档案管理学讲课大纲(一)

1、档案管理学讲课大纲第一节档案概述一、档案的起源与沿革（一）档案起源档案是人类社会发展到一定历史阶段的文明产物，它的产生同文字的出现有着密切的联系。远古时期没有文字，人们在劳动和生活实践中，只是靠语言和行为来表达思想、交流经验、传递信息。这种原始记忆和口传交流方式在人类社会初期生产生活都非常简单的情况下基本适用，但随着社会不断向前发展，社会生产和生活也日益复杂起来，语言交流既不能传递很远，也容易遗忘，不能世代保存。为了弥补语言的局限性，人们在实践中创造了“结绳”、“刻契”的方法来帮助记忆。所谓结绳就是在。这种方法世界上许多民民族都使用过。直到建国初期云南傈僳族、瓦族，西藏的门巴族、台湾的高山族等

2、，仍然采用结绳刻契的方法来记事。在国外，古波斯人、秘鲁人也都使用过这种方法记事。据考古学家研究，古代秘鲁人对结绳及释义有相当具体完整的方法，在一条长绳上。并在各镇设置专门管理和负责解释结绳的官吏“结子官”。”虽然在某种程度上记录了人们的实践活动，初步有记事备忘、信守、凭证的功能，但它只是某种事情的具体记号，只能帮助有关人唤起回忆和想象，不能准确地表达出人们的抽象思想和概念。具体的历史事实仍储存在人的大脑之中，离开了人的记忆和讲解，它无法独立地完成记录和传递信息的功能，所以，这只是一种原始的记事方法。随着生产劳动的不断发展，社会交际范围也日益扩大，为适应新的需要，人们逐渐采用画图画的形式代替结绳

3、。所谓图画就是。最初图画画得很复杂很细，目的是让人们一看便懂。后来当人们习惯了这种图画之后，图画就逐渐画得简单起来了，简化成一定的图案符号，进而图画形象描绘得越来越少，而抽象符号日益增多，经过去时漫长的演变，最早的文字终于产生了。文字的出现为档案的产生创造了条件，但并非有了文字就有了档案。只有当人们将文字用于生产记录的时候，严格意义上的档案才开始产生形成。最早的档案产生何年何月目前没有定论。但从有文献记载和考古成果来考察，档案大约产生在原始社会末期。从6000年前原始社会晚期的仰韶文化到公元前21世纪的夏代进入阶级社会，是我国档案逐渐形成和完善阶段。公元前21世纪，我国原始社会解体，进入奴隶制

4、夏代时期，国家的产生需要进行管理工作，逐渐形成了比较有条理的文书，从此揭开了系统档案历史的序幕。档案的产生需要两个条件：1、文字的形成和使用是基本条件2、私有制、阶级和国家的产生是社会条件（二）档案沿革档案自原始社会末期产生至阶级社会形成后，几千年来，在载体和名称方面都经历了一系列的发展变化。1、档案载体演变的历史过程甲骨档案：所谓甲骨，是指龟甲和兽骨。刻在这些龟甲和兽骨上的文字记录，就称为甲骨档案。甲骨档案距今以有3000多年的历史，从考古发掘的15万片甲骨档案来看，甲骨档案主要集中在商代，有部分属于西周时期。金石档案：金石档案是金文档案和石刻档案的合称。金文是铸刻在钟鼎等青铜器物上的铭文，

5、又称“钟鼎文”；金文档案形成于周代；石刻档案是刻写在石头或玉石上书史记事的文字材料，它以石材为载体。我国石刻档案盛行于秦汉时期。秦始皇统一天下后，频频出巡，以石刻来宣扬功德。其后大兴石刻之风，历经隋唐以至明清而不衰，近代、现代仍然沿用。如：我们寺院、寺庙经常能看到许多功德碑、记事碑等。简牍档案：简指竹片，牍指木片，记录在竹片木板上的文书就是简牍档案。纸张发明之前，简牍是主要的书写材料。它最早使用于商代，盛行于春秋战国至东汉时期，距今有1600多年的历史。缣帛档案：缣帛档案是以缣帛丝织品为书写材料，几乎与简牍同时期使用。汉墓中发现的绘在帛上的长沙国南部地形图和驻军图舆图档案，不仅是我国而且也是世

6、界上最早的地图档案。又由于缣帛造价昂贵，当时只是用来书写经典，有些重要的官文书如：诰命、敕命也用缣帛。纸质档案：纸质档案出现和使用，使我国档案发展到了一个新的历史时期，纸代替竹木简牍而成为书写材料是随着造纸术演变而逐渐完成的。新型载体材料的档案：新型载体档案是以录音、录像、照像、缩微、电磁技术等新的记录处理信息手段来保存和积累档案文献。我们说从档案制成材料的演变历史可以鲜明地反映出社会的文明进化的状态。2、档案名称形式的演变同样档案载体的不断发展变化也是经历了一个历史发展过程。我国档案最早在商代称为“典”、“册”。在甲骨文中已应用了“典”、“册”这两个字。有个历史故事叫“周公的册书”就是讲周成

7、王看到了周公祭告上天“愿以已身代兄而死”的“册文”后才取消了对其叔叔周公的怀疑。周代称为“中”。周至晋时期称为“简策”、或“简书”。秦汉时期称为“帛书”、“绿书”或“竹帛”。汉魏时期称为“文书”、“文案”。唐宋时期称为“文牍”、“案牍”、“官文书”、“文卷”等。“档案”一词最早出现在明末清初，康熙年间普遍使用，从开始使用至今已有300多年的历史。杨宾在柳边纪略一书中对“档案”进行了最早的解释。清代杨宾，字可师，号耕夫，浙江山阴人，此人能诗善画，嗜好著述。杨宾的父亲杨安诚，为朋友的事受到牵连，被充军到驻防宁古塔（今黑龙江省宁安县）。杨宾到京城为父讼冤，康熙皇帝看他诚恳，讲的很实在，有道理，于是下

8、谕让他到柳条边外（清代在关外修筑一条柳条篱笆，作为边墙，禁止边内居民越过篱笆打猎，采人参、放牧等，这里指宁古塔）迎父归乡养老。杨宾在康熙二十八年到柳边外宁古塔驻军营地省父，有机会顺路考察，并写下了柳边记略一书，共五卷，记述了清初柳条边内外的形势、山川、官制、兵额、城堡、驿站、部落、寺庙、项赋、物产、民情、风俗等。杨宾在这部书中作了这样的记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣”。这段话的大意是，柳条边外官府文书，多数都写在木片上，往来传递的称为档案，也称为档子，是因为积累多了，穿皮

9、条为档的缘故。然而，现在官府文书写在纸上的，也叫做牌子，叫做档子。这是我国目前发现有关记述档案名称来历较早的古籍。因此，我国档案界的专家，学者在讲述什么是档案、档案名称来历时，多数都引用杨宾柳边纪略中的这段话。二、档案的定义及其涵义（一）档案定义档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）档案定义的基本涵义档案定义的基本涵义包括以下几个方面1、档案是历史的原始记录。档案是人类在社会活动实践中自然形成的，不是事后为了某种目的而编写的。档案的原始记录性是档案定义的根本

10、属性，是区别于图书、情报等其它文献资料的根本所在。2、档案来源广泛、内容丰富从档案所有权性质来说，档案形成者可分为三种类型：一是国家机关、部队、团体和全民所有制企事业单位。这些单位形成的档案是我国档案的主体，属于国家所有。二是私人和私营企业单位形成的档案属于集体所有。三是私人和私营企业单位所形成的档案归个人所用，但对于那些与国家利益关系密切的档案要受到国家法规的制约和管辖。3、档案是保存备查的文件，具有查考利用价值。档案是由文件转化而来的，档案与文件是同一事物在不同阶段的表现形式。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。没有文件就无所谓档案，而没有档案文件也不能完整地保存流传下去，两者互为依存，缺

11、一不可。文件转化为档案的条件，一般来说通常须具备三个方面的条件：第一、只有办理完毕的文件才能转化为档案。所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。第二、只有对日后实际工作和科学研究

12、具有查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。第三、只有按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。4、档案的种类众多，形式多样从档案载体形式来看，有甲骨、石头、泥板、纸草、羊皮、铜铁、竹木、缣帛、纸张以及磁性材料、感光材料。如录音、录像带、磁盘、光盘、影片等等。从档案的记录方式来看，有文字、图纸、符号、声频、视频等记录手段。从档案的种类来看，以档案的所有权方面分国家档案、集体档案与个人档案。从档案的形成时间方面来看，可分为历史档案与现行档案。从档案所载的内容来分

13、，可分为文书档案、科技档案和专门档案。三、档案与相关物的比较1、档案与图书的比较不同方面A、档案并非是有意识地编写、杜撰的，而图书是作者为了某种目的有意识地撰写的；B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般说来只保存几件或一件，失而不能复得，而同一种图书往往印刷成千上万册，还可以再版。C、作用不同。档案是历史的原始记录，绝大多数档案具有凭证和依据作用，同时在社会生活的各个方面都产生重要作用；图书一般没有法律和凭证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。D、保密性不同。少部分档案含有一定机密性，不能向社会随意开放；图书基本是公开发行的，不需要保密。相似之处A、两者目前都以文字记录为主

14、；B、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。C、在一定条件下两者可以互相转化，互相弥补。2、档案与情报的比较情报的特点是内容新，现实性强，代谢快，寿命短。情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广，它始终处于传递过程中。3、档案与文物的比较大多数文物和档案属于两种不同的事物。如：古文化、古建筑、工艺品、墓葬图书资料等都是文物；但有部分文物是重要的历史档案。如：历代手稿、部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些文物就具有双重性，它即是历史文物，同时又是珍贵的历史档案。4、档案与资料的比较资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识、提供信息的作用，与档案有关的资料

15、在没有档案原件的情况下，就更有参考作用，保存与馆藏有关的资料可以辅助档案提供利用，补充档案的不足，档案与资料在一定条件下可以互相转化。四、档案的作用（一）档案作用的表现1、机关管理工作的查考凭据档案是机关以往工作活动的记录，它记录着上级机关对下级机关的领导与指导，下级机关向上级机关的请示与汇报，平级机关之间的商洽与交流情况，机关与群众之间的联系，可以作为机关决策和处理问题以及开展工作的必要条件。2、生产活动的参考依据档案不仅是机关活动的记录，也是生产活动的记录。人类的生产活动具有连续性和继承性的特点，前一阶段形成的档案是后一阶段生产活动的依据和凭证，现阶段生产活动形成的档案是将来生产活动的凭证

16、和依据。尤其是随着人类生产活动的日益复杂，生产技术现代化程度提高，档案在人类生产活动方面的参考依据作用更加明显。3、科学研究的可靠资料所谓科学研究，就是对新知识的探求。人们进行任何科学研究都不是从零开始的，借鉴和继承前人的研究成果，掌握充分的文献资料，是进行科学研究的基础和前提条件。如：航空母舰下海，宇宙飞船上天等都是经过几代人甚至是几十代的努力才能完成的，这些研究成果的传承靠什么，就是档案。4、政治斗争的有力工具在奴隶社会和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。在现代我们党和国家也一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利的武器。人们常说“空口无凭，立字

17、为据”，“口为空，字为宗”。1981年3月最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、讲话、录音等书证、物证共651次，利用档案材料2万多卷。在大量的证据面前，林彪、“四人帮”反革命集团不得不低头认罪，接受人民的审判。5、宣传教育的生动素材表现在两个方面：一是档案本身可作为宣传教育的直接材料，利用广播、电视、书刊等宣传工具公布档案，举办档案展览、陈列档案、将档案内容公诸于世，可使档案直接发挥作用。二是以档案为素材著书立说，撰写回忆录，进行文艺创作，用形象生动的方式对人民群众进行爱国主义教育，进行革命传统教育，进行历史知识和科学知识的教育。（二）档案作用的性质档案

18、作用表现形式是多方面的，但就其性质而言，可以概括为凭证作用和参考作用两个方面：1、档案的凭证作用档案具有凭证作用从档案的形成规律来看，它是由当时直接使用的文件有规律地转化而来的，不是随意编写的，也不是事后补写的。从档案形成规律及其本身的特点决定了它是历史的真凭实据。如：我们公司近年利用会计档案清回历史沉欠款近万元，利用公司保存的文书档案材料打赢了多起经济“关司”。从档案的形式来看，它保留着作者或立档单位所形成的真实的历史标迹。如：手搞、印迹、声音、影像等，这在法庭上是有力的凭证。2、档案的参考作用档案内容及来源的原始性和可靠性决定了它是第一手参考材料。档案记录了人们进行历史活动经过的同时，也记

19、录了人们在其活动中的思维发展历史过程，以往人们在各种活动中的成功与失败、经验与教训、认识与成果档案都真实地予以反映。因此，档案被称为是朱掺水的史料五、档案全宗（一）全宗的概念及构成条件1、全宗概念：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的各种门类和载体的档案的总和。全宗不仅表示档案的数量，而且还表示它是一个有机的整体。一般地说，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。立档单位：在通常情况下，一个独立从事活动的机关（单位）或组织就是一个立档单位。2、构成立档单位的条件:可以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义单独对外行文。这里的机关、团体、企事业单位必须是一个法人单位，而不是一个

20、内部组织机构。设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。（二）国家档案全宗国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。1、按时期结合性质它可分类如下：以时间为界可分为建国前档案和建国后档案；建国前档案按政治性质可分为革命政权档案和旧政权档案，革命政权档案又称为“革命历史档案”是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主义革命的档案；旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。2、按档案内容的性质为标准，可将国家全部档案分为文书档案、科技档案、专门档案三种类型。（三）企业档案全宗企业档案全宗

21、就是一个企业在生产、经营、管理活动中形成的全部档案的总和。按档案内容性质一般可划分为十大类。即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案、人事档案。第二节档案工作概述序言：档案是档案工作的基础，古代档案工作是随着档案产生发展而发展变化的。我国档案工作历史悠久，源远流长。早在远古时期，人类用结绳刻契记事和反映社会实践活动时，需要把这些原始记录的方式形成的结果保管起来，以备信守和凭证，从而便产生了原始意义的档案工作。社会的发展，出现了国家和文字，产生了有文字的档案。需要有专人进行保管，这样档案工作就历代相因，连绵不断，变化发展起来

22、。首先各朝各代都建立了档案机构，配备有档案工作人员。如：周代的天府，汉朝的石渠阁、兰台、东观，唐朝的甲库，宋、元的架阁库，明清的后湖黄册库、皇史宬、内阁大库，都是古代集中保管档案的档案馆库。“兰台”是我国西汉时期修建的用于专门收藏王朝中央档案典籍的处所，并设有兰台令史主管兰台的档案工作。经过两千多年的演变，现在，“兰台”一词已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词，档案工作者也就被称为“兰台人”。“皇史宬”是我国明清两代的皇家档案馆,又称表章库，位于北京天安门东边的南池子大街南口。“宬”是指古代用于藏书的屋子。皇史宬始建于明嘉靖13年（1534年）7月，建成于明嘉靖15年7月。占地8460

23、平方米，建筑面积3400平方米。全为整石雕砌，殿内大厅无梁无柱，南北墙厚分别为6米，东西墙后分别为3米。地面筑有1.42米高的石台，其上排列152个外包铜皮雕龙的樟木柜，叫“金柜”。整个建筑与装具设计完美，做工精良，功能齐全，华贵耐用，即能防火、防潮、防虫、防霉，且冬暖夏凉，温度相对稳定，极宜保存档案文献。是明清两代皇室保存其皇家史册的档案馆。此后，隆庆年间和清朝的嘉庆年间屡加修缮。近年“皇史宬”档案馆以为游人开发，展出一些皇帝的诏书、手谕、谱牒及宫廷管理制度等珍品。除此之外，各朝各代还在中央各部门和地方各级机关中也设立了相应的档案工作机构，来管理本单位和本地区所形成的档案。夏代到隋唐以前文书

24、工作与档案管理没有明确的界限，史官与档案工作紧密相连，档案工作人员多由史官充任。如：老子曾为柱下史，班固也担任过兰台令史。隋唐以后，随着封建集权的加强，职官分工细密，文书档案大量形成，开始配备专门的档案工作人员。具有近代意义的档案工作出现在20世纪初期。1925年故宫博物院成立，宣告了我国第一个具有近代意义的档案馆诞生了。1931年党中央制定的文件处置办法明确规定了收集档案的内容、范围、分类、编号、整理、销毁、保管和原则与方法。这是我党第一个文书档案指导性文件。当时设在上海的中央文库是保存党的资料的中心，到1949年该中心为党保管档案104包，这是党的历史档案中极其珍贵的档案。建国以来，社会档

25、案工作经历了从初创到全面建设，从全面发展到不断提高的各个不同阶段，取得了巨大成就，已成为党和国家各项事业不可缺少的组成部分。一、档案工作的概念档案工作是用科学的原则和方法管理档案，为社会各项工作服务的工作。通常所说的档案工作包括广义和狭义两个方面的内容：（一）广义的档案工作概念等同于档案事业的概念，它是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。（二）狭义的档案工作是指档案室和档案馆所从事的具体的档案业务管理工作。即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。其中前几个环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。档案工作与档案事业

26、是部分与整体的关系，档案事业包括档案工作，档案工作是档案事业的最基本的内容，没有档案工作，也就没有档案事业。二、档案工作的性质档案工作实质上是通过科学管理档案，开发档案信息资源为社会主义各项事业服务的工作。它的性质可以概括为管理性、服务性、政治性三个方面。（一）档案工作是一项管理性工作就档案工作本身来说，它属于科学管理性工作。它的管理性具体表现在如下三个方面：1、档案工作是专门负责管理档案的业务工作。档案管理工作就是运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用、编研等业务环节全过程进行管理，通过这种管理，建立合理的馆藏结构，大力开发档案信息资源服务于社会和其它管理

27、工作。2、档案管理工作是各项管理工作的组成部分在具体某项业务工作中，档案管理又是该业务的组成部分。比如会计档案工作属于财务管理，审计档案属于审计管理，科技档案属于科技管理。3、档案工作是一项科学性的管理工作随着科技的飞速发展，使得档案工作管理方式由间单的经验管理转向复杂的科学管理，档案工作管理的内容也由单纯实体管理转向深层次的档案信息管理。特别是文书、档案一体化，以及档案、图书、情报一体化的实现，它不仅要求档案管理的基本原理、准则、方法应规范标准合理，而且在管理技术手段方面也要求采用先进科学技术和设备，建立档案工作现代化体系，逐步提高档案工作管理现代化。（二）档案工作是一项服务性的工作在企业，

28、档案部门不是生产设计或销售部门，而是提供各类档案资料为企业生产经营服务。因此，从档案工作与其它工作关系看，它是一项服务性的工作。它不直接产生效益，而这些档案材料发生作用则是通过档案的利用，在参与工作者手中实现的，所以档案人员就成了“无名英雄”。档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基础，没有服务性，档案工作也就不能存在和发展。（三）档案工作是一项政治性的工作档案工作很大部分是处理政治关系的产物，反映着一定社会内的多种复杂的阶级关系，统治阶级利用档案工作为其政治服务。如：奴隶社会时期的档案工作为奴隶主贵族服务；封建社会时期的档案工作为封建地主阶级服务；社会主义时期的档案工作为无产阶级的广大人

29、民群众服务。这种档案工作的服务方向，就是档案工作政治性的具体表现。三、档案工作的基本原则中华人民共和国档案法规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本原则。分析我国档案工作的基本原则它由三个方面内容组成：一是确立档案工作的组织原则和管理体制；二是规定了档案管理的基本内容和基本要求；三是体现了档案工作的出发点和根本目的。（一）统一领导、分级管理这是档案工作的组织原则和管理体制。统一领导分级管理包括以下四个方面内容：1、档案工作由党和政府统一领导，档案事业的建设列入国民经济发展计划，从而保证档案事业同其它各项建设事业同步协调发展。2、

30、全国档案工作在党和政府领导下，由各级档案行政管理部门统一、分级、分专业进行管理。所谓统一领导：是全国档案事业在党中央和国务院领导下，由中央档案局根据党和国家的政策、法规实行统筹规划宏观管理，制定统一的档案工作的方针、政策、法规和规章制度，实行统一的组织、指导、检查、监督和协调。所谓分级管理：是全国档案事业在统一领导的前提下，由中央和地方各级档案行政管理部门实行分层负责地进行管理。如，在省、市、县建立档案管理机构，负责当地的档案管理工作。所谓分专业管理：就是在中央和地方专业主管机关，在档案行政管理部门的统一领导下，根据本专业的特点，制定本专业档案工作的规划、制度、和业务标准、对本专业系统的档案工

31、作实行指导、监督、检查和协调。3、国家所有的档案实行统一制度，由各级各类档案保管机构分级负责，集中管理。一切机关、团体、企业事业单位和其它组织形成的档案，均由本单位档案机构或者档案人员集中保管，不得分散保存，任何单位和个人不得据为已有。4、实行党政档案和党政档案工作的统一管理。1959年以前，我国党和政府的档案及档案工作也是分开管理，后来才高度集中在一起。党政档案与党政档案工作统一管理，这是我国档案工作管理体制的特点之一。它既符合党政档案的形成规律，便于保管和利用，同时也能集中力量节约人力和财力，符合精简机构的原则，利于档案事业的发展。（二）维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全，是档案工作

32、的基本要求。档案工作的完整与安全是使档案作用得以发挥的基础，也是档案工作顺利开展的根本条件，是各级档案部门管理档案的首要任务。它包括以下两个方面：1、维护档案的完整有两方面含义。第一，档案实体的完整。在数量上，要求凡是有保存价值的档案都要收集齐全，不能残损短缺。第二，档案内容有机联系的完整。质量上，要求按档案的形成规律组成有机联系的整体，保持其内在的联系，不能割裂分散。2、维护档案的安全，也有两个方面含义。第一，档案实体的安全。在物质上，要求采取科学的管理措施和现代化的技术手段，为保管档案创造条件，使档案实体不受损坏，防止人为和自然两种因素对档案的破坏，对已损坏的褪变的档案及时抢救，最大限度地

33、延长档案的寿命。第二，档案内容机密的安全。保密上，要增强保密观念，建立制度，控制保密档案的提供利用，正确处理保密与利用之间的关系，确保档案不失密、不泄密。档案完整与安全是互相联系、互为依存的关系，（三）便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的和出发点，它支配着档案工作的全过程。1、便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件。2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。3、便于社会各方面对档案的利用，

34、是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用的着眼，不能脱离系统的总目标。4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。上述档案工作基本原则的三个方面内容，是辩证统一的有机整体。其中统一领导、分级管理是核心，维护完整与安全是手段，便于利用是最终目的。四、档案管理机构档案管理机构，是实现对档案、档案工作和档案事业进行管理的组织系统。是整个社会上层建筑的一个组成部分，是社会各项事业管理机构的一个重要方面。根据档案法的规定

35、，我国设置有档案行政管理部门、档案室和档案馆三种类型的档案机构。国家档案管理部门，是国家档案事务的行政管理机关。1993年10月，根据国家机构改革精神，档案机构实行改革，实行局馆合并，一个机构，两块牌子，行使两种职能。它既是档案事务的行政管理机关，又是档案管理的业务部门。（一）机关、团体、企业事业单位档案机构的设置根据机关档案工作条例、科技档案工作条例等档案法规，一切机关、团体、企业事业单位都必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关、团体、企业事业单位，应配备专职或兼职的档案人员，负责统一管理本单位形成的各种档案。档案机构主要有三种类型：1、一般较大机关或大中型企业，

36、内部机构和直属单位较多，或对本专业系统档案工作有指导、监督、检查任务的单位，分别设档案处（科）和档案室。2、对下指导任务不大，本机关档案工作任务较重的单位，或设档案科、或设档案室、或合二而一，从目前情况看多数设档案室。3、对下没有业务指导工作，设置档案室主要是管理本单位的档案，也有档案管理任务较轻的单位，在办公室内配备专职或兼职档案人员。无论采取上述哪种管理形式，档案机构的档案人员都应列入该单位的编制序列，为档案管理工作提供必要的条件。（二）机关、团体、企业事业单位的档案机构的类型1、档案处（科）这是对本系统各单位档案工作进行监督、检查、指导的机构。它一般受机关办公厅（室）领导，业务上受国家档

37、案局或地方档案局指导。2、档案室档案室是机关、团体、企业事业单位统一管理档案的内部组织机构。因档案的门类、层次、规模的差别，所建立的档案室也有不同类型，主要分综合型档案室和专门型档案室两种类型。、综合档案室综合档案室又分如下三种类型：a、综合档案室是机关、团体、企业事业单位建立的综合性档案保管机构。它负责统一管理本单位形成的各种门类的档案，如文书档案、科技档案、会计档案、以及各种载体的档案。B、档案资料中心它是近年来一些大型企事业单位为实现档案资料信息综合管理而建立的机构，统一管理本单位的全部档案、资料、图书和情报，又称为档案情报一体化组织。它是一个新的发展趋势。C、联合档案室它是目前处于正在试验过程中的新型档案管理的组织形式。联合档案室主要对机关驻地集中、人员少、档案不多或同一专业系统，不能独立建立档案室的若干机关（单位）的档案实行综合管理。、专门档案室专门档案室分为如下类型：a、人事档案室它是机关、企事业单位的人事部门设立专门管理干部（职工）档案材料的档案室。其中专门收集管理干部的称为“干部档案室。”b、科技档案室它是管理本单位形成的科技档案和科技资料的档案室。工厂、 矿山、设计院、科技研究所等单位一般设立科技档案室。C、专业档案室它是专门管理本单位在从事专门职能和主要业务活动中形成的专门业务档案材料的档案室。如：法院、检察院的