档案数字化保障机制六档案局课件

1、机关档案室档案信息化建设 主 讲甘肃省档案局科技教育处处长 王志刚 2017年6月 兰州市二. 档案数字化工作一. 档案信息化建设机关档案室档案信息化建设3第1节 档案信息化的概述第2节 档案信息化的发展历程及现状分析第3节 档案信息化的要素第4节 档案信息化建设的重要意义第5节 档案信息化建设的内容一、档案信息化建设4一、档案信息化定义： 档案信息化是在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程，它是国家信息化体系的有机组成部分，是国家信息化战略在档案领域的具体体现，其建设内容十分丰富并不断变化，具

2、时代性和社会性。 第1节 档案信息化的概述档案信息化建设5二、上述定义揭示以下几点：档案信息化是国家信息化的一个领域，是信息化在档案领域的具体实现；档案信息化是档案工作目标与信息技术手段的结合，是档案业务向数字网络环境的迁移、扩展；档案信息化涉及信息技术和人文环境两个层面，具有十分丰富的内涵；档案信息化是一个不断发展的过程。第1节 档案信息化的概述6三、档案信息化概念的总结： 总之， 档案信息化绝不是某一个或几个方面的事，它也不是单纯的技术现代化、手段现代化过程，也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来。 档案信息化建设包括了档案信息化基础设施建设、档案信息数据库建设、档案信息资源的有序组

3、织、档案信息资源的开发利用、档案人才的培养与用户的培训、档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施、信息技术的广泛应用等等。 第1节 档案信息化的概述第2节 档案信息化的发展历程及现状分析一、档案信息化的发展历程1、启蒙与认识阶段 80年代中后期电子文档的出现，档案保管机构面临着信息化时代的挑战 2、起步与探索阶段 90年代 计算机应用系统建设工作取得了初步的成效 3、建设与成长阶段 90年代 更大范围的信息化基础设施建设与逐渐成长阶段 4、发展与应用阶段 进入21世纪信息化建设进入快速发展和深层应用阶段，网络共享时代7起步阶段的基本特征是： 少数有条件的档案馆、档案室配备了微机

4、尝试使用使用计算机检索档案 管理软件功能单一：多数自行开发，档案软件未全面商业化 档案目录数据库容量非常有限，且以案卷级为主 第2节 档案信息化的发展历程及现状分析8快速发展阶段的基本特征：国家和地方政府对档案信息化的投入有较大增加信息化设备的配置越来越多软件功能不断完善，并开始商业化档案网站方兴未艾档案人员计算机应用能力迅速提高 完成了全部或部分馆藏档案的案卷和文件级目录录入档案管理系统以单机为主各行各业在OA、CAD发展中大量生成电子文件，对档案管理提出严峻挑战，电子文件管理成为核心问题第2节 档案信息化的发展历程及现状分析9 二、当前的档案信息化工作现状 1、对档案信息化的认知程度参差不

5、齐2、对开展信息化工作的思路不完全相同 3、开展工作的方式有所不同4、对档案信息的安全管理存在疑惑 5、对档案信息化工作内容理解存在差异 6、对网络和信息技术的理解程度不一致 第2节 档案信息化的发展历程及现状分析10第2节 档案信息化的发展历程及现状分析1、对档案信息化的认知程度参差不齐 满足于手工管理模式 使用单机版管理模式 局域网管理模式2、对开展信息化工作的思路不完全相同 档案信息化不局限于档案管理部门内部来开展工作，而是纳入学校信息化规划 过程中去建设 档案业务部门根据需要先行一步，首先从本馆的业务发展逐渐开展起来，然后等待时机成熟后再考虑与主管单位相关部门之间的信息实现集成 11

6、第2节 档案信息化的发展历程及现状分析3、开展工作的方式有所不同 自主开发 购买商品化 合同外包制4、对档案信息的安全管理存在疑惑 技术人员的事情，安全他们负责 技术人员不是档案管理人员，持怀疑态度 网络不安全，不能将档案数据上网 对已安装购买的防火墙、防病毒软件不升级 从管理上下功夫，有效的备份措施。 12 第2节 档案信息化的发展历程及现状分析 5、对档案信息化工作内容理解存在差异 信息化工作是一个长期的、系统的、多知识融合应用的综合工程，需要在总体规划的基础上，根据实际需要逐步开展，并逐渐创造条件，提高业务管理水平，提高全体员工的综合素质，在档案馆内部资源管理、馆藏数字化和电子文件归档等

7、方面不断探索新思路、新模式，实现一体化的现代管理，实现全馆内部信息的集成，实现档案馆与相关业务部门之间信息的集成与资源共享。 6、对网络和信息技术的理解程度不一致 信息共享与网络安全保障如何？信息共享与档案保密的处理。 13三、档案信息化应用的瓶颈1、人员问题2、资金缺乏3、缺乏激励机制4、只购买软件，不购买实施和维护5、业务流程不衔接、业务工作很原始第2节 档案信息化的发展历程及现状分析1415档案信息化的构成要素： 1. 档案信息网络 2. 档案信息资源 3. 档案信息化专业人才 4. 信息化技术及装备 5. 档案信息化法规、标准第3节 档案信息化的要素16第3节 档案信息化的要素17第4

8、节 档案信息化建设的重要意义一、对于档案管理人员的意义：1、档案管理不再费时费力档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。18第4节 档案信息化建设的重要意义2、检索查询更为方便传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。19第4节 档案信息化建设的重要意义3、档案的查借阅工作更加可控。 传统的档案查借阅多为手工为

9、主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。20二、对于成文单位及档案室的意义：1、 更好的收集和管理档案2、方便二次利用、提高利用率3、可以解决档案损坏、丢失的问题4、形成完整的档案信息网络5、形成电子信息资源中心6、提高职工的工作效率7、档案室职能变保管为服务 第4节 档案信息化建设的重要意义 档案信息化建设，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档

10、案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设是以信息技术为依托、以档案资源为核心，以档案法规、制度为保障，围绕档案工作开展现代化管理的综合过程。 2004年国家档案局发布的全国档案信息化建设纲要明确提出了档案信息化建设的六项核心内容 档案信息化建设的内容是什么？第5节 档案信息化建设的内容2122一. 基础设施建设二. 信息资源建设 三. 应用系统建设 四. 标准规范建设 五. 人才队伍建设六. 安全保障体系建设基础设施是条件，标准系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才资源是关键，各项建设内容相辅相成、不可

11、或缺。 第5节 档案信息化建设的内容23一、基础设施建设 ：档案信息网络系统和档案数字化存诸和备份系统的设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。 配置信息处理设备 计算机、服务器、扫描仪、数码摄录机、复印机、打印机等建设和完善档案网络 档案局、馆内部的局域网 连接政府各部门的政务网 连接公众的外部互联网 第5节 档案信息化建设的内容24计算机信息网络，通过通信线路和通信设备将分散的计算机连接成为一个整体，以实现信息传输和资源共享（软件、硬件、信息）的计算机系统。按网络的作用范围和计算机之间互连的距离可划分为：局域网(LAN

12、)：一个部门或一个单位档案局馆内组建的专用网络城域网(MAN)：城市区域范围内的信息网络广域网(WAN)：全国乃至全球范围的信息网络第5节 档案信息化建设的内容25构成信息网络的主要设备交换机集线器路由器服务器线路光纤双绞线其他线路交换机集线器路由器服务器线路光纤双绞线其他线路26档案馆、室的局域网 OA系统数据库应用程序服务器交换机用户MailExcelWord档案管理27档案馆室局域网与当地政务网的联通建设局局域网地方政务网其他WebEmail文件交换档案局、馆局域网规划局局域网教育局局域网卫生局局域网28二. 信息资源建设1、主要对象 ：馆（室）藏档案；接收的电子文件；网络信息资源的获取

13、；其它档案信息资源2、系统构成： 数字化处理前准备；数字化处理子系统；电子文件的处理系统；数据存储子系统；数字化信息发布子系统3、数据库的建设： 数据质量要求：数据的规范性、数据的有效性、数据的稳定性、数据的新颖性。目录数据库：把案卷目录、卷内目录输入到数据库、实现案卷目录的计算机管理，提高检索速度与查准率。全文数据库：档案文件的全部信息输入计算机，实现计算机管理与查阅。 第5节 档案信息化建设的内容数字档案馆建设29总体架构业务模型三. 档案管理应用系统建设档案管理软件系统的开发与推广基于政务网的文件档案信息系统的构建基于互联网和政务网的档案网站建设数字档案馆建设应用系统建设 ：档案信息的收

14、集 、整理、利用、安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果 。 第5节 档案信息化建设的内容3031四. 档案信息化法规、标准建设档案信息化法制建设档案信息化标准体系建设 标准规范建设 是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。 第5节 档案信息化建设的内容32需要建设的档案规范标准体系如下图所示 2002年，制定了国家标准电

15、子文件归档与管理规范（GBT 188942002）。2003年7月22日国家档案局发布了电子公文归档案管理暂行办法。2005年6月，国家档案局、国务院信息化工作办公室联合召开中国档案信息化发展战略论坛2005年12月，通过全国档案事业发展“十一五”计划，开始实施“国家数字档案建设与服务工程”（金档工程）2005年发布了纸质档案数字化技术规范、公务电子邮件归档与管理规则等行业标准33第5节 档案信息化建设的内容34第5节 档案信息化建设的内容五. 档案信息化人才队伍建设档案信息化建设，人才是关键。省委办公厅、省政府办公厅联合下发的关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见中（二十）加强档案队伍

16、建设，落实中华人民共和国档案法和甘肃省档案条例规定，配齐乡镇、街道、社区专（兼）职档案人员，对所属单位和辖区内的档案工作加强监督和指导。干部入口要严把关，对急缺人才在招引政策上可给予倾斜。企事业单位要明确专兼职档案人员，做到人岗相宜。重视和提拔使用档案干部，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。35六. 档案信息安全保障系统建设 根据“木桶原理”，档案信息的安全水平将由档案信息安全所有环节中最薄弱的环节决定。第5节 档案信息化建设的内容36第1节 档案信息安全的涵义信息安全硬件安全软件安全数据安全信息安全实体安全运行安全通信安全存储安全 20世纪80年代后基于网络的信

17、息安全，除了要求保证信息的保密性、完整性和可用性以外，还要求保证信息的可控性、抗抵赖性等。 从逻辑上： 从动态过程上：第5节 档案信息化建设的内容372. 档案信息安全概念构建动态的档案信息安全保障体系，确保档案信息的真实性、完整性、保密性、可用性、可控性和抗抵赖性。 第5节 档案信息化建设的内容38 硬件 软件 档案数据 人员 物理环境 人文环境第5节 档案信息化建设的内容小结： 档案信息化系统建设的主要目的是提高档案管理的科学性和档案工作的有效性，加强对档案资源的规范化管理、促进档案资源的开发和利用，实现档案的社会价值。使用档案管理系统和档案数字化是当前我省各级档案部门信息化建设的关键和重

18、点任务，也是确保各级档案馆“双套制”接收工作的必然环节，什么时期用什么软件，配置什么设备，要根据本单位档案工作开展的具体情况，上单机版也好，上网络版也行，关键就是我们档案工作人员要有档案信息化的意识。39一、档案信息化建设第一节、档案数字化概述第二节、纸质档案的数字化第三节、档案数字化工作实例二、档案数字化工作40第一节、档案数字化概述档案数字化是通过计算机技术、高速扫描技术、缩微与声像档案的数字转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数字存储技术等，将传统载体档案的目录与内容（包括文字、图像、声音、实物）等转换成计算机可以识别的数字形式，形成档案信息数据库的过程。41一、档案数字化的数

19、字化功能及作用 二、档案数字化基本原则三、档案数字化的基本要求四、档案数字化基本程序五、档案数字化保障机制六、档案数字化基本流程七、档案数字化实施方式42第一节、档案数字化概述一、档案数字化的数字化功能及作用 （1）档案信息的有效访问与查询 （2）数字档案信息的安全保护 （3）档案数字化是档案信息化建设重要内容 （4）档案数字化能有效地保护档案原件 （5）档案数字化能改善档案的利用方式 （6）档案数字化能充实各档案馆网站的内容 （7）档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路43第一节、档案数字化概述二、档案数字化基本原则价值性原则实用性原则开放性原则特色性原则第一节、档案数字化概述44三

20、、档案数字化的基本要求（一）系统性。（二）完整性。（三）优先性。（四）安全性。第一节、档案数字化概述45第一节、档案数字化概述前期准备：制定规划、原件准备转换处理：信息采集：针对原件具体情况采取相应的技术手段信息处理：扫描中的纠偏、除噪、消除杂印等数字信息存储：载体转换 脱机保存后期（数据）整理：核查扫描后数据四、档案数字化基本程序46第一节、档案数字化概述五、档案数字化保障机制质量控制机制（由近及远）安全性保障机制（权限规定 当日事当日毕）可用性保障机制（数据迁移）47第一节、档案数字化概述六、档案数字化基本流程（一）档案整理 （二）著录建库（三）档案扫描 （四）图像处理（五）图像存储 （六

21、）数据质检（七）数据挂接 （八）数据验收（九）数据备份48纸质档案数字化加工流程图 49第一节、档案数字化概述六、档案数字化基本流程（一）档案整理 （二）著录建库（三）档案扫描 （四）图像处理（五）图像存储 （六）数据质检（七）数据挂接 （八）数据验收（九）数据备份50第一节、档案数字化概述七、档案数字化实施方式 档案数字化是一项繁琐的系统工作，完成这项工作可供选择的方式有两种：第一种是通过签订合同，采取外包的方式，委托其他机构（如数字化专业公司）进行扫描；第二种是自己组织人员进行扫描。两种方式各有利弊。 511.外包式的利弊分析优点： （1）减轻了组织工作，减少工作量； （2）节省时间； （

22、3）有利于提高工作效率，节省成本。缺点： 对于档案密级程度较高，涉及许多机密信息，具有一定的泄密风险，需要严格选择扫描单位，严格管理。第一节、档案数字化概述522.临时组建团队的利弊分析优点: （1）工作人员熟悉文件的运转过程，有利于档案整理工作； （2）有利于保密； （3）有利于工作经验的积累、交流和总结。缺点： （1）组织协调工作难度大； （2）时间紧、任务重； （3）成本高。第一节、档案数字化概述53第二节、纸质档案的数字化一、数字化处理方式的选择二、数字化输入设备的选择三、扫描技术参数的确定四、数字化处理基本步骤及要求五、数字化存储设备的选择六、缩微影像转换技术应用54一、数字化处理方

23、式的选择直接扫描图像法（数码相机、文本文件、图形文件）缩微影像转换法（对原有胶片的扫描、扫描同时形成胶片和数字图形）55第二节、纸质档案的数字化56第二节、纸质档案的数字化二、数字化输入设备的选择1.平板扫描仪：（考虑最大幅面）主要处理一些幅面小、要求精度高的彩色图片的输入，例如扫描画册、照片等2.工程扫描仪：主要处理一些大幅面的设计图纸、施工图纸的输入。 3.高速扫描仪（近期纸质较好的文件）是快速、高效实现文档电子化的关键输入设备。与传统扫描仪相比，速度快、效率高，扫描精度完全可以满足文档扫描的要求。 黑白、彩色4.数码相机：主要用于非纸张实物或其他不能用扫描仪进行输入的载体。扫描仪性能指标

24、1.速度2.扫描分辨率150-1200dpi（dots Perinch） 3.色彩分辨率24位以上4.动态密度范围（根据原件确定）5.灰度级10246.扫描仪的接口方式EPP、USB、SCSI第二节、纸质档案的数字化57三、扫描技术参数的确定扫描分辨率200dpi扫描亮度值选择50-60之间扫描对比度数值以70-80为最佳扫描模式：黑白，一般文字；灰度，多层次原件存储格式：TIFF、PDF、JPEG等58第二节、纸质档案的数字化四、数字化处理基本步骤及要求档案调卷档案整理编页目录建库档案扫描图像处理图像存储命名数据汇总挂接数据质检验收数据备份及管理59第二节、纸质档案的数字化60第二节、纸质档

25、案的数字化全过程管理加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。要求：61第二节、纸质档案的数字化1、档案整理*目录数据准备：按照档案著录规则（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。*拆除装订：不去除装订物，影响扫描效果的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。*页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档

26、案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平）后再进行扫描。2、目录建库选择数据格式选择 目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。档案著录 按照档案著录规则（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录数据质量检查 采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。第二节、纸质档案的数字化623、档案扫描 确定扫描方式：根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号

27、图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。 扫描人员在领取档案时,必须填写领卷登记表。对要加工的案卷进行拆除,拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 第二节、纸质档案的数字化63 扫描模式选择：扫描模式一般有黑白二值,灰度和彩色模式三种。页面字迹清晰,纸张无底色,不带彩色图章的档案,可采用黑白二值进行扫描;字迹清晰度差,纸张有底色,带有插图的档案,可采用灰度模式扫描;对于红头文件、印章和

28、带有彩色图片的档案,适于用彩色模式或灰度模式进行扫描。具体的扫描模式可根据委托方的需求来进行扫描。 扫描分辨率：原则上以扫描后形成的图像,清晰度、失真度不影响利用为准。采用的分辨标准为：黑白值：不低于200dpi;灰度值：不低于200dpi;彩色值：不低于200dpi。此数值只作为参考,实际工作中分辨率可根据档案的具体情况进行调整,如文字偏小、清晰度差时可适当提高分辨率。第二节、纸质档案的数字化64存储格式：委托方没有特殊要求的,原始图像一般以JPG格式为主,图像处理后可加工成PDF格式进行挂接。扫描完成的档案要按照加工前档案的页码顺序排好,仔细检查不得遗漏纸张。对涉密的档案进行扫描,须具有涉

29、密资格的专人进行扫描,扫描过的档案由专人装订。每日工作完成后,未处理完的档案应交回保管人员保管,个人不得留存。第二节、纸质档案的数字化654、图像处理 对扫描图像数据进行处理及校对,确保图像完整无误,并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。要求：对于图像倾斜的、颠倒的,要纠偏及旋转; 对于图像中有影响图像质量的躁点,黑点、黑线、黑框进行去污,彩色模式扫描的图像应进行裁边,去除多余的白边。档案数字化图像的去污,应遵循在不影响可懂度的前提下第二节、纸质档案的数字化66第二节、纸质档案的数字化67展现原貌的原则。发现扫描图像漏扫、扫重、扫描图像的页号与原文不符的,要对漏扫的进行补扫

30、,扫重的把多余的图像删除,扫描图像的页号不符的修改成与原文一致的。图像处理中发现图像模糊,图像不全现象,要及时补扫。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见。第二节、纸质档案的数字化685、图像存储命名纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。以卷为单位原始图像（JPG）命名：全宗号-目录号-案卷号-文件号-张页号.jpg001-001-0001-0001-0001.jpg (第一页)001-001-0001-0001-0002.jpg (第二页)第二节、纸质档案的数字化69以卷为单位提供利用图像（PDF）命名：全宗号-目录号-案卷号-文件号.pdf001-001-0001-0001.pdf (第一件)001-001-0001-0002.pdf (第二件)以件为单位原始图像（JPG）命名：全宗号-