公共关系文书(《公共关系学》课件)

1、公共关系学第十二章：公共关系文书第1页，共53页。公共关系学课件引例 威廉C亚当斯是美国佛罗里达国际大学新闻和大众学院的教授，从事公关工作达30年，曾在美国石油公司、飞利普石油公司和英国化学工业公司担任过管理职位，是著名的公关战略杂志中教授栏目的撰稿人。他认为优秀的写作是公关的基础，写作是公关事业的发源地，也是公关人员与他人相区别的重要标志。一次，他对一位具有公关潜力的学生说：“选择公关职业，一定要写好所有的公关材料。”第2页，共53页。事务性公关文书 公共关系学课件本章要点公共关系文书概述 1沟通协调性公关文书 2信息传播性公关文书 344第3页，共53页。第一节 公共关系文书概述一、公共关

2、系文书的概念及其分类二、公共关系文书的写作特点三、公共关系文书的语言要求公共关系学课件第4页，共53页。公共关系学课件一、公共关系文书概述及其分类文书是一个外延很宽泛的概念，它包括公务文书和私人文书两大类。公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活动而制作的各种书面文字材料，它是文书在公共关系中的运用。一般来说，公共关系文书写作内容较多，但概括起来，主要分为三个方面，即沟通协调性公关文书、信息传播性公关文书和事务性公关文书。 第5页，共53页。公共关系学课件二、公共关系文书的写作特点 明确的实用性 内容的真实性较强的时效性格式的规范性 作者与读者的特定性 第6页，共53页。公共关

3、系学课件三、公共关系文书的语言要求用词准确 文字简洁语言质朴表现得体第7页，共53页。第二节 沟通性协调性公关文书一、请柬二、信函三、专用书信公共关系学课件第8页，共53页。公共关系学课件一、请柬 请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活动和相互交往中,如开业,奠基,庆祝等礼仪性活动前,以书面形式通知,邀请参加者的文体。公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种公关目的,用来告知特定公众的书面语体。其主要作用是密切和协调主客体之间的友谊关系,促进双方的理解与合作,帮助本组织扩大声誉和进一步发展。第9页，共53页。公共关系学课件一、请柬请柬的写作方法和格式 1.标题 用较大的字体书写“请柬”二字，

4、可写在第一行正中，也可放在首页的正中当作封面。2.正文顶格上写明邀请的机构全称或个人的姓名，如果邀请的是个人的话，那么除了要写上他的姓名外，还要写上其头衔或职务；第二行空两格写正文，写明事由，时间和地点；并换行顶格写上“敬请参加”，“恭请届时光临”等词。3.落款正文下面靠右写明发贴的单位全称或个人的姓名，头衔，换行写发贴的年、月、日。一般为表示诚意和恭敬，落款的个人姓名由本人书写。 第10页，共53页。公共关系学课件一、请柬请柬的语言要求 1.简洁明了 2.礼貌典雅 第11页，共53页。公共关系学课件二、信函信函信函是社会组织之间联系工作的公用信件，它是企事业单位公关事物活动中不可缺少的重要传

5、播工具。 公关信函的主要作用是沟通组织与公众之间的感情，交换某些与双方有关问题的意见和建议，协调建立和发展组织对外公众之间的关系，树立本组织良好的形象，争取公众的理解，信赖，支持与合作。 公函就其内容与作用来看又可分为商洽函，询问函，答复函，委托函，告知函五类。 第12页，共53页。公共关系学课件二、信函商洽函 这是最为常用的一种公函，用于社会组织之间商量和接洽工作。这类公函多半是主动发出的，即要求对方给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求，也有的是向对方提出处理某一问题的意见。商洽函正文一般包括两个部分：一是商洽原由，即写名发函的原因；二是商洽事项，这部分是主体，应写清所商洽的具体事

6、项，写清对对方的要求。 第13页，共53页。公共关系学课件二、信函询问函询问函主要用于向对方询问问题，也可以简述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，要求答复。询问函正文一般也由两部分组成：一是说明询问的目的或原由；二是询问事项的主要内容，这是询问函的主要部分。因此要写的既明确而又具体，简洁，让人一目了然，以便答复。 第14页，共53页。公共关系学课件二、信函答复函答复函是用来答复对方询问函的问题。答复函正文一般由三部分构成：一是说明对方函已收到，并写清收文的日期；二是简要复述对方函件所询问的主要问题或所提要求；三是答复内容。这部分是答复函的主体。因此要写的明确具体，简明扼要，所答问题的内

7、容要有条理性，针对性和顺序性。 第15页，共53页。公共关系学课件二、信函委托函委托函用于委托有关组织代为办理某一事项。委托函正文一般由两部分组成：一是原因，这部分既要写清委托的目的，又要写清所委托代办或代办事项的基本情况；二是委托事项，这部分是主体，因此要写得清楚明了，尤其要写清托办或托查的要求。第16页，共53页。公共关系学课件二、信函告知函告知函一般是用在办理受托代办事项之后告知代办情况，或主动告知对方某种情况或某一事项，以引起对方注意。其正文包括两部分：一是告知发函原由；二是告知事项。第17页，共53页。公共关系学课件三、专用书信专用书信 介绍信 证明信 感谢信 邀请书 第18页，共5

8、3页。公共关系学课件三、专用书信介绍信 第19页，共53页。公共关系学课件三、专用书信证明信 第20页，共53页。公共关系学课件三、专用书信感谢信 感谢信的写法：1.开头落笔第一行写“感谢信”，或者“致XX感谢信”，这些字的字体应稍微大一些，写于第一行的等距离中间。2.正文首先是开头语；其次，另起一行开头空两个字，使开始写正文的内容。正文如果内容多，可以分段落一个意思一个段落，层次要分明。再次，是结束语。结束语一般表示敬意致谢的话。3.署名署名、年月日。这些文字写于右下方，先署名然后署年月日。 第21页，共53页。公共关系学课件三、专用书信邀请书 第22页，共53页。第三节 信息传播性文书一、

9、广告 二、新闻 三、演讲稿 公共关系学课件第23页，共53页。公共关系学课件一、广告广告的概念 营销广告主要传递商品、市场、服务信息，它以盈利为目的，有促进商品流通或劳务销售的作用。 公共关系广告宣传的内容主要是社会组织自身的经营宗旨、追求目标、人员素质、管理水平、社会声誉等，其主要目的就是树立良好的组织形象，使公众对本组织产生认知、认可,从而与其它社会组织和个人建立起相互信任、相互理解、相互支持的良好关系，创造一个有利于组织发展的良好社会环境。第24页，共53页。公共关系学课件一、广告广告的结构 广告一般由标题、正文、落款三部分构成。 标题是广告的题目，它的作用是提示广告内容，引起读者的注意

10、。一个好的标题能够吸引读者、加深印象，起到画龙点睛的作用。 正文是广告的主要内容，是对广告主题的延伸和说明，广告正文的写作，要求重点突出，结构紧凑，材料充实，表达清晰。广告正文分开头、主体、结尾三部分。落款是在广告文之后，对公众提供的进一步消息，一般包括广告组织的名称、通讯地址、联系方法等等。落款虽然不是广告的主要内容，但也是公众十分关心的内容，因此要准确、细致、不可出现半点差错。第25页，共53页。公共关系学课件一、广告广告的写作要求 1.主题突出2.内容真实3.构思新颖4.语言简洁5.富有形象第26页，共53页。公共关系学课件二、新闻新闻的概念 新闻有广狭二义。广义的新闻指消息、通讯、特写

11、等等，狭义的新闻特指消息，所以新闻也叫消息。新闻是社会新闻机构(电视,广播,报纸,刊物)对社会中所发生的重要事实的报道。公共关系新闻特指社会组织为了开展公关活动向公众传递的有关自己组织公开的信息。 第27页，共53页。公共关系学课件二、新闻新闻的种类 动态新闻 简明新闻 综合消息 典型报道 第28页，共53页。公共关系学课件二、新闻新闻的特点 真实性 时效性 简洁性思想性第29页，共53页。公共关系学课件二、新闻新闻的结构和写作 一般来讲,新闻有五大部分组成：标题、导语、主体、背景、结尾。 标题是新闻的题目。 导语是新闻的头一句话或头一段话。 主体是新闻的主要部分，进一步报道新闻的具体事实。

12、背景材料是新闻所报道的事实发生的环境或条件。 结尾是新闻的结束语。 第30页，共53页。公共关系学课件三、演讲稿演讲稿的概念及其特点 公共关系演讲则是在公关活动中，公关人员为了树立组织形象，争取公众的了解，支持，面向公众，在特定场合发表的公开演讲。演讲稿正是据此而写的书面文稿，一般在集合，会议等公开场合发表。 演讲稿特点：1.针对性2.传声性3.情感性4.演示性第31页，共53页。公共关系学课件三、演讲稿演讲稿的写作方法 演讲稿的结构和一般文章大致相同，有标题，开头，主体和结尾四部分。第32页，共53页。第四节 事务性公关文书一、 事务文书的概述二、简报的写作三、计划的写作四、总结的写作 五、

13、调查报告的写作公共关系学课件第33页，共53页。公共关系学课件一、事务文书的概述事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失 、研究问题的实用文体。 简报计划与总结 调查报告 第34页，共53页。公共关系学课件二、简报 简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息 、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。 第35页，共53页。公共关系学课件二、简报简报的名称很多，常见的有简报、简讯、信息、动态、 通报、通讯及内部参考、情况反映等。 从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。 1.综合简报 2.中心工作简报

14、 3.会议简报 第36页，共53页。公共关系学课件二、简报简报的编写 1.报头 2.文稿 3.报尾 第37页，共53页。公共关系学课件三、计划 计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安 排的事务性文书。 计划的种类 第38页，共53页。公共关系学课件三、计划计划的写法（1）标题 （2）引言（3）主体 （4）落款 第39页，共53页。公共关系学课件四、总结总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出 规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。 总结的种类 第40页，共53页。公共关系学课件四、总结.总结的写法（1）标题 （

15、2）正文 （3）落款第41页，共53页。公共关系学课件五、调查报告调查报告是根据调查研究的成果写出的反映客观事实的书面报告。由于调查报告是调查与分析、实践与理论、客观与主观相结合的实用性文体，是从调查 目的通向社会效益和经济效益的桥梁和工具，它在社会生活、经济活动和人类的其他实践活 动中具有十分重要的作用。 第42页，共53页。公共关系学课件五、调查报告调查报告的类别1.专题型调查报告 2.综合型调查报告 3.理论研究型调查报告 4.实际建议型调查报告 5.历史情况型调查报告 6.现实情况型调查报告 第43页，共53页。公共关系学课件五、调查报告调查报告的写法调查报告的结构特点 调查报告的写作

16、程序 第44页，共53页。公共关系学课件五、调查报告调查报告的结构特点一般来说，调查报告的内容大体有：标题、导语、概况介绍、资料统计、理性分析、总结和结论或对策、建议，以及所附的材料等。根据这些内容所形成的调查报告的结构，就包括标题、导语、正文、结尾和落款。 第45页，共53页。公共关系学课件五、调查报告调查报告的写作程序（1）确定主题 （2）取舍材料 （3）拟定提纲 （4）起草报告 （5）修改报告 第46页，共53页。公共关系学课件案例讨论 总裁致词尊敬的各位领导、各位嘉宾、朋友们： 今天，天津鼎牌热能科技发展有限公司正式成立了！在此，请允许我代表天津鼎牌热能科技发展有限公司对各位的到来，以

17、及各位对鼎牌的支持表示衷心的感谢！ 天津鼎牌热能科技发展有限公司由天津市燃气集团有限公司和广东长青集团有限公司分别持股24.5%和75.5%所组成，总投资额为800万美元。 天津鼎牌热能科技发展有限公司将全面收购原天津鼎牌燃气具总厂的业务，同时对原企业的员工进行改制，并延续原鼎牌燃气具产品售后服务的责任。第47页，共53页。公共关系学课件案例讨论 天津鼎牌热能科技发展有限公司将主要从事天然气、太阳能环保节能产品的科研、开发和制造，在延续原鼎牌燃气热水器、灶具产品的基础上，将把重点放在使用天然气、太阳能产品的分户取暖和热水供应的智能化和低污染、低运行成本产品的研发和制造，同时为解决城市燃油、燃煤

18、的大型公用灶具的污染问题，将提供更具科技含量的低污染、低耗能的大型燃气公用灶具技术和产品。 天津鼎牌热能科技发展有限公司作为天津燃气集团参股的企业，将围绕着天津燃气集团为天津市民提供优质服务、改变官商形象的总体策略，以市场化的运作模式，并引入境外最优煤气公司对配套燃气用具经营的便民服务方法。作为天津燃气的一个组成部分，不但要承接好原鼎牌产品的售后服务责任，而且要有更好更有保障的服务措施推出，并请市民对我们的工作进行监督，逐步让鼎牌成为最让市民信赖的品牌。 第48页，共53页。公共关系学课件案例讨论 作为天津鼎牌热能科技发展有限公司的股东，广东长青集团为能有机会在天津发展、与老朋友天津市燃气集团

19、一起为天津市民提供高效节能的燃气具和热能产品、提供优质服务而深感荣幸。作为中国最大的燃气具出口企业，长青集团不但成功地登陆美国、加拿大、澳大利亚及欧洲的沃尔玛、红迪普等著名跨国连锁超市，而且本公司的内销品牌“创尔特”热水器更被国家质检总局评为中国燃气具“质量效益型”的五强之一，今年，“创尔特”燃气具又被评为广东省名牌产品。在此基础上，我们将把经验和资源用于鼎牌的经营中。愿我们把握机遇，携手合作，让鼎牌这个百年老店在新公司的载体上重新焕发出其夺目的光彩。 （此案例范文是广东长青集团有限公司总裁何启强在天津鼎牌热能科技发展有限公司成立揭牌仪式上的致辞。转引自长青报，第119期，广东长青集团有限公司主办）第49页，共53页。公共关系学课件案例讨论