销售与应收帐款管理制度

1、销售与应收账款管理制度（试行）第一章 目的与范围为了加强对浙江* 股份有限公司 （以下简称公司或本公司） 销售与收款业务的内部控制，预防销售与收款过程中的各种弊端，提高销售与收款业务的质量，根据 中华人民共和国会计法 和内部会计控制规范基本规范 等法律法规，制定本制度。本制度所称销售与收款是指商品销售和劳务供应及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，发运商品，收取款项，开具销售发票等内容。第二章 各相关部门职责划分参与公司销售与收款业务的主要部门为各销售部门、 财务部及运输部门， 各部门主要职责如下：（一）各销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、建立客户信

2、用档案及销售台账、催收货款等；（二）财务部主要负责销售合同、发货通知单的审核，销售款项的结算和记录、反馈，填制销售发票并监督管理货款的回收；（三）运输部门（或者货运责任人）主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。第三章 销售业务流程一、销售合同的签订1、公司在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，防范账款不能回收的风险，并且加强对赊销业务的管理。2、公司所有的销售业务，各销售部门都必须与客户签订销售合同，销售合同的签订流程参照公司发布的有关合同审批流程执行。3、销售合同的审批权限：1）合同金额在人民币10万元以下的，且合同账期在三个月以下的，由销售部门负责

3、人或者其指定的代理人审批，代理人审批的合同由部门负责人承担责任；2）合同账期超过三个月，或者合同金额在人民币10万元以上的（含10 万元），由公司总裁或者其指定的代理人审批。4、所有销售合同都必须经过财务部审核，财务审核范围如下：1）销售价格是否符合公司销售政策的规定；2）赊销是否经过审批权限人的审批。5、对于超过公司既定销售政策和信用政策规定范围的重大合同或者特殊销 售业务，公司应当进行集体决策再行签订销售合同，防止决策失误而造成严重损 失。二、发货通知单的编制和审核1、各销售部门必须指定专人（部门文员）负责填制发货通知单。发货通知单 编号必须连续，不得出现重复或者断号。发货通知单一式四联，

4、第一联由各销售 部门留存，其余三联分别交财务部、仓库以及运输部门。发货通知单格式见附件 二（如与ERP软件有出入，以软件格式为准）。2、发货通知单流转、审批流程如下图：3、所有发货通知单经各销售部门负责人审批之后，必须交财务部审核。财 务部审核范围如下：1）发货通知单是否经销售部门负责人或者其指定代理人审批；2）发货通知单所列货物品种、数量、规格型号是否符合相关销售合同的规定;3）发货通知单所列货物是否收款，收款是否符合相关销售合同条款的规定。三、销售出库单仓库管理员根据经过审批的发货通知单发货， 所发货物品种、 规格型号、 数量必须与发货通知单一一核对相符， 并开具一式四联的销售出库单。 销

5、售出库单一联仓库留存， 一联交财务部记账， 一联交相关销售部门作为与客户对账的依据，一联交运输部门作为发运依据。四、货物运输运输部门（货运责任人）在运送货物前应仔细核对其品种、规格型号、数量与发货通知单是否一致，并在销售出库单上签字确认。运输部门应当确保货物运送的安全性和及时性，不得随意中途调换发运货物。五、验收跟单销售跟单责任人为各销售部门相关销售人员。各销售部门必须指定专人（文员）编制销售台账，作为与客户对账的依据。销售部门销售台账必须按客户分开填列， 格式见附件三。 为了保证与客户对账数据的准确性，销售部门文员可于每月 25 日至月底之间与财务部对账。所有的货物出库，销售人员都必须取得经

6、客户签收（签字、公司盖章）的到货验收单，并将原件交财务部备案。到货验收单格式见附件四。到货验收单由部门文员在编制发货通知单的时候， 按照发货通知单产品信息填列，并且与经审批后的发货通知单一起交给仓库，由仓库随货寄发客户。六、收款1、销售收款的责任部门是公司各销售部，第一责任人是销售部门相关销售人员；2、各销售部门的销售文员承担货款的跟踪及催收责任，销售文员必须根据销售台账及时督促相关销售人员催收到期货款， 并定期与客户核对发货及收款情况，如有不符，应查明原因，及时处理；3、为方便销售部门跟踪客户货款，财务部有责任定期向各销售部门反馈本周客户的回款情况。七、开具销售发票公司货物满足销售条件，由仓

7、库发出之后，各销售部门可以向财务部出具开票申请单，给客户开具销售发票。开票申请单必须经各销售部门负责人或者其指定代理人审批确认。因客户要求需在发货前即开具销售发票的，开票申请单须经总裁审批确认。开票申请单格式见附件五。八、退货或者退票的处理（一）退货存在下列情况之一时，公司接受客户退货：1、因公司产品本身的质量问题，导致客户无法正常使用的；2、因市场推广需要，发往代理商试点的货物，因市场原因没有形成销售的。因为产品本身质量问题需要退货的，需经过公司技术人员检测，并出具质量检测报告，报公司分管产品质量的副总审批确认之后，方可办理退货手续。因市场推广失败而退货的， 是否需要向代理商收取使用费及产品

8、成本费用，以公司与各代理商签订的合同为准。退货审批流程参照发货审批流程执行，退货申请单格式见附件六。（二）退票本制度所指退票指开具红字 （负数） 销售发票。 因客户重新开具销售发票等需求，产生退票情况的，分如下两种情况处理：1、增值税普通发票及服务业发票的退票处理各销售部门出具开票申请单，备注栏注明重新开票或者退票原因，并且同时附上原发票联。没有原发票联的，财务部有权不予办理。2、增值税专用发票的退票处理除上述第一点之要求外， 销售部门申请退票时需同时提供客户尚未对原发票进行抵扣认证的证明或者客户所在地税务局出具的与原发票有关的涉税证明。没有取得客户或者其税务局证明的，财务部将不予办理。第四章

9、 应收账款的管理应收账款的确认原则公司应收账款以权责发生制为原则进行确认， 未经收款的货物从仓库发出之后即形成一笔应收账款（不论是否开具销售发票） 。应收账款相关部门的职责划分公司应收账款的催收责任部门为各销售部门， 各销售部门必须建立应收账款台账，负责对客户应收账款进行跟踪管理，并及时催收到期货款。公司应收账款的主要管理部门为总裁办和财务部。 总裁办负责审核客户信用额度及应收账款信用期限。 账期三个月以上的合同需经总裁审批。 财务部负责应收账款的账务处理，并对各销售部门的应收账款回收情况进行监管。应收账款的催收及管理1、销售部门对应收账款的管理1）所有销售人员必须确保其销售业务产生的货款及时

10、、 安全地回笼， 并对可能产生的应收账款承担催收责任。 应收账款未全额收回销售人员即离职的，销售部门应指定专人对应收账款进行催收；2）销售部门应指定专人 （销售文员） 建立客户应收账款台账， 详细记录客户的历次应收账款变更明细情况及应收账款余额的到期时间， 对于到期的应收账款应及时督促收款责任人进行催收；3）销售部门应指定专人定期与客户对账，至少每季度以对账单的形式与客户对应收账款进行书面确认。对账单格式见附件七。2、财务部门对应收账款的管理1）财务部应根据公司各类产品销售情况做好应收账款的账务处理， 保证 所有客户应收账款账面变动明细及余额正确；2）财务部应每月对销售部门的销售及收款情况进行

11、跟踪监督，编制应收账款监控表，并反馈给各销售部门及时进行处理；3）财务部每个季度编制一次公司应收账款账龄分析表，并且根据账龄情况编制应收账款催收计划，报公司审批执行。应收账款的处置1、应收账款处置条件客户应收账款存在以下情况之一的，销售部门可以向公司申请对应收账款进行处置：1）客户破产、 倒闭或者因为自然灾害等不可抗力原因导致无法货款无法 收回；2）客户逾期应收账款已超过3 年，经多次催收仍无法收回；3）因销售业务需要，公司认为可以对应收账款进行处置的其他事项。2、应收账款处置办法应收账款需要处置时，由相关销售部门提出申请报告，说明需要处置的应收账款客户名称、剩余金额及申请处置的原因（客户破产

12、、倒闭的需要随报告提供相关的清算证明） ， 报公司审批之后， 交财务部进行核销处理。审批权限规定如下：1）人民币 100 万元以下的应收账款处置，由公司总裁审批执行；2）人民币 100 万元以上的应收账款处置，需报公司董事会或者股东会 审批执行。第五章 附则一、本制度修订、废止及解释权归财务部。以本制度为本制度自颁布之日起实施， 颁布之日前的规定与本制度冲突的， 准。附件销售与收款业务总流程图合同流程实物及单据流程货款及发票流程各事业部各事业部订 销 售 合 同财务部总裁合 同 审 批( 如 有经审批的发货通知单仓库清点 并且 核对 货物销售出库单运输部门发运 货物客户销 售 出 库 单立口务

13、财财务部审核并开具销售发票验收，事业部取得验收单交财务部发货通知单 编号：销售产品系列:口口电子配件其他产品销售合同编制单日期年 月 日货物责任人要求发货日期年 月 日客户名称联系人联系电话详细地址邮编传真号码收货地址收货人联系电话销 售 发 货 信 息产品名称规格型号单位数量产品名称规格型号单位数量备注1627384951货款状况口货款已经收货到付款货款按合同执行先发货，货款在 _日内付清制单:部门负责人:财务部:附件三XX客户销售台账更新日期：地区发货日 期产品名 称规格里 号发货娄 量【销售单 价货款总 金额是否开 具销售 发票已收款 金额剩余赁 款余款到 期时恒备注合计其他事项：附件四

14、到货验收单验收时间：年 月 日单位：台产品名称型号数量验收情况验货单位：验货代表：联系电话：传 真：发货单位：销售责任人：联系电话：传 真：附记：为确保浙江*股份有限公司所发货物的正确性与完整性，请收货单位于收到货物后3 天之内将原件寄回本公司。否则视为默认所发货物正确无误，谢谢合作！联系地址：浙江省杭州市邮编：310012联系电话：传真：附件五开票申请单朝#部门西#人西#日期对应发货通知单号领票人领票日期备 注开票明细开具发票种类11增值税专用发票|增值税普通发票|服务业发票开票单位全称开票单位地址开户银行帐号税 号电话序号产品名称规格型号数量单价金额金额123456合计金额大写：部门负责人审批财务部审批附件六退货申请单申请部门申请人销售责任人申请日期退货原因是否涉及货款返 还口是口否是否收取使用费口是已经收取使用费元。口否客户及退货信息客户名称联系人客户地址联系电话退货处理人传真号码产品退货信息（详细信息请阅附件）在耳J 丁 P产品名称规格型号单位数量12345各部门审批意见部 门意见