公司公文管理规范

1、 / 7工作文件文件编号：XZ-21版本：B改次：0公文治理规定页码第1页共6页为了规范公司的公文体系，保证公司内部信息之传递顺畅及各项指令之执行，特制订 本规定。1.0公文的种类本公司常用的公文种类包括：报告、请示、决定或决议、命令、通报、通知、总结、打算、 会议纪要、函、专用文件等；1.1报告：向上级报告工作、反映情况和问题的陈述性文件。答复上级公司（或部门）的询 问也要用“报告”行文。“报告”中不可写请示事项。1.2请示：向上级发出的，需上级审核、批示的请求性文件。其内容应是本公司（或部门） 无法解决、无权解决或其他的重大问题。“请示”中能够反映情况、陈述意见、讲明理由， 以便上级处理答

2、复，反对滥用请示。1.3决议或决定：公司阶层主管对某项工作或事务研究后所作出的各部门及全体职员都必须 遵守的命令性文件，必要时能够报上级公司（或部门）备案。1.4命令：在公司范围内颁布制度、规定、方法、守则、准则、任免、嘉奖、惩处或转发上 级公司（或部门）命令时用文，由经理署名。1.5通报：在公司范围内公布，需各部门或全体职员周知的典型事例， 必要时能够报上级部 门备案或发有关单位。1.6通知：向公司内各部门或全体职员公布周知，需照办的事项。1.7总结：对本公司（部门）一定时期或某项专题的工作总结。1.8打算：对本公司（部门）某项工作或某一时期工作的要求、指标完成期限。打算应力求 具体，能够下

3、达也能够上报。1.9会议纪要：对重要会议的记录。1.10函：知会情况或就某一问题提出意见、询问或协商；包括对外公函和对内便函，通常 只发给平级部门或业务单位。2.0公文格式：2.1标题：准确简要地概括公文的要紧内容，一般应标明发文部门和公文种类（如：公文治 理制度）；工作文件文件编号：XZ-21版本：B改次：0公文治理规定页码第1页共6页2.2文号：公司的公文必须标明文号，文号的格式为： / I_流水号k发文年度公文类不缩写公司、治理处或部门缩写2.2.1公司或部门缩写：XX物业治理有限公司：LJV部门：行政部一XZ财务部一CW 客户部一KH 品质治理部一PZ保安部一BA维修部一WX 清洁部一

4、QJ如：XX物业治理有限公司保安部：BA/LJV2.2.2公文类不缩写：决定、报告、请示、方法、规定、总结等 一GW打算一JH;公函一GH合同一HT;会议纪 要一HJ;如属于一般事务的一次性通知，不必编号；便函亦无须编号，但必须存档。2.3正文：公文的要紧内容。2.4签发人：公司的公文必须由公司经理签发； 部门的公文必须由部门主管签发。 对外统一 由公司、品质治理部及行政部发文。2.5发文部门落款（或称下款）：发文部门应写部门全称或规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排在前面。2.6发文时刻：用公元，大写汉字数码，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能省略数字。 一个部门单独成文的，按签

5、发人签发的日期；几个部门联合制发的，按最后一个部门的签 发人签发日期。2.7印章：以公司名义发出的公文须加盖公章， 部门发出的公文按需要加盖部门章， 无章部 门需有主管签名。印章盖在发文部门名称和日期上。落款部门应与印章一致，否则无效。2.8抄报部门：系指上级公司或上级主管部门；工作文件文件编号：XZ-21版本：B改次：0公文治理规定页码第3页共6页抄发部门：需要知会的下级部门；抄送部门：需要知会的平级部门。2.9附件：补充讲明主题内容的附件，与正文构成一份完整的文件；注明附件名称及分发单 位、份数；无附件的单位应注明不发。2.10保密：如文件需保密，则应注明“机密”，所有机密文件的办理程序（

6、包括拟稿、审核、 签发、传递、归档、销毁等）均应注意保密。3.0公文的撰写要求：3.1公文应使用公司统一的规范和表格，如公司尚未统一格式的公文则应遵循公文的常规格 式并一律使用公司统一的信笺纸（A4）。3.2以“蓝色或黑色”的钢笔或签字笔书写，不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔或红色墨水等书 写（包括起草、批发文摘及签发），以便能够长期保管。3.3除综合性的总结、报告之外，文件应采纳一文一事制，以便于对方处理答复。涉及两个 部门以上的文件，采纳主送或抄送的方法。一般只送一个部门，以免责任不明。3.4撰写文稿时用词要符合文法，并正确标出标点符号，语气要平等、和气，不得粗鲁刻薄。3.5文稿应简明、确切，条

7、理清晰、开门见山，必要时分段落式用数字标出小段，不可模棱 两可，切忌冗长、紊乱。3.6撰写文稿必须写清晰具体事、具体人、时刻、地点、情况、缘故。如需转达来文，须交 代清晰来文单位，年月日、文件编号。引用某一部份时须加用引号，如有必要可另抄原文 附送。3.7文稿中应使用规范文字和格式。3.8文稿尽量幸免使用简称：3.8.1具体写明年、月、日全称（如：二xxx年x月x日），幸免用“去年”、“明年”、“上 月”、“昨日”等字眼；3.8.2叙及部门、治理处名称时要用全称；3.8.3叙及地名时应用正名；工作文件文件编号：XZ-21版本：B改次：0公文治理规定页码第4页共6页3.9会议纪要3.9.1会议召

8、开前会议主持人应指定记录人，通常无专门情况由公司文员担任；3.9.2会议记录人负责整理会议纪要；3.9.3会议纪要只记决议，不记录讨论过程，个不重要语句可记录；3.9.4会议纪要必须有执行人和完成时刻；3.9.5会议纪要整理后由会议主持人签发；3.9.6假如是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决议的执行情况。4.0公文的办理程序及办理要求：4.1公文的治理流程通常包括：拟稿、核稿、签发、缮印、用印、封发、签收、登记、催办、 查办、立卷、归档、销毁等；4.2收文：4.2.1来文除注明经理亲收或某部门收外，致本公司的公启信件，均由行政部拆封。经检查文件及附件齐全，填写收文目录，按统一收文号

9、登记收文。电传必须登记编号。4.2.2收文日期以登记时为准；4.2.3重要收文，须注明邮件号或发文单位，以备日后查考；4.2.4发觉来文漏印或不全，应先与原发文单位取得联系，补办齐全。4.2.5文件收文登记后，分不送公司经理或有关部门主管批示，交办。4.3办文：4.3.1各部门主管应认真处理文件，重要文件必须亲自起草和处理，不应一律交给一般职员 办。收到文件后，应按照上级批示如期办理完毕；4.3.1凡来文中已指定完成日期的，需提早 12天完成，连同来文及办理结果报上级审核； 4.3.3传阅的文件，由行政部依照经理批示，附上传阅单组织传阅，每一传阅部门，短文最 长阅读时刻为半天，长篇文件不超过一天；传阅路线以单