Excel数据透视表的日常应用技巧

1、Excel 数据透视表的日常应用技巧Excel 使用技巧之数据透视表对于 Excel 来说，如何处理所记录的数据是至关重要的。在这里，我想向各位同事推荐“数据透视表”这个数据处理的“大杀器”！在 Excel xx 版本里，“数据透视表”就是“插入”选项卡中的第一个功能，可见其使用频率之高（见图 1）。数据透视表的官方解释是：使用数据透视表可以轻松排列和汇总复杂数据，并可以进一步查看详细情况。也就是说，它是自动生成分类汇总表的工具，可以按任意角度、任意多层级、不同的汇总方式，得到不同的汇果。 下面就由我来为大家演示一遍数据透视表的使用方法。要使用数据透视表， 首先要有一个用于存放原始数据的工作表

2、 （以下简称源数据表）。而有了源数据表后，我们只需要选中源数据表的任意单元格，点击“数据透视表”即可调出数据透视表的创建向导，直接点击“确定”就能把数据透视表调用出来了（见图 2）。其中需要进一步解释的是， 在图 2 右下角的字段排列组合区域中，“报表筛选”是指汇总表以该字段来分类，如当“销售日期”字段在“报表筛选” 中时， 数据透视表显示为某个销售日期的数据分类汇总情况； “列标签”是指数据透视表显示在不同列上的字段，即在汇总表格上面的字段； “行标签” 是指数据透视表显示在不同行上的字段，即在汇总表格左边的字段；“数值”是指待汇总的字段。以图 3 为例，这是一张按销售人员，汇总不同城市、销

3、售各类产品金额的分类汇总表。其中，“销售人员”为报表筛选所在字段，所以该表反映了销售人员“陈玉美”的销售汇总数据；“产品名称”为列标签所在字段，所以各类产品按列一字排开，在列上面按城市进行汇总；“城市”为行列标签所在字段，所以各个城市按行一字排开，在行上面按产品进行汇总； “金额” 为数值所在字段， 因为汇总方式默认为求和，所以字段的行/ 列交叉点显示为某城市某产品的销售金额总数。那么图 3 的表格是怎么“变”出来的？下面就让我一步一步地为大家演示一遍，如何“变”出一张各地区、城市销售各类产品数量总额的二级汇总表，总共只需以下三步鼠标操作。第一步，勾选所需字段。在右上角的字段列表中依次选取“地

4、区”、“城市”、“产品名称”、“数量”共四个字段，此时左侧的报表生成区域立刻生成了相应的数据透视表， 而右下角的区域也出现了相应的四个字段 （见图 4）第二步，拖拽字段。将行标签中的“产品名称”拖至列标签，如果“地区”、“城市”两个字段没有按范围大小来从上到下排序，也可用鼠标拖动来调整顺序。“数量”字段被系统自动放在数值处，故无需调整（见图 5）。第三步，美化表格。虽然通过拖拽字段， Excel 会自动分析并组装数据，然后显示为正确的汇总表样式，以及准确的汇总结果。但是此时的汇总表十分简陋，需要我们对该表进行最后的“美容”，如调整行距或列宽、居中显示、描绘边框等等。最后，我们就这样“变”出一张

5、各地区、城市销售各类产品数量总额的二级汇总表来了（见图 6）。通过上面的演示，相信大家已经学会如何调用数据透视表了，但还有一些注意事项需要在这里强调一下：（一）源数据表要合格、准确只有一维 （即只有一个标题行） 、 没有合并项以及 “空白单元格”的原始数据表格才是一个合格的源数据表（见图 7）。这是因为，一来数据透视表本身就是用来生成分类汇总表的，所以源数据表不能有也不需要有合并项；二来 Excel 对空白单元格是无法识别的，如果真的要留出空白格的话，可以在表格里写上“ =之间为填写内容）。这是一种空文本的概念，我们用肉眼看和空白单元格一样什么也没有，可Excel 就是认可该单元格里有数据，只

6、不过数值为 0 罢了。同时，我们也要确保源数据表里数据的准确性，不然由不准确的数据汇总得来的数据透视表也肯定是不准确的。（二）字段要主次分明在行标签里的字段之间有十分明显的主次关系，它们的上下顺序决定了分类汇总表的侧重点所在，越在上面的字段越受重点关注。如果“地区”在“销售人员”之上， 则表示重点关注不同地区的销售数量，之后才细化到每个地区不同销售人员有多少的销售量（见图 8 ）。从决策上讲，它可以判断出各个地区的消费需求的侧重点，并由此制定产品销售。如果“销售人员”在“地区”之上，则表示重点关注销售人员的业绩（见图9 ）。我们可以从中判断哪位销售人员销售数量最多还是最少，也可以判断出某位销售

7、人员善于销售哪类产品。（三）让汇总表“站着”由于我们的阅读习惯是从上到下，因此汇总表如果弄得很宽，我们看起来就会很不舒服。所以，在制作汇总表时，分类多的字段，因尽量作为行字段；分类少的字段，才可以作为列字段。形象地说，我们在拖拽字段时，应尽量让汇总表“站着”，这样比较有利于在一个页面上显示更多的数据内容。最后，我向大家强力推荐你早该这么玩Excel这一本书！全书文字朴实，诙谐幽默，事例真实可信，让你在畅快的阅读中学会职场“偷懒”的 Excel 心法。由于这篇文章对你早该这么玩 Excel 多有借鉴，所以大家有不明白的地方也可以在这本书中找寻解答。最后的最后， 让我借用书中的话来表达写出这篇文章

8、的初衷： “希望帮助更多职场人士摆脱Excel 的苦，感受 Excel 的乐，让我们玩Excel ，而不是被Excel 玩”。按 Ctrl+EnterEXCELxx 数据透视表的应用教程1. 数据透视表布局：列区域 （列标签，列字段） ： 显示在列字段处。 行区域 （行标签，行字段）：显示在左侧行字段处。 数据区域（数据项，值字段）：显示汇总值- 中间区域，（汇总值由“值字段设置”对话框设置）。页面区域 （ 页字段 xx 或报表筛选字段xx） ：显示在位于最上方的总筛选项处。（ xx ）xx)【 xx 下没有显示经典布局怎么办？】改变显示方式：数据透视表- 选项 - 显示 - 经典数据透视表布

9、局（启用网格中的字段拖放）。.xx 下数据透视表的生成实例：产品销售表第一步：选择数据源； 第二步：“数据” - “数据透视表或数据透视图” -选择“数据透视表”（或数据透视图，以表为例）下一步 -数据区域（确认或再次选定） -选择“数据透视表显示位置”（一般选择新工作表） - 完成；第三步：在字段列表中，选择某字段，将其添加至四个区域中的一个，可重复添加。（也可以用手拖动某字段到相应区域）。 第四步：修改数据项汇总方式：.xx 下数据透视表的生成 第一步：选择数据源； 第二步：“插入” - “数据透视表或数据透视图” -选择“数据透视表” （或数据透视图，以表为例） -数据区域（确认或再次选定） -选择“数据透视表显示位置”（一般选择新工作表） - 完成；第三步：透视表的产生方法：）在字段列表中，选择某字段，将其添加至四个区域中的一个，可重复添加。）也可以用手拖放某字段到相应区域。如：班级 -列字段；性别 - 行字段；成绩-中间，就是计算班级按性别的平均值（求和，最大值等，可选）；右下角-2数值-求各项-值字段设置（双击字段也可） -平均值。 3 ）小技巧：把鼠标放至某字段区域，点选右侧字段名，即可将该字段加入改区域，4 ）方法四：可以将所需字段拖入右下