自我管理与提升文字表达能力提升课件

1、如何培养和提高文字表达能力2012年3月第1页，共38页。2022/8/42你认为文字表达能力是否重要？第2页，共38页。2022/8/43你认为文秘人员（办公室主任）在文字表达相关工作方面存在什么样的问题？第3页，共38页。2022/8/44你对本次主题培训有什么期待？第4页，共38页。2022/8/45目录1234思想篇基础篇提高篇讨论篇第5页，共38页。2022/8/461.你认为自己是否适合做文秘工作？ A.适合 B.不确定 C.不适合 2.回想一下，当领导给你布置文字材料拟草任务时，你的第一反应是： A.欣然接受 B. 有点郁闷 C.压力很大3.对于上级公司下发的文件、主要领导的讲话

2、材料，你会：A.会认真研读 B.会大致看看 C.不感兴趣，直接转给相关办文人员组织传阅4.你每周会利用多长时间阅读政治经济类文章：A.每天都会看 B.偶尔会看 C.忙死了，根本没时间看5.你是否自己考虑过如何提高文字表达能力的问题，并做过有关计划：A.认真考虑过，有计划 ，一直坚持着 B.很想提高，计划过、尝试过但后来不了了之 C.很想提高，但没想出办法 6.你对文字工作的印象：A.综合素质要求高，对我是个挑战 B.没什么特别感觉，当做工作来做吧 C.太难、太苦7.你对文字材料工作的态度：A.得心应手，态度很认真 B.虽然写不好，但是很重视、很认真 C.赶紧弄完初稿交给领导改吧8.你对提高自己

3、的文字表达能力是否有信心：A.很有信心，有志者事竟成 B.想提高但信心不足 C.没信心，自己不是那块料B 3分A 5分C 1分第6页，共38页。2022/8/4715分23分34分40分第7页，共38页。2022/8/48我认为对于一切情况，只有“热爱”才是最好的老师爱因斯坦学问必须合乎自己的兴趣，方才可以得益。 莎士比亚 嗜之越笃，技巧越工（日本） 兴趣 爱好提高文字表达能力思想准备之一：第8页，共38页。2022/8/49提高文字表达能力思想准备之二：勤 奋灵感不过是“顽强的劳动而获得的奖赏” 列宾 勤奋者废寝忘食，懒惰人总没有时间 日本 科学的灵感，决不是坐等可以等来的。如果说，科学上的

4、发现有什么偶然的机遇的话，那么这种“偶然的机遇”只能给那些有素养的人，给那些善于独立思考的人，给那些具有锲而不舍的精神的人，而不会给懒汉。 华罗庚转引自1980年5月20日文汇报 哪里有天才，我是把别人喝咖啡的功夫，都用在工作上的 鲁迅如果你很有天赋，勤勉会使天赋更加完善； 如果你的才能平平，勤勉会补足缺陷。 第9页，共38页。2022/8/410提高文字表达能力思想准备之三：文字表达能力对于职业发展的影响指企业在经营过程中形成的不易被竞争对手效仿、能带来超额利润的独特能力，主要包括核心技术能力、组织协调能力、对外影响能力和应变能力。你的核心竞争力是什么？ “核心竞争力”指个人在工作和学习过程

5、中形成的不易被效仿、不易被替代，能为公司创造较大贡献的能力，主要包括高水平的专业能力、组织协调能力、对外影响能力和应变能力。第10页，共38页。2022/8/411改革魄力和创新、发展意识战略远见和决策力组织计划能力高级文秘 与 高级管理人员成就需求沟通能力和影响力自我管理（时间、压力、情绪）创造力和发展理念观察和理解能力分析式思考和计划能力潜在的成就和发展需求沟通和表达能力自我管理（时间、压力、事务）企业经营管理知识和经验丰富熟悉企业经营管理知识持续提高业务能力和管理技能学习、实践、总结、改进能力对比第11页，共38页。2022/8/412目录1234思想篇基础篇提高篇讨论篇第12页，共38

6、页。2022/8/4132011年南方公司总办文字材料工作情况统计 通知 请示 通报 决定 会议纪要、会办纪要 函等商务文书 总结 领导讲话第13页，共38页。2022/8/414通知指示性（布置普遍性工作）转文性（转发、发布）事务性（会议、变动）人事任免背景缘由及必要性通知事项尾语依据、目的一般性要求也可进一步提出相关工作的具体要求原因、依据及目的具体事项尾语任免依据任免事项自制模板自制模板自制模板实践讨论第14页，共38页。2022/8/415指示性通知 （布置普遍性工作）要点1.吃透要求、读懂上级的部署意图、认清本项工作的主旨和结果要求。2.理出通知中要布置工作的要点，供领导校核。3.简

7、捷、有效地对各个工作要点进行执行性、要求性的说明： 重点要突出； 要预判执行情况，设计出能保证效果的可执行要求； 把结果性的“中间成果”嵌在要求里； 尽量设计出表单性、模版型的附件，保证要求和操作的一致性。4.请相关同志阅读通知初稿，把他理解的要求、执行步骤、结果告诉你，由你来判断通知中信息传达的准确性和效果，判断是否有遗漏的要求。你写的通知，别人要看得懂。第15页，共38页。2022/8/416指示性（布置普遍性工作）转文性（转发、发布） 通知拟稿、工作安排表、附件设计等耗时4小时。 拟草转发性通知或者仿写，可能只需10分钟 执行操作 进一步安排和部署（N小时） 执行操作 上级单位的指示性通

8、知第16页，共38页。2022/8/417请示请求批准性批转性批复专一性指示性政策性自制模板请示前要先请示讨论：请示事项的范围第17页，共38页。2022/8/418请示一个主送机关一文一事批准 批转为什么请示选好请示理由的角度，抓主要矛盾，突显必要性请求上级批复什么附注：联系人 联系电话抄送发文日期第18页，共38页。2022/8/419通报表彰性通报情况通报批评性通报先进事迹介绍 简要适度评价表彰决定希望号召主要错误事实错误性质及 严重危害处理决定普遍性要求缘由、目的详细介绍情况 分析原因 处理结果总结经验教训 提出工作要求表彰决定自制模板第19页，共38页。2022/8/420报告汇报工

9、作反映问题答复上级机关的询问和要求就某项工作中的错误向上级机关检讨三段式写法情况原因、做法处理意见、建议请示报告批复第20页，共38页。2022/8/421函函是不相隶属机关之间商 洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文。函有来函和复函。函是正式公文，行文时要采用“红头”标印格式。函申请函商洽函询问函答复函告知函你所在单位函的使用频率？第21页，共38页。2022/8/422 （一）申请函：请求批准事项的函； 1、为什么要求请求批准某事项， 2、请求批准的具体事项， 3、结尾请求语：“可否，请函复”。函请示申请函（二）商洽函：用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函； 1、为

10、什么要提出商洽， 2、商洽的具体事项（三）告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函 1、说明制发本函的原因， 2、简要叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。第22页，共38页。2022/8/423（五）答复函，上级答复下级询问，或主管部门批复申请 事项时使用的函； 1、先说明来函收悉，并简要复述对方所提要求，用“经研究，现答复如下”过渡到2； 2、针对来函，给予明确具体的答复； 3、可用结尾惯用语“此复”、“特此函复”、“谨作答复”，也可不用。函（四）询问函，用于询问有关事项的函； 1、为什么要询问， 2、具体询问什么内容第23页，共38页。2022/8/424会议纪要会议

11、记录会议纪要综合、分析、整理条理化地归纳、概括呈现集中解决的主要问题纪实性概括性理论性条理性原始详细会议纪要的作用：1、上呈，向上级汇报会议情况和结果，以便及时得到指导；2、下发，传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行；3、会后，它是在相应的范围内指导工作、解决问题，检查贯彻落实会议精神的重要依据。第24页，共38页。2022/8/425会议纪要符合会议中心要求的多数人的一致意见少数人的正确意见个别有分歧的意见会议纪要第25页，共38页。2022/8/426总 结请回想一下2011年的公司总结你是怎样写的？第26页，共38页。2022/8/427拟草步骤：1.对管理范围内各职能

12、部门、各经营单位上报的总结进行全面了解，记录重要信息、要点和亮点。2.“采访”公司主要领导，了解对于本次总结工作的要求，了解总结需要突出的重点。3.通过“三结合”（上报的总结、领导的要求、本人平时的“功课”），完成总结提纲和要点。4.向主要领导汇报提纲内容，做适当解释，确定篇幅、风格等；确定提纲和要点。5.进行全文材料的语言组织和信息填充。6.将总结中正文部分按照业务和职能进行分块，请相关负责人确认表述和数字信息等。7.根据主要领导的意见进行多次的修改和校对。总 结第27页，共38页。2022/8/428总结总结存在的问题1.认为总结就是把各部门、各单位报上来的材料，整理加工一下，加个“头”，

13、加个“尾”。2.把需要的上报材料“copy”过来，再“paste”到总结上。1.总结一定是文秘人员在一个整体思路和文章结构下一气呵成的，从公司主要领导的经营管理思路的高度，去思考这一阶段来，我们需要总结什么？报上来的材料只能看做零散的信息，是用于丰富整体材料的。2.要对材料进行提炼：去粗取精、合并或分开、概括升华等3.总结一定要写得出新、出彩，要有“高度”，重点写成绩，淡化问题。3-1. 根据总结的使用用途不同，需要写2个：内部的和上报的。3-2. 总结既是对一年以来公司取得发展成绩和工作进步的总结，也应该是回头看：总结正确的经验，继续坚持，发现出现的新问题，研讨解决；找出失误和错误，以此为鉴

14、或堵上漏洞。这个内部总结应该是整个管理层共同从公司全局的角度来进行的总结，而不仅仅是围绕“总结”材料如何形成、如何加工进行的某几个人的事。为了完成内部总结，文秘应该像“记者”一样，在经过大量的采访和取材基础上，来组织材料，使总结的用途在提升企业管理方面得到更有效的发挥。我个人对于总结的思考第28页，共38页。2022/8/429领导讲话1.与领导充分交流，把握好领导的意图。2.站在领导的高度，置换成领导的身份来写讲话稿。3.根据领导的气质性格，模仿领导的语言风格，要尽量做到“文如其人”。4.要充分考虑到听众的因素，领导讲话要能吸引听众，具有一定的认可度。5.注意领导讲话中“要求”和“意见”的前

15、后一致性，不能为了出新而创新，一定要以事实情况为基础，把握一以贯之的核心要求，同时注意与时俱进。6.领导提要求，不要学政府机关的一套“假、大、空”，要提出切实有效的要求，要注意可执行性，要能调动听众的参与积极性。第29页，共38页。2022/8/430目录1234思想篇基础篇提高篇讨论篇第30页，共38页。2022/8/431“笔杆子”是怎样练成的？积累勤奋悟性用心1、语言是思想的表情，用心“写材料”，写出认可度高、有用的“好材料”。2、把文字材料工作当做自己的一个艺术作品那样，在有限的时间内好好雕琢。3、要能对职责范围内的文字材料分类，模板类的注重实效、加快速度，原创类的要细心研究。1、Ev

16、ery piece of work is the rewrite of the past.2、通过大量的有关阅读来改造自己的词汇库、培养语感 。1、企业文秘的文字工作不像码字那么简单，需要前沿的经营管理知识和理念、熟悉所服务领导管理范围内的业务情况、熟悉宏观政策和行业经济状况等。2、需要不断的学习借鉴，需要反复的修改总结，勤思考、多练笔。虚拟角色打字第31页，共38页。2022/8/432改革魄力和创新、发展意识战略远见和决策力组织计划能力高级文秘 与 高级管理人员成就需求沟通能力和影响力自我管理（时间、压力、情绪）创造力和发展理念观察和理解能力分析式思考和计划能力潜在的成就和发展需求沟通和表达能力自我管理（时间、压力、事务）企业经营管理知识和经验