行政管理体系职责和任职条件

1、行政管理体系职责和任职条件 制造行政管理文秘的职责和任职条件1、文件及通讯管理：按照部门经理的安排，负责部门经理的文件、信函、邮件、传真和批 件的收、发、转、呈、复印、传阅和归档等，负责收集和整理部门经理的通讯录，负责电话 接听、转接、记录、反馈等，保证内、外部信息的准确传递； 2、档案、文件资料管理：根据公司资料管理制度，严格管理本部门涉及的各项文件、档案、 凭证等资料，办理相关的交接、存档、保管等手续，随时为本部门员工提供资料查询服务， 确保资料的安全性、完整性和条理性； 3、访客接待：根据公司接待制度、上级要求和公司领导指示，负责部门经理安排约见的客 人的日常接待、迎送、会客及会谈安排（

2、包括制定接待计划、联络客人、安排食宿、调度车 辆等工作），以优质服务树立公司良好印象；4、会议安排：负责部门经理召集的会务安排（包括会议通知、会场准备等工作），为部门经理撰写文稿，做好会议记录（必要时编写会议纪要）以及会议服务（如会议资料的发放、收 集、整理和归档工作），保证会议顺利召开； 5、公文起草：依照部门经理的指示起草对内、对外行文、通知、函件及其他相关文件，并 经过相应审核流程后负责发布、传递等工作，保证部门行政信息的及时传达； 6、部门行政后勤工作：根据本部门的管理需要和公司内部管理制度，为本部门员工办理考勤统计、资料收发、办公用品领用、费用报销、考核资料汇总以及文件的送审、报批等

3、工作, 进行各项内部行政事务处理和服务，为本部门的管理工作提供服务和便利。任职条件：1、教育背景：文秘、行政管理相关专业，中专以上学历。2、工作经验：一年以上的文秘或行政管理工作经验。3、知识/技能： 熟悉文秘、行政管理等相关知识，了解文秘工作流程和规范， 了解公司其他职能部门的工作，具备基本的英语日常听说能力，熟悉公文写作格 式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件，打字速度60字/分钟以上，具备较强的书面和口头表达能力。4、素质要求：1）客户服务导向：遇到问题时能作出快速反应，坦诚地承认问题的存在并诚恳 地帮助客户解决问题，且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；2）团

4、队合作：愿意与他人合作，主动与其他成员进行沟通交流，共同分享信息、 知识、资源；3）灵活性：能够充分理解并灵活运用标准，必要时通过快速而适当地改变规则 或正常程序来解决问题。制造行政管理行政专员的职责和任职条件1、公文起草及政令信息的传播：根据公司发展与管理等需要，起草行政管理制度及各类公文信函等，并提交上级审核；通过电子邮件、公告栏等各种信息传播方式，传达公司日常政令，落实公司文件的拟、收、发、存等工作，组织公司内部信息发布内容的编排及传播、内 部刊物的出版，保证公司各类信息及时、正确的传播；2、会议及活动管理：依据公司会议制度，协助上级进行公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织

5、、筹备，负责一般人员的联系及协调工作，进行会议记录与整理，通 报会议决议，并对会议决议的执行情况进行简单核查；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实；3、办公物品管理：依据公司的办公用品管理规定，根据公司人员对办公用品的申领记录及 上级指令，负责对办公家具、设备、用品进行选购、统一调配、发放、保管和维护管理，并 定期进行预算汇总，确保满足员工使用要求及有效控制费用；4、文件、文档管理：依据公司文件管理规定，通过辅助行政文件管理系统平台的建立与维 护，负责公司级文件的编制、审批、发放；外部门文件的接收与存档；部门级文件的登记、 分类、整理、编写、存档、保管等工作，确保及时、准确、完整地

6、管理公司内部文件及文档；5、重要证照及资料管理：根据公司行政管理制度及保密制度，负责执行公司各类重要资质 证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的常规使用与保管，及公司印章的刻制、常 规使用、保管及注销；在例外使用情况下报上级审批，确保各重要证照、资料满足使用需要 及获得妥善保管；6、后勤管理：协助上级拟订和完善公司后勤管理规范，安排及落实上级要求的各项任务， 代表公司与物业部门交涉，管理公司水、电、气、热等能源后勤保障工作；负责监督安全保 卫、消防、卫生的宣传与检查等日常管理；办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动 用车，并统计人员用车的费用；负责员工的门卡、餐卡、杂志、票务、订餐等

7、工作，确保提 供及时的服务和后勤保障，提高员工满意度；7、员工出差支持：依据公司出差管理规定及报销规定，协助落实员工出差的行程安排、交通工具安排及票务办理、酒店预定等工作，协助护照和签证办理资料的准备、联系、手续办理；审核员工出差预算、 出差旅程记录、报销费用票据；确保为员工出差提供及时的行程及 费用报销支持。任职条件1、教育背景：行政管理等相关专业大专以上学历，受过管理学、公共关系、文书写作、档 案管理、物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训。2、工作经验：两年以上行政管理相关工作经验，其中至少有一年以上物料管理、后勤管理 或资产管理经验。3、 知识/技能：具有一定的时间管理能力

8、、 外联和公关能力、沟通协调能力、组织安排能力、 灵活有序的物料控制能力； 能熟练使用office办公软件及自动化设备， 具备基本的网络知识，英语达到CET四级或PET三级水平。4、素质要求：1 ）客户服务导向：按照相应规定或规范，友好地为客户提供服务，能对客户的问题作出快 速反应，并且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；2）主动性：无需督促，自主地完成工作，自觉地在工作中付出更多的努力，主动帮助他人 解决工作中的问题；3）规范导向：注重秩序，工作中严格按规范进行操作，并能及时检验自身工作及相关信息 的精确度。制造行政管理行政经理的职责和任职条件1、行政制度、流程、工作计划的制定及执行：负责

9、建立并优化公司内部的管理 体系、各项行政管理制度及相关的流程，并督促、检查及评估制度和流程的贯彻 执行；制定行政部工作发展规划、年度及月度工作目标与工作计划，并监督其实 施；以提高公司内部管理的规范性和有效性； 2、行政费用的预算与管理：制定公司办公费用的预算方案和计划，并在实施过 程中进行费用控制；制订行政部年度、季度费用预算，分解到各功能区块，监控 其实施过程；以合理降低行政费用； 3、会议及活动管理：依据公司会议制度，负责公司管理层会议、公司庆典等重 要会议、重要活动的组织、筹备、联系、协调工作，提供会议记录与整理服务， 通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行核查；负责定期组织全公司员

10、工大 会，开展年度总结评比和表彰工作；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议 的有效落实； 4、文件信息的传播：监督公司日常重要政令的传达，落实并规范公司文件的拟、 收、发、存等工作流程，确保公司重要信息的有效传递；组织公司内部信息发布 和内部刊物的出版，保证公司各类信息的正确、有效、及时传播； 5、固定资产管理：在预算计划的范围内，负责监督、检查公司复印机、电脑、 打印机、传真机等办公设备、网络设备、运输设备及其他固定资产的采购、使用、 维护、保养情况；确保在费用预算内满足公司运营需要； 6重要证照及资料管理：根据公司行政管理制度及保密制度，负责监督及审批 公司各类重要资质证件、执照、非技术

11、资料、计算机磁盘、光盘等的使用与保管 及公司印章的刻制、保管、使用及注销；确保各重要证照、资料满足使用需要及 获得妥善保管； 7、后勤管理：参考公司行政管理制度，负责组织后勤管理制度的拟订、检查、 监督和执行；制定年、季、月度后勤工作计划（包括治安管理、环境卫生、员工 宿舍、水电能源、办公车辆等方面）并监控计划的实施情况；负责公司生活用房 的安排及财产管理，建立生活用房等用于后勤生活服务的财产帐册；负责内部治 安管理，用水、用电管理，及公司办公用车辆的统一调度管理；确保后勤服务及 时到位，满足员工工作及生活需要； 8、部门人员管理：根据本部门的业务发展计划，制订本部门人员编制计划和人 员发展计

12、划，负责选拔及培训新员工，合理分配下属的工作职责、工作任务并督 促其执行，组织部门技能培训，定期考核下属的工作业绩并指导其业绩改善， 以 建立并培养高效能的行政干部梯队，支持部门业务的完成； 9、外部联系：负责组织和接待相关单位（包括上级单位）的来访，处理地方关系 和社会公益事务，处理重要函件，代表公司与外界有关部门和机构（包括新闻媒 体）联络并保持良好的合作关系；负责审核公司对外宣传的各种资料，协调、解 决公司的公关危机；以培养良好的外部资源关系，维护公司良好的形象。任职条件：1、教育背景：行政管理等相关专业本科以上学历。2、工作经验：三年以上行政管理经验，一年以上部门管理经验 3、知识/技

13、能：掌握相应的行政管理、企业形象宣传的知识，了解公关宣传的常 用做法；熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识；具备优秀的外联与公 关能力及解决突发事件的能力。4、素质要求：1）组织意识：了解组织中正式的权力结构、运转方式、主要人物的职权范围， 掌握组织中非正式的结构及组织的氛围和文化， 知道组织中真正的关键角色及组 织中的运作和决策模式，并且能了解组织内部的人际矛盾和政治斗争， 具备在复 杂的组织结构和政治生态中判断人们之间相互依赖、合作或斗争等微妙关系的能 力；2）客户服务导向：关注客户，与客户保持沟通，主动跟踪、了解客户的问题、 要求，并且能对客户的问题作出快速反应；3）监控能力：能够

14、将任务合理分配到员工，并清晰地表达任务要求和目标，在 分工明确的基础上，坚持要求他人遵守。消息中心负责人1、信息收集：在厂长领导下，有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、 处理、贮存厂内外有关改革和经营管理科技进步、群众生活，思想工作等方面的 综合信息，为领导决策和各部门应用服务。负责组织开展经济技术情报工作，为 工厂制定经营决策和产品开发方案提供依据； 2、档案管理：根据工业企业档案管理暂行规定要求，负责归口管理全厂计 划统计、经营销售、生产调度、物资供应、财务管理、劳动人事、教育卫生和工 作工作等各方面工作所形成的档案， 并积极组织档案编研，主动为领导和群众提 供利用； 3、信息设备与资料维护：组织搞好科技资料图书选购、收藏、介绍工作，为提高工厂科学技术素质服务。参与工厂计算机及相关系统的建设与维护；4、对外信息发布与工厂内刊：积极组织开展重大信息的调研活动，努力办好信 息刊物，不定期召开信息发布会，及时向厂内外传递、发布