某投资公司综合管理部行政秘书职务说明书

1、.：.；综合管理部行政秘书职务阐明书岗位称号行政秘书岗位编号所在部门综合管理部岗位定员直接上级行政公文副经理工资等级直接下级无薪酬类型所辖人员无岗位分析日期本职： 协助分管副经理担任综合管理部的文书、行政事务、档案管理和采购物资发放等任务职责与任务义务：职责一职责表述：担任公文处置及会议通知、布置任务任务时间百分比：30%任务义务登记、批分、送签各类文件频次：日常根据登文记录和时间传送文件并督促办理频次：日常担任机要文件的交换和传送任务频次：日常承当公文及会议内容的平安和严密责任频次：日常承当公司总经理办公会等会议的通知和会场布置频次：日常职责二职责表述：担任采购物资入库、保管、发放等任务任务

2、时间百分比：30%任务义务担任起草、完善公司物资管理制度，报请主管指点审批频次：1次/年担任对入库物资按照“入库验收单验收数量、规格、质量等工程，登记入库，填写相关单据，底联送交相关部门备案频次：2次/年根据入库单对入库物资进展分类、存放，定期整理、清检入库物资，维护物资保管环境清洁，进展日常平安检查频次：4次/年承当物品的发放任务，包括审核、保管物资领用单据，查核被领用物资库存，照单发放被领用物资等频次：日常担任建立物资出库账目，按规定保管采购文件频次：日常担任及时知会后勤管理专责各类库存物资的动态存放数量，以确保公司常规性物资运用的延续性频次：日常承当预备、管理公司定期各类礼品的任务频次：

3、日常职责三职责表述：承当公司档案整理、保管和运用的任务任务时间百分比：20%任务义务担任起草公司档案管理制度，报请主管指点审批频次：1次/年按照文书、基建类等档案管理制度的规定对文件资料进展搜集、登记、归档，并对所接纳的文件资料进展分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续频次：日常担任入库档案的保管、整理任务，完成对档案的入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等任务，建立健全档案数据库，及时更新数据频次：日常担任档案的运用管理任务，包括办理档案的借阅手续，定期催还档案；按规定进展档案的复制、调拨和外来文件的处置，以及提供档案借阅和运用咨询并参与档案的编研任务等频次：日常担任

4、档案库房的管理，即定期清点库藏档案，保证帐、物、卡相符；及时修复破损档案；定期参与档案鉴定，对应销毁档案进展监销，以及维护档案库房的清洁、卫生和平安任务，即落实对库房的“七防(防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗)等频次：日常协助分管副经理监视、指点、检查公司职能部门档案管理任务频次：日常职责四职责表述：担任印鉴、信证的管理任务时间百分比：5%任务义务保管印鉴、引见信并对其运用进展权限内的管理，权限外上报分管副经理频次：日常职责五职责表述：承当其他行政事宜任务时间百分比：10%任务义务详细承当公司指点的后勤保证、差旅费用的借还、外出机车票的订购等任务频次：日常接待来访，接听、传达日常，收发

5、，处置、回复信函频次：日常担任打字任务，即及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校正和排版打印任务，存档、上交、送还或销毁录入后的文稿，担任计算机内文件的平安和严密任务，并维护打字设备的频次：日常承当复印任务，即文档的复印及复印记录单的填写、复印设备的日常维护等频次：日常担任公司报刊征订任务，即搜集、汇总报刊征订信息，详细办理报刊征订的交款和相关手续任务频次：1次/年职责六职责表述：完成上级交办的其他任务任务时间百分比：5%权益：办公室文件传送的督促权印鉴、引见信运用的审查权任务协作关系：内部协调关系公司各部门外部协调关系省政府、省委秘书处、省委企业工委、省财政厅、省工商局、省档案局、省严密局、省技术监视局、人行太原中心支行、省委机要交换站任职资历：教育程度大学专科及以上学历专业文秘专业、中文专业或者其他文科类专业培训阅历经过文秘及相关专业的培训阅历2年以上任务阅历知识具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识技艺技巧可以熟练运用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作才干、表达才干其它：运用工