2022年文秘写作的基础知识

1、 文 秘 写 作本讲内容：通用规范公文（请示、通知、函）；策划文案（计划、方案）；总结文稿（工作总结、报告）；会议文案（主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿）；章则文书（章程、办法、细则）；公关、礼仪文书（简介、倡议书、启事、欢迎词、慰问信、感谢信）；契约文书（合同、协议、条据）。1公文概述1.1公文的概念公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面，表达意志、传递政令的文字工具和手段。公文有广义和狭义之分。广义的公文，既包括国家行政机关公文处理办法中所规定的13种公文与中国共产党机关公文处理条例中所明确规定的14种公文，又泛指机关常用的应用文。狭义的公文，专指党和国家行政机关各自正式规定的正式、

2、主要文种。1.2公文的类别党的各级领导机关使用的14个正式文件的常用种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1.3公文的特性以反映和传达治理社会、管理国家的公务信息为主要内容。有规范的格式（程式）。有法定的作者，特定的读者。有法定的权威和行政约束力。严格的时间性和特有的时效性。真实性：事实真实与方针政策真实的统一。2公文格式公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、装订与公文文面结构等内容。国家行政机关公文处理

3、办法规定，“公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。”“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、横排）”。“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”2公文格式完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。党内文件的文头部分包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；行文部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关

4、署名、成文日期、印章；文尾部分包括印发传达范围、主题词、抄送单位、印刷版记。2公文格式国家行政机关公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、公文生效标记（落款）、成文日期、印章、附注；版记部分包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间。2公文格式标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。（发文机关+事由+文种）公文标题中，除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要求：不要将结构紧密的词语拆开跨行排列；要保持标题的适中、对称和醒目。举例：广东省人民政府批转

5、省国税局关于加强税收工作的报告的通知；钢铁公司授予王琳同志“钢铁战士”荣誉称号通报 ；县工商局转发市工商局转发国家工商局关于的通知的通知的通知。2公文格式主送机关：又称抬头或上款，是指负责处理、执行公文的机关。它位于标题的左下方，顶格书写，其后用冒号。普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校直属各单位”；中共中央、国务院的某些普发性文件如“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区、各军兵种党委，各人民团体”等。但上行文的主送机关一般是一个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机关。抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其

6、他机关。应当使用全称或规范化简称。2公文格式附件：是公文正件附属材料名称和件数的标注。正文下一行左空2字用3号仿宋体标识，附件名称后不用标点符号。附件一种是补充说明主体某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等；另一种是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件，随文发布的行政法规和规章。附件：1.农业生产救灾柴油专项补贴分配表 2.市农业局关于做好救灾工作的通知2公文格式附注：需要说明的其他事项，包括此公文所限定的“印发传达范围”；“请示”行文时，签发人的联系方式；说明有关引文的出处或解释有关名词术语等。附注说明在成文日期两行下左方。（此件发至县团级）行文规则行文关系是指在行文时要正确反映处理发

7、文单位与受文单位之间的关系。单位之间的关系包括：上下级之间领导与被领导的关系；上下级之间为业务指导与被指导的关系；平行或不相隶属的关系。行文规则公文行文有四个方向：上行文，即下级机关向上级机关行文；下行文，即上级机关向下级机关行文；平行文，即平级或不相隶属机关之间的行文；泛行，即公文既向发文机关的上级单位、下级单位、平级单位运行，也向不相隶属的单位运行，其针对广泛，方向不定，如一些事项性的通知、通告、公告。行文规则一般不要越级行文。（逐级、越级、多级、普发、通行）严格控制行文的数量。切实注意行文的位度。行文要选准文种。分清党与政、领导与指导的关系。政府各职能部门依据部门职权可以相互行文和向下一

8、级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。行文规则抄送规则：向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。如有关撤换下级机关的主要领导人、增设重要机构、审批大型建设项目、进行重要的涉外活动等。受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。请示规则：不得越级请示；只写一个主送机关；一文一事；不得抄送其下级机关；不送领导者个人；“报告”中不得夹带请示事项。4公文写作技巧公文写作前的准备明确公文的发文意图

9、。确定文稿主旨：标题点旨：市人民政府关于加强“门前三包”责任制管理的通告开宗托旨：“为了认真贯彻落实国务院关于加强金融体制改革的决定（国发号），切实转换中国人民银行的职能，进一步加强对金融机构的监管，保持金融秩序的稳定，现就加强金融机构监管工作提出如下意见：”（使用主旨句）4公文写作技巧开宗托旨：“棉花是关系国计民生的战略物资，是产棉区农民收入的基本来源，是纺织工业的主要原料。做好棉花购销工作，对于稳定农业大局，保证纺织行业正常生产，安排好人民生活，增加出口创汇具有重要意义。现将做好年度的棉花购销工作的有关事宜通知如下：”（阐述意义、主张或基本观点）“新的财税体制今年年初出台以来，运行基本正常

10、，国家财政收入和支出均有较快增长，预算执行情况比原来预料的要好。但与此同时，也出现了一些新的矛盾和问题，其中一个突出的问题是企业欠交税款逐月增加。企业欠税的不断增加严重妨碍了国家财政预算收入任务的完成。为了确保完成今年国家财政收入任务” (交待原委、背景)4公文写作技巧公文结构的内在规律：主要是对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式。如批复、指示、命令（令）等。主要在于提出问题、分析问题，但不去具体解决问题的单纯结构形式。如情况简报、情况通报等。先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即“提出问题解决问题”的简单结构形式。如公告、函、转发（包括批转）性通知及内容简单的决定、决议、

11、通知、布告、通令、议案等。4公文写作技巧公文结构的内在规律：“提出问题分析问题解决问题”的完整结构形式。如指示、指示性通知、指导性通报、指挥性会议纪要、工作报告、调查报告、专门性的决定、决议等。边摆问题，边分析与解决问题的特殊结构形式。特点为把问题糅合在一起，分列几个专门问题来安排结构，每个问题中既包含问题提出，又有对问题的分析与解决。如综合性的工作总结、调查报告、工作计划及会议纪要，内容比较复杂的决议、决定，对重大问题所作出具有指挥性的意见、条例、规定等法规性文件。4公文写作技巧公文的开头：根据式。即开头交待行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般多用“根据”“遵照”“按照”等作为标志。用来

12、作为行文根据的，通常是党和国家的某项方针政策、法令法规；上级的文件指示精神；某会议的决定以及本单位的实际情况等。目的式。即在开头交待行文的目的与意图。“为了”原因式。表明制发文件的缘由。“由于”“鉴于”引文式。引用文件或领导讲话的句子作为引言。时间式。点明某事、某情况的时间。“最近”“近来”4公文写作技巧公文的结尾：总结式。即对全文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以加深认识。“总而言之”“综上几点”展望式。即用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬，以示激励。“我们认为，只要，就会。”号召式。在正文部分阐述今后一定时期的工作任务或奋斗目标后，号召人们为实现目标而积极进取。警告式。

13、保证规定事宜能顺利实施而提出告诫。4公文写作技巧指令式。对正文所阐述的主要措施、意见或办法，提出明确而又具体的贯彻落实意见。“根据上述情况，我们拟定选其典型事件连续通报，联系实际对干警加强法纪政策教育，加强政治思想工作。”要求式。指上级机关向下级机关行文发布指示，同时要求下级机关将落实、执行情况在特定时间内反馈回去，或者是征求下级机关对文件的意见或建议。“对此意见如何，望考虑电告。”自然式。“妥否，请批示”“当否，请指示”“特此通知”“特此批复”4公文写作技巧正确运用模糊语言精确语言，其语义符合它所表现的客观实际事物的原貌，符合它所表现的客观实际事物的具体情况；模糊语言，只取某种意向，其语义不

14、够明确，也不够具体。“巨大”、“强大”、“更好”、“大胆”、“显著”、“重要”、“严重”、“薄弱”、“短时期”、“长期”、 “这几年”、“整个”、“多年”、“一些”、 “许多”、“初步”、“基本”、“种种”、 “连续”、 “根本上”、“不断”、“不高”、“很低”、“失调”、“应有”等。4公文写作技巧公文结构层次序数第一层为“一”；第二层为（一）；第三层为“1”；第四层为（1）。公文正文部分，所涉及的数字，若作为词素构成词组或惯用语如“第一”“九死一生”“一国两制”等，以及由邻近两个数并列用表概数如“一二月”“三四天”“十之八九”之外，一般都要用阿拉伯数字形式。5公文写作例举上行文：请示、报告、

15、议案、意见下行文：指示、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复、批示平行文：函5.1请示请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示的类型：直请性的请示、批转性的请示。请示的内容结构：开头（请示的理由或背景）+主体（请求的事项）+结尾（希望与要求）请示结尾的惯用写法：直请性请示：“可否（妥否、当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上请示，望予审批”等；批转性请示：“以上意见，如无不妥，请批转执行”等。范文： 山东省人民政府关于开通 威海釜山海上货运航线的请示 国务院： 我省威海市自开通至海上客货运输航线以来，客货运输量日益增加。 年，通过合资经营的“金桥”轮运输进出口货物总量

16、达2500多个标准集装箱。去年我省对出口已达3.15亿美元，跃居我省出口国别和地区的第3位。从发展趋势看，今后对出口仍将有大幅度增长。但因为“金桥”轮是客货两用船，且以客运为主，吨位小，远远不能满足双方进出口货物运输的需要。我省许多出口货物到仁川港后，需转运釜山，即延误了时间，又增加了费用，急需开通威海至釜山航线。威海港为国家一类 开放港口，拥有万吨级泊位1个，5000吨位泊位2个，千吨级泊位3个，其他设施也日趋完善，已具备开通釜山航线的条件。为此，特申请批准开通威海釜山海上货运航线。该航线由山东省所属的海运公司负责经营。 当否，请批复。 山东省人民政府（印章） 年月日 评析：请示理由充分；请

17、求审批事项明确；结尾用语规范。写请示，目的句与其他文种明显不同，不是在文件的开头，而是在第二层次。 范文： 市商业局关于增设 地下消火栓所需资金的请示 省商业厅： 市食品公司冷库，系地区分配性重点仓库。厂区建筑面积2万平方米（其中冷库9000平方米，蛋库存3000平方米），贮存物资近吨，价值万元。多年来厂区防火设施比较简陋，除简易防火工具外，仅有消火栓一处，因年久失修，水压低，达不到喷射要求，一旦发生事故后果不可设想。虽然省、市防火部门多次检查、提出建议，但因缺少资金一直没有按重点库区建设。为确保库区安全生产，做到常备无患，急需修建地下防火栓四处 （饲养场一处，肉联厂、冷库之间二处，蛋禽厂、蛋

18、库之间一处），需要资金44万元（计划附后）。 妥否，请审核批示。 市商业局（印章） 年月日 评析：主旨明确，条理分明，语言简洁。体现了请示要求的合理性、必要性与迫切性。 范文： 市人民政府批转市规划局 关于继续实施有关城市规划管理、 道路建设四个文件的请示 政发200558号 各区、县人民政府，各委、局，各直属单位： 市人民政府领导同志同意市规划局关于继续实施有关城市规划管理、道路建设四个文件的请示，现转发给你们，望遵照执行。 （印章） 二00五年五月六日 市规划局关于继续实施有关 城市规划管理、道路建设四个文件的请示 市政府： 中华人民共和国城市规划法已于今年四月一日起施行。鉴于国务院发布的

19、城市规划条例同时废止，市人民政府以政发200311、12、13号文件颁布的 市建筑规划管理细则、 市城市工程管线规划管理细则、 市城市违单建设处理细则和以政发200388号文件批转的关于沿环线、放射线、新拓宽道路的重点地区建设的若干规定的制定依据也随之失效。目前 市城市规划法实施办法 的草拟正在紧张进行 ，待提请市人大常委会讨论通过尚需一段时间。为了 使这一段工作得以衔接，并考虑到上述四个文件的精神基本上与城市规划法相符，我们建议，在 市城市规划法实施办法 未颁布之前，上述四个文件仍需继续施行。在施行中个别条款与城市规划法相抵触时，应按城市规划法的规定办理。 以上请示如无不妥，请批转有关单位执

20、行。 市规划局（印章） 年月日 评析：信息量大，却写得简练，短小精悍。请示写法指要请示的上级机关指有隶属和指导关系的上级机关，并非指没有隶属关系的某一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。平级单位申请批准，如县或乡镇政府向市财政局申请批准专项用款、向市或县税务局申请减免税金、向市或县工商局申请经营项目等，由于他们之间都是隶属于市或县政府的平级单位，故按公文处理办法的规定，宜用函。非隶属关系单位的申请批准，如中央驻地单位，向当地建委申报用地，向当地教育局申报办学，向当地物价局申报核定商品价格，向当地卫生局申请开设医疗门诊等，因为他们之间不存在任何隶属关系，按规定同样

21、用“函”。范文评析： 乡人民政府关于增加干部编制的请示 县政府： 我乡地处偏远山区，交通不便，16个村分布零散。现乡政府配备干部人，工作压力很大。为更好地实施管理，经乡政府研究讨论，拟将16个村重新划分为5个村民委员会，增配乡政府干部人。在全乡自筹资金万元，为各村民委员会安装电话部。 以上请示妥否，请审核。 乡人民政府（印章） 二00五年五月六日 河县税务局关于转发河面粉厂要求免税的请示市税务局： 据我们了解，该厂2003年计划利润4045万元，如征税企业尚有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。 现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局。 该面粉厂2000年抽入面粉生产

22、以来到2002年底均享受免征工商税照顾，免征税款7.7万元。 以上可否，请批示。 河县税务局（印章） 二OO三年一月三日 河县税务局文件 税发20031号 关于转报河面粉厂要求免税的请示市局： 现将河面粉厂关于免缴2003年国家税金的申请转报给市局。 该厂自2000年投入生产至去年底，由于亏损的原因，均享受免缴工商税的照顾。先后免缴税款7.7万元。 今年该厂计划创利润40万45万元，如征税，企业尚有一定盈利，不此，我们意见不再给以免税照顾。 可否，请批示。 河县税务局（印章） 二OO三年一月三日6.2决定决定，适用于对重要事项或者重大行动作出安排。决定按其内容和使用情况，可分为四类：方针政策性

23、决定：中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定（2001年9月26日中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议通过）部署指挥性决定：中共中央、国务院关于普及小学教育若干问题的决定决策知照性的决定：中共中央政治局关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定表彰处分性的决定；关于向张三同志学习的决定；某市人民政府关于对某某同志道德败坏的处分决定6.3决议中国共产党机关公文处理条例规定，“决议”用于经会议讨论通过的重要决策事项。“决定”与“决议”的区别：决议必须产生于法定的会议，它所要贯彻的决策事项，是某一个特定会议集体讨论并通过的；决定有时产生于法定会议，是会议集体讨论并按照法定程序表决的结果，有

24、的则由领导机关直接做出。机关主要领导或领导班子几个人研究决定下来的重要事项，以使用“决定”为宜；集体会议研究决定下来的重要事项，应使用“决议”为宜。凡属号召性、指导性的重大事项，以用“决议”为妥；凡属具体性规定，可用“决定”。6.3决议决议按其内容不同，一般划分为四类：审议批准性决议，包括审议批准文件、组织、财务预决算、法律、法规等而发布的决议：第七届全国人大第二次会议关于的决议、第五届全国人民代表大会常务委员会关于批准的决议、第七届全国人民代表大会第一次会议关于建立海南经济特区的决议方针政策性决议：中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议专门问题性的决议：全国人大常委会关于大兴

25、安岭特大森林火灾事故的决议公布号召性决议：中国共产党中央委员会关于公布中国土地法大纲的决议6.4通知通知是发布法规和规章，传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，要示下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时使用的文种。发布性通知，区别于命令（令），只局限于内部行文发布行政法规和规章；指示性通知，可以像指示般向下级机关传达内容，与指示必须使用领导机关的名义发文不同，通知一般用机关办公部门名义行文。通知具有“中转”功能。如“转发性通知”、“规定性通知”、“任免性通知”、“会议性通知”、“事务性通知”等。6.4通知国务院文件国发200023号国务院关于发布

26、国家行政机关公文处理办法的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起施行。1993年11月23日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止。 中华人民共各国国务院（公章） 二OOO年八月二十四日起坟通知 本市金年区永丰张南郊包家巷子村地区内坟地，因国家建设需要，希境内坟主在年月日以前到永丰乡政府办理起坟事宜，逾期以无主坟处理。 年月日乡人民政府关于起坟事宜的通告 国家因建设需要，将征用本市金年区永丰张南郊包家巷子村一带土地，希境内坟主务于年月日以前到永丰乡政府办理起坟事宜，逾期以无主坟

27、处理。 （印章） 年月日6.4通知规定性通知：国务院办公厅关于特别重大事故报告工作有关问题的通知会议性通知：关于召开全省高等教育工作会议的通知（各市人民政府、行署，省直有关部门，各普通高校，省属成人高校及高级技工学校）任免性通知：某市人民政府关于公布某某等工作人员职务的通知电视台、电台、报约的广告宣传本应用“启事”、“声明”的事项不可用“通知”。6.5通报通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的作用：沟通信息，互通情况；推广他地他人成功经验及先进之处；指出或批语评当前存在的某些带有倾向性的问题；吸取别人别事的教训，引以为戒。通报的类型：表彰性通报；批评性通报；情况性

28、通报；指导性通报。上海市区教育局（通报）关于给不顾个人安危与盗窃犯顽强博斗的计同志记功表彰的通报 教（ ）字第113号局属各单位： 七月四日深夜，我区 中学党支部委员、人事干部计 同志，冒着生命危险，与窃贼博斗，保卫了学校的财产。事情的经过是这样的： 七月四日零时十五分， 中共 区教育局委员会中共上海市区教育局委员会文件党发 113号上海市区教育局党委关于给予同盗窃犯顽强博斗的计同志记功表彰的通报 局属各单位党总支、支部： 我区中学党支部委员、人事干部计 同志，冒着生命危险，与盗窃歹徒博斗，保护了学校财产。这种精神，值得全体同志学习。 年7月4日0时15分， 中共 区教育局委员会6.6批复批复

29、是根据下级机关的请示而发出的答复性文种。写法指要：针对性要强；态度要明确；（基本不错，欠成熟；原则可以，问题尚有；方向对头，仍需斟酌等）批示是上级机关针对下级报来的报告、总结、计划等文件，就其中的某一成功之点，问题之处所做的批语，它具有指示性。这种文字批语，可以连同被批件发给来文的单位，如具有普遍指导意义，还可以印发给所属机关，使之变成批转性文件。国务院关于同意蚌埠市城镇住房制度改革试行方案给安徽省人民政府的批复国函 164号 你省9月24日政函 79号文关于要求批准蚌埠城镇住房改革试行方案的请示收悉。 同意蚌埠市城镇住房制度改革试行方案，请于年月日试行。 （国务院公报）关于省将市更名为市问题的批复民行批 103号省人民政府： 你省年 月日 将市更名为市的请示 收悉。经国务院同意， 市 的名称以不变更为宜。 中华人民共和国民政部（印章） 年 月日赣市农业机械局文件市农机字2003 53号关于市机电建筑总公司企业改制方案的批