广州市公路管理局花都分局OA实施小组京华网络实施前写的需求说明书

1、项目名称：广州市花都公路管理局花都分局协同办公自动化项目合同号：GZIT2008-ZB0469总体需求说明书文档编号：模板编号：第 PAGE 113 页 共 NUMPAGES 113 页广州市花都区公路管理局花都分局办公自动化项目文档 总体需求说明书项目编号版本号V1.0编写者王志伟项目经理王志伟提交日期2009/9/20审阅者广州市公路管理局花都分局OA实施小组*A代表新增，M代表修改，D代表删除。版本号发布日期提交人审阅人A.M.D更新位置更新摘要V1.02009-9-20王志伟M流程基于东城分局最新流程整理而成目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc2415

2、02403 1前言 PAGEREF _Toc241502403 h 5 HYPERLINK l _Toc241502404 1.1目标及范围 PAGEREF _Toc241502404 h 5 HYPERLINK l _Toc241502405 1.2方法 PAGEREF _Toc241502405 h 5 HYPERLINK l _Toc241502406 1.3参考材料 PAGEREF _Toc241502406 h 5 HYPERLINK l _Toc241502407 2工作范围的详细描述 PAGEREF _Toc241502407 h 5 HYPERLINK l _Toc241502

3、408 2.1客户 PAGEREF _Toc241502408 h 5 HYPERLINK l _Toc241502409 2.2当前系统 PAGEREF _Toc241502409 h 5 HYPERLINK l _Toc241502410 2.3当前系统所遇到的问题 PAGEREF _Toc241502410 h 6 HYPERLINK l _Toc241502411 2.4新系统的概述 PAGEREF _Toc241502411 h 6 HYPERLINK l _Toc241502412 2.5新系统目标 PAGEREF _Toc241502412 h 6 HYPERLINK l _To

4、c241502413 3功能需求 PAGEREF _Toc241502413 h 6 HYPERLINK l _Toc241502414 3.1公文审批管理 PAGEREF _Toc241502414 h 6 HYPERLINK l _Toc241502415 3.1.1收文办理流程 PAGEREF _Toc241502415 h 7 HYPERLINK l _Toc241502416 3.1.2分局发文流程 PAGEREF _Toc241502416 h 9 HYPERLINK l _Toc241502417 3.1.3联合发文流程 PAGEREF _Toc241502417 h 12 HY

5、PERLINK l _Toc241502418 3.1.4内部发文流程 PAGEREF _Toc241502418 h 15 HYPERLINK l _Toc241502419 3.1.5退文办理流程 PAGEREF _Toc241502419 h 17 HYPERLINK l _Toc241502420 3.1.6文件分发流程 PAGEREF _Toc241502420 h 19 HYPERLINK l _Toc241502421 3.1.7文件催办流程 PAGEREF _Toc241502421 h 21 HYPERLINK l _Toc241502422 3.1.8合同签订流程 PAGE

6、REF _Toc241502422 h 23 HYPERLINK l _Toc241502423 3.1.9带薪年假休假申请 PAGEREF _Toc241502423 h 25 HYPERLINK l _Toc241502424 3.1.10休假申请流程 PAGEREF _Toc241502424 h 28 HYPERLINK l _Toc241502425 3.1.11会议办理通知流程 PAGEREF _Toc241502425 h 31 HYPERLINK l _Toc241502426 3.1.12申请召开会议流程 PAGEREF _Toc241502426 h 34 HYPERLIN

7、K l _Toc241502427 3.1.13申请参加继续教育流程 PAGEREF _Toc241502427 h 36 HYPERLINK l _Toc241502428 3.1.14局务会讨论内容拟报流程 PAGEREF _Toc241502428 h 38 HYPERLINK l _Toc241502429 3.1.15路政许可申请呈批流程 PAGEREF _Toc241502429 h 40 HYPERLINK l _Toc241502430 3.1.16办公用品申请流程 PAGEREF _Toc241502430 h 42 HYPERLINK l _Toc241502431 3.1

8、.17办公用品采购流程 PAGEREF _Toc241502431 h 44 HYPERLINK l _Toc241502432 3.1.18车辆维修申请流程 PAGEREF _Toc241502432 h 46 HYPERLINK l _Toc241502433 3.1.19领导干部外出请假申请流程 PAGEREF _Toc241502433 h 48 HYPERLINK l _Toc241502434 3.1.20物资报修流程 PAGEREF _Toc241502434 h 50 HYPERLINK l _Toc241502435 3.1.21物资借出归还流程 PAGEREF _Toc24

9、1502435 h 52 HYPERLINK l _Toc241502436 3.1.22大宗物资领用流程 PAGEREF _Toc241502436 h 55 HYPERLINK l _Toc241502437 3.1.23大宗物资采购申请流程 PAGEREF _Toc241502437 h 57 HYPERLINK l _Toc241502438 3.1.24加班审批流程 PAGEREF _Toc241502438 h 59 HYPERLINK l _Toc241502439 3.1.25申请盖公章流程 PAGEREF _Toc241502439 h 61 HYPERLINK l _Toc

10、241502440 3.1.26用车申请流程 PAGEREF _Toc241502440 h 63 HYPERLINK l _Toc241502441 3.1.27公路养护大中修工程项目审批流程 PAGEREF _Toc241502441 h 65 HYPERLINK l _Toc241502442 3.1.28车辆维修配件购买审批流程 PAGEREF _Toc241502442 h 67 HYPERLINK l _Toc241502443 3.1.29机械设备调拨流程 PAGEREF _Toc241502443 h 69 HYPERLINK l _Toc241502444 3.2沟通 PAG

11、EREF _Toc241502444 h 71 HYPERLINK l _Toc241502445 3.3信息发布与共享 PAGEREF _Toc241502445 h 71 HYPERLINK l _Toc241502446 3.4事务管理 PAGEREF _Toc241502446 h 71 HYPERLINK l _Toc241502447 3.5文档管理 PAGEREF _Toc241502447 h 72 HYPERLINK l _Toc241502448 3.6系统管理 PAGEREF _Toc241502448 h 72 HYPERLINK l _Toc241502449 3.7

12、接口开发 PAGEREF _Toc241502449 h 72 HYPERLINK l _Toc241502450 4新系统使用上的影响 PAGEREF _Toc241502450 h 73 HYPERLINK l _Toc241502451 5设计条件及约束 PAGEREF _Toc241502451 h 73 HYPERLINK l _Toc241502452 5.1环境规格要求 PAGEREF _Toc241502452 h 73 HYPERLINK l _Toc241502453 5.2兼容性条件 PAGEREF _Toc241502453 h 73 HYPERLINK l _Toc2

13、41502454 5.3安全与恢复 PAGEREF _Toc241502454 h 73 HYPERLINK l _Toc241502455 5.4用户友好性 PAGEREF _Toc241502455 h 73 HYPERLINK l _Toc241502456 5.5影响实施的约束 PAGEREF _Toc241502456 h 74 HYPERLINK l _Toc241502457 6需求变更控制 PAGEREF _Toc241502457 h 74前言目标及范围根据广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统建设的目标，构建符合广州市花都公路管理局花都分局实际需求的办公自动化系统，实现

14、公文流转等功能，帮助用户更合理地利用资源，提高办公效率。方法办公自动化系统收集需求的方法为：问题列表加用户面谈。参考材料序号参考文档广州市公路管理局东城分局、从化局、花都局、增城局办公自动化系统软硬件销售、实施合同会谈记录公文模板纸质样本工作范围的详细描述客户本系统主要用户是广州市花都公路管理局花都分局本局及其下属各所、中心。当前系统广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心没有使用办公自动化系统，采用手工方式发、收文。广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心采用手工方式处理文件、归档。很多管理项目也是运用纸质材料传递处理，既浪费又低效。当前系统所遇到的问题广州市

15、花都公路管理局花都分局办公一直采用手工方式进行公文流转，工作量大；很多管理项目也是运用纸质材料传递处理，既浪费又低效。效率上难以满足日益提高的现代化进程，因此建立一套完善的办公自动化系统，提高工作效率，减少工作人员的工作量是势在必行的。新系统的概述京华ExOA办公自动化系统可以很好的实现公文流转无纸模式，解除现有的繁重的人工劳动；同时公文流转系统与档案系统的无缝连接，可以便捷实现公文档案一体化，即在公文流转结束后直接归档，减少了手工录入的重复劳动。新系统目标本系统的目标是为广州市花都公路管理局花都分局建立完善的办公自动化系统，提高工作效率，实现办公无纸化。同时本系统附加的Office功能模块，

16、可以增加用户工作便利。功能需求公文审批管理京华ExOA系统内置京华ExFlow工作流引擎，用户只须懂得基本计算机操作就能使用ExFlow提供的表单设计工具与流程设计工具设计各类文件、行政、业务流程。审批管理（待办事项，审批处理，审批设置，审批监控和审批查询）办文效率统计（审批统计，流程统计，效率统计，处理时间统计和代理统计）设计公文模板时，严格控制公文模板权限，不同的人员仅可以看到与之相对应的公文模板，从而降低公文网络流转的不安全性。具体的公文需求说明如下：收文办理流程基本信息流程名称收文处理流程流程编号使用范围负责分局外来文件管理人员，适用于外来文件的登记及后续的传阅处理。触发条件当有外来文

17、件时可能触发的流程流程说明保密员登记外来文件，呈办公室主任提拟办意见后送保密员，保密员再送分局领导审阅,根据分局领导批示送相关部门阅办。流程图表单图例分局发文流程 基本信息流程名称分局发文流程 流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件需要以分局名义对外发文可能触发的流程流程说明经办人拟稿呈部门负责人审核通过后，送相关部门会签，送文秘审核，并由办公室主任审稿后，送分局领导审批后送打字室复制，最后送保密员登记、分发、归档。流程图表单图例联合发文流程 基本信息流程名称联合发文流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明经办人拟稿呈部门负责人审核通过后，送联合发文单位会签，送文秘

18、审核，并由办公室主任审稿后，送分局领导审批后送打字室复制，最后送保密员登记、分发、归档。流程图表单图例内部发文流程基本信息流程名称内部发文流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明经办人拟稿呈所属部门领导审核，通过后由保密员登记并送办公室填写意见（如有需要，可先发给会签部门填写意见后再发给办公室填写意见），然后送分局领导批示，通过后以部门名义盖章发文。流程图表单图例退文办理流程基本信息流程名称退文办理流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明经办人发现接收的文件不符合求，通过填写退文表退回来文单位（部门）。流程图表单图例文件分发流程基本信息流程名

19、称文件分发流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明保密员保密员收到公文后，填写文件分发表，把文件分发到各单位（部门）。流程图表单图例文件分送表紧急程度： 密级：来文单位来文编号印数文件标题收文日期发出日期收件人签 名收件人签 名张辉泉局长肖孟局长金盘岭养护中心征稽所王小星书记黄林星副局长长平养护中心东区公路养护所陈文俊副局长段昌宁副局长白山保洁中心西区公路养护所赖达凡副局长办公室：长安收费站公路绿化养护所张宇副局长（人事劳资）南新收费站工程维修中心办公室：（工会）花城收费站政工科（安全）潘岐相调研员养护工程科（行政）张连杰副调研员安监科路政所财务科养护工程科工会财务科

20、路政所文件催办流程基本信息流程名称文件催办流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明保密员填写文件催办表，把文件分发到各单位（部门）。流程图表单图例 催办编号：公文催办表紧急程度： 密级：承办单位办文编号转办日期应复日期文件标题催办意见1、此件已超过回复期限至今未复。请于本催办表送出之日起 个工作日内将办理情况回复分局（ 科）。2、如不能按催办期限回复，须书面报告当前办理情况并承诺回复时间（填写下面栏目后退回）。3、若不按催办期限回复意见也不作说明的，视为同意或无意见。XX科拟办：审核：电话： 传真：当前办理情况及承诺回复时间承办单位：（盖章）填报日期： 年 月 日承办

21、人： 电 话：合同签订流程基本信息流程名称合同签订流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件需要分局领导批示的合同签订可能触发的流程流程说明请示人拟稿呈所属部门负责人审核，征求相关部门意见，后呈分局相关领导批示。流程图表单图例合同签订呈批表 紧急程度： 合同编号： 合同标题经办科室办公室核稿拟文： 文秘：办理合同的依据及附件： 科室领导：主任：会签人员签名领导会签主管领导签名分发情况签订份数： 甲方： 份 乙 方： 份 丙方： 份 档案室： 份办理情况跟踪 签订日期： 年 月 日带薪年假休假申请基本信息流程名称带薪年假休假申请流程编号使用范围分局所有员工触发条件员工申请带薪年假或休假可能触发

22、的流程流程说明拟稿申请人发养护队负责人审批，再发给养护所所长审批，发政工科填写意见，然后送分管领导批示，特殊可能需要再发送给局领导批示，最后通知申请人。注：申请人是局科员以下管理人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；申请人是科级人员，则申请人填写申请表后直接发政工科填写意见。拟稿申请人发部门负责人审批，再发给中心主任审批，发办公室填写意见，然后送分管领导批示，特殊可能需要再发送给分局领导批示，最后通知申请人。注：如果申请人是分局人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；如果申请人是科级人员，则申请人填写申请表后直接发办公室填写意见。流程图表单图例休假申请流程基本信息流程名称

23、休假申请流程流程编号使用范围分局所有员工触发条件可能触发的流程流程说明拟稿申请人发养护队负责人审批，再发给养护所所长审批，发政工科填写意见，然后送分管领导批示，特殊可能需要再发送给局领导批示，最后通知申请人。注：申请人是局科员以下管理人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；申请人是科级人员，则申请人填写申请表后直接发政工科填写意见。拟稿申请人发部门负责人审批，再发给中心主任审批，发办公室填写意见，然后送分管领导批示，特殊可能需要再发送给分局领导批示，最后通知申请人。注：如果申请人是分局人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；如果申请人是科级人员，则申请人填写申请表后直接发办

24、公室填写意见。流程图表单图例会议办理通知流程基本信息流程名称会议办理通知流程流程编号使用范围分局所有员工触发条件可能触发的流程流程说明保密员登记收到通知，发给办公室主任，由办公室主任提出拟办意见，再发给分局领导阅批，然后转给分局领导、部门办理或转给属下单位办理。流程图表单图例申请召开会议流程基本信息流程名称申请召开会议流程流程编号使用范围分局主办科室触发条件可能触发的流程流程说明主办科室（部门）填写召开会议申请表，发给分管领导进行会签，会签完成后转主管领导审批，审批通过后由办公室安排会议室，然后告知主办科室（部门），由他们通知拟参加会议的人员会议安排流程图表单图例申请参加继续教育流程基本信息流

25、程名称申请参加继续教育流程流程编号使用范围分局所有人员触发条件可能触发的流程流程说明申请人填写申请表，交由部门负责人审批，通过后发给科室领导（中心主任养护所所长）审批，然后交给办公室填写意见后送分管领导审批，通过后告知申请人后交给局工会填写意见后送分管领导审批，通过后告知申请人流程图表单图例局务会讨论内容拟报流程基本信息流程名称局务会讨论内容拟报流程流程编号使用范围分局各部门触发条件可能触发的流程流程说明申请人填写申请表，交由部门负责人审批，通过后发给科室领导（养护所所长中心主任）审批，然后交给办公室填写意见后送分管领导审批，通过后告知申请人流程图表单图例路政许可申请呈批流程基本信息流程名称路

26、政许可申请呈批流程流程编号使用范围路政所人员触发条件需申请路政许可时可能触发的流程流程说明路政所收到申请资料提交给路政所所长提拟办意见，再由分管领导审批之后，发分局领导批示之后，相关科室会签。流程图表单图例办公用品申请流程基本信息流程名称办公用品申请流程流程编号使用范围各中心或科室人员触发条件申请办公用品时可能触发的流程流程说明各中心或科室经办人填写申请各所或科室经办人填写申请，经部门负责人审核后，发给行政管理员进行汇总发给办公室管理员进行汇总。流程图表单图例办公用品采购流程基本信息办公用品采购流程流程编号使用范围办公室触发条件办公用品采购时可能触发的流程流程说明行政管理员填写采购申请办公室管

27、理员填写采购申请，经办公室负责人审批后，通过保密员送分局领导审批，分局领导审批后返回给行政办公室管理员办理采购。流程图表单图例车辆维修申请流程基本信息流程名称车辆维修申请流程流程编号使用范围分局养护安监科触发条件车辆需要进行维修时可能触发的流程流程说明经办人提出申请，经由车辆管理人员填写意见后，报给车辆管理部门负责人审批，然后再通过保密员送给分局主管领导审批，如果通过后，由车辆管事内员跟踪填写办理情况。流程图表单图例领导干部外出请假申请流程基本信息流程名称领导干部外出请假申请流程流程编号使用范围分局部门领导触发条件部门领导外出或请假时可能触发的流程流程说明领导干部外出请假时填写申请单，如果是所

28、、中心部门领导，则需要先经主管科室填写意见后，再给办公室填写意见再给政工科填写意见；如果是分局部门领导，直接发给办公室填写意见直接发给政工科填写意见。然后 保密员根据办公室的意见选择是否要分管领导会签保密员根据政工科的意见选择是否要分管领导会签，如果不需要会签，则可以直接发给主管领导填写意见。通过后发给劳资员进行登记，由劳资员通知申请人。流程图表单图例物资报修流程基本信息流程名称物资报修流程流程编号使用范围分局所有员工触发条件物资报修之时可能触发的流程流程说明报修人申请后送技术鉴定人审核，后送资产管理部门意见，送办公室意见，送分局领导审批，最后通知相关人员。流程图表单图例物资借出归还流程基本信

29、息流程名称物资借出归还流程流程编号使用范围分局所有人员触发条件当物资发生借出时可能触发的流程流程说明借入人申请后，借入部门主管审批，送分局领导审批，再由资产管理员登记，借出部门主管审核，借出人办理。流程图表单图例大宗物资领用流程基本信息流程名称大宗物资领用流程流程编号使用范围分局全体人员触发条件大宗物资的领用可能触发的流程流程说明领用人填写领用表后，领用部门负责人审核，再送办公室行政负责人审核，送办公室主任审核，再送领导审批，再让相关部门处理，最后通知领用人领用。流程图表单图例大宗物资采购申请流程基本信息流程名称大宗物资采购申请流程流程编号使用范围分局全体成员触发条件申请采购时可能触发的流程流

30、程说明有申请人申请，部门负责人审核后送办公室审批，再送其他部门会签，在由相关部门办理，最后通知申请人。流程图表单图例加班审批流程基本信息流程名称基层加班审批流程流程编号使用范围分局基层全体员工触发条件加班提出申请可能触发的流程流程说明由养护队统一申请，养护所所长审批后报政工科审核，再送领导审批，通知申请人。由中心统一申请，中心主任审批后科长审批，再送领导审批，通知申请人。流程图表单图例申请盖公章流程基本信息流程名称申请盖公章流程流程编号使用范围分局部门触发条件可能触发的流程流程说明由主办单位申请，送分局领导审批，通过后由办公室盖章通过后由政工科盖章。流程图表单图例用车申请流程基本信息流程名称用

31、车申请流程流程编号使用范围分局全体人员触发条件可能触发的流程流程说明用车人填写申请表，送部门负责人审批，再送办公室审批、派车，最后由用车人进行出车确认。流程图表单图例公路养护大中修工程项目审批流程基本信息流程名称公路养护大中修工程项目审批流程流程编号使用范围养护科触发条件需要申请大中修工程项目时可能触发的流程流程说明流程图表单图例车辆维修配件购买审批流程基本信息流程名称车辆维修配件购买审批流程流程编号使用范围触发条件车辆维护时可能触发的流程流程说明流程图表单图例机械设备调拨流程基本信息流程名称机械设备调拨流程流程编号使用范围触发条件可能触发的流程流程说明经办人提出申请，送养护科、办公室、财务科

32、、分管领导、主管领导填写意见。流程图表单图例沟通即时通信（用户通过系统提供的即时通信统一进行即时信息的沟通。并结合短信、邮件的方式及时通知接收人。约见（提供广州市花都公路管理局花都分局各所、中心人员的约见事务的处理，主要包括约见、处理约见等）。留言（留言本实现了用户相互之间的留言记录和管理。）内部交流（包括：分局内部的讨论平台（论坛），支持部门主页的内部信息发布和管理）文档资料传递（发送和接收文档资料）信息发布与共享日程管理（包括：个人日程管理、日程分析、查看员工状态和设置、查看伙伴日程等功能）通知（发布和查看通知，对通知的管理，可发布到个人信息桌面）通讯录（分为分局级通讯录和个人通讯录，分局

33、级通讯录为公共统一管理和共享，个人通讯录为私人管理）厂务公开分局规章制度事务管理车辆管理（对车辆基本信息的管理，以及车辆审批后车辆动态信息的管理）会议室管理（以会议为中心的资源管理，包括会议室查询、会议室管理、会议安排、会议通知）来访管理（提供预约、访客处理、起草放行条、处理放行条、设置接待状态、加班登记等。）资产设备管理（包括资产设备的入库、领用和统计等功能。用户可在此功能中对所有资产设备的基本信息进行管理。资产设备在购买、使用申请通过后，自动在资产设备资料中增加或减少设备数量）文档管理各类报表管理：管理员可以通过这个模块发布一些报表的模板供各部门下载，各部门人员可以查看、填写、下载、上传相

34、应的报表文档。文档模块管理：可以创建文档分类文件夹，对文档进行分类管理。管理员可以为相应的文件夹分配访问权限（查看、填写、上传、下载、删除）。日志管理：可以查看文档模块的操作日志和文档的操作日志。系统管理用户管理（部门管理，组别管理，用户管理，在线用户管理）设置管理（包括：审批中的个性化词条、词类管理、代理人管理等）界面管理（提供个性化的界面和功能管理，系统集成多套主题方案，支持“换肤”功能）日志管理（对用户的登录和操作日志进行记录和管理）流程管理（提供流程设计工具，支持各种行政、业务、财务、人事审批流程的图形化、可自定义的设计、发布和管理）表单管理（提供表格设计工具，支持各种行政、业务、财务

35、、人事审批表单的图形化、可自定义的设计、发布和管理）接口开发短信（由甲方提供短信平台或短信工具，乙方提供应用）。短信发送平台目前比较常用的有两种：一种是通讯运营商提供的短信发送网关，甲方向运营商购买后，他们会提供相应的短信发送、接收协议，乙方根据协议进行开发应用平台；另一种是短信发送工具，属硬件+软件，甲方购买时一定要注意一点：此工具的软件一定要具有外程序可调用的短信单发、群发、读取短信的接口，乙方根据所提供的接口进行开发应用平台。基于京华公文交换，能够解决广州市花都公路管理局花都分局和3个直下属单位的协同办公系统，并预留与上级实现跨地域的公文互通和交换的需求。中心监控调用接口，在OA首面上，

36、增加一个快捷方式或导航栏，点击后在新的页面中打开中心监控界面。新系统使用上的影响新系统投入使用后，能够为用户在公文管理、电子文件归档以及辅助办公上带来极大的便利，提高工作效率。设计条件及约束环境规格要求运行服务器：服务器操作系统：Microsoft Windows Server 2008.Net Framework 2.0数据库服务器：Microsoft SQL Server 2005前端软件环境：Internet Explorer 6.0客户端：客户端操作系统： Windows 98/ Windows NT 4.0/Windows 2000专业版或者服务器版/Windows XP家庭版或者专

37、业版前端软件环境：Office 2000/XP/2003IE 5.0/5.5/6.0（包括中间打了SP包的各个版本）硬件环境：CPU：Celeron 1.7G内存：512MB硬盘：40G兼容性条件客户端兼容Windows 98/ME/NT/2000/XP/2003操作系统，Internet Explorer 5.0或以上。安全与恢复本系统基于Window2003架构，并使用SQL Server2005数据库，系统的恢复和安全是基于Window2003的安全机制和MSSQL的备份恢复功能来实现的。详细数据可以参考MS的官方资料。用户友好性界面美观，操作简捷，风格统一。影响实施的约束用户服务器和网

38、络环境情况会直接影响系统移植、搭建的过程（由实施方负责协调处理）；同时，系统的推广也会在一定程度上受用户计算机操作水平的影响。需求变更控制对于项目中的重大变更必须按照项目管理规范中的配置管理过程的相关子流程执行。非重大变更在实施过程中或试运行期间调整。所有表单及记录直接引用配置管理过程的，不需任何变更。重大需求变更为：工作量大于1天；影响的为关键工作产品需求文档和设计文档等；影响的工作产品数目较多；严重影响到项目组的进度、产品重要的功能特性、双方的承诺等。需求调研确认书 广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统总体需求说明书中所说明的需求为广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统的日常工作

39、需求，其功能包括：公文审批管理、沟通、信息发布与共享、事务管理、系统管理等。本需求说明书中所列明的项目目标与范围、功能流程图、业务描述、功能需求、设计约束等内容为本次广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统将实现的要求。以上内容的需求如有变更，将在项目后期定期接收变更的需求，集中评估后进行需求变更。(注：本需求文档共80页)需求提供方：时 间：项目实施方：时 间：附录资料：不需要的可以自行删除OA是什么说起OA（Office Automation，办公自动化），几乎是人们都熟识和耳闻的一个IT名词。然而什么是OA？却是众说纷纭、莫衷一是。这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛

40、进，关于OA的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。其实OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。办公自动化的发展经历了四个阶段：从P

41、C机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站）。与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。OA软件的效用从OA软件近些年的发展来看，特别是进入OA第四个阶段协同办公门户。具备以下七个方面的功效。(一)内部通讯平台建立组织内

42、部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。(二)信息发布平台在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。(三)工作流程自动化这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就

43、可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。（四）文档管理的自动化使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。（五）辅助办公它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。（六）信息集成我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。（七）

44、实现分布式办公就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。OA系统的两个必备条件如果你准备上OA办公软件，首先需回答好以下两个问题：（一）了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。所以第一步，你必须知道自己要什么。（二）组织保障 OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用

45、户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。如何规划自己的OA系统如何“规划自己的OA系统”？许多客户单位并不清楚。只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。但对于如何规划问题则比较模糊。 系统规划包括这些问题的考虑： 实施目标及明确需求？ 是分期实施、还是一次性实施？ 系统实施的范围？是全单位，还是

46、局部？ 单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？ 资金是否到位？是否配备了专门的管理员负责？在明确了以上问题后，便可以进行市场咨询、招标等过程。一般情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设和方案。许多单位不明确时，往往习惯于到其它单位“考察”，这是非常必要的。但是有一点须明白：OA系统代表着企业的管理思想、管理办法、经营思路，而各家与各家往往是不一样的。所以考察不是看都实施了什么样的功能？最重要的是要了解： 某些管理问题在系统中是如何解决的？ 如何确保系统实施和推广？ 在过程中都遇到哪些难题，并且是如何解决的？如何定义自己的OA需求（一）需求陷阱贪大求全内部需求

47、的采集一般都是把一叠白纸发给各个业务部门，一段时间后收集上来汇总；然后从各个OA厂商的产品文档中各抽取部分，然后整理出一个大而全，缺乏整体性考虑的需求。作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。你还坚持这些需求是客观合理的，而且必须100%满足，如是这样，你离失败不远了。为什么这样说呢？我们来看看，首先你搜集上来的各个业务部门的需求，很多是站在部门角度去考虑需求，普遍的情况是这些需求充满着本来应该归纳到业务范畴的应用需求。依照这种需求，世上没有一套现成的软件能够100%满足。面对这些需求中复杂的术语和深奥晦涩的部门业务概念，作为项目负责人的你未必能够逐一甄别。其次，你的需求要集各个OA软件厂商之所

48、长，而且要100%满足。任何一家OA软件产品，都有自己的特色，亮点。要一个集所有厂家之所长的产品几无可能。如果一定要有的话，代价是实施周期无限期的延长，资金投入成倍的加大。直到开发出一个你认为集各个OA软件厂商之所长的产品来。实施周期无限期的延长与需求的不断变化，永远没有止境，最后项目只有不了了之，以失败告终，这样的前车之鉴还少吗？（二）需求建议所以你必须这么去整理需求，从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，本位主义一概放到后面，先找到一个组织共性的需求协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和

49、实施难度可能有天壤之别，你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。否则这些汇总的需求将使得你毫无把握项目主干进度的节奏的能力，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。选型八大误区应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了八大有代表性的误区，供广大用户借鉴。误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为

50、、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。误区二：功能越全越好 只要你肯付钱，软件的功能是可以

51、无限扩充的，但这是你必需的么？首先，容易造成功能闲置，系统空洞；其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。其实，就OA的功能来说，在通用的核心功能之外，每增加10%，价格至少会增加100%-300%，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的

52、特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作误区三：价格越低越好 价格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；其次，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不

53、负责任。还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。误区四：系统应该完全符合单位的办公模式 如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我们要问：这样的系统价值在哪里？首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现； 其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。误区五：大企业开发的一定好 大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？首

54、先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍； 功能呢是大同小异。再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。误区六：选一个OA软件来彻底改善管理 单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借

55、助OA系统来让流程得到有效的执行；其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。 误区七：一步到位，一劳永逸 一步到位就能一劳永逸么？首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能

56、模块、管理理念日新月异，必须时刻更新；再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。 误区八：好的OA系统并不需要什么服务 服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事，可行吗？首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的；其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会；再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要

57、。OA与业务系统集成强调协同，不仅仅是OA内部的协同，而应该是OA与其它业务系统间的协同、无缝对接。近些年来不少企业都建立自己的OA系统，上马了财务软件，并陆续引入了进销存、ERP、SCM、EHR、CRM等系统，这些系统虽在提升企业效率和管理的同时，也形成了各自为政的信息孤岛，难于形成整合效应来帮助企业更高效地管理和决策。因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件便成了大势所趋，将愈来愈受企业的欢迎。那如何解决OA与业务系统的结合甚至是无缝隙结合呢？OA产品必须具有强大的协同功能，首先内部的协同，现在更重要的是与其他业务系统的协同，能把企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存

58、储的企业经营管理业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成，查阅数据能方便自如，而不必切换到不同系统进行调用。OA和其它业务系统的结合、无缝集成主要体现在统一技术标准、理念上的集成，只有制定OA统一产业标准，各家厂商都使用标准化的协议，才能使各种系统更好地结合和对接；同时系统内应采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，能为今后系统的升级和扩展打下良好基础。这是一个漫长的接口的发育过程，需要漫长的实践积累才能保证接口的成熟度。万户ezOFFICE系统本身就包含许多应用模块，对这些模块进行了大量深入的整合，比如：可以将知识管理、工作流程、公文管

59、理以及各类办公事务的处理结果或过程进行归档到档案系统中，这些模块也都可以随时调用即时通讯系统、短消息系统进行通知。此外在菜单管理、界面管理里都考虑到了通过单点登录、数据采集实现ezOFFICE与其他系统的整合。个性化需求如何满足协同办公系统比起ERP、CRM等管理软件来说，客户的个性化可能会更强，从而导致很多这类项目都离不开大量的二次开发，而二次开发就决定着系统实施的风险，不做二次开发又无法很好地满足用户的个性化需求，为了解决这一难题，万户ezOFFICE在产品规划中，部署了大量的自定义工具，包括图形化工作流自定义、数据库自定义、界面自定义、菜单自定义，以及大量的设置和开关，如权限、角色、岗位

60、、群组、组织等的设置。通过这些功能或工具，让用户对系统的控制力大大加强，在日常的使用中不再过分依赖软件开发商，能够让系统迅速适应管理的变革，能够让软件系统为用户真正创造更多价值。OA软件的互联网化软件企业与互联网企业一个典型的区别是：互联网企业从诞生之日起就把互联网服务，人性化设计、界面友好作为企业发展的立足点。软件企业更多侧重的是功能实现。随着互联网技术的发展，软件企业逐渐意识到，功能对于软件产品固然重要，但软件界面的友好，人性化，互联网化是软件能否迅速推广应用的关键。对于大众计算机知识、应用的普及，互联网相对于软件本身来说，起到了主导性的作用。万户网络1998年成立之初，就把自己定位于互联