旭致传播-大型活动注意事项

1、河南旭致文化(wnhu)传播有限公司 -大型活动注意事项-共十八页前期准备 现场(xinchng)布置 来宾接待 后勤工作Contents目录(ml)共十八页活动(hu dng)目的活动目的满足客户(k h)要求活动关键点符合定位支持品牌/产品定位结果导向-方案的可行性符合客户要求活动前提产品同质化-传播策划媒体资源有限化-议题策划传播手段重复化-主题策划活动思考采取何种方式可以达到效果在活动中体现什么内容抛弃一切非目标必须的华丽想法不做无法改变事实的努力河南旭致文化传播有限公司共十八页前期准备 现场布置 来宾(libn)接待 后勤工作Contents目录(ml)共十八页前期准备-确立(qul

2、)目标定位准确与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论要求能在三分钟之内能像新成员解释清项目目标定义清楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准设定清楚的评估标准，包括(boku)时间/数量/质量/成本等确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源所需时间资源/人力资源/预算资源河南旭致文化传播有限公司共十八页前期准备(zhnbi)-预算、构思确定成本来宾交通及接待场地(chngd)施工和装饰工作人员费用演员出场费、娱乐媒体人员安排构思-想象活动全过程，至少重复三次每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环

3、节是否给人惊喜在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？河南旭致文化传播有限公司共十八页项目推进表(为可控因素预留超出正常时间1/3)项目执行-为每个成员制定每日工作协调内容物料清单-列举已有物料及需要准备的物料人员分工-列出每个子项目负责人明确每个成员的工作及在总任务中的位置必须首先确定不可控因素-障碍来自哪里？场地-如果不及时确定可能租不到合适的场地重要来宾-他们的时间、行程是不确定的其他不可控因素预定的检查时间通报向所有成员报告(bogo)每日工作的完成情况使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?应付意外情况、赢得补救机会前期(qinq)准备-团

4、队和项目推进确定工作团队项目负责人参与部门项目所必须的人员配备确定供应商供应商列表和对应联系人场地搭建租车/礼仪 摄影摄像其他合作演员主持人河南旭致文化传播有限公司共十八页工作说明书活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等）活动物料汇总部门工作（接待）流程和要求活动现场具体分工（人员位置和要求）文案准备新闻稿主持人台本领导(ln do)讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料通讯录前期(qinq)准备-工作说明书明确活动基本要素利于活动掌控参与人员的工作指导，提升工作效率新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）相互关系的确认部门之间的配合和各自负责人；哪些事情可以同时进行；完成项目的方式可能不

5、止一种，通过相互关系的检查以使你找到最好的方法；检查点可为我们提供补救的机会定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一检查项目进展，并对意外情况作出补救。河南旭致文化传播有限公司共十八页前期准备(zhnbi) 现场布置 来宾接待 后勤工作Contents目录(ml)共十八页场地选择列出要求需要类型-考虑活动类别、主题、品味要求来宾人数-测算最小面积要求活动内容-特殊设施？顶高要求？破坏可能(knng)？周边环境-交通、噪音、光线、用餐及住宿气候条件-防雨、防寒、防暑、日落时间费用限制-能够用于场地租赁的最高限额场地选择询问是否有档期？是否有足够的布展时间？场地需要清空吗？场地清空需要付费吗

6、？场地清扫需要特别安排吗？场地可容纳多少人？使用该场地是否需要办理特别手续？是否有噪音及安全、清洁方面的要求？场地能够提供什么设施？它们是否收费？现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰(zhungsh)？场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？是否有供贵宾和工作人员休息的地方？场地工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？场地是否有存放杂物或资料的地方？河南旭致文化传播有限公司现场布置-场地安排共十八页车辆安排-停车场停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？停车场的开放和关闭时间？停车场需要什么(shn me)凭证？是否可以专辟停车场？是否有VIP专用停车场？是否有

7、“停车已满”标志牌？停车场是否有保安管理？工作用车停在哪里？是否需付费？车辆安排活动班车来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数班车品牌？新旧程度？司机素质如何？会否迷路？联系方式？班车途经路线是否有拥堵可能？预留至少一辆机动车辆车辆安排特殊来宾接待特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？特殊来宾的级别是否有差别？是否要求乘坐不同档次的车辆？特殊来宾的行程(xngchng)安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？由谁接待？期间是

8、否有其他安排？（会议？用餐？）特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒河南旭致文化传播有限公司现场布置-车辆安排共十八页前期准备(zhnbi) 现场布置 来宾接待 后勤工作Contents目录(ml)共十八页来宾(libn)接待来宾登记时活动的日程安排活动所需佩戴证件及使用要求活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置何时可以离开？离开机票领取的时间和方式来程时的费用报销时间、地点、方式离开时是否有班车接送？用餐时间、地点？用餐凭证？当来宾进入酒店房间休息时准备(zhnbi)小型欢迎卡确保来宾能够迅速联络接待人员是否需要提前清空房间内的收费物品？房间内是否需要准备鲜花及水果？房间内应准

9、备当地旅游手册及地图当来宾准备赶赴机场时来宾是否拿到了正确的机票？是否方便抵达机场？当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？来宾是否知道下飞机后应该如何做？突发情况处理-航班延误，个别来宾迟到当来宾走下飞机后确保第一时间知道接站人位置在班车等候时间不能超过30分钟在班车行程中为来宾播放轻松音乐突发情况处理-班车损坏，部分来宾延误，班车迷路当来宾抵达接待区时确保第一时间看到接待人员和接待指示牌预估每批来宾人数，保障足够的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，在接待区预备休息区如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌突发情况处理：因交通原因突然导致来

10、宾人数剧增河南旭致文化传播有限公司共十八页来宾进场线路现场勘察场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？入口是否需要(xyo)铺设红地毯？在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？不同类别的来宾是否需要分别设定入口？是否有来宾需要特别休息室？搭建施工保证施工期间的用电及保安保证施工用料的摆放位置检查施工单位用料摆放是否合理搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间务必进行最大负荷电量测试施工完毕后应清理一切施工痕迹确保用电线路安全隐秘现场(xinchng)布置舞台布置保障上场及下场通道畅通后台

11、有方便快捷且安全的物品存放处来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线确保来宾无法进入后台来宾区域贵宾席布置座位安排图？是否需要名签或椅背签？为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位来宾的通道是否畅通？是否要准备同传？规格？现场翻译？预留摄影摄像位置，是否需要架高？来宾取用饮料位置是否方便？当来宾退场时是否可能发生拥挤河南旭致文化传播有限公司共十八页前期(qinq)准备 现场布置 来宾接待 其他事项Contents目录(ml)共十八页后勤安排安排专门工作人员负责用餐预订及送达指定工作人员用车和司机文件(wnjin)打印资料装袋、运输和存放物品领取登记视频、图片

12、资料媒体接待基础(jch)文件邀请媒体名单新闻夹内容航班时刻表（接、送车辆安排）住房登记表媒介分工（活动现场位置）接待物料专访安排（名单、陪同媒介、速录）其他事项活动付款明细表供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期现场指挥文件-根据确定流程AV、音响（上场音乐/出车音乐）、灯光配合摄影摄像预定位置和要求重要环节时的前后衔接、人员补位现场提问时的媒介人员位置主持人台本活动（专访）结束后汇集活动摄影摄像资料（速录文字？）挑选图片或整理速录文字，客户确认后上传网络统计媒体对视频资料的数量共十八页Many Thanks 感 谢 聆 听 欢迎(hunyng)垂询：张十八页内容摘要河南旭致文化传播有限公司。设定清楚的评估标准，包括时间/数量/质量/成本等。所需时间资源/人力资源/预算资源。物料清单-列举已有物料及需要准备的物料。明确每个成员的工作及在总任务中的位置。场地-如果不及时确定可能租不到合适的场地。重要来宾-他们