会议供应机构和案例分析

1、会议供应机构和案例分析第一节 专业会议组织者（PCO）一、专业会议组织者的定义 专业会议组织者（Professional Conference Organizer，缩写PCO），指通过为客户组织、经办会议而获取收入的专业的会议组织机构。二、PCO的工作1、会议的促销宣传、新闻报道工作；2、各种印刷品的制作安排；3、会议地点和会议场所的安排；4、会议住宿（宾馆）的安排；5、会议餐饮的安排；6、会议预先注册和现场注册工作；7、会议财务管理工作（会议预算、资金筹措、成本控制、现金管理）；8、会议临时员工的招聘和培训、管理工作；9、会议翻译（口译和笔译）人员的安排；10、会议技术设备和人员的安排；11

2、、会议社会活动、学术访问活动的安排；12、会议旅行、游览等活动的安排；13、会议附设展览活动的安排；14、帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办；15、按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办理入境住事宜；16、协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系；三、PCO的资源 专业会议组织人员 会议场所 宾馆、餐馆 旅行社 交通公司 翻译公司（人员） 印刷公司 政府机构关系 PCO会议中心政府机构旅行社餐饮公司交通公司翻译公司宾馆会议主办方四、PCO的作用/地位 会议主办者的顾问/参谋（专业） 会议主办者的助手（专业） 会议业的龙头 五、PCO的收费方式1、包价式2、基本费+参会

3、者人头费3、参会者人头费4、按小时收费实训：第四届工业生物技术大会的主办方想将会议的承办权交给湖北会议网，请你模拟主承办双方洽谈业务时的工作场景。第四届工业生物技术大会第二节 会议中心一、会议中心定议会议中心是一个专门为会议客户提供会议场地、会议设施、设备和会议服务而获取收入的企业。 二、基本会议场地、设施和服务剧场（礼堂）式大会议厅中小型会议室会议厅、室具有照明、空调等基础设施、设备话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。大堂和其它公共区域（会议登记、咖歇/茶歇等的地方）餐饮场地、设施设备和服务能力可供会议组织者办公使用的办公室可提供水、电、英特网接口的展厅（供举办会议附属展览活

4、动使用）存放展品的储藏室（展品）装卸场地和设备；贵宾休息室；停车场地。二.其它方面的要求良好的可进出性 有效的导向系统训练有素的专业会议服务与管理人员。周围和附近有足够的住宿和餐饮场所。配套服务设施齐全。7.配有符合标准的安全、消防设施、设备，会议期间有充足的安全保卫人员。 第三节 会议宾馆一、会议宾馆定义 会议宾馆是一个可以为会议客户提供符合一定要求的会议场地、会议设施、设备和会议服务的宾馆。 上海国际会议中心东方滨江大酒店北京亚洲大酒店上海浦东香格里拉大酒店深圳嘉华大酒店二、基本会议场地、设施和服务拥有多个大小类型的具有隔音效果的会议室。每个会议室都有可以独立控制的灯光、空调等基本设施。主

5、要会议室拥有话筒、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备（接待国际会议的宾馆还应拥有同声翻译设备或具有租借同声翻译设备的渠道）并配备有相关专业技术人员。有足够大的前厅和公共空间。有供会议组织者办公的房间。6.有超过最大会议接待人数的住宿、餐饮供应能力。有充足的停车场地。有清晰的馆内外导向系统。有适当的可供举办会议附属展览活动使用的空间。有可以存放展品的储藏空间。有现代化的通讯系统。有专业的 接线员。有适当的安全保卫人员和设备。14. 能24小时提供下列服务：（1）大厅里有商务服务；（2）通讯服务；（3）会议技术支持；（4）清洁卫生服务；（5）急救和其它医疗服务。三.会议管理结构平时管理结构（垂

6、直管理、各部门自负其责）会议管理结构（跨越部门界限，全力协作共同为会议服务）会议经理（授予其权力，协调、处理会议涉及各部门的所有问题 四、提供会议客户需要的信息1、每个会议室的面积；2、每个展览场地的平面图；3、会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数；4、可以使用的技术设施、设备；5、所有会议场所、设施、设备和服务的价目表；6、专业会议服务员工数量及其服务经历。【讨论】单独的会议场馆和与会议宾馆相比有何劣势？第四节 旅行社【问题】 会议组织者可以把哪些工作交给旅行社做？与旅行社合作要注意什么？5 交通运输商 大型的会议，尤其是大型的国际会议，往往要挑选交通运输商作为会议的指定交通运输商。如选

7、择一家航空公司作为会议的指定航空公司，选择一家出租车公司作为会议的指定出租车公司。这种做法对会议组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的，双方可以通过谈判、合作达到双赢的结果。一.对指定交通运输商的好处 会议给其带来大量的客源，提高其交通工具的利用率 其名字被放入会议的各种宣传促销资料中，会议组织者帮其做了免费广告，提高其知名度，树立其在社会公众中的形象。使用其交通工具的会议参加者都是其可列入其客户档案，成为其未来促销对象。二.对会议组织者的好处可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权。可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具做促销宣传【问题】 会议组织者可以通过指

8、定会议旅行商做哪些会议工作？与指定会议旅行商合作要注意什么？6 翻译公司 国际会议所需要的翻译人员有两类四种书面翻译人员 段落性口头翻译人员口头翻译人员 公共同声翻译人员 一对一同声翻译人员 一. 翻译人员的来源翻译公司高校中外语专业教师 高校相关专业中精通外语的教师 7 会议局会议局是一个非营利性的组织机构，它负责对一个城市或国家的会议业进行规划和管理，为一个城市或国家对外进行会议业的整体营销宣传，并为所在城市或国家争取到尽可能多的会议在那里举行。一.会议局的特点非营利性中立性以会议客户为中心二.会议局的工作对所在城市或国家的会议业进行行业管理；代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织，

9、加强与各国会议组织机构如国际会议协会（ICCA），国际专业会议组织者协会(IAPCO)的联系。目前我国北京市旅游局、上海市旅游委员会、广东省旅游局等地政府旅游部门已经参加了ICCA； 规划、投资和管理所在城市或国家的会议基础设施，塑造会议目的地良好的整体环境；制作所在城市或国家会议业的整体促销宣传资料，为所在城市或国家的会议业进行整体宣传促销，展示会议目的地的美好形象。如代表所在城市或国家参加会议展览会，扩展市场。目前，全球范围有较大影响的会议展览会很多，例如每年5月在瑞士日内瓦举办的欧洲会议、公务、奖励旅游交易会（EIBTM），每年9月在美国芝加哥举办的奖励旅游和会议展销会（ITME），每年

10、12月在亚洲易地举办的奖励旅游和会议展销会（ITCMA）；支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动；为所在城市或国家争取会议在那里举行。为了争办一个国际会议，国家和国家之间，甚至一个国家的城市和城市之间，竞争都十分激烈。会议局就代表所在城市或国家来参与这种竞争；把争取到的会议客户介绍给所在城市或国家的PCO，会议中心或其它会议供应商；为外地（国）会议客户或PCO提供会议方面的咨询，提供所在城市或国家政府有关规定和流程（如税法，签证流程，劳动用工规定）；帮助外地（国）会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商；邀请、组织、帮助外地（国）会议客户或P

11、CO到所在城市或国家进行会议地点考察。使其对当地举办会议的各种有利因素、会议设施、接待条件、接待能力等有一个感性的了解，引起他们的兴趣。参加专业会议组织，往往能请到高质量的外地（国）会议客户或PCO。这种请进来的方式投入小、见效快，并能为当地会议企业提供与外地（国）会议客户或PCO见面的机会；支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。8 政府政府对于一个城市或国家的会议业的发展起着相当重要的作用。由于会议业对一个城市或国家的经济、社会发展有着相当重要的作用，政府应当从财政、政策、规定、效率等多方面为会议业的发展提供有力的支持。一.财政政策在税收上给予会议企业以优惠给在本城市（国家）召

12、开的会议本身以补助给带来会议的机构或个人表彰和奖励。二.政策和法规 在有关政策和法规方面给会议的顺利召开以便利。如对来本市（国）参加会议的人士给以优先签证、入关待遇，给参加会议附设展览的展品以优先进出关的待遇三.规划政府在进行公共交通等城市规划时应重点考虑会议中心和大型会议宾馆的需要。如在规划地铁等轨道交通时，尽量考虑让线路经过会议中心和大型会议宾馆；在设置公交车线路时重点考虑经过会议中心和大型会议宾馆在德国汉诺威市，展览面积世界第一大的汉诺威博览中心直通火车、地铁，还有直升飞机提供交通服务；中心的停车场停车泊位达50000个之巨，配备有先进的电子导向系统；中心内银行、邮局、海关、商店、餐馆等

13、一应俱全。可以说，汉诺威博览中心典型地体现了汉诺威市政府的精心规划。再如在北京新落成的国家会议中心就在奥运支线（地铁8号线）上。四.工作效率 对于会议项目的报批开辟绿色通道，减少审批程序，缩短审批时间，使会议能够尽早立项，以免因为烦琐的审批程序和漫长的审批时间而使会议流失到别的城市或国家 。五.安全保障 对于重要的会议，尤其是重要的国际会议，政府应当在安全方面给予特别的重视，必要时安排适当的警力给会议以安全保障。【本章总结】 本章首先界定了会议业的龙头PCO, 通过对PCO工作内容的研究,我们了解了POC可以为会议主办者做的工作; 通过对会议中心和会议宾馆的研究,我们了解了会议场所应具备的会议

14、场地、设施和服务等各种硬软件条件；（3）通过对会议与旅行社、交通公司、翻译公司合作关系的研究，我们知道了会议如何与这些供应机构合作；（4）通过对会议与会议局、政府关系的研究，我们了解了会议局、政府对会议业的作用。【本章思考练习题】1. 假定你是一个准备为你主办的会议聘请PCO进行运作的客户，你觉得采取本章第一节中介绍的哪种PCO收费方式付费给PCO最好？为什么？2. 假定你是一个为客户做会议组织工作的PCO，你觉得采取本章第一节中介绍的哪种收费方式向客户收费最好？为什么？3. 讨论会议局对一个城市或国家会议业的作用。4. 单独的会议场馆和与住宿、餐饮场所放在一起的会议场馆相比有何劣势？作业 阅

15、读P113【案例分析】，做P116案例分析题14。第五章 会议申办活动【本章概要】本章研究我国对国际社团组织会议的申办和对企业会议的“竞标”，包括举办国际社团组织会议的有关规章制度，申办国际社团组织会议各项活动：建立机构、筹措经费、编制申办报告和现场申办等，企业会议的“竞标”方式。【本章学习目标】 了解国际社团会议的审批制度和程序； 熟悉国际社团会议申办准备工作的内容； 熟悉国际社团会议申办报告的内容；熟悉国际社团会议现场申办工作的内容；了解企业会议竞办的过程；（6）了解会议寻找翻译的基本途径;(7)了解会议局对一个城市或国际会议业的意义;(8)了解政府对会议业支持的途径。【问题】 中国生理学

16、会申办国际生理科学联合会年会为何夭折？有何损失？第一节 申办国际社团会议的审批【问题研究】 研究P138【实例5-3】“国际水协会对申办其会议的要求”，搜索了解中国的哪些城市以及这些城市的哪个会议场馆有可能获得“国际水协会世界大会”的举办资格，请说明理由。 举办任何活动首先都要建立一个机构，国际社团组织会议申办活动也不例外。机构建立后，明确分工和责任，就可以开始做工作计划和申办预算，接下来是要筹集申办资金。第二节 国际社团会议申办的准备一. 建立申办机构（一）组织委员会（Organizing Committee） 申办活动中的最高组织形式。1.人员组成 通常由主席、副主席和委员组成，其成员应主

17、要由会议的主办单位和承办单位的领导组成，为工作方便也应邀请主管单位的行政和外事部门的负责人参加。2.主要职责 对申办国际社团组织会议的全部活动负责，制定申办计划、编制申办预算和筹措申办资金，经常和国际社团组织保持联系，向他们通报会议筹备情况。还要定期对会议秘书处的工作给予指导、监督、检查，保证申办活动顺利进项。组织委员会和程序委员会是平行机构，要妥善协调与后者之间的关系，尽量满足后者所提出的各种要求。（二）程序委员会（Program Committee） 程序委员会负责申办活动中的全部专业问题。1.人员组成 程序委员会通常由主席、副主席和若干委员组成。程序委员会是一个工作班子，而不是荣誉机构，

18、应由该领域内知名人士组成，其成员是与大会主题和各个专业会议的主题有关的学者、专家，该委员会应包括我国国内主要知名学者、专家，我国在国外工作的知名学者、专家也应包括在内，以保证学术上的权威性，绝不能出现由于部门、地区和学派的偏见，而将一些知名度很高的学者、专家排斥在委员会之外。程序委员会的人数可视会议的规模和需要而定，但不宜过多。2.主要职责 程序委员会负责会议一切有关的专业活动，具体任务是拟定会议的主题、议题和主要专业交流内容；编制会议专业日程。（三）会议秘书处1.人员组成 秘书处是申办活动的常设机构，它在组织委员会的领导下负责会议的全部申办工作，秘书长是整个会议申办活动中的关键人物，应选择年

19、富力强、既熟悉专业、英语又好、并具有一定的行政管理和组织工作才能的人。秘书处应该是一个短小精悍的工作班子，申办工作一般不需要很多的工作人员，可以由组织委员会指定2至3名专职或者兼职工作人员组成秘书处，专门负责申办工作。2.主要职责 秘书处应定期将会议申办情况以口头或简报的形式向组委会报告，包括工作进度、会议文件制作和其它有关活动等。（四）PCO 目前我国国内许多机构都没有申办国际社团会议的经历，更缺乏有经验的工作人员。组织委员会从申办活动的初期就应积极寻找PCO合作，与PCO联合申办，由于PCO已经申办过大量的国际会议，利用他们的经验，对申办工作极为有利。 如果会议申办成功，通常为申办活动而成

20、立的各种机构也就顺理成章的成为筹备会议的相应机构。二. 制定申办计划 由于申办时间通常在一年左右，申办工作的内容也并不十分复杂，因此组织委员会只要按国际社团组织的要求，做出一个简单的申办工作程序发给有关的机构和人员，就可按这个工作程序展开工作。组织委员会在整个申办期间要召开几次工作会议，时间分别定在开始策划申办活动时、编制申办报告前和申办代表团出发之前。三.编制申办预算 为了掌握整个申办活动的财务状况，为下一步的筹资做好准备，要尽快制作申办活动的预算。申办预算通常包括三部分内容，首先编制支出部分的预算；根据支出的情况编制筹资部分的预算；最后是预算总结。 主要支出 （一）申办文件制作费用1. 会

21、议申办报告 申办报告主要是提供给国际社团组织的理事会成员，印刷份数也就在100本左右，因此印刷费折合到每本的价格都会不菲。2.辅助申办材料 DVD光盘。光盘仅仅是提供给理事会的成员使用，制作的份数不太多，编辑费会很高。 （二）出国费用 1. 国际旅费是最大的支出 国际旅费就是在预算中的最大支出。由于参加现场申办活动的具体时间都是在一年前就确定了的，因此要尽早提前预订机票，这样可能得到的机票折扣会多一些。2.国外食宿费用（三）活动费用 1.宴请费用2.礼品费（四）接待费用 接待国际社团组织人员来我国考察的费用。1.食宿费用2.宴请费3.国际旅费（五）其它费用1.人工费用2.办公费用3.其他材料费

22、用四.筹措申办经费 1.行政事业费 目前我国许多机构申办国际社团组织会议的费用主要出自事业费 为了获得充足的申办国际社团组织会议的经费，会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一部分申办资金，承诺会议申办成功，该PCO为唯一的会议承办单位；会议未果，会议组织者不用偿还这部分费用。PCO会根据经验来判断会议申办成功的可能性，决定是否进行这笔风险投资。例如1996年申办国际心理大会时，按国际心理学会的申办惯例，申办过程中要宴请100多名国际心理联合会执委会成员，大约需要人民币3万元，这些费用在行政开支中是不能报销的，中国国际科技会议中心投资了这3万元，促使会议申办成功，而同期该中

23、心资金支持申办的2003年国际岩石力学大会却没有取得成功。3.旅游机构 提供一些礼品和旅游宣传品。 编制申办国际社团组织会议的报告是全部申办工作中最重要的工作之一。国际社团的有表决权的理事会成员,许多都没到过中国,有时对我国的了解完全凭这本申办报告来决定未来他们的投票。会议组织者一定要全面调研，认真编辑，制作出高质量的申办报告。第三节 国际社团会议的申办报告 一.申办报告的主要内容（一）邀请信 1.必须有以主办单位负责人的名义签发的邀请信；2.最好有以主办单位的上级主管单位负责人名誉签发的邀请信；3.也应该有以会议举办城市市长的名誉签发的邀请信；4.以会议承办单位负责人名誉签发的邀请信 （二）

24、学术内容 1.中国在该学科领域的背景。中国在该学科领域的历史状况，何时起步，有何重大成果；中国在该学科领域有多少研究机构和有多少从业人员；中国在该学科领域是否有处于世界领先地位的科研成果。2.拟定的会议学术主题（Themes）3. 拟定的会议讨论的专业范围（Topics）4. 初步的学术计划会议的天数，安排几次全体会议，安排几个并行分组会议；拟邀请的大会特邀报告人；拟安排多少口头报告人(Oral lecturer)，多少张贴论文(Poster)，是否安排会前会、其他城市甚至其他国家的卫星会、培训班、网上的讨论等其他会议的辅助活动 （三）中国的介绍1.中国的地理位置、国土面积、国家人口和民族数量

25、作简单介绍；2.五千年的文明历史和灿烂的民族文化；3.政治上，中国自1978年后的改革开放的政策，促使国民经济的高速发展；4.经济上，中国的GNP的年增长率，外汇储备不断增加；5.在科技、教育、文化、健康和体育已取得巨大成就；6.服务业，包括交通、通信、银行、邮政服务的快速发展。（四）主办城市的介绍，以北京为例1.北京的地理位置、人口等，是中国的首都，是中国的政治、文化、科技、教育中心；2.北京城市的历史演变过程；3.介绍北京保存的世界著名的文化遗产，名胜古迹；4.北京既是古老的城市，又具有现代化的设备和面貌，每年吸引几百万国际游客前来访问；5.北京曾在1990年举办过亚运会、1995年举办过

26、第4届世界妇女大会，在人力和物力上有相当的接待能力；6.提供几幅北京的照片。 （五）大会会址的详细介绍 1.会址在城市的位置，距离市中心和机场的距离，交通是否方便，乘出租车的价格，是否有公共交通；2.大会场的最大容量，能否满足开幕式和大报告的要求；3.是否有足够多的分会场，要求容量相近，位置集中；4.是否有较大的空间，满足代表的会间休息；5.是否有足够的小房间以满足国际组织的办公用房；6.是否能提供主要的会议所需设备，例如多媒体投影仪等；7.是否有较大的空间，满足代表注册；8.是否有商务中心，为代表提供复印、电子邮件等服务；9.是否有展厅，能够满足会议附设的中小型展览；10.会址周围有否足够多

27、的不同档次宾馆可满足会议的需要；11.是否会址周围有比较多的餐厅、商店、银行和康乐中心；12.提供几幅会场的照片。 （六）宾馆的介绍 1.北京市宾馆的总体介绍，例如能提供给国外客人住宿的宾馆数量、房间和床位数量；2.会址周围步行距离到达的宾馆数量、档次、房间和床位数量；3.会议主宾馆（Congress Hotel）介绍，星级、房间数、餐厅、其他服务设施、与会址的距离；4.会议其他宾馆的情况介绍，一般按高、中、低得当次排序；5.该城市当年各档次宾馆的价格范围；6.提供各宾馆的照片。（七）旅游景点、参观、购物点的介绍1.当地城市旅游资源（以北京为例）名胜古迹：故宫、长城、十三陵、颐和园、天坛；自然

28、风景；博物馆；画廊。2.陪同人员活动的去处购物中心；街道的社区建设，居民家；托儿所和中、小学；有特色的工厂，例如丝织厂、玉器厂。3.中国其他著名旅游城市的旅游景点 一般着重介绍在世界上有名的下列旅游城市，配有旅游景点照片：西安的兵马俑、大雁塔、华清池、半坡博物馆；桂林的漓江、芦笛岩、象鼻山；拉萨的布达拉宫、大昭寺、罗布林卡、色丹寺；敦煌的莫高窟、鸣沙山；杭州的西湖、虎跑、六和塔、雷峰塔、钱江潮。（八）交通和通讯1.重点介绍会议举办城市的国际航线，国际列车和国际航运，说明外国代表来此参会的便捷；2.介绍该城市的市内交通状况，地铁、公交车、出租车；3.该城市的通讯，国际 、 、电子邮件等。（九）初

29、步预算 1.会议收入主要来自注册费的收入。还应包括会议附设展览会的收入、企业赞助和广告收入三部分。有的国际社团希望申办国的政府也应对会议资助，用以表示申办国政府对该会议的重视。遇到这种情况时，即使赞助费用还未完全落实，也应先估计一个金额，做到收入中去。因为财政年度的原因，世界上任何一个国家的政府也很难明确几年之后到底能赞助给某一个国际会议的具体金额。2.会议支出3.预算结果 (Balance) 应将会议的预算结果做到收支平衡、略有结余。（十）组织机构1.应将该国家所有该领域内的在世界上有一定影响的人士都列在申办书中，以显示国家的团结；2.可用框图的形式表示出会议的组织机构，包括会议程序委员会、

30、组织委员会、秘书处领导下的学术部、会务部、财务部、展览部等。二. 申办报告的制作和提交（一）申办报告的制作 因此最初编制的申办报告可以采用彩色打印的方式，制作几份提交给国际社团组织供他们修改后，参考他们的修改意见再定稿进行彩色印刷。有些机构一开始就成批印刷精美的申办报告，经国际组织修改后又重印，容易造成资金的浪费。 （二）申办报告的提交 提交申办报告的原则以满足国际社团的要求为准。决定一个国际社团会议在哪个国家举办通常采用两种表决方式，第一种是仅由国际的理事会表决；另一种方式是先由理事会初选，然后再由全体代表大会表决。如果是仅由理事会决定，只要在现场申办活动的几个月前，将一定数量的申报文件提交

31、给国际社团，国际社团再分发给每一位理事会成员，在申办活动的现场再带一些备份文件即可。如果还需要全体代表大会表决，除了要提前给理事会成员外，还需要准备成百上千份申办报告带到申办现场，供会议代表领取。 三.辅助申办材料 （一）辅助申办材料主要使用的是光盘。 专业部分的内容光盘 举办城市有关情况的介绍 1. 专业部分的内容 为了节省辅助材料的加工制作费用，对于专业部分的内容可以尽量采用已有资料进行简单的编辑加工，尽量避免再采取现场拍摄收集素材的方式，即浪费资金也耽误时间。2. 举办城市介绍 举办城市介绍这部分内容包括的范围极为广泛，虽然在会议申办文件中已经作过各方面的介绍，例如会议举办地点的会场情况

32、、宾馆条件、旅游资源以及交通、治安等诸多方面，但是通过现场采用多媒体技术播放影像材料，会给理事会成员留下更直观的深刻印象，有助于他们的最后选择。通常各个城市的旅游机构都会备有现成的影像材料，可以直接使用，不用再编辑加工。其实这也是许多国外城市在申办会议时经常采用的方法。（二）其他辅助申办材料 为使理事会成员留下更深刻印象，一些印制精致的材料也是申办活动中的重要辅助材料，当然这些材料都可以向有关的会议中心、宾馆以及旅行社免费索取，他们每年都会制作新的宣传材料。 申办活动中需要一些礼品，可以加工制作一些带有中国特色的礼品，例如中国结、京剧脸谱和剪纸等，并在礼品上印有申办会议的名称和年份。一.现场申

33、办人员（一）现场申办人员的组成 通常国际社团组织对现场申办人员的人数有一定的规定。在符合国际组织规定的前提下，现场申办活动应该广泛吸收与申办活动有关的各个机构的人员参加，组成所谓的“国家队”。申办人员应包括专业人员、会议管理机构的成员、会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表；这些人员可以现场回答理事会成员所提出的一切有关问题，显示出了申办国准备工作的充分和得到了各方面广泛有力支持，对申办活动的成功给予了有力的保障。第四节 国际社团会议的现场申办（二）现场申办人员的条件 来自各个机构的申办人员都应该非常熟悉本行业的工作，特别是对于理事会经常关心的一些细节问题都了如指掌；申办人员应该具有较高的

34、英文水平，特别强调的是应有熟练的听说能力，避免选择那些只能看、写而不能听、说的人员参加，因为参加现场申办活动时这种人往往派不上用场。申办人员最好参加过类似的申办活动或者在国内就经常有机会参加外事活动，有这种经历就不会出现怯场现象。（三）现场申办人员的出国经费 现场申办人员的出国经费通常由各个机构自己来承担，因为会议如果能够申办成功，这些机构都是直接的受益者。由于申办资金风险极大，采取这种方式解决出国经费也是一种资金风险共同承担的措施。如果我国的航空公司也能参与申办活动，他们能够提供折扣机票甚至免费机票也是对会议经费的巨大支持。 （四）申办人员的出国手续 以往出国申办国际社团组织会议属于公务出国

35、，要求所有申办人员在自己的本单位办理出国手续。随着我国对国民因私出国政策的不断放宽，越来越多的人选择办理因私出国手续，可以由申办会议的主办单位牵头组成申办团，委托某家旅游机构为全体申办人员共同办理出国手续。 二. 现场申办活动 经过长达一年甚至几年的准备工作，申办活动进入了现场申办阶段，也是最关键的阶段。申办人员要全力以赴，克服各种困难，积极主动地投入到申办活动中，争取申办工作获得圆满成功。 （一）公关活动1.拜访 2.宴请 3.私下交谈（二）参加理事会会议 1.陈述报告大多数国际社团规定每个申办国只允许一位代表上台做陈述报告。宣读陈述报告的代表应该充满自信心，语言要有感染力，要以流畅的英语全

36、面介绍我国的申办工作。报告内容主要围绕着早已提供给每位理事会成员的申办报告上的内容。为了增加陈述报告的效果，要辅以用计算机制作的影像图片投影到屏幕上。2.回答问题在申办报告结束之后，通常要安排5-10分钟的时间，由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题。理事会成员的问题主要集中在来我国参加会议是否能很方便地得到我国的签证；申办城市的交通和治安情况；会场和相关的宾馆之间的交通是否方便等一些具体问题。如允许，可由不同的申办人员回答不同方面的问题，这样每方面的问题都可以答得比较圆满。3.表决（三）参加全体代表大会 大多数国际组织的国际会议是由理事会来决定的，但是也有一些国际社团组织的会议主办权要通

37、过全体代表大会才能决定。理事会的作用只是初选，将数量比较多的申办国减少一些。为此申办国的代表还需要在全体代表大会上向会议代表作陈述报告，最后由全体代表举手表决，例如申办2008年的国际养猪协会的会议主办权就是采用这种方式来决定的。第五节 企业会议的竞标 目前我国企业的许多会议是通过竞标的方式来选择会议的承办机构。 一. 举办企业会议的程序 立项 调研 确立目标 策划 实施 文案论证 会议现场 评估 确认对象 文案工作 现场实施 （一）立项阶段立项应注意以下几个方面：1.主题是否具有迫切性；2.是否有足够的预算支持会议的开展；3.会议进行具有基本的可行性。通常这部分工作是由企业内部公共关系部门负

38、责的，只有企业内部的公共关系部门最清楚企业的基本状况，才可能最切实的根据企业的需要立项。但也有一些大型企业外包给指定公司作为其所有活动作公关策划。 （二）调研阶段 调研阶段是进行会议策划前的调查和分析阶段的工作，这一阶段的工作十分重要，必须要做好充分的调查研究，才能为策划提供科学的依据。另外会议活动的调查必须要有活动现场的实地调查。这方面的工作主要侧重于两个方面：确立目标，要根据策划主体的目的、要求制定出合适的目标；确立对象，只有明确了目标受众的范围，才能实现更有效的传播。 （三）策划阶段 这部分是企业会议竞办内容中的主要部分，大部分会议竞办方是由此环节开始参与会议的。这一阶段的工作包括拟定活

39、动内容和活动形式，安排会议流程、确定会议时间、拟定活动布置方案、制定预算及落实工作分配的计划等。 同时还要制定一整套的与目标受众及媒介的传播方案。而综合这一阶段工作的文字方案将成为会议的指导方案，也就是我们所说的文案工作。会议方案拟定后，要从不同的角度论证其实施的可行性，并作反馈与调整。（四）实施阶段 实施阶段分为会议前期运作及现场实施两部分。会议前期运作是指以会议策划方案为根本，细致而周详地安排策划方案上的工作，并根据运作情况适当调整会议方案，我们称之为文案论证。现场实施主要包括会议当天的场地布置、人员工作情况、整体流程执行等工作。实施阶段的工作是会议承办方的经验与能力的考验，会议承办方要在

40、这个阶段将所有会议工作安排就绪，并使会议顺利结束。 （五）评估阶段 会议承办方应在会议结束后的规定时间内为会议主办方提供会议的评估报告。评估报告中包括会议运行过程中出现的问题及会议目地完成的情况，最终取得的成果，产生差距的原因等。 二.企业会议的竞办过程 会议的主办企业在立项之后会向专门的会议承办公司发出招标，会议承办公司接受邀请参与竞标，最终由主办企业在多家应标公司中挑选出最适合的公司来承办会议。（一）招标 企业发出的投标邀请函包括：1.招标企业的介绍和招标会议的背景；2.投标人须知：一些重要名词的定义和解释、投标文件的编制要求、投标文件递交方式及地点与截止时间、开标时间与评标方法、投标费用

41、及中标服务费等；3.用户要求：会议的名称、会议招标内容，会议所要达到的目的、报价要求、策划书提交或提供服务的时间等；4.投标人有关资格和资信证明文件；5.企业规定的其他应当说明的事项。（二）投标会议承办企业在规定的地点、时间内递交合格的投标文件。（三）开标按照招标文件的规定举行开标仪式，当众宣读投标文件中开标一览表内容，记录后各投标人确认签名。（四）评标会议小组按照招标文件的要求对投标文件进行评审和比较，根据最后评标结果，向主管部门提出书面评标报告，推荐合格的中标候选人。（五）定标集中会议小组及上级主管部门意见确定中标人，由招标企业发出中标通知书。（六）中标企业按照招标文件的规定和中标结果与中

42、标公司签订书面合同并履行合同。三.企业会议承办方的审验标准 首先应看其是否应具有法人资格并能够履行和承担相应的会展活动民事责任；其次考查审核其公司的实力及专业水平，主要是参考一下公司的从业资历、业务水平、信誉度，考虑一下本次会议预算，再综合一下性价比，挑选出最适合企业会议的承办公司。二.企业会议的竞办过程 会议的主办企业在立项之后会向专门的会议承办公司发出招标，会议承办公司接受邀请参与竞标，最终由主办企业在多家应标公司中挑选出最适合的公司来承办会议。【本章总结】 通过对国际社团会议的审批制度和报批程序的学习，我们知道了国际社团会议的审批制度是很严格的，报批程序也比较复杂，要考虑很多方面的问题；

43、 通过国际社团会议申办准备工作的内容，我们了解了与PCO联合申办是一个捷径； 通过研究国际社团会议申办报告的内容，我们知道了社团会议申办报告的内容很多，但并不难写；通过研究国际社团会议现场申办工作的内容，我们了解了国际社团会议现场申办工作，有很多技巧，特别是公共关系很重要；通过研究企业会议竞办的过程，我们知道有些大型的企业会议是需要通过招标才能承办的。 【本章思考练习题】1.在【实例52】中，国际猪病学会的章程中是否存在台湾问题？对举办会议的东道国有无财务义务要求？2.在【实例53】中，国际水协会对举办该组织会议的要求中对举办者经费方面的要求如何？数额多少？除此以外还要承担什么费用？3.试概括

44、国际社团组织选择会议地点的标准。 作业【案例分析】2008年第20届国际养猪大会的申办【案例分析题】1.国际养猪大会每几年举办一届？ 其举办规律是什么？会议规模如何？2.你认为中国畜牧兽医学会是否应该接受国际养猪兽医学会的建议把计划1998年在北京召开的养猪会议推迟到1999年举行？为什么？3.中国申办第20届国际养猪大会的优劣势何在？其申办成功的几率如何？第六章 会议筹备管理 会议筹备是会议运营活动持续时间最长的阶段。 会议筹备的质量对会议能否成功举办和会议的质量影响最大。【本章概要】本章研究会议筹备过程中的主要工作：会议组织机构的建立、会议举办计划的制定、专业会议管理机构的选择、会议论文的

45、征集、会议预先注册等工作，这些工作错综复杂，但又环环相扣。 【本章学习目标】掌握会议组织机构的构成,了解会议初期筹备的工作内容；掌握会议论文征集的方法；掌握会议预先注册的内容与方法。 会议初期筹备的主要工作是建立会议组织机构，制定会议工作计划，编制会议预算和筹措会议启动资金；选择专业会议管理机构。业界人士曾形象的将这些主要工作比喻成一个人：会议组织机构就像人的脑袋，工作计划和会议预算就像人的两条腿，资金就像人体流动的血液，专业会议管理机构就像人的两只手，这种比喻充分说明了筹备初期所完成的这些工作的重要性。第一节会议初期筹备 会议组织机构形式并不是一成不变的，以下是两种形式。会议组织机构建立大型

46、国际会议的组织机构图（一） 大会组委会承办委员会财务委员会行政委员会学术委员会旅游委员会注册子委会公关子委会社会活动子委会展览子委会交通子委会旅行子委会饭店子委会秘书处/PCO财务委员会大会主席学术委员会组织委员会秘书长/司库附展组会务组公宣组财务组筹资组交通组旅游组安保组秘书处/PCO学术组大型国际会议的组织机构图（二） 接待组二. 会议策划明确会议目标确定会议名称确定会议主题与议题制定会议工作计划三. 会议公关宣传工作召开新闻发布会在媒体上做广告发布第一轮会议通知散发宣传资料 在相关会议上发放宣传资料可以起到事半功倍的效果。利用会议网页宣传四. 选择PCO 要尽早寻求与PCO合作，以把由于

47、经验欠缺等原因而造成会议运作失误的可能性降到最低程度。这样可将会议只委托给一家来完成，即简化了机构之间的相互关系，也极大地方便了参加会议的代表。 如果选择余地较大，可以通过招标的办法，筛选几家有一定实力的PCO来竞办会议，从中选出一家具有较强实力、经验的PCO来帮助组织、运作和管理会议。五. 编制会议预算和筹集会议资金另文六. 初步挑选会议场所和食宿供应商 不要急于确定，可以多选几家，反复比较，谈判，以利最终选择到价低质量高的会议场所和会议住宿、餐饮场所或供应单位。 会议应给会议代表足够多的时间准备他们的论文，同时程序委员会也需要足够的时间来进行论文的评审。大型会议一般是在举办前20个月、中小型会议一般应在会议召开前的到半年左右开始进行论文征集工作。会议这个阶段的主要工作就是围绕征文和评审论文展开的。 第二节 会议论文征集一. 确定会议的专业内容确定会议主题与议题确定会议的初步日程确定征文的形式征集论文全文征集论文摘要征集论文摘要 论文全文二. 编辑印刷征文通知书征文通知书的封面征文通知书的主页表格 论文摘要表（Abstract