学习数据库知识(第二十四讲)

1、学习数据库知识（第二十四讲）ACCESS 2000 报表 124-1 认识报表 报表与窗体有很多相似之处，一般也由三部分组成页眉、主体和页脚。但页眉页脚分为报表页眉页脚和页面页眉页脚两种.报表页眉页脚分别在报表的开始和结束处，每个报表只有一个报表页眉页脚，多用于显示报表标题、说明或汇总数据，报表页眉页脚的内容只显示一次。页面页眉页脚的内容将显示在报表的每一页，一般显示报表中字段名称、分组名称、页码或每一页的汇总数据等。 Access中报表的种类分为以下几类：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表和主子报表。 除标签报表外，其他几类报表从形式上与对应名称的窗体相同。图24-1所示为一标签报表

2、。实际应用中有时需要建立一些标签，如需要邮寄大量统一规格的信件时，信封的格式相同，而信封内容则来源于数据库，这时就可以使用邮件标签。2图24- 2 3 24-2 建立报表 报表的创建方法也与窗体大致相同，包括自动创建报表、使用向导建立报表和使用设计视图创建报表三类方法。 自动创建的报表可以是纵栏式或表格式。 自动创建报表和使用设计视图创建报表的方法同创建窗体的方法相同，这里就不做介绍了。 Access2000提供了图表向导、标签向导和一般报表向导。下面举例说明如何使用标签向导和报表向导。41制作邮件标签 例24-1 以教师姓名、职称和部门为内容建立邮件标签。(1)在“数据库”窗体中，选择“报表

3、”标签，然后单击“新建”按钮，出现如图24-2所示界面。单击“标签向导”项，并单击数据来源列表框的下三角按钮，选择数据表“教师情况”。单击“确定”按钮，系统将进入标签向导。(2)在图24-3所示向导中选择标签尺寸，或单击“自定义”按钮，自己定义标签尺寸。(3)选择标签的字体、字号、颜色后，下一步骤是确定标签内容，如图24-4所示。用户可在“原型标签”框内自由编辑，如选择“可用字段”列表内的字段，或输入其他固定文本。（4）按向导提示完成其它操作5图24- 2 6图24- 3 7图24- 4 8 2使用向导建立报表 与窗体相比，报表的输出格式更加丰富，如分组显示等。报表还可以根据分组汇总数据。 例

4、24-2 利用“学生成绩”查询按课程分组显示所有学生成绩。 (1)在“数据库”窗体中，选择“报表”标签，然后单击“新建”按钮，在出现的图24-5所示的“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项，单击“确定”按钮。 (2)选择查询“学生成绩”及所有字段，如图24-6所示。 (3)当报表数据源来自于多个表时，需要确定查看时的分组方式。这里选择“通过课程一览”查看，结果如图24-7所示。9图24- 5 10图24- 611图24- 712(4)向导用于添加分组级别，如再选择一个分组字段。本例不再分组。(5)图24-8所示向导用于确定排序方式和汇总项。用于排序的字段最多为4个，依次单击下拉列表，选择排序

5、字段，也可以不指定排序方式。当需要汇总时，单击“汇总选项”按钮，打开如图24-9所示“汇总选项”窗口，本例对“分数”进行平均值计算。（6）图24-10 所示向导用于确定报表布局。用户可选择不同选项，看报表的效果。13图24- 8 14图24-915图24- 10 165.2.3 打印报表 报表设计的最终目的就是打印报表，打印步骤可分为：页面设置、报表预览、报表打印。 页面设置是用来设置打印所使用的打印机型号、纸张大小、页边距、纸张方式等。页面设置一经确定，对Access中的所有报表都有效。页面设置的具体操作如下： (1)在数据库窗体中，选择“报表”对象，打开某一报表。 (2)单击“文件”菜单，选择“页面设置”项，打开“页面设计”对话框。 (3)激活各选项卡，设置所需选项。 “边距”选项卡：设置边距值，“只打印数据”是指只打印来自表或程序中字段的数据。 “页”选项卡：设置打印方向、页面大小和打印机型号。 “列”选项卡：设置列属性。17 报表预览是在计算机屏幕上显示报表，以检查数据的正确性和打印格式。启动预览的方式有如下两种： 在数据库窗体，选择“报表”对象，双击欲打印报表名称： 在数据库窗体，选择“报表”对象，单击欲打印报表名称，再单击工具栏“打印