图例公路养护大中修工程工程审批流程根本信息流程称号公路养护大中修工程工程审批流程流程编号运用范围养护科触发条件需求恳求大中修工程工程时能够触发的流程流程阐明流程图表单图例车辆维修配件购买审批流程根本信息流程称号车辆维修配件购买审批流程流程编号运用范围触发条件车辆维护时能够触发的流程流程阐明流程图表单图例机械设备调拨流程根本信息流程称号机械设备调拨流程流程编号运用范围触发条件能够触发的流程流程阐明经办人提出恳求，送养护科、办公室、财务科、分管指点、主管指点填写意见。流程图表单图例沟通即时通讯

32、用户经过系统提供的即时通讯一致进展即时信息的沟通。并结合短信、邮件的方式及时通知接纳人。约见提供广州市花都公路管理局花都分局各所、中心人员的约见事务的处置，主要包括约见、处置约见等。留言留言本实现了用户相互之间的留言记录和管理。内部交流包括：分局内部的讨论平台论坛，支持部门主页的内部信息发布和管理文档资料传送发送和接纳文档资料信息发布与共享日程管理包括：个人日程管理、日程分析、查看员工形状和设置、查看同伴日程等功能通知发布和查看通知，对通知的管理，可发布到个人信息桌面通讯录分为分局级通讯录和个人通讯录，分局级通讯录为公共一致管理和共享，个人通讯录为私人管理厂务公开分局规章制度事务管理车辆管理对

33、车辆根本信息的管理，以及车辆审批后车辆动态信息的管理会议室管理以会议为中心的资源管理，包括会议室查询、会议室管理、会议安排、会议通知来访管理提供约定、访客处置、起草放行条、处置放行条、设置接待形状、加班登记等。资产设备管理包括资产设备的入库、领用和统计等功能。用户可在此功能中对一切资产设备的根本信息进展管理。资产设备在购买、运用恳求经过后，自动在资产设备资料中添加或减少设备数量文档管理各类报表管理：管理员可以经过这个模块发布一些报表的模板供各部门下载，各部门人员可以查看、填写、下载、上传相应的报表文档。文档模块管理：可以创建文档分类文件夹，对文档进展分类管理。管理员可以为相应的文件夹分配访问权

34、限查看、填写、上传、下载、删除。日志管理：可以查看文档模块的操作日志和文档的操作日志。系统管理用户管理部门管理，组别管理，用户管理，在线用户管理设置管理包括：审批中的个性化词条、词类管理、代理人管理等界面管理提供个性化的界面和功能管理，系统集成多套主题方案，支持“换肤功能日志管理对用户的登录和操作日志进展记录和管理流程管理提供流程设计工具，支持各种行政、业务、财务、人事审批流程的图形化、可自定义的设计、发布和管理表单管理提供表格设计工具，支持各种行政、业务、财务、人事审批表单的图形化、可自定义的设计、发布和管理接口开发短信由甲方提供短信平台或短信工具，乙方提供应用。短信发送平台目前比较常用的有两种：一种是通讯运营商提供的短信发送网关，甲方向运营商购买后，他们会提供相应的短信发送、接纳协议，乙方根据协议进展开发运用平台；另一种是短信发送工具，属硬件+软件，甲方购买时一定要留意一点：此工具的软件一定要具有外程序可调用的短信单发、群发、读取短信的接口，乙方根据所提供的接口进展开发