第2讲 文书与文书工作

1、第二(d r)讲 文书与档案共六十四页学习(xux)目标能够解释文书、公文、文件(wnjin)、文书工作的那个基本概念能够说明文书的分类方法和特点能够说明文书工作的基本内容和一般程序共六十四页学习(xux)内容2.1文书(wnsh)与档案2.2文书工作与档案管理共六十四页文书(wnsh)与文书(wnsh)工作 公文(gngwn) 文书工作是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理） 本讲主 要研究共六十四页2.1.1文书的含义(hny)与功能（一）文书的含义文书是国家机构、社会组织或个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特

2、定(tdng)格式的文字材料。共六十四页含义(hny)解析文书的适用范围很广文书是处理事务的工具(gngj)文书是以文字的形式处理事务的工具文书具有某种特定的体式共六十四页识别(shbi)：1.下列属于私人文书的有（ ）A日记(rj) B.手稿 C.遗嘱 D.请示共六十四页（二）文书(wnsh)的种类公文书和私文书处分性文书与报道性文书普通文书与特定文书根据不同的制作方法及相互关系，分为(fn wi)原本、副本、缮本、影本、节录本、认证本共六十四页行文(xngwn)关系行文关系根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。主要(zhyo)有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行

3、文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。共六十四页识别(shbi)题2.行文关系的确定是根据A机关的组织系统 B.文件的数量(shling) C.机关之间的工作关系 D.机关的大小 E.机关职权范围共六十四页（三）文书(wnsh)的特点实用性（目的性）程式(chngsh)性原始记录性凭证性传递性共六十四页（四）文书(wnsh)的功能记载功能(gngnng)凭证功能传递功能存储功能共六十四页2.1.2公务(gngw)文书（一）公文1.公文，即公文文书，又称文件。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理

4、的过程中形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令、指导、布置和商洽工作(gngzu)，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务，即在工作(gngzu)活动的重要工具。共六十四页2.公文(gngwn)的产生与发展公文或称文书、文件，是一种社会现象，是人类(rnli)社会实践活动的产物，它伴随阶级、国家、文字的产生而产生。如“诰”“书”“谕”共六十四页共六十四页3 文书、公文、文件(wnjin)的关系文 件纸质文件(wnjin)文 书非纸质文件照片文件电子文件声像文件私人文书公务文书其他文字材料公 文共六十四页共同点：本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的一种工具。区别点：文书，常

5、指包括(boku)文件在内的各种文字材料。文件，据2000年颁布的档案工作基本术语中的定义：“文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以，文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其他各种载体形式的信息记录。 公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以： 文件 文书 公文共六十四页（二）公文(gngwn)的特点与作用1.公文的特点时效性：明确的生效日期(rq)程式性：严格的格式及要求和程序真实性：依据客观事实和法律依据实用性：内容和形式服务于公

6、务需要共六十四页国家(guji)行政公文的本质属性策令性专任(zhunrn)性规范性庄重性共六十四页权威性强制性策令性共六十四页公文作者(zuzh)的专任性公文读者的专任性专任(zhunrn)性共六十四页发文方式的规范性：9个程式（拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、登记、分发）收文方式的规范性：7个程式（签收、登记、分送、拟办、承办、催办）管理方式的规范性：立卷、归档、销毁必须遵循严格的规定公文格式(g shi)的规范性：固定格式(g shi)（文头、主体、文尾）规范性共六十四页语体风格：叙述、说明(shumng)、议论语言要求：准确、简约、平实、得体庄重(zhungzhng)性共六十四页2

7、.公文(gngwn)的作用领导指导作用行文规范(gufn)作用传递信息作用公务联系作用凭据记载作用共六十四页3、文件的非本质属性主要有（ ）A文件的政治性 B.文件的机密性 C.文件的信息内容与载体的不可分割性D文件的信息内容的独立性 E.文件的现实(xinsh)执行性共六十四页（三）公文的分类(fn li)与名称P37例：1987年9月16日林业部向国务院发出关于加强森林(snln)防火工作的报告*工厂1996年度生产计划*大学关于加强校园管理、维护教学秩序的几项规定共六十四页4、从文件的来源上可以将一个机关的文件分为（ ）A通用文件 B.事务性文件 C.专用文书 D.收来文件 E.本机关制

8、成文件5.从行文关系(gun x)和方向上可以将文件分为A上行文 B.平行文 C.下行文 D.收来文件 E.本机关制成文件6.从文件涉及的机密程度上可以将文件分为A绝密文件 B.机密文件 C.秘密文件 D.内部文件 E.公布文件 共六十四页7.从文件的作用上可以将文件分为 A法规文件 B.收来文件 C.本机关制成文件 D.行政(xngzhng)文件 E.党的文件8.从文件的使用范围上可以将文件分为A收来文件 B.本机关制成文件 C.通用文件 D.事务文件 E.专用文件共六十四页2. 公文(gngwn)名称国家行政机关公文处理办法(bnf)（2000年）规定了13个行政公文文种；中国共产党机关公

9、文条例（1996年）规定了14个党的机关公文文种。共六十四页相同(xin tn)的文种（9个）不同(b tn)的文种条例决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要决议、指示、公报、条例、规定办法决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要命令、公告、通告、议案共六十四页3. 文种(wn zhn)选用的方法 在发文机关权限(qunxin)内选用恰当的文种 在发文机关和收文机关行文的关系准确定位中选用文种 在明确发文具体目的、要求后选用文种。共六十四页2.1.3档案(dng n)（一）档案的含义根据中华人民共和国档案法（1996年修订）的定义： 档案是指过去和现在的国家机关、

10、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字(wnz)、图表、声像等不同形式的历史记录。共六十四页档案定义包含以下几方面基本内容： 1、档案来源和内容的广泛性。这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来。 2、档案是有价值的历史记录。说明了文件转化为档案的两个条件： 一是历史记录，即处理完毕的文件资料(zlio)。 二是有保存价值，即具有历史效用。 三是按照一定规律保存起来。 3、档案形式的多种多样。随着社会进步和技术的发展，档案形式日益丰富。 4、档案的本质属性是原始记录性。是对实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收集。共六十四

11、页案 卷档案(dng n)上架共六十四页案例(n l)：个人档案？姓名：李宇春 性别：女 英文名：Chris 出生年：1984年 生日：3月10日 星座：双鱼座 职业：歌手 身高：174cm 体重：50公斤 血型：A型 嗜好：唱歌 跳舞 学校：四川音乐学院专业：通俗演唱 性格：内外兼修 爱好：唱歌，跳舞，睡觉特长：唱歌 喜欢(x huan)的颜色：黑，蓝 喜欢的卡通片:蜡笔小新人生信条：年轻没有失败 曾获奖项：第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖”首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖”首届校园歌手英文歌大赛“二等奖”连任33频道音乐互动栏目两任擂主 获奖 第七届全国推新人大赛四川赛区“

12、新人奖” 首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖” 首届校园歌手英文歌大赛“二等奖” 2005年中国湖南卫视“超级女声”全国总决赛冠军 网络上流传着众多明星的“个人档案”，对照中华人民共和国档案法有关档案的定义，思考这些“明星档案”是不是法律意义的档案？共六十四页(二) 档案(dng n)的类别文书(wnsh)档案科技档案专门档案 处理公务和私人事务而形成的档案。包括党政档案、人物档案及家庭档案。 记述反映基本建设及生产技术和自然科学研究活动的技术文书材料。主要有：工程设计技术档案、生产技术档案、设备档案、自然科研技术档案，以及其他专门性技术档案，如地质、水文、气象档案等。 各单位在进行

13、专门业务工作中形成的档案，主要有人事档案、会计档案、诉讼档案、声像档案。共六十四页（三）文书(wnsh)与档案的区别 文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各具特殊性。1、文书与档案的联系 1）两者记录和反映社会实践的功用相同(xin tn)。 2）两者在内容和格式上完全一致。 3）两者互为因果。2、文书与档案的区别 1）两者的性质和形式不同。 2）两者的目的和作用不同。 3）两者存在和发挥效用的时间不同。共六十四页华盛顿媒体报道，美国著名黑人民权运动领袖马丁路德金生前的手稿、书信(shxn)及私人藏书将进行拍卖。报道说，7000多件留有马丁路德

14、金墨迹的拍品，记录了他1946年至1968年生命中最辉煌的时间，其中包括加了批注的著名演讲我有一个梦想的4页马丁路德(l d)金的底稿底稿，还有他1964年获诺贝尔和平奖时的演说词。此外，拍品还包括马丁路德金的1000多册私人藏书，以及约800张学生时代用来记事的卡片。有人估计，这些资料的价值达到3000多万美元。共六十四页 宣统元年(1909)清朝政府修缮内阁大库，将库内档案(dng n)移出，准备焚毁。学部参事罗振玉见到，遂请张之洞奏准罢焚，将档案(dng n)移归学部暂管。北洋政府建立后，教育部接管这批档案(dng n)并交历史博物馆筹备处管理。1921年教育部与历史博物馆以经费困难为由

15、，将大部分档案(dng n)装了8000麻袋约15万斤，以银洋4000元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原料。1922年2 月，罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案(dng n)，以1200元买回，雇人进行检理，发现不少秘稿史册，如满、蒙文的辽、金、元事例，明代有关边务战事的题本稿，清初开国要略、皇帝的硃谕批折及各国的题表等。罗遂择其珍件加以汇刊编印史料丛刊初编10册。 1924年罗将大部分档案(dng n)以 1.6万元转卖给另一清朝遗老李盛铎。李盛铎挑选了档案(dng n)中一些珍异史料，将其中的6万余件献给了伪满皇帝溥仪，其余部分以1.8万元转卖给中央研究院历史语言研究所。这时档案(dng

16、n)只剩12万斤,而且十分杂乱，一部分已破烂不堪无法整理，完整者仅五分之一。历史语言研究所经整理校勘，编辑出版了史料丛刊和明清史料多种。1936年该所将部分档案(dng n)携至南京，后迁往台湾。留在北京的部分档案(dng n)后由中国第一历史档案(dng n)馆接收。 八千麻袋(mdi)事件共六十四页2.2 文书工作与档案(dng n)工作（一）文书工作的含义文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。 广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。 狭义(xiy)上讲，文书工作专指文书人员所从事的技

17、术性和事务性的工作。共六十四页 “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印(yng yn)、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” 国务院办公厅修订的国家行政机关公文处理办法第5章第22条共六十四页公文(gngwn)处理程序示意图传递签收(qinshu) 登记分发拟办批办承办立 卷 归档销毁分发登记用印 校对缮印 签发拟稿 审核 催 办 查 办共六十四页3.文书工作的基本(jbn)任务根据工作需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文 ，

18、有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效(yuxio)推进机关工作，为领导工作服务。共六十四页文书工作的任务(rn wu)A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件(wnjin)管理； d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。共六十四页文书工作的作用(zuyng)A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量； C.可以加快文书的运转(ynzhun)； D.可以确保文书的安全； E.可以促

19、进档案的管理和利用。共六十四页2.文书工作的三大(sn d)环节公文(gngwn)的形成前提环节公文的处理中心环节公文的管理归结环节公文的形成公文的处理公文的管理共六十四页（二）文书工作的基本(jbn)原则和要求1.基本(jbn)原则 A.准确无误； B.及时迅速； C.安全保密； D.力求精简； E.集中统一； F.党政分开。共六十四页2.文书工作的要求(yoqi)准确及时(jsh)安全实体安全信息安全重效共六十四页（四）文书工作的组织机构(jgu)和人员1.文书工作(gngzu)的工作(gngzu)机构集中：除了文书的承办以外，文书办理的个环节全部集中在办公厅一个部门的办公组织形式。2.文

20、书工作的工作人员P41共六十四页文书工作精简高效的原则是指发文要（ ）A少 B.精 C.准 D.少而精有效(yuxio)地完成文书工作各项任务，必须要进行工作组织机构和一定的A工作方法 B.工作方式 C.工作手段 D.工作技巧共六十四页1、.1996年中共中央办公厅发布了中国共产党机关文书处理条例，规定了党的机关文书有（ ）A12种 B.13种 C.14种 D.15种下列文件(wnjin)中属于下行文的是（ ）A报告 B.请示 C.函 D.决定下列不属于专用文件的是（ ）A 判决书 B.决定 C.鉴定证书 D.国书共六十四页文书工作的任务具体包括（ ）A文件(wnjin)的撰写与处理 B.平时

21、归卷与调阅 C.年终立卷归档 D.准备参考资料 e 。编写大事记文书工作的基本原则是（ ）A准确、周密 b 迅速、适时 C. 保密、安全 D.精简、高效 e 。党政分开共六十四页3、文书工作的任务，概括地说有文件(wnjin)的撰写、文件(wnjin)处理和文件(wnjin)的（ ）4.文书工作的保密、安全是指物质上的安全和（ ）上的保密管理(gunl)内容共六十四页案 例 二 则 1，某市卫生局向市委、市政府呈报了关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？ 2，五一前夕，市政府向驻乌所有县级以上单位(dnwi)发出关于

22、正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位(dnwi)认为行文有误。您看呢？共六十四页2.2.2 档案管理工作(gngzu)(一) 档案管理工作含义与内容1、含义 档案工作是用科学的原则(yunz)和方法管理档案，并为社会实践提供档案信息服务的一项工作。2、内容包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作。共六十四页（二） 档案实体管理与信息内容的开发利用1、档案实体管理 是根据现实存在形态对其实施管理。主要内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。2、档案信息开发利用 主要包括检索、编研和提供利用。3、两者关系 档案实体管理在方法上具有稳固、单一的

23、特点和要求，而信息内容的开发利用则具有灵活(ln hu)和多样的特点和要求。 档案实体管理是手段，档案内容的开发利用是目的。共六十四页（三） 档案管理的特点和要求1、特点2、要求 基本原则：档案法的表述：“档案工作实行统一(tngy)领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。” 具体要求：完整、安全、有效。管理性服务性机要(jyo)性共六十四页（四）文书工作的组织(zzh)机构1、文书工作组织机构(jgu)文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。 组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。 在某些单位，文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。共六

24、十四页2、 文书工作的组织(zzh)形式集中式分散式 组织全部文书工作，除文书承办外，其它环节的工作都集中(jzhng)由组织的秘书部门统一处理。其他业务部门不设专兼职的文书人员。 将组织的文书工作由组织的秘书部门和各业务单位的文书部门或专兼职文书人员共同来分工负责进行。共六十四页（五）档案管理的组织(zzh)结构1、 档案管理的工作机构(jgu)类型档案室档案馆档案事业管理机构 有五种类型：机关文书档案室、科技档案室、影片、照片、录音录像等特种档案室，人事档案室，以及会计档案室。 分为中央级档案馆、地方级档案馆和专业档案馆。 是指各级档案局、处，是国家指导和管理档案工作的机构。共六十四页 中国现代文学馆是是中国现代文学的资料中心，其任务是收集、保管、整理、研究中国现、当代作家的著作、报刊、手稿、译本、书信、日记、录音、录像、照片、文物等文学资料、档案资料和有关的研究资料。 文学馆现共有藏品38万件，其中