会议的意义、作用与种类教学课件

1、第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的作用会议的种类会议的频率会议的成本第1页，共53页。形成决策集思广益第2页，共53页。会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示不部门的存在会议是一种群体的沟通方式思考思考第3页，共53页。会议的目的传达资讯开展有效的沟通达成协义监督员工、协调矛盾资源共享激励员士气开发创意巩固主管地位会议目的第4页，共53页。会议的作用第5页，共53页。会议种类按人数分团体会议一对一会 议 按层次分第6页，共53页。规模：大会、中会、小会、小组会、一对一手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、对象：内部、外部、国际

2、、层次时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会第7页，共53页。会议的频率第8页，共53页。会议的频率第9页，共53页。会议频率第10页，共53页。会议频率一对一会议第11页，共53页。第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范第12页，共53页。效率不高的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑

3、，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。第13页，共53页。高效会议预防性管理第14页，共53页。高效会议的特征第15页，共53页。如何会议规范时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则第16页，共53页。会议流程图会务准备 会议实施 开会方法内容对象时间地点费用会务提出问题应急性信息性决策性议程和程序各项会务文件内容执行策略保障控制工具效果归

4、档纪要发布编制预算分工落实后续工作 策划方案批准会议设计和布置设施 环境评估反馈补充会议 预算执行场所 配套第三方顾问 会议制度和文化专家咨询领导和机构组织保障者结 算会议管理机构第17页，共53页。会议本身要遵守的规则第18页，共53页。第三讲开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作第19页，共53页。开会的条件必须把信息同时传递给很多的人听取部门工作汇报、并委派任务树立典范、发挥榜样作用突发意外事件需要解决的问题共同讨论、集思广益外部环境要求如果第20页，共53页。准备工作的必要性第21页，共53页。会议准备的5W1H法Whywherewhatwhow

5、henhow第22页，共53页。会议准备工作内容了解会议的目的是否一定要开会确定会议的形式安排会议的议程决定会议的时间确定会议的主持人决定会议的地点研究会场如何布置确定出度人数安排出度者座位第23页，共53页。会议准备工作内容是否准备会议名签是否安排与会者住宿是否安排交通工具是否发出了会议通知确定视听教材确定辅助教材准备会场周边位置图是否要求与会者准备资料确定自己人的相关资料是否安排会后娱乐项目并并做好事先通知第24页，共53页。25 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 主持人的准备 四个准备工作第25页，共53页。26SWOT分析优势strength 劣势weakn

6、ess机会opportanitg威胁threat自身环境第26页，共53页。第四章 成功会议的六种策略如何做开场白如何掌握议事进度如何分配发言时间如何形成决策如何圆满结束会议如何达成共识第27页，共53页。如何做开场白定义内容开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等程序概观程序、提供资讯、会议记录、征求意见3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨第28页，共53页。会议时间分配主持人的发言发言时间要占到20%畅所欲言第29页，共53页。会议进程的控制权力方式语言方式非语言方式第30页，共53页。如何组织达成共识邀请议案执行的监督单位在“论议纷纷”基础做成的，而不是在“众口一词”的基础上做成的。

7、第31页，共53页。会议决策方法相互交流权威决策共识决策少数服从多数决策无异议决策 群体决策法头脑风暴法德尔菲法思想转换法易地思考法 团队决策法第32页，共53页。第五章 会议的有效沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧第33页，共53页。沟通的定义： 为了实现一个目标，将信息、思想和情感在个体或者群体之间相互交流，达成共识的过程。会议中的沟通第34页，共53页。执行的20%听懂的40%会议中的沟通听到的60%说出了80%理想的100%沟通的漏斗第35页，共53页。会议中的沟通沟通的金三角设身处地自己对方第36页，共53页。会议中的沟通沟通的冰山理论第37页，共53页。有效沟通努力达成目标

8、有明确的时间约束有明确的沟通目标积极倾听重视每一个细节会议中的沟通第38页，共53页。找共同点适当展示自己的能力和水平坦诚相待 沟通的桥梁不必说出所有的真象适当暴露自己脆弱的地方会议中的沟通如何建立信任第39页，共53页。反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈会议中的反馈技巧第40页，共53页。会议中的反馈技巧三部曲第41页，共53页。第六章 主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧第42页，共53页。倾听的技巧倾听 ： 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。第43页，共53页。倾听的技

9、巧第44页，共53页。倾听的技巧第45页，共53页。第七章 如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇第46页，共53页。与“cicada蝉”相遇蝉的症状：讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言与蝉相遇第47页，共53页。与“shark鲨鱼”相遇与鲨鱼相遇鲨鱼的症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中

10、无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断第48页，共53页。与“donkey驴”相遇与驴相遇驴的症状：过于敏感防卫性很强，心中有面“墙”不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的贡献重复问题短暂沉默第49页，共53页。遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”与兔子相遇兔子的症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：突出他的贡献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施第50页，共53页。与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与螃蟹相遇螃蟹的症状：开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡，走神主持人对策：对开小会者，主持人停

11、止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论对打瞌睡者，可中间休息5分钟，并加快会议议程第51页，共53页。第八章 主持人与参会者守则与责任第52页，共53页。1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大

12、悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。7、生命的美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。8、有些事，不可避免地发生

13、，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改变它的轨迹。9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能