会展策划课程全讲义(版)

1、会展策划 二O一五年三月创意非常关键和受用一生的力： 人际沟通 入门潜力级-迅速让人知道你 渐入佳境级-迅速让人记住你 终极骨灰级-让每个人都喜欢你会展这点儿事儿千秋邈矣独留我百战归来再读书 1.会展1:9拉动的是什么？ 会展经济能够拉动城市交通、通讯、住宿、餐饮、旅游、购物、贸易、广告、印刷、物流、创意等相关行业。UFI1：3.51:15之间，1:9.25，解读： 忽略区域差异,只是概数，强调会展业的拉动作用，绝不是实际的比值 周边产品、环境设施条件不到位，根本需求尚且保证 不了，谈何拉动？ 政府受益，从一定时段的税收比反映拉动值。2.会展的内涵究竟是什么？会展不是展会，一切满足条件的都可以

2、称为会展： 条件一：有限定时段 条件二：有特定空间 条件三：有公众效应 条件四：有实施频率 条件五：有特定受众 条件六：有效益诉求 条件七：有创意主题 条件八：有组织机构会展内涵主要表现为四个方面 一.是会展活动的创意筹划质量 二.是会展工程执行力度 三.是会展现场效劳水平 四.是会展整体的运营效果 3.会展业既是文化产业的重要组成局部，又是具有社会影响力的公共事件。两大核心经济功能： 平台功能和拉动功能利用会展活动为城市凝聚了旺盛的人流、资金流、工程流、信息流，带动了城市根底建设、促进了行业标准管理、拉动了周边相关产业两大核心社会功能： 窗口功能和惠民功能会展业在提升城市形象、提高城市整体文

3、明程度、增强城市文化内涵、美化城市环境以及丰富市民精神文化生活、改善民生等各个领域都发挥了重要的辐射作用4.会展产业- 文化产业- 创意产业之间是什么关系？ 创意产业：个体性，个人创造力 文化产业：依托性，社会义务 会展产业：合作性，载体功能 会展产业介于文化产业和创意产业之间，它的前期筹划阶段具备创意产业特点，后期组织运营又有文化产业的特点；同时又是创意产业和文化产业的一种呈现形式。 5.会展文化是什么？ 会展文化并非会展实施过程中应用到的哪一学科，它会展产业开展所反映出来的一种精神，是通过有效管理管理和行业自律共同形成的一种行业特征。会展文化的特征：地域性、阶段性、综合性会展文化的元素：造

4、势地旗、理性、健康、环保 、人本、诚信、务实、高效、专业； 二、会展业为什么需要你会展人才是个很抽象的概念，更多的是会展人。会展业成才率很低；能做好会展的人，其他行业都能做好；干一行爱一行不现实；爱一行才能干好一行。会展从业者的职业意识一 职业意识是人们对自身所从事的职业劳动的认知、态度、评价和寄予的情感等心理成分的综合表达。效劳意识 团队意识诚信意识 创新意识学习意识会展从业者的职业意识一 诚信1.诚信意识是一种自我道德约束。诚信是一种规那么的遵守，也是一种态度和承诺。任何一个正规的会展企业都应视信誉为命脉，而每一个员工都应该是诚信的最终执行者。2.诚信意识的培养主要围绕三个方面： 1.从业

5、人员应坚持向客户提供优质产品和效劳； 2.自觉维护和树立会展行业的信誉，净化行业环境； 3.遇到信任危机应当勇于担当责任，与客户真诚沟通，采取补救措施；效劳效劳意识是指会展从业人员对会展效劳理念的认识和态度。会展中心是效劳型产业，所提供的产品归根结底是效劳，而管理的根本呈现形式也是效劳，管理标准就是效劳到位。为什么需要效劳意识呢？因为效劳意识决定效劳态度，效劳态度又决定效劳质量。客户最在意的，是效劳的质量，而效劳质量往往是决定客户忠诚度和流失率的关键因素。提升效劳质量那么要从提升效劳意识着手。团队队伍不好带了！ 团队意识不是顺从主义，不是为了泯灭团队成员的个性、扼杀个体独立思考。一个好的会展团

6、队，恰恰应该充分发挥民主，鼓励和正确引导员工个人能力的最大发挥，确保每个工程都能高性价比完成。 团队意识能表达出一种智慧合力，使每一个团队成员都能够从团队中获得提升， 1+12的“系统效应 。 团队意识的具体表现： 1.向心力和凝聚力。 表现出一种对企业的忠诚，在工作中处分发挥主观能动性，树立“单位的事就是自己的事、企业好自己才好的工作理念。 2.归属感和荣耀感 使自己真正融入企业，以作为企业的一员而自豪，并以此为自己全部生活、价值的依托和归宿，激发出为企业奉献的动力和潜能。 3.存在感和平安感 能够深刻意识到企业给予自身根本生活保障和事业开展空间，使团队意识成一种平安感意识。创新 1.会展业

7、是创意产业。这就要求会展从业人员要具有创新思维和创新意识，创新是企业开展的动力。 2.创新很难，因为需要时间来检验对错，有风险，但是机遇和风险是成正比的。 3.没有创新，永远谈不上领先。 4.创新不是蛮干，是建立在经验和规律上的大胆实践。学习现在，最恐怖的就是时间。行业开展快过我们所掌握的技能。学习和实践是经验获得的唯一方法。有些人在还没有准备好就急匆匆去寻找时机，最终由于能力和经验的缺乏，屡次碰壁之后选择了放弃。殊不知“磨刀不误砍柴工、厚积薄发的道理，你的最大的任务就是首先把你这块材料雕琢成器。1.急躁而急功近利待遇低、升职慢2.自我而缺乏包容性；-独生子+网络依赖3.脆弱而抗挫折能力较差；

8、-不能正确看待失败，听不进批评4.易怒而无法控制情绪；-冲动不计后果5.优柔寡断；-不能准确把握时机至于错过6.孤僻而难以融入集体-自负+自卑7.嫉妒-别人的成绩总有猫腻+骂领导8.心理压力淤积-制造狂欢 解决：会展从业者负面行为的心理特征二 不断提升自己的“情感智商 EQ1.文化底蕴底子厚2.专业技术-多面手3.团队意识-能百搭4.沟通能力-自来熟5.思维方式-脑子活6.工作态度-看家狗新形势下会展人才的标准三 新形势下会展人才的标准三 先看一个故事：做一个不可或缺的人；不要有顾虑：学习是使人成为人的一种活动；学专业是具体成为哪类人；知之者不如好知之者，好知之者不如乐知之者；第一局部 会展筹

9、划概述第一节 会展筹划概述会展的含义MICE狭义广义 展览会议展览节事庆典赛事展演奖励旅游核心从业人员相关从业人员周边从业人员会展工程/场馆运营、销售、管理上游客户群辅助、支撑拉动产业领域会展从业人员的含义会展从业人员的素养文化素养能力素养学习素养会展人的三种必备素质：1、激情2、机灵3、积极你适合做会展么？三“J”潜能激情激情就是自信，对自己，对所面对的事业有信心，永远保持一种鲜活的思想和蓬勃的斗志，你得愿意去做。积极 会展业是朝阳产业，没有固定模式，成就靠自己的不断积累和学习，充实自己各方面的知识因为展会有很多都是专业性很强的，你必须了解专业知识和技术知识。会展活动是平台，涉及很多的领域，

10、记住：没有人会给你全部，只有你自己去把多个局部积累起来。机灵 机灵就是要求会展从业人员要有良好得人际交往和沟通能力，这是会展从业者关键的一项能力要求，要有主动性，有随机应变的能力，待人接物，手眼相和，举一反三的能力，短时间内取得对方的好感。让每一个和你接触的人都喜欢你。第二节 会展筹划的本质一为什么要筹划？ 工程的性质决定的；二筹划的境界： 运筹帷幄之中，决胜千里之外； 人无我有-人有我新-人新我奇；逆向思维三筹划的含义： 在事务未发生或已发生的过程中，通过人的智力思考，结合实践经验，优先制定的具有指导和参照意义的方案的过程。最好的创意最好的创意-能让人深深地感动，产生共鸣。四筹划的9大黄金法

11、那么1.目标目的是导向 明确活动筹划目的，做到提纲挈领、有的放矢。从目的来看，活动筹划大体上分为：营销主导型、传播主导型和混合型。2.形式严谨是原那么有了明确的目标和目的，活动的内容也就围绕着目标展开。内容是血肉，形式是框架，二者必定是相互依存而共生。3. 创意先行是核心4.流程安排是纲领 流程安排是对活动筹划方案的直接表达，是活动实施的纲领。流程要到达专业、系统、严密，从细节保障成功。 5.前期准备是根底 “万事预那么立，不预那么废，必须强调活动前期的准备工作。按照活动目的、活动形式、活动流程三项来紧密准备。准备得越充分，活动执行越顺利，只有执行的顺利完成，才能到达预期的活动效果。6.合作执

12、行是关键 再好的活动创意，也必须在行动实施中才能够反映出来。每一项活动的成功完成都不是靠个人，而是靠团队，团队要运作执行那么靠很好的纪律，没有纪律，执行就会走样。 7.控制应变是保障 在活动现场的应变控制和危机处理是活动组织者必须具备的素质。居安思危、防患未然，是活动筹划应有的思想准备。 8.细节把控是手段 任何一个大创意，一个细节的无视就可能导致整个活动的效果与预期相差甚远。每一个细节都需要特别重视。 9.后期跟踪是检验 活动的结束并不代表整体过程的完结，科学的效果检测与数据支持是促使下阶段活动更加完善的重要支持。其中诸如：现场效果的拍摄、客户到访量的统计以及后期媒体跟进的情况、单位时间内的

13、成交量等等，在活动过后这些效果的分析将成为活动成效的一个非常有力的检测，同时为下一次活动找出问题点，从而有目的的制造时机点。这是非常重要的一项工作，也是对以后活动能否到达效果的有力的支撑。 五筹划的动因 活动具有较强的时间限制活动效果要求很高活动的单向性(人生没有往返工程意义重大活动投入较大，先期垫付大笔费用六会展筹划的特点： 针对性 四性 系统性 灵活性变异性 可行性七会展筹划五个作用战略指导实施规划进程控制效果控制标准行为八展会两种类型、两种目的生产商面向经销商和代理商的会展,参展商旨在通过会展找到代理商或经销商经销商为主体面向终端消费者的会展，参展商追求的是在会展上取得产品销量上的突破举

14、办方所搭建的平台是否有效九会展筹划的呈现形式展会筹划方案是一个展会的“眼睛 会展筹划最终以工程筹划方案的形式呈现出来，形成应用性文本。十会展筹划追求的目标：看“三量数量质量成交量十一会展工程的运作环节调研分析决策筹划实施监控评价十二影响会展筹划成败至关重要的三要素可行性分析财务预算风险预案第二局部 会展工程立项筹划会展工程立项筹划会展工程品牌筹划工程根本框架设计工程可行性分析工程执行方案筹划品牌形式品牌策略做什么为什么做怎么做第一节 工程根本框架设计的内容 办展宗旨确实定第一章 工程的根本框架设计展会主题的提炼展会题材的选定办展目标确实定办展目标确实定 展会的主办方 展会的承办方 展会的场馆方

15、扩大地方宣传.提升城市形象.拉动地方经济树立品牌.提升经济效益提高承租率.提升展馆形象经济收益市场信息的收集办展目标确实定会展目标的特点覆盖面要广泛。不可重复性，令人耳目一新。有远见，实现预测展览的效应。独特性综合性前瞻性制定目标的常见问题目标不明确目标过高目标过低目标没有可操作性目标太过随意展览题材展览题材就是举办一个展览会所方案要展出的内容；要干点什么？展览题材的选定展览题材确实定市场细分细分市场的规模和发展潜力细分市场的盈利能力细分市场的结构吸引力办展机构自身的办展目标和资源一二题材分类1、新立题材： 指办展机构从来没有涉及的产业作为举办新展览会的展览题材。一般来说，办展机构为确定新立题

16、材进行市场调查的产业不止一个，而是有好几个，也就是说，同时对几个题材展开调查，以便经过分析后确定一个或几个可以进入办展的题材。那么办展机构可以从收集到的信息中选新立题材，亦可从国外已经举办的展览会的有关题材中选择新立题材。 2、分裂题材： 就是说办展机构将已有的展览会的展览题材进再作进一步的细分，从原有的大题材中分列中更小的题材，并将这些小题材办成独立的展览会一种选择展览题材的方式。一般要满足以下几个条件才可以分裂： 一原有的展览会已经开展到一定的规模，某一细分题材到达一定的展览面积； 二由于场地限制等原因，这个细分题材的展览面积受限； 三细分出来的这个题材不会对原有的展会弄成太大影响； 四这

17、个细分的题材和原有展览会其他题材之间有相对的独 立性； 五收集的信息说明可以细分的题材可以单独举办3、拓展题材： 就是将现有展览会所没有包含的，但与现有展览会的展览题材有密切关联的题材，或者是将现有展览会展览题材中暂时还末包含的某一分题材列入现有展览会展览题材的一种方法。拓展展览题材是扩大展览会规模的一种常 用的有效方法。当然还须具备以下条件： 一是方案拓展的题材与现有展 览会的展览题材要有一定的关联性； 二是方案拓展的题材的参加与现有展览会不会弄成操作上的任何不便； 三是现有展览会的专业性不会因计划拓展的题材的参加而受到影响； 一可扩大招展展品范围二可以扩大参展企业数量和观众来源4、合并题材

18、： 就是将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的展览题材的现有展览会合并为一个展览会，或者是两个或两个以上的展览会中彼此相同或有一定关联的展览题材剔除出来，放在另一个展览会里统一展出。 会展主题是会展目标的执行者，是会展活动的灵魂。是会展活动的精神支柱。会展主题是会展的中心思想,而主题筹划那么是提炼会展主题并实施的过程.会展主题的筹划要运用多种思维方式、结合宏观形式的变化、开掘会展举办者的自身优势特色、注重资源的整合,才能筹划出新颖独特的会展,培育品牌展会. 展览主题的提炼 A 解释会展会展主题的作用 B 引领会展 C 突出会展会议主题 学术性要强一些， 因为这样才可以吸引行 业的专家学者参加展

19、览主题 煽动性强一些，吸引群众办展宗旨就是举办展会的目的，遵循的原那么，把握的方向，反映美好愿景。常用“旨在.办展宗旨确实定第二节 展会的根本框架和主要流程展会的根本框架展会的主要流程展会根本框架1、展会名称 第五届东北亚投资贸易博览会根底局部限定局部行业标识2、展会举办的地点： 国家地区（城市）展馆3、会展的组织机构工程实施主体会展工程主体就是会展活动的整体构架实施者 会展主体筹划就是会展活动的整体构架实施筹划或者说中心环节确实立筹划。主办单位：指工程、事件的发起单位，也就是一个活动的负责方 ；承办单位：指工程、事件的具体实施单位具体落实活动 ；协办单位：指工程、事件的实施过程中提供协助或赞

20、助，配合主承办方 。支持单位：就是没有工作但是友好方 发出支持贺喜 战略合作伙伴：有直接利益链4、办展时间开展时间展期具体什么时间开始，一般从开幕式开始算。如2021年5月6日上午9：30专业开放日/普通开放日从布展到撤展区间例如：布展2021年5月45日9：0017：00撤展2021年5月8日13：0017：00或9日5、展品范围： 展品包含的种类，要有明确的告知。展品要和展览主题相关，尽可能多包含宁缺毋滥6、办展频率： 展会一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行 制约因素：办展规模 所在产业产品的生命周期 一年一次的占80%，两年一次的占18%左右，不定期的越来越少了。7、展会规模

21、预期： 展览面积展商数量观众数量8、展会定位：知己知彼 有啥没啥 是啥干啥 展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和开展展会的差异化竞争，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。 9、展会报价和展会初步预算： 展会价格室内室外光地标位 优地优价门票价格/预计人数光地：可售有效面积。按X元/计算，但要求最低起售面积。如36起售。位置要优于标位；标位：也叫“标摊，分筒位洞位、角位、半岛位很少，一般角位要加收20%，半岛位40%,标准配置。项 目金额占总收入的比例（%）收入展位费收入门票收入广告和企业赞助其他相关收入总收入成本费用展览场地费用展

22、会宣传推广费招展和招商的费用相关活动的费用办公费用和人员费用税收其他不可预测的费用总成本费用 利 润展会的利润： 展会的利润=展会总收入-展会总支出 20 = 45 - 25-盈 -20 = 25 - 45-亏怎么样才能保证不亏损？预算！多大的规模？规模一定，价格怎么定？盈亏临界点分析 盈亏临界点分析是财务管理中的重要内容之一。要理解盈亏临界点分析的计算公式，首先得搞懂奉献差异的含义。所谓奉献差异是指从某人身上获得的收入与这个人身上发生的可变本钱之间的差额。即：奉献差益从每个人得到的收入每个人可变本钱进多少，出多少。而计算盈亏临界点的最后一步是用全部固定本钱除以奉献差益。 某展会工程经财务人员

23、核实，从每个与会者那里获得的收入为2500元，每个人可变本钱是1500元，所以其奉献差益为1000元。 如果总本钱为385000元，奉献差异1000元，那么：盈亏临界点= = =385人3852500962500元，如果参展人数少于385人时，这次会展活动就是亏本的。只有参展人数超过385人，这次会展活动才是可以盈利的。因此，盈亏临界点的基准点是962500元。 总本钱 奉献差异3850001000会议盈亏临界点盈亏平衡规模盈亏平衡价格 展会总本钱单位展览面积 展会展览总面积；盈亏平衡规模 展会总本钱标准展位数量 单位标准展位价格；盈亏平衡规模 展会总本钱 展览面积 单位展览面积价格展览盈亏临

24、界点盈亏平衡规模展会经营平安系数展会经营平安系数=1-1 - =0.125=12.5%平安系数表 展会盈亏平衡点展会预期实际规模3504001会展组办方的定价目标 利润目标 市场份额目标 市场汲取目标 展会质量领先目标 生存目标2影响目标选择的因素 1.顾客 2.本钱 3.竞争期待实现3展位价格确实定A/原那么性方法 撇脂定价法 先高后降，品牌新 好顾客多 渗透定价法 逐步高，新产品新 品牌 中庸定价法 市场定位模糊B/具体方法本钱定价法 根据本钱考虑利润企业办展需求定价法 考虑影响及展商心理政府办展竞争定价法 同类展会平行较多4定价的几种常见技巧分割法全包法一条龙-荣誉定价薄利法-吉利数字8

25、88888-凑整法-非整法5折扣时间先后折扣 数量折扣 忠诚折扣 位置优劣折扣 地区折扣 领头羊带动折扣6展会特色提炼 个性化 新颖化 趣味化 专业化7展会LOGO和桔祥物阶段作业： 筹划一个虚拟展会活动。展会流程也叫展会方案，或进度方案，是展会活动有时间节点的执行过程。展会主要流程 2021第六届太阳能春季展览会展会流程表2021年6-8日 布置展厅2021年9日-11日 春季展览会开幕式2021年11日上午10：0012：00 约普第六届市场研讨会 下午13：0014：00 约普聚餐 下午15：00 撤展 2021年12日 约普代理商自愿泰山行上节知识节点回忆展会工程根本结构1、办展目标2

26、、办展宗旨3、展览主题4、根本框架1.展会名称2.展会时间3.展会地点4.组织单位5.展品范围6.办展频率7.根本报价中国会展经济信息中国会展经济研究会秘书处办公室9月7日，国务院批准，从第九届开始，中国吉林东北亚投资贸易博览会将正式更名为“中国东北亚博览会。10月1日至7日，2021长春国际时尚生活用品展览会将在长春国际会展中心7号馆举办。本次展会以“时尚，打造精品生活为主题 电子版 为什么把名改了？第332期 为什么不叫“奢侈品展览会？展会的行业选择该地区的优势产业和主导产业国家和本地区的重点开展产业政府扶持的产业第二章 工程可行性分析 政治法律环境 第一节 人口环境 宏观市场环境分析 经

27、济环境 技术环境 社会文化环境 1产业政策 2产业开展规划 3海关有关规定 4市场准入规定 5知识产权的保护 6其他规定1人口数量2人口分布、结构和变动趋势(1)社会经济开展水平(2)展会所在地的城市配套设 施情况，地域优势(3)产业结构状况(4)产业经济开展水平(1)行业成熟程度(2)从业规模和层次 (3)技术革新(4)开展潜力(1)政府(2)行业协会 (3)理论研究部门 机构内部环境 目标客户微观市场环境分析 同类工程竞争 营销中介 效劳商 社会公众资金、人力、物力展会潜在的参展商和观众与本展会有竞争关系的其他同类展会协助展会进行宣传推广和招展招商的中介组织展馆、搭建商、旅行社、宾馆、印刷

28、等配套效劳媒体、政府、当地民众、各种行动组织、金融机构关于市场的概念市场是指具有特定需要和欲望，而且愿意并能够通过交换来满足这种需要或欲望的全部潜在顾客。用公式表示为：市场=人口+购置力+购置欲望。(一)产业状况 展会成功举办的关键 1、产业链：产品生产的上下游关系，产业链信息是会展题材创新、开展和拓展的根底，也是会展公司开辟市场、塑造品牌会展可持续竞争力的关键；2、产业生命周期：经历萌芽、成长、成熟、衰退四个阶段，判断标准是产业规模，包括生产总值、销售总额、进出口总额、从业人员数量等，是展览也制订长期开展战略的依据；3、产业分布状况：厂商数量的地理分布，方便招展。 具体会展产品会务考察、旅游

29、/网展/伴随活动酒店/购物/交通拓展产品周边产品 直接产品核心产品展位广告/赞助/门票/会刊会展产品产业链产品生命周期市场分布二市场条件1、市场规模：某项产品或者某项效劳的市场产出总量和销售总量以及增减变化，是决定展会规模的根底；2、市场竞争形态：行业内部企业之间的竞争关系以及政府对该行业的控制力和影响力。行业内部自由竞争展会开展空间更大。3、销售渠道：缺乏或不完善，为供需双方搭建平台的展会更迫切；4、销售特点：销售方式和销售的季节性决定是否适合办展；5、技术要求：技术以及体积、容量大小，与场馆通道、层高、结构和布展搭建有关系。三主办城市的环境状况【举办展会的外部条件 】1、展览业的开展：会展

30、成熟度办展数量与规模和会展市场的标准程度会展管理机构和制度，成熟、标准有利于办展；2、产业特色：该城市产业结构特点和竞争力分析，城市主导产业是举办展会的根底；3、会展根底设施：包括展馆设施、交通条件、效劳配套、商业效劳、收费标准等，直接影响办展效果；4、自然条件：当地的旅游资源、休闲环境和地区气候的适宜性；5、国际化程度：国际惯例、国际规那么、国际标准、国际接轨、国际合作、国际竞争、国际航线等，是吸引国外参展商的关键。四相关会展的状况 【同类会展的数量、分布以及竞争态势】1、同类会展的数量、分布：避开同类题材时间、地点的展会；2、同类会展的竞争态势：包括办展机构、办展时间、办展频率、展会规模、

31、参展企业数量和分布、观众数量和分布、展品范围、展会定位等，一确定和调整会展市场策略。五相关法律法规及政策 【对举办展会有重大影响】1、产业政策： 政府对行业开展和产品生产和销售等方面所作出的规定；2、产业开展规划： 国家和地方政府对某一产业开展所作出的长远和宏观规划，决定产业开展状况和趋势；3、海关有关规定： 货物进出口政策、货物报关规定和关税等，对海外企业参展有一定影响；4、市场准入规定： 包括办展机构的资格审定和国家对外资进入该产业的政策限定。5、知识产权保护： 注意自身保护，强化维权意识，维护展会声誉。6、其他有关规定： 交通、消防、平安、城管规定等。SWOT分析法是在会展工程可行性论证

32、过程中分析微观环境常用的方法。优势因素Strengths、弱势因素Weaknesses、时机因素Opportunities威胁因素Theats 通过调查罗列出来，并依照一段的次序按矩阵形式排列起来，然后运用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论或对策。 第二节 微观环境分析SWOT分析战略组合SWOT分析明 星金 牛幼 童瘦 狗SO-依靠内部优势，利用外部时机ST-利用。，躲避外部威胁WO-利用外部时机，弥补内部劣势WT-减少内部劣势，躲避外部威胁第三章 工程执行方案筹划第一节 展会执行方案的含义是指对即将举办的展会相关事宜 进行初步规划。总体方案实施方案总体

33、安排具体安排细节安排工作方案展会具体实施方案的内容 展会筹建筹划展会宣传推广筹划招商招展筹划展会相关活动筹划展会赞助营销筹划会展开幕式和现场管理筹划财务分析风险预测&应急预案【一】会展筹建方案专业化分工、社会化效劳、个性化布置 一展区设计与布置1、展区整体布局2、展场整体形象设计1、展区整体布局： 展厅功能布局接待区、展览区、洽谈区、办公区、会议区及其配套设施、进出通道展品通道、人员通道、浏览通道、装卸设施、后勤设施水、电、通信、效劳设施宾馆、餐饮、休息区等；外部配套设施交通、运输、宣传、广告、指示、展馆布局、停车设施和智能化系统楼宇自控、办公自动化、通信自动化、消防与保安系统等。2、展场整体

34、形象设计：展场整体形象设计主要表达在会标会旗、桔祥物的设计与制作、工作人员制服设计、展馆总体特征、基调、色彩和风格设计。二展位设计与承建通过专业协作委托专业搭建公司进行搭建。主办方主要任务是物色搭建商而且搭建商能准确领会主办方或参展方的展会定位和办展理念，以符合展会的整体形象。具体工作：1、信息收集：为展位设计师提供根底材料；2、选择展位参建商：考察搭建商的资质，包括技术、经验和报价等，拟定招标书；3、展位承建工作的管理：水电、消防等方面的配合、协调和沟通工作。 三会展物流 委托专业运输代理公司负责展会物质运输，包括海外运输代理和国内运输代理。四会展的清洁、平安和保安一般由展馆方按照主办方要求

35、开展工作，特殊情况由办展方与专业机构如保安公司、保洁公司合作，雇佣临时人员为展会提供必要支持。五会展的保险包括责任险、火灾险、盗抢险、破损险。国外主要险种有盗抢险和道具的火险、第三者责任险、展出人员险人身事故险、个人财产丧失险、医疗保险等。主要险种第二节 会展的宣传推广方案会展宣传推广的含义会展宣传推广的过程1会展前期宣传推广目标侧重于招展2会展后期宣传推广目标侧重于招商一会展宣传推广的含义 是围绕会展根本目标制定的、有目的有方案举行的一系列促进招展、招商和建立会展形象的宣传推广活动。 二会展宣传推广的过程结合招展前期、专业媒体招商后期、群众媒体 确定宣传推广策略，选择宣传推广渠道，明确宣传推

36、广时间和地域，编制宣传推广费用。1会展前期宣传推广目标侧重于招展：专业报纸、杂志、会展目录、会展会刊和网站，DM邮件；2会展后期宣传推广目标侧重于招商：群众媒体如报纸、电视、播送、户外广告等。第三节 招展/招商筹划一、展览利益主体价值分析一展会核心利益主体关系组办方分销/代理参展商专业观众效劳商分销/代理组办方上游/分销代理商参展商观众 是展会的根本利益主体，它们之间的相互作用直接决定了展会组织的运作和展会价值的最终实现。关系平衡组办方 参展商组办方 观众参展商 观众二会展参与主体的利益分析主办方：建立品牌、赢利、促进行业开展参展商：宣传品牌、展示新产品、获得新 的客户、获取行业信息观 众：获

37、得信息、寻找合作伙伴产品利益实用利益象征利益形状大小式样颜色口味风格质量形象声望品牌展会产品的利益分析实用利益象征利益根本产品：展馆 展位广告 门票赞助相关产品：物流 搭建安保 保洁保险 商务旅游 周边品牌：展会名声望风格质量形象 二、招展筹划一招展的利益设计交 换营销、销售展会组办方参展商展会营销和销售的主要区别 营销 销售目的 提高社会效益 获得经济效益主体工程 整体宣传 摊位、场地财务 开支 收入对象 社会、行业 企业、团体、个人手段 广告、媒体等 直邮、 等执行者 公司市场部 工程部 、业务部 关系 互为促进 互为补充二展会利益构成核心利益有形形态利益象征利益附加利益核心利益三展会卖点

38、分析产 品消费者 利益点 购置诱因卖点表述利益展会卖点设计展会题材、主题展台的定价及折扣参展商描述观众描述展会品牌展会成功经验效劳的承诺展会宣传三、招展具体操作流程建立目标参展商数据库展区和展位划分招展价格招展代理确实定一建立目标参展商数据库建立目标参展商数据库的原那么数据库要有一定的数据量选择适宜软件分类科学合理(按行业、展品范围确立根本字段固定 自定义便于查找和检索录入数据务求准确数据及时更新，修正对数据库的修改设定权限收集目标参展商的信息渠道行业企业名录商会和行业协会政府主管部门专业报刊同类展会外国驻华机构专业网站 黄页通过收集了解参展商的类型根据参展商的国别划分根据参展商参展的联合程度

39、划分根据参展商的实力及其在行业中的地位划分根据参展商的目标划分二展区和展位划分展区和展位划分展区和展位的原那么要有利于提高展会的档次要有利于观众的参观要有利于提高参展商的展出效果要有利于展会现场管理和现场效劳划分展区和展位的方法按专业题材划分展区按地区划分展区按展品的相关性划分展区要考虑现场管理和效劳的方便要适应参观人流的规律合理分配标准展位和特装展位合理安排展会的功能效劳区亮化展品分区三招展价格 招展价格的制定充分考虑竞争的需要结合展会的开展阶段结合展会的价格目标考虑展会的价格弹性考虑展会展览题材所在行业的状况考虑展区和具体位置的差异结合办展机构的开展目标执行招展价格应注意的问题严格执行价格

40、及价格折扣标准加强对招展代理的招展价格管理防止在招展末期低价倾销展位严格控制差异折扣和特别折扣的适用范围四招展代理确实定代理形式一般代理独家代理排他代理承包代理对会展有一定的客户根底；熟悉展览会各项工作的运作；选择信誉良好的机构；办展理念相近。相关协会和商会有关媒体个人国外驻华商务处、贸易代表处代理商来源公司的资质考察过去的代理业绩所熟悉的行业和业务范围业务覆盖区域营业执照，关注发证单位和有效期人员数量业务规模办公地点负责人的情况协会和商会资质考察成立的时间覆盖的地域会员数量对行业内企业的感召力媒体的资质考察发行量的大小发行覆盖的地域在行业内的权威性对行业内企业的感召力和影响力个人的考察可靠性

41、和信誉度身份履历经历业务能力道德品质国外代理的考察业绩公司注册证件个人有效证件实力招展代理的聘用及代理期限招展代理的聘用程序： 首先验资，资信程度考察； 然后商谈并审查代理条件； 最后签订代理合同。招展代理的期限独家代理与排他代理：可先试用一届年，视其业绩再确定时间长短；一般代理：期限一般是一年一年签；承包代理：期限一般是一届年；对于那些业绩稳定、信誉良好的代理商，可以与其建立较长期的代理关系。代理佣金 根据代理的形式、代理期限的长短、代理商的业绩水平来综合确定。独家代理、排他代理和一般代理的佣金，一般按照办展机构实收到的代理商缴纳的参展费总额的15%-20%提取；承包代理一般只有在完成承包展

42、位数量后才可以提取佣金，他的佣金一般要高一些，如25%或更高。 代理商的权利和责任权利：1、按合同规定收取佣金；2、从办展机构获取招展必须的完整资料；3、按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持；4、在规定的时间内预定的展位能得到保证。责任：1、按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营；2、有责任对所代理的展览工程进行宣传推广；3、定期向办展机构有关责任人汇报情况；4、对办展机构划定的展位不得有异议；5、维护办展机构和展会的声誉和形象；6、按办展机构规定的价格招展，按时收取和缴纳参展款；7、不得对办展机构制定的参展条件做私自改动；8、必须协助办展机构做好参展商的效劳工作。1多头对

43、外的风险；2代理商欺骗客户的风险；3损坏办展机构的声誉和形象的风险；4收款和展位划位混乱的风险；5展位临期空缺的风险。代理商的管理风险五招展方案的根本内容根据产业分布特点，划分招展重点地区展区和展位划分招展价格招展函的编制与发送招展分工招展代理招展宣传推广 展位营销方法 参展商手册招展预算招展总体进度安排附1：展会招展函招展函的主要内容1、展会的根本内容名称标志展会时间地点办展机构名单办展起因和办展目的展会特色展品范围价格2、市场状况介绍行业状况地区状况3、展会招商和宣传推广方案招商方案宣传推广方案相关活动效劳工程4、参展方法如何办理参展手续付款方式参展申请表联系方法各种图片和图案.编制招展函

44、的原那么言简意赅，目的明确内容描述有吸引力美观大方便于邮寄和携带附2.参展商手册内容前言展览场地根本情况会展的根本信息会展规那么展位搭建指南展品运输指南会展旅行信息相关表格付款方式 四、招商筹划一招商函主要内容 招商函是办展机构根据实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传材料。展会的根本信息展会招展情况展会期间举办的相关活动客户回执表展会名称时 间地 点举办单位展会特色优势介绍参展商展品范围招展特色活动名称时 间地 点主 题内 容单位行业联系方法联系人等1、选择招商渠道：媒体招商机构合作招商国内外同类展会招商参展企业招商各自邀请专门代理招商2、明确招商分工：一是外部招商单位之间的分工和内部招

45、商工作人员之间的分工；二是对招商地区和重点目标规划，并把招商任务具体落实到招商机构和个人；三是确定招商人员的信息沟通和工作协调方法。二招商活动规划1、招商预算的含义： 在各项招商工作筹划根本确定的根底上，对招商活动的费用做出初步预算，并对展会招商可能需要的费用做出整体安排和具体支出方案，以便展会及时、合理地安排各种费用的支出。2、招商预算的范围： 招商人员费用 招商材料费用 招商宣传费用 招商公关费用 不可预见费用三招商预算 是对展会的各项招商活动进度做出总体规划和安排。任务一任务二任务三任务四任务五任务六四招商进度方案 生产方案进度图 甘特图甘特图Gantt chart 又叫横道图、条状图(

46、Bar chart)。 它是以图示的方式通过活动列表和时间 刻度形象地表示出任何特定工程的活动顺序与持续时间。 它是在第一次世界大战时期创造的，以 美国利劳伦斯甘特的名字命名。 甘特图的局限 甘特图事实上仅仅局部地反映了工程管理的三重约束时间、本钱和范围，因为它主要关注进程管理时间； 但是如果关系过多30项，纷繁芜杂的线图必将增加甘特图的阅读难度； 甘特图的工程管理方式可以用微软公司的Office Project来表达和实现。 【展会相关活动筹划】一什么是会展相关活动 是指为创造会展现场气氛或丰富展会功能而在展会期间举办的各种活动。(二)展会相关活动的种类会 议 表 演比 赛考察旅游会议会议大

47、会或年会专门会议代表会议论坛专题性学术会议研讨会讲座讨论会静修会专题讨论会集会会议meeting各种会议的总称大会或年会convention就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域年会通常包括全体代表大会和附带的小型分组会议多是周期性的，最常见的为一年一次专门会议conference类似于convention，没有实质区别代表会议congress被欧洲人和国际性会议使用。通常讨论某一特定主题，报告者及讨论者均为其领域内的成员或相关协会组织的成员论坛forum特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持，有不少听众参与其中，与会者提出各种问题，发表各种不同观

48、点，再进行讨论，最后由主持人总结。专题学术讨论会symposium一般是某一领域的专家宣读某一主题的论文，并沟通讨论和做出建议讨论某一论题的聚会或会议，尤指参与者既为听众，又做演讲的聚会或会议研讨会seminar(大学)研究班, 研究班讨论会课程; 美专家讨论会是指一群有不同技术但有共同特定兴趣的专家为到达训练或学习的目的而聚在一起开的会议，适用于相对小型的团体讲座lecture通常是一位专家单独做讲演或示范，会后有时会安排观众提问规模大小不等讨论会workshop是指几个人聚在一起就某一专门问题或任务进行讨论特点是与会者充分参与，互相交流。静修会retreat小型会议，在遥远地区召开，其目的

49、是为了增进友谊，或是进行筹划工作，或是“躲清净专题讨论组panel就(大会中的某一问题)专门研究小组由一位组长主持，一小群专家作为座谈小组成员，针对专门课题提出观点再进行讨论集会assembly是指协会、俱乐部、公司或者其他组织所召开的正式全体会议。参加者一般为其成员，其目的是为了讨论和决定组织政策、组织内部的选举、预算、财务方案等等。表演文艺性表演目的：为了活泼气氛或者扩大展会影响形式：开幕晚会或晚宴闭幕答谢晚会或晚宴歌星或影视明星参加的文艺会演等营销性表演为了帮助产品营销或提升企业形象而举办的表演比赛以群众欣赏性为主要目的比赛活动以行业为特征的专业型比赛其他相关活动群众性参与活动投资工程招

50、商洽谈活动工程招标活动明星明星脸模仿者及公众人物与群众见面活动三举办相关活动的作用1.强化展会本身的四大功能展会是行业和市场信息的重要集散地，相关活动可进一步丰富原有的信息专业研讨会能将最先进的学术研究成果、先进的理念带给会场听众动态的形式强化了静态的展品陈列2.吸引更多的潜在参展企业和观众3.提升展会档次4.活泼现场气氛5.延伸展会贸易购销合同、投资、转让及合资意向书的签订有赖于产品订货会、产品推介会等相关活动四举办展会相关活动的原那么活动的主题与形式要符合展会的需要能进一步丰富和完善展会的根本功能有助于吸引更多的参展商和观众有助于活泼气氛但不影响展览本身锦上添花而非画蛇添足会议筹划一、会议

51、活动筹划要点为什么要开会？会议筹划相关要素分析2. 会议活动的筹划与组织前期准备 1.成立会议筹办组织机构2.确定会议目标和议题3.会议地点和场所确实定4.会议的与会者邀约5.会议流程的设计会议的议题要满足三个特点：前瞻性、代表性和高端性 告知阶段/邀请阶段 /确认阶段 与会者是会议的正式成员，也是会议活动重要对象和执行者。与会者主要包括组办方正式邀请的参会代表、发言的嘉宾、相关的政府领导、赞助商代表、组办方的主持人/演讲人、媒体记者等，不包括现场摄像、照相以及灯光音响工作人员和现场效劳员。有些代表会议通常把与会者分为出席代表和列席代表，出席代表即拥有正式代表资格，有表决权、选举权、发言权、建

52、议权和提案权等权利；列席代表不具有正式代表资格，但被允许全程参会，有发言权和建议权，但没有表决权、选举和提案权，一般列席人数较少，不会超过正式代表的人数。当不需要对与会者身份作详细区分时，通常用“参加会议人员来称谓。以下几个因素都可能影响普通与会者的参会积极性：1对会议主题不认可；2对会议的演讲嘉宾或发言的题目不认可；3对会议举办城市缺少兴趣；4有同类会议在相同时间内举行，与参会者的当期冲突；5觉得会务费太高；6没有时间出差；7认为会议组办方权威性不够；8上次参加会议时负面认知；是对媒体和赞助商的邀约 5.会议流程的设计会议的流程就是会议具体执行的程序，是有着严格时间节点的活动内容安排。 会议

53、的流程设计要在与会者邀约时就告知与会者，所以一经确定不能轻易调整和改变。会议流程设计要紧凑高效，充分利用有限的时间，既不能使与会者过度疲劳，又要表达会议的紧张感。 会议的议程设计不包括前期筹备的工作，只是会议形式的设计，一般从与会代表注册报到开始，到代表返程结束。1会期一天的会议议程设计要领：由于会议时间较短，属于不过宿会议，所以人数应该控制在100人之内政府行政会议除外，与会的一般都为同城代表，不涉及住宿问题，但要有一顿中午正餐，和两次茶歇上下午各一次，会议内容要紧凑，防止出现大段的空白时间。2会期两天和两天以上的会议议程设计要领：属于过宿会议，与会者人数较多，且异地代表需要住宿，因此要安排

54、午餐和晚餐，茶歇每天两次，尽量不挤占茶歇时间。如果条件允许，可以适当在晚上安排一些娱乐活动，或形式相对轻松的会议工程，如颁奖庆典、信息发布、推介酒会等等。两日一上的会议通常会安排与会代表的参观考察或旅游活动，由于时间有限，所以考察旅游尽量安排会议所在地周边地区的短线工程，而且采取自愿参加的原那么，十八大以后由于中央强调“四风建设，所以会议也受到一定的影响，很多会议讲求实效而取消了参观考察和旅游等环节。现场执行 1.与会代表注册报到2.注册报到的本卷须知3.会场的布置4.VIP贵宾和随行人员接待效劳5.茶歇安排6.突发事件的处理7.餐饮招待 一日会议报到时间安排在当天的上午会议开幕前1-2小时

55、两日以上会议报到时间从会议正式开始的前一天到当天会议开幕之前，国际性大会可能需要更长一点的注册报到时间。由于与会代表乘坐交通工具和到达时间不同，有的可能会很晚，所以要与每位代表确认到达时间，如果有晚上到达的要安排工作人员值班接待。 报到地点通常在开会的酒店大堂开阔明处，因为提前已经向与会代表公布，所以不能更改。场地要有足够的空间，防止报到顶峰出现拥挤混乱，给与会者造成会议组织不利、管理不到位等心理印象。报到处位置要有明显的背景板，会议LOGO和名称要醒目，大门口要有LED显示屏滚动大会信息字幕或会议报到指示牌。 报到注册台要有功能区分，采取流水作业，以提高注册效率。每个功能区要有明显的桌签说明

56、区域功能，例如信息登记区、缴费区、身份识别和证件打印区、会议材料领取区和旅游信息咨询区等。缴费区要备有验钞机和POSS机，现在，很多会议都采用自动身份识别系统，只要输入 号码或姓名，就可以自动完成注册和会议代表证件的打印。2.注册报到的本卷须知1负责注册报到的工作人员一定要事先对报到地点进行熟悉，做到根本情况的掌握，而且现场要有一到二位比较资深的组办方人员，最好是与会者认识的或者和大局部与会者都较熟悉，以便于共同交流和现场解答一些问题，且不可仅仅用志愿者来负责应对报到场面。2接待人员要经过培训，一定要注重仪表，注意与人沟通的态度、表情、动作、语言、眼神等细节，以期给与会者留下专业、正规的第一印

57、象。3会议资料要丰富，要提前把各种资料整理装袋，按照份数准备好。4注意报到现场的整洁。5与会者有提前注册和现场注册两种情况，要注意身份和款项确实认，同时要分开注册。6如果有考察旅游安排，要现场征求与会代表的意见，确认考察旅游的人数。7负责报道注册的工作人员数量要充足，分工要明确。贵宾要有专门的贵宾室VIP room用以休息，贵宾室内有会议主要领导人迎接并要有相应的礼仪效劳。贵宾在此的主要活动是签字、题词、佩戴胸花、接见和合影，到来及入场时需要有礼仪人员引位。茶歇Coffee Break是会议进行一段时间的中间短时休息茶歇对于一个会议来说，不是可有可无，而是要精心设计和准备。 茶歇的形式可以分为

58、中式与西式两种：中式茶歇的饮品包括矿泉水、白开水、各种茶叶、花茶、参茶、奶茶、果茶、罐装饮料等，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、香槟等微酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。无论中式还是西式茶歇，都不能提供各种酒类。茶歇的时间，一般控制在15-20分钟，主持人在宣布茶歇时要予以提醒。突发事件包括不可抗力事件和个别性事件。1不可抗力突发事件也叫非人为风险，一般指自然灾害导致的具有普遍危害的事件，例如火灾、地震、海啸、暴雨、台风等，如果会议过程遭遇不可抗力风险时，

59、应视情况立刻终止会议并组织代表疏散或临时变更会议日程，并最大可能告知每一位与会人员。遇到这种不可抗力风险既是如何采取补救措施，会议也无法到达预期的效果了。2个别性事件也叫可能性风险，是使会议组办方非常被动的一种风险形式，例如主要演讲嘉宾临时突然不能出席，或者多媒体设备突然失灵，无法播放PPT等，为了应对可能出现的此类风险，一是要有后备人选，后备人选要与组办方非常熟悉，或者是东道主方面的专家，因为是后备，所以尽量不要从外请嘉宾中产生，防止让嘉宾觉得不被尊重，产生误解。另外一定要事先向主要的演讲嘉宾索要发言稿件，包括PPT和纸质文稿，如果真的出现主讲嘉宾临时不能出席或多媒体设备故障，可以找人代为宣

60、读发言文稿，虽然这并不能完全弥补嘉宾缺席的遗憾，但起码能够让会议继续下去。会议是包餐的。组办方通过与开会酒店合作，为与会代表提供餐饮效劳。餐饮分为招待宴会和工作餐两种情况。招待宴会一般在会议第一天，可以是午宴，也可以是晚宴，形式通常是围桌餐。午宴不提倡准备酒水，即使喝酒也应该是象征性的。晚宴可以相对更轻松一点，对酒水也不做限制。同时可以表演一些当地特色文艺节目为宴会助兴。招待宴会的提供可以是东道主地方政府或相关组织机构，也可以是赞助商，往往会在宴会开始之前发表讲话和祝酒词，赞助商也会利用这个时机进行一下企业的宣传。工作餐是由组办方负责招待，多数情况下采取自助餐的形式，组办方在接待与会者报到时就