东吴大学98学年度第2学期第14次业务会报纪录

1、PAGE PAGE 18東吳大學98學年度第2學期第14次業務會報紀錄經98學年度第2學期第15次業務會報確認通過時 間：中華民國99年6月28日（星期一）下午2時10分地 點：城中校區2227會議室出 席：趙維良教務長、林錦川學生事務長、王超弘總務長、邱永和研務長、賈凱傑處長、賴錦雀院長、楊奕華院長、邱永和院長、賈凱傑主任秘書、林政鴻主任、洪碧珠主任、丁原基館長、林遵遠主任、鄭為民主任、黃奕仁主任、林炳文主任。請 假：馬君梅副校長、莫藜藜院長、傅明仁院長、何希慧主任、吳添福主任、陳啟峰主任。列 席：文書組王蓉貞組長記 錄：莊琬琳專員一、主席報告二、確認上次會議紀錄：修正通過。三、上次會議結論

2、執行狀況：無四、各單位業務報告（報告順序如下）： 教務長： 報告教育部100學年度大學總量發展規模與資源條件提報作業說明（如附件），其中學生數計列注意事項：外國學生及延畢生將納入學生總量計算，師資計列原則：留職停薪不列計師資、留職留薪休假得列入師資，借調亦不得列為專任師資。另，因應少子化，教育部預定於審核101學年度招生總量時，將學士班每班招生名額由60人調整為58人。 總務長： 暑假外雙溪校區將進行之工程包括：中正圖書館無障礙電梯之工程，戴蓀堂、榕樺樓、楓雅樓耐震補強工程，綜合大樓、光道廳、學生宿舍及部份職員宿舍之防水隔熱工程。 研務長： 6/25高等教育國際合作基金會至本校做國際學生學習環

3、境訪視，進行順利，訪視委員對本校國際化給予肯定，並提出改善建議。 會計室主任： 99學年度預算已由預算小組審核完畢，相關編審意見必須於預算系統上做修改，本案是否受權由會計室以各單位填報人之身份逕行登入系統處理？亦或由會計室將預算編審意見發回各單位，由各單位自行填報後，再由會計室審查？校長指示：99學年度預算核定結果鍵入系統事宜，由會計室統籌處理，會計室完成後，請將結果函送各單位知悉。 電算中心主任： 報告本校email發送浮濫及本校發送email予教師是否違反個資法之事宜。人事室主任：依本校教師及職員聘約本校基於工作上之需要，得對受聘人之個人資料作電腦處理及使用，惟不得涉及商業上之利益。校長指

4、示：1.依本校教師及職員聘約，本校有權寄發email予教職員，應予澄 清。 2.針對校內各單位email之發送，請各單位主管於批示發送email訊息時，注意發送之對象是否合宜。 體育室主任： 6/25體育室帶領4位同學至深圳進行兩岸桌球交流比賽。五、提案討論第一案案由：請修訂東吳大學檔案管理辦法。 提案人：王總務長超弘 說明：一、本辦法係經84年1月5日行政會議通過施行，其間並歷經3次修訂，最後一次修訂時間為86年12月3日。二、國家檔案管理局自90年11月23日正式成立，陸續制定檔案法、檔案法施行細則、機密檔案管理辦法等共約25項法規命令及行政規則，使檔案管理作業能更臻完善。三、本校電子化校

5、園之公文管理系統（含檔案管理）係屬第一期建置之系統，於96年5月1日正式上線使用，使用期間依據使用者之反映，陸續做了一些修正，目前系統已趨於穩定，遂由總務處文書組擬訂東吳大學檔案管理手冊，並於99年5月21日經總務長核定公布施行。四、本次修訂重點，係以檔案管理局制定之各項檔案管理基本法規為基礎，並依據本校公文管理系統上線後之實際情形予以修訂。 決議：修正通過。 第二案案由：擬修訂東吳大學資訊安全暨保護智慧財產權小組設置辦法。提案人：電算中心鄭主任為民 說明：一、教育部於99年5月修正校園保護智慧財產權行動方案自評表中行政督導之檢核指標，智慧財產權小組需納入學生代表。本校資訊安全暨保護智慧財權小

6、組成員目前並無學生代表。二、本設置辦法之修正由行政會議通過改為由資訊安全暨保護智慧財產權小組會議通過。 決議：通過。六、臨時動議（無）七、散會（下午3時）教務長報告附件100學年度大學總量發展規模與資源條件提報作業說明 (1)計列學生數注意事項：計算時間及身分基準：以98年10月15日具正式學籍之在學學生(不含外國學生、休學生、全學年均於國外之學生)計算。亦即，除不具正式學籍之學生（如交換學生）、依外國學生來台就學辦法入學之外國學生、休學生、全學年均於國外之學生不予計入學生數外，其餘學生（如僑生、港澳生、原住民學生、派外人員子女、退伍軍人等特種生、非全學年均於國外之學生等）均應納入學生數計算。

7、為維持教育品質，本部規劃外國學生於提報101學年度總量作業時，納入學生數計算。延畢生：指學士班超過各校學則所定修業年限、碩士生（含碩士在職專班）自第3年起、博士生自第4年起繳納全額學雜費者應計列為延畢生；亦即碩士生（含碩士在職專班）自第3年起、博士生自第4年起未繳納全額學雜費者，不需計入延畢生，亦不計入學生數。加權：計算全校生師比值、日間學制生師比值，均以加權學生數計算；計算研究生生師比值，以不加權學生數計算。學生加權數如下表所列：學制班別加權數延畢生加權數日間學制學士班11碩士班21博士班31夜間學制學士班（二年制在職專班、進修學士班）0.80.8碩士班（碩士在職專班）1.61(2)師資數計

8、列原則：專任教師：各校提報師資數資料於99年6月30日已聘任之專任教師 (須已取得教師證書者，報核時如尚未取得教師證書，該筆將不採計)為計列依據。有關師資名冊之兼任師資、專案教學人員資格，鑑於各校對兼任師資、專案教學人員送審相關規定殊異，且為免因要求填報教師證號導致各校送審制度過於浮濫，納入專任師資計算之兼任師資如不克填列教師證號者，該欄得填無。專案教學人員：依國立大學校務基金進用教學人員研究及工作人員實施原則規定聘任之教學人員，或學校以其他經費來源聘任之教學人員，於99年6月30日已聘任，且確為全部時間擔任學校教學職務且支給合格專任教師薪資之教學人員，亦得採計為專任教學人員；另專任專案教學人

9、員若非學校以聘書聘任者，聘書字號欄得以學校函給教師契約之公文文號填列。每位師資應僅得於單一學校院、系、所、學位學程擔任專任師資，故於系統中填報資料，若A教授已由甲校A系填報為專任師資，甲校B系或乙校又重複填報時，系統會自動檢索資料庫並出現警告訊息，該師資已為甲校A系之專任師資，不得重複填報。合聘或支援調度師資：若有校內教師同時在二個以上之院、系、所、學位學程任課或合聘之情況，應協調一單位列為主聘，另一單位列從聘，主聘單位得將該筆師資提報為專任教師，從聘單位不得提報為兼任。學校與中研院或其他研究機構合聘之師資，具授課事實者僅得以兼任師資採計，不得列計專任師資。客座教授、講座、特聘教授如於99年6

10、月30日已聘任且具授課事實，並以專任資格核薪聘用，得納入師資人數計算，惟應檢附該年度薪資資料俾憑查核。研究人員因未從事教學工作，不得列入專任師資計算。但如確有授課事實，得以兼任師資採計。留職停薪者不得列計師資：99年6月30日如留職停薪無授課事實者，不得列計為專、兼任師資。留職留薪休假研究或帶職帶薪進修之專任師資，得列計為專任師資。借調：借調至他校或他機關之師資，亦不得列計為專任師資，惟若該學年度於原校有授課事實者，得以兼任師資採計。兼任師資：98學年度任一學期具授課事實之兼任師資，得予列計；惟101學年度提報總量系統時，兼任師資之採計將以99年6月30日已聘任且具授課事實者，方得列計。6.因

11、應少子女化趨勢，本部預定於審核101學年度招生名額總量時，將日間學制學士班每班招生名額由60人調整為58人，請各校預為因應。第一案附件東吳大學檔案管理辦法修訂條文對照表擬 修 訂 條 文原 條 文備註說明第一章 總則第一章 總則第一條為健全東吳大學（以下簡稱本校）檔案管理，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特訂定本辦法。本校檔案之管理，除法令另有規定外，悉依本辦法之規定辦理。第一條東吳大學（以下簡稱本校）檔案之管理，除法令另有規定外，悉依本辦法之規定辦理。說明訂定本辦法之目的 凡依照公文管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件，除另有規定外，一律送交總務處文書組編列檔案，集中管理。第二條

12、凡因處理本校公務或與公務有關之全部文書、圖表、簿冊，其已結案者或存查之案件，除另有規定外，一律送交總務處文書組編列檔案，集中管理。依據檔案法之定義修正刪除第三條本辦法專門用語之定義如次：一、結案：指公文之文書處理手續已全部完成，全案業已結束清楚之狀態。二、案件：指未歸檔前之公文。三、歸檔：指將已結案之案件送交總務處文書組編管。四、案卷：指經歸檔後整理編訂之檔案。五、分類：指根據案卷內容性質，將之歸入檔案分類表最適當之類目內。六、分類號：指代表類目之號碼。七、卷號：指同一類目中不同各案次序之號碼。八、冊號：指同案卷各冊之號碼。九、檔號：指由分類號與卷號所組成之號碼。十、編目：指依案卷所屬類目編製

13、之目錄。十一、專檔：指專為特殊性質案卷而設之檔案。本辦法已無使用此類專門用語之必要。第二章 歸檔與點收第二章歸檔與點收第三條 本校檔案歸檔作業悉依東吳大學檔案管理作業手冊辦理。第四條應行歸檔之案件，各單位承辦人員應先加以檢查整理，同一性質之案件應予彙集，文件如有脫漏應予補齊，手續未完備者應予補備；抽存之附件及污損之處均予註明，用統一規定之歸檔簿詳載案由、收發文號、機密等級，送交總務處文書組檔案管理人員簽收。機密檔案其必須保持高度機密性之絕對機密、極機密文件，歸檔時應由承辦人員用機密檔案專用封套裝封，並應於封面上註明收發文單位名稱、年、月、日、字號及簡由，封口須由單位主管簽名後，送交總務處文書組

14、檔案管理人員歸檔。1.條次修訂2.東吳大學檔案管理作業手冊業於99年5月21日經總務長核定，公布施行 第五條第七條 （略）移至擬修訂條文之第二十條第二十一條第四條 應行歸檔之案件，各單位承辦人員應先加以檢查整理，歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理人員應退還承辦單位補正：案件或其附件不全。案件污損或內容不清楚者。案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。案件未填註保存年限或分類號者。案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。案件與歸檔清單之登載不符者。第八條檔案管理人員對歸檔案件應逐案逐件清點核對，其要領如次：一、核對歸檔簿所列案由、文號是否與原件符合。二、檢查收發文是否係原件，並檢閱文首、文尾及騎縫

15、印，以判斷文件是否齊全。三、檢查附件是否齊全。四、檢查原件文書處理手續是否完備，有無漏核、漏判、漏印、漏會、漏發等情形。五、檢查有無污損。六、機密檔案，應在歸檔簿上註明機密等級（絕對機密、極機密、機密），以示區分。七、檔案人員於清點歸檔案件時，發現有前項各款或其他疑問時，應先向承辦人員洽詢，視其情形予以退請補正檢齊，或在歸檔簿上予以註明。1.條次修訂2.依據機關檔案點收作業要點修正第五條 下列物品，不得歸檔：一、現金、有價證券及其他貴重物品。二、司法訴訟有關物證。三、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。四、易變質而不適長期保存之物品。第九條下列文件、物品應不予點收保管：

16、一、現金、有價證券以及其他貴重物品。二、已作廢之有價證券。三、有關財務會計憑證、單據與票據等。四、體積笨重、流質、氣體或易燃之爆炸品，腐蝕、消耗以及不適於保管者。五、無關公務而又無參考價值之文件、便條及紙片等。六、其他無參考價值之例行文件。1.條次修訂2.依據機關檔案點收作業要點修正刪除第三章登記、整理與編目本部分已於線上處理刪除第十條檔案管理人員清點歸檔案件無誤後，應將案由及收發文號轉登於歸檔表，並在歸檔簿上加蓋日期戳記後，退還歸檔簿。刪除第十一條歸檔案件經登記後，新案應加以分類、編目、立卷，舊案應查案歸卷。第三章保存與保管第四章存放與保管第十二條第二十條 （略）移至擬修訂條文之第九條第十六

17、條第六條 檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。第廿一條檔案之存、燬分類如次：一、永久保存類。二、定期保存類。1.條次修訂2.依據檔案法修正第七條下列檔案之保存，應列為永久保存：一、涉及學校或各單位重要制度、決策及計畫者。二、涉及學校或各單位重要法規之制（訂）定、修正或解釋者。三、涉及組織沿革及主要業務運作者。四、對學校建設或政策具有重要利用價值者。五、具有重要行政稽憑價值者。六、其他有關重要事項而具有永久保存價值者。第廿二條校、院、系、中心及各級行政單位之下列檔案永久保存：一、關於法令規章及其解釋案件。二、關於單位之設立、調整或裁撤案件。三、關於本單位施政方針計畫及報告

18、。四、關於本單位各項會議決議案及會議紀錄。五、關於人事任免、獎懲、考績及訓練案件。六、關於印信啟用及其印模案件。七、關於本單位之交接清冊。八、其他有關本單位歷史文獻可供永久查考之案件。1.條次修訂2.依據機關檔案保存年限及銷毀辦法修正第八條定期保存之檔案，除另有規定外，保存年限區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。第廿三條定期保存之檔案，除另有規定外，計分十五年、十年、五年、三年及一年五種，由案件原承辦單位依實際需要判定之。1.條次修訂2.依據機關檔案保存年限及銷毀辦法修正刪除第廿四條撰擬文稿人員於擬稿時，應視文件性質，在文稿左上角保存年限欄內填寫保存年限，經核判無變

19、更者即為確定。文稿漏填保存年限者，應退請補填。依東吳大學檔案管理作業手冊辦理刪除第廿五條凡編入同一檔號文件，核定保存年限如有不同者，應以該案卷內最長年限為準。同一分類號只有一保存年限，故此情形不會發生第九條本校檔案分類表係與保存年限區分表結合編訂，稱為東吳大學檔案分類及保存年限區分表。檔案立案時應編訂檔號，賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號。第十二條本校檔案，依照東吳大學檔案編碼規則對照表加以分類、編目。1.條次修訂2.依據檔案分類編按規範修正第十條經整理、裝訂之檔案，依下列規定存放於檔案架： 一、永久保存與定期保存檔案得分置存放。二、按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上

20、至下直立排列，並預留架位空間，以利後續檔案排架。三、珍貴檔案或不便直立之檔案，得予平放。第十三條編製就緒之案卷於納入卷夾後，依其類別及檔號次序排列檔案架（櫃），順序存放。機密檔案之存放應與普通檔案分開，並依機密等級分別採用專櫃典藏及派專人管理，極機密以上等級之檔案，並應另以機密檔案專用封套密封。機密檔案如有附件，應加註原機密文書編號。1.條次修訂2.依據機關檔案保管作業要點修正第十一條 檔案保管場所採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不得擅自進出。第十四條存放歸檔案件之庫房應採取下列保護措施：一、辦公時間外，必須妥為關閉。二、非檔案管理人員，未經許可不得進入檔案庫房內。三、煙火等易燃

21、或危險物品禁止攜入。1.條次修訂2.依據機關檔案保管作業要點修正第十二條 紙質類檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當方法為之。檔案毀損，經鑑定結果認無法修復者，得將其原因及已毀損檔案之檔號、案名及數量等詳細情形，報請備查後銷毀。第十五條受損之檔案於無法復舊或歸還時，應報准銷案；對於有補抄之必要者，加以補抄，並將經過在目錄上註明。1.條次修訂2.依據檔案保存技術規範及機關檔案保存年限及銷毀辦法修正第四章 檢調與歸還第五章檢調與歸還章次修訂第十三條 借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦單位主管同意，或簽請權責主管核准。第十六條調閱案卷，應

22、依下列規定辦理：一、由調卷人填具調卷單交由總務處文書組調取。二、調卷單內各欄須填列清楚，除調卷人應在調卷單簽名或蓋章外，並須加蓋業務主管職名章或簽名。三、調閱案卷，非有必要，均以列（影）印本為限，列（影）印本使用完畢無需歸還。四、調閱原案卷時，還卷之期限為七天，期滿必須將原案卷主動歸還。倘需繼續使用，應由調卷人填具延期歸還單，經單位主管簽核後送總務處文書組辦理延期登記。五、調卷人不得在檔案庫房內逕行翻閱案卷。1.條次修訂2.依據機關檔案檢調作業要點修正第十四條 申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，並由調案人填具調案（展期）申請單，載明下列事項，經承辦單位主管或權責主管核准後，送總務處文書

23、組調取：一、調案人姓名及單位。二、檔號或文號。三、案由或案名。 四、調案申請日期。第十七條調閱案卷以調閱本單位主辦之案卷為限，倘須調閱不屬於本單位之案卷時，應經原案卷主管單位之同意會章後始得調取。上級單位主管得調閱其所屬下級單位檔案案卷，如屬絕對機密或極機密之檔案案卷，除需先會知原案卷所屬單位主管外，並應簽奉上一級主管主管核准後方可調閱。校長在知會原案卷所屬單位主管後，得調閱各單位各等級檔案案卷。調閱絕對機密或極機密檔案案卷，應由現任單位主管親自為之，檔案管理人員並應以機密檔案專用封套派專人送調卷人親自簽收。1.條次修訂2.依據機關檔案檢調作業要點修正第十五條借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺

24、失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。依據機關檔案檢調作業要點新增第十六條 借調或調用檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用，應提出展期申請，並經單位主管或權責主管核准後，始得為之。前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。依據機關檔案檢調作業要點新增第十八條現任單位主管調閱絕對機密或極機密檔案之案卷非為其本人核定送存者，均須經其上級單位主管核准。移至擬修訂條文之第二十三條刪除第十九條校外單位或個人依法或基於正當需求且出具正式函文並經校長核准者，得調閱本校各等級檔案案卷，但應由案卷

25、所屬單位主管依本辦法之相關規定親自為之。私立學校不需開放檔案應用，故刪除本條第十七條本校人員調、離職時，人事單位應知會總務處文書組，以查檢其借調檔案情形。調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。第二十條本校各級人員離職時，人事室應將其離職會簽單送總務處文書組主管簽章後，始得據以辦理離職手續。1.條次修訂2.依據機關檔案檢調作業要點修正第十八條 電子影像檔案或電子公文檔案之調閱，得採線上方式處理。依據機關檔案檢調作業要點新增第五章銷毀第六章保存與銷燬章次及章名修訂第十九條 已屆保存年限之檔案，由總務處文書組製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註

26、延長年限及理由。第廿六條保存年限屆滿之檔案（含機密檔案），應由總務處文書組檔案管理人員逐案檢出，造具銷燬清冊分送原案承辦單位審閱，除認有延長保存之必要者應予註明理由及延長期限外，其無延長保存必要者，即在同意銷燬欄內蓋章，送由總務長簽報校長核准後，會同原案承辦單位監燬之。1.條次修訂2.依據機關檔案保存年限及銷毀辦法修正第二十條 已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應附註其編號。但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。第廿七條已銷燬之檔案，其光碟資料仍應保存。全案銷燬者，應在目錄上加註某年月日銷燬字樣。1.

27、條次修訂2.依據機關檔案保存年限及銷毀辦法修正刪除第廿八條銷燬檔案之目次表，應依檔號次序另行建檔，以備參考。銷毀檔案依前條辦理，無須另行建檔刪除第廿九條各種會計憑證，應按照會計法第八十三條及第八十四條之規定辦理。會計憑證非本辦法規範範圍第六章機密檔案新增第廿一條機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。國家機密文書區分為絕對機密、極機密、機密；一般公務機密文書列為密等級。第五條本校公文書機密等級分為絕對機密、極機密、機密三級，其機密等級之核定、提前解密或延長保密期限，應由該公文承辦單位主管於必要之最小範圍內為之。前項提前解密及延長保密期限之變更，如原核定人員已離職，則由現任主管簽請其上一級

28、主管核定之。1.條次修訂2.依據行政院文書處理手冊修正刪除第六條本校機密檔案之保密年限分別如次：一、絕對機密：二十年二、極機密：十二年三、機密：六年保密年限屆滿時自動解密，必要時得延長之，但以一次為限。保存年限係依分類號而定，非依機密性質，故刪除本條第廿二條 密件之保密期限或解除機密條件，應以括弧標示於機密等級之後。其解密條件如下：一、本件於公布時解密。二、本件至某年某月某日解密。三、本件於工作完成或會議終了時解密。四、附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。五、保存期限屆滿後解密。六、其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。第七條本校機密檔案（含絕對機密、極機密、機密），應於該檔案保存年限屆滿前六個月自動解密。1.條次修訂2.依據行政院文書處理手冊修正第廿三條機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃，與一般檔案分別存放。依據機密檔案管理辦法新增第廿四條 借調機密檔案，應由調案人親自至檔案管理單位簽收。借調非業務主管之機密檔案，除應會請原承辦單位主管同意外，並應簽奉上一級主管核准後方可調閱。依據機密檔案管理辦法新增第廿五條 機密檔案歸還時，調案單位主管應在機密檔案專用封套簽章後密封，並加註