秘书学原理复习题

1、秘书学原理复习题一.填空题1、 秘书活动的三要素是 、 。2、秘书活动的成果包容在 3、秘书活动的被动性是 的受制性，是秘书活动的一种特性，不是全部特性。4、秘书协调的基本形式有 和 。5、秘书的职能环境要素主要包括 、。6、秘书优化职能环境的首要步骤是主动及时的发挥 作用。7、中层经济部门秘书活动的主要特点是 .8、党务部门的秘书活动以满足组织的 ,维护组织的 为最高准 贝U。9、司法、监察机关的秘书活动具有明显的 性、性、性。.在“线性”管理体系中，秘书机构始终处于 与 之间。.在横向协作关系中，秘书机构始终处在职场的 .秘书活动的工作所取得效益，相对与单位整体而言，是 效益。.秘书人员在

2、其职能活动中所“扮演”的基本角色是 。. 是秘书活动业务层面上最显着的特征，也是秘书部门区别与其它职能部门最明显的特点。.现代职业秘书最突出的岗位实务是 。.认识以 为标准，决策以 为标准。.管理文本是组织机构 的文字体现，是管理行为的 。.会议成本=2ABC , A= , B= , C= 。.职能环境是指 之间构成的一种关系。20、经济系统的秘书活动必须围绕 ,为提高 提供辅助管理。21、国家权利机关的秘书活动必须围绕 赋予各级机关的职权行使辅助行为。、科研部门秘书服务的主要对象是 和。23、，秘书机构在管理体系中始终处于 与 之间。24、在 中，秘书机构始终处在职场的枢纽地位。25、相对与

3、单位整体而言，秘书活动所取得是 效益。26、在职能活动中秘书人员最基本的职能 角色。27、秘书部门区别与其它职能部门最明显的特点是 。28、处理信息是现代职业秘书最突出的 。29、从形态上看，秘书活动处于 转化为 的中介点上。30、管理文本是组织机构管理思想的 ,是 的行动指南。31、秘书辅助协调的三大特点是 、。32、职能要素之间构成的关系被称为 。33、经济系统的秘书活动必须围绕 ,为提高 提供辅助管理。34、发挥参谋作用，是优化秘书职能环境的 因素。35、秘书与一般员工（群众）职能关系的两种形态是 和。36、秘书部门、秘书人员、秘书工作构成 。37、秘书活动的 包容在领导 的之中，体现在

4、组织形象当中。38、秘书活动的被动性是活动指向的 ,是秘书活动的一种特性，不是全部特性。39、秘书协调的彳丁为内 涵着 和, 其基本特点是 o40、目前我国秘书队伍的主要类型是 .。41、秘书优化职能环境的首要步骤是主动及时的发挥 作用。42、经济部门秘书活动的主要特点是 和宏观与微观相结合。43、的秘书活动以满足组织的政治需要，维护组织的政治利益为 c、机关的秘书活动具有明显的原则性、严肃性和 性。45、职能部门是 与 之间的职能控制环节，在管理系统中承担一方面具体的业务管理。46、秘书活动本质的 性的基本含义是指秘书活动的 处于中介地位，47、在横向协作关系中，秘书机构始终处于所有 的枢纽

5、地位，秘书人员始终充当所有职场人员的 的角色。48、秘书活动一般也不直接作用 。49、秘书活动的被动性主要表现在受制于 的活动，受制于其它 的工作需求，受制于社会对 的服务要求50、优选决策方案的前提是：一要有合理的 ,二要有科学的 。51.协调的、均由秘书在决策者授权范围内自主选择的协调，叫弹性 协调。组织的任何一个管理行为都是以 为发端。53、秘书的文本撰制将根据决策和管理的范围限制 ,不同的 有不同的行文方式和表达风格。秘书职能环境三大基本要素是 、。55、中层经济部门的秘书活动的总体特点是 。二.名词解释1、秘书主体2、会稿3、通用公文4、拟办5、中介性6、弹性协调7、会签8、准公文9

6、、决策10、硬协调11、专用公文12、协调13、会商14.、智囊15、注办16、文书17、核稿18、发文编号19、行文方向20、信息产品1、简要解释秘书工作的中介地位。2、设计决策方案要把握哪些基本要素？3、秘书协调工作的基本特点是什么？4、简要回答会议的主要功能。5、简要说明秘书活动功能的发挥状态。6、秘书处理信息有哪些基本环节？7、秘书撰写文本的主要特点是什么？8、会议文字工作的主要内容是什么？9、接待事物的五个要素是什么10、简要说明秘书担当公关角色有哪些便利条件？。11、秘书协调工作的五项原则是什么？12、秘书撰写文本的一般要求是什么？13、会议组织工作的主要内容是什么？14、职业环境

7、有哪些基本的度量指标？15、简要解释秘书的助理行为。16、秘书编写信息的主要方法有哪些？17、请写出文书管理的一般程序。18、秘书协调的主要方式是什么？。19、秘书职业环境的主要类型有哪些？20、现代职业秘书组织者角色的职责是什么？21、秘书处理信息的一般原则是什么？22、确定决策目标的重要依据是什么？23、秘书接待事务的主要内容是什么？四 .分析题1、简要分析秘书工作综合性与专业性的关系。2、简要分析优化秘书职能环境的基本手段。3、简要分析秘书工作被动性与主动性的关系。4、简要分析秘书撰写活动的功能。5、简要分析秘书协调的三大原理6、简要分析秘书的职业道德。7、简要分析秘书工作常规性与随机性

8、的关系。8、简要分析秘书职能环境的基本要素。9、如何看待党政部门秘书活动？五论述题1、试论述秘书人员的职业素质。2、试论述现代职业秘书的知识结构3、试论述现代职业秘书的管理角色。4、试论述对职业秘书的智能要求。5、试论述现代职业秘书的职能角色。秘书学原理复习题答案一、填空题1、秘书部门、秘书主体、秘书工作弹性协调决策者活动组织形象确定授权型协调不确定授权型协调5、领导集团职能部门一般员工（群众）6、参谋作用7、地区性行业性8、政治需要政治利益9、原则性严肃性强制性10、领导集团下属单位（或决策机构执行机构）11、枢纽12、间接13、助理角色14、综合性15、处理信息16、求真求优17、管理思想

9、行动指南18、每小时职工平均工资的3 倍， 参会人数，会期时间（小时）19、职业要素20、经济管理经济效益21、宪法22、科研机构（团体）科学家个人23、领导集团下属单位（或决策机构执行机构）24、横向协作关系25、间接26、助理角色27、综合性28、岗位实务29、认识实践30、文字体现管理行为31、直接性、经常性、综合性32、职能环境33、经济管理经济效益34、首要35、被动形态主动形态36、秘书活动37、成果、成果38 39 要求自查答案40、自生型转轨型正规型41、参谋作用42、中层地区性43、党务部门最高准则44、司法、监察强制性要求自查答案46、中介秘书主体47、职能部门联络员48、

10、实践客体49、决策集团职能部门组织集团50、选择标准选择方法51、目的方式52、思想动议文本撰写53、读者对象对象层次54、领导集团职能部门一般员工（群众）55、宏观与微观相结合二名词解释：秘书主体指的就是秘书机构和秘书人员，是构成秘书活动的最关键、最核心的因素。通用公文 国家行政公文处理办法公布的13 种适用于国家机关，通行于社会各行业的公文，即命令、决定、指示、议案、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、报告、请示、函。“中介 ”的哲学意义 一事物的运动全过程都介于其它两种事物之间，它的发生、发展都受到其它两种事物的制约。6、弹性协调 协调目标、协调方式均不确定，完全由秘书自主选择的协调

11、。7、会签由与文件工作内容有关的部门（人员）在文件上共同签字或盖章，以表示有共同的理解和看法，并对文件或文稿共同负责。8、准公文 不列入通用公文和专用公文范围，但公用性很强，有一定约束力的文种。如计划、总结、简报、章程、办法等；9、 决策是意识活动 ， 其最本质的特征是自由创造，是有目标的、面向未来的意识活动，是认识转化为实践的必经的中间环节。10、 “硬协调 ” 应用政策、法律、制度协调各方行动， “吃透两头”；11、专用公文由于社会分工的不同，各行业、各系统，在长期的职业活动中逐渐形成的适用本组织、本行业、本系统专门使用的公文种类。12、协调是依靠外力化解或调解矛盾的行为过程；秘书的协调力

12、来自权力、威望、理智、情绪感染；非权利支配性是秘书协调的基本特点，在决策者的授权范围内，其协调行为本身内涵着组织和决策者的潜在权威。.会商往往是不同的部门之间针对具体的议题召开的专门性会议，其人员精干，内容具体，形式多样，规模不大。、 智囊者，智慧集存处之谓。 “言其一身所有皆为智冥， 如囊之盛物也。”（唐.颜师古）15、注办是秘书部门或承办部门对文件的办理结果所作的记录性备注。16、文书在社会活动中用来表达意图、沟通联系、记述情况、推动实务和作为行动依据的文字书面材料。17、 核稿部门负责人或秘书人员本身， 按照文书规范化要求和行文意图，对文稿从内容到形式进行全面核查、审改的过程。18、发文

13、编号文秘人员对已确定发出的文稿编列发文号，以便记载、统计、引述。发文号一般由“机关代字”+发文年度+ “发文序号”三部分组成。行文方向就发文组织与收文组织的职级关系所认定的文书运行去向。 主要有上行公文、下行公文、平行公文、泛行公文。信息产品可供人们交换和反复使用的信息物化形态。 如信息的文字产品、声像产品等。三简答题1 、在 “ 线性 ” 管理体系中，秘书机构始终处于“领导集团”、 “下属单位”之间；秘书人员始终处在决策者、执行者之间；在横向协作关系中，秘书机构始终处于所有职能部门的枢纽地位，是社会组织机构的“门面 ”、内外信息交往的“中枢 ”、对外联系的“桥梁 ”；秘书人员始终充当所有职场

14、人员的“联络员 ”角色。方案的要素主要有：制定决策的依据；决策要达到的目标；现有的社会条件、自然条件、技术条件；实现目标的途径与方法；可能出现的问题预测与应对措施。3、协调是依靠外力化解或调解矛盾的行为过程；秘书的协调力来自权力、威望、理智、情绪感染；非权利支配性是秘书协调的基本特点，在决策者的授权范围内，其协调行为本身内涵着组织和决策者的潜在权威。4、会议是人类处理信息、调整群体行为的古老管理方式；它的功能主要有：它是社会民主的表现方式，如议会、 国会、 人民代表大会、政治协商会议等；是实施管理的有效手段，通过它可以传播思想、确立制度、布置任务、调查情况、统筹协调、推动工作。5、秘书活动的功

15、能呈辐射状发挥，主要表现在：秘书活动所涉及的对象是多向的，不是单向的；秘书活动的内容是多层次的，不是唯一的；秘书活动的指令来自处于管理体系核心地位的决策层；秘书活动的效果判断取决于由系统末端向内反馈的信息质量；6、秘书处理信息有三大基本环节，它们是 ：信息收集，主要是把握好“收集渠道”与 “收集手段”的选择；信息加工，先做分类排序，再做真伪鉴别，最后进行筛选；信息编写，编写的方法主要有归纳法、纵深法、浓缩法、转换法、对比法、图表法等。7、秘书撰写活动的特点主要表现在：明确的实用目的。为具体问题写作，为管理行为提供指证、设计方式、明确标准；有具体的读者对象。限制读者对象，不同的对象层次有不 同的

16、行文方式和文词风格；有确定的思想内容。奉命写作，主题先行，拒绝秘书个人的思想情绪；有固定的文本格式 。采用约定俗成的行文格式，不能随意更改，使用大众化的、 稳定的文字形态；庄重朴实的文字风格。善于使用称谓、开首、请示、询问、表态、结论 等专用语，避免过分修饰。8、会议文字工作主要有：开、闭幕词的组织撰写；主题报告、领导讲话；重点发言材料；会议记录；会议简报；会议纪要；会议通知（会名、会期、开会时间、地点、人员范围、自带材料、入场凭证、主办单位）。9、接待事务的五要素是： 来访者（身份、姓名、数量）；来访意图（目的、要求）；接待者（部门、人员、分工）；接待任务和责任（据来访者意图而定）；接待方式

17、（规格、程序、方法） 。10、现代职业秘书“扮演 ”公关角色的便利条件：（ 1）秘书部门一般掌握着一个组织内部教全面的运转状况；（ 2）秘书部门拥有组织内有关机制体系、人员结构、资产状况、产品类型等基本数据；（ 3）秘书部门的“枢纽 ”地位，决定其把握社会变化的能力较强；（ 4）秘书部门的中介性，决定其拥有较宽的内外社交面。、 （ 1 ）选项原则：选定协调方向，明确冲突症结，或抑制最优（负向协调），或补充和扶持最弱（正向协调）。 （ 2）整体原则： 对所有子系统进行强化，对所有子系统进行合理调整。（ 3）公开原则：公开所有可以公开的政策和制度，公开为受众理解的管理渠道、程序、手段，公开监督机制

18、、条例。（ 4）连续原则： 持续关注协调对象，连续保持必要的协调行为，建立必要的长效协调机制。（ 5）信息疏导原则消除信息梗阻导致的失调，发挥秘书信息枢纽的优势，加强信息沟通，实现协调。12、 （ 1 ）要符合国策、法规、制度、习俗善于应用，并长于结合。（ 2）必须忠实于组织管理的基本意图核心部分，但不能机械照搬。（ 3）坚持求真务实的原则，不能改变事实，概念可靠、数据确凿、有分有寸、合理得当。13、（1）会议议题的主要来源：a、上级指示与制度要求；b、下级提请解决的业务事项；c、管理动态的需求；d、对外交往中的工作需要。（2）议题提出的主要途径：领导集团，秘书部门，职能部门。（ 3）安排议题

19、要注意：重点问题、面广问题先行，同类问题集中，议题与日程有机结合，内容疏密有秩，劳逸结合。把握会议进程要注意的几个问题：a、时间切块安排，过场留有余量； b、尽量按计划控制进度； c、留足机动时间；d、注意纠偏，让会议始终向中心主题靠拢。即从业人员对“职业意识”、 “管理理念”14、度量职业环境质量的指标有：（ 1）共识度“职业道德”整体理解程度；（互信度 即渗透在职场人员职业关系中的凝聚力与可靠性；（ 3）相依度即构成职场管理体系的部门之间、人员之间的系统性、亲合力以及协作关系； （ 4）互促度 即构成职场管理体系的部门之间、人员之间的关联性、连带关系与传递力。15、助理行为是秘书人员在其职

20、能活动中最基本的职业行为：其主要职责是：搜集资料、提供方案、参谋建议、接受咨询；秘书助理行为的规范是忠诚、勤奋、敏捷，不越职越权、不自作主张。16、秘书编写信息的主要方法有a、归纳法，即主题靠拢、突出目标； b、纵深法，即突出逻辑线条进行对比分析；c、浓缩法，即压缩篇幅、简洁行文；d、转换法，即利用数字、图表，力求通俗形象；e、对比法，即纵横、正反、强弱对照分析；f、图表法，即有规律地排列材料，突出直观性。17、交拟 撰写 核稿 签发 编号 印制登记 封发 传递 收启 登记 拟办批办承办催办注办立卷销毁18、（1）命令式，即传达指令，强 制执行。（2）协商式（适用于秘书），即主要采用沟通、建议

21、、说服、让步的方法达到自愿 调整的目的。（ 3）渐变式，即把握时机，暂时保留，逐步到位。（ 4）突变式，即采取非常手段，短期操作，行为果断。（ 1 ）和谐型：主要特征是分工明确、步调一致、相互支持、交流通畅等构成职场主体行为； （ 2）淡漠型：主要特征是部门、人员之间缺乏交流、各持己见、协作不足，虽可以正常运转，但工作隐患与失误几率较高；（ 3）紧张型：主要特征是部门、人员之间行为冲突、配合失衡、推委扯皮，运转困难。20、组织者角色是秘书多向角色行为中相对主动的角色“扮演 ” ，前提是：决策者指令和决策者授权，主要职责是多环节组织行为、大型集体活动、日常性工作“集合 ”全局性日程安排与调度。1

22、）价值原则：信息价值的大小，在于是否真实地反映客观事物的运动状态；影响信息价值的几种情况：偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影、孤证；避实就虚；坚持去粗存精、去伪存真的工作态度；（2）、层次原则：开发信息的深层次内涵，把握导向性信息、战略信息、参考性信息、预测发展性信息；（3）、时效原则：不同时间的信息表现出不同的价值意义，传递方式影响信息的时效价值，主要方式有：单向传递、相向传递、反馈传递。22、确定决策目标的主要依据：社会发展的新趋势和新问题；国家政策与法规、法令； 局部 （单位、部门、地区）工作需求。23、收集来宾情况：主要包括来访者身份、来访意图、人数、特殊要求等。拟定接待方案：方案包

23、括接待方针、接待规格、接待日程、经费预算、生活安排等。撰写接待材料： 这些材料包括介绍与汇报材料、参考资料、欢迎词、行程计划、活动指南等。组织双方活动：如迎送、 会见、 参观、 考察等。处理善后工作：主要是总结汇报、经费结算、案卷归档等工作。四 .分析题（ 1） 、综合的职能必然表现出综合的特性综合性是秘书活动业务层面上最显着的特征，也是秘书部门区别与其它职能部门最明显的特点：综合处理业务信息；综合协调部门关系；综合组合工作计划；综合维护职能运转。 （ 2）双重覆盖的专业特性秘书活动的专业性有双重含义：一是指秘书机构人员所在的组织机构的专业属性；二是指秘书活动本身所要具备的专业知识；（ 3）相

24、辅相成的综合性与专业性综合性与专业性是秘书活动的两个不同侧面，两者既有联系，又有区别，相辅相成；综合性依赖于专业性的能力强度；专业性最终要在综合性的职能中得以实现；（1） 为决策团体提供优质服务。适时发挥参谋作用，是优化职能环境的首要步骤。为此， 要做到：了解决策者的政治态度、管理理念、知识素质、个人品行；了解决策者的管理目标、管理意图；了解决策工作的重点；了解中长期发展规划。（ 2）为职能部门提供信息支持、职能协作。主要职责是：传达决策指令、领导意图输送全局动态介绍相关业务的行为走向调节冲突与步骤纠纷为员工提供具体帮助。决策者工作的主要对象是一般员工（群众），因此也是秘书工作的重要对象，秘书

25、要避免眼里只有领导，没有群众的现象，积极做到：垂询提问，引导答疑处理信访，代表领导回复传递员工（群众）呼声、建议（不能一味挡驾）处理纠纷，即事即办，防止轻慢受制于客体而表现出的被动性。秘书活动是主体受制于客体的活动，其受制力大于自制力， 被动性主要表现在：受制于领导或决策团体的活动；受制于其它职能部门的工作活动和工作需求；受制于社会对组织集团的要求。秘书活动的被动性是活动指向的受制性，是秘书活动的一种特性，不是全部属性。活动指向，即行为方向（目标、主题）。发挥主动性的空间。秘书主体把握了客体规则、客体意愿、需求方向的前提下， 有充分发挥主观能动性的空间，包括主动领会、主动沟通、主动策划、主动安

26、排、主动协调、主动服务。正确把握被动与主动的辨证关系。被动与主动是秘书活动中的一对基本矛盾，贯穿在秘书活动的每一个细节，是考验现代职业秘书职业意识的关键；要主动认识被动与主动的客观存在，善于寻求与被动主动的必然联系，在被动中求得主动，主动中把握职责界限。4、秘书的撰写活动就是将组织的管理思想转化为书面形式的过程，其功能主要表现在三个方面：以书面形式实现信息沟通。把握文字化信息流传面广、可靠性强、准确度高、内涵度深的特点。在组织文字信息中渗透参谋功能。管理文本的撰写工作可以把决策者的管理思想转化为具体的程序、环节和措施。也可将决策者的思想条理化，愿望明晰化，意图具体化，目标肯定化。在撰写过程中秘

27、书可以利用自身的知识素质拾遗补缺，调整取舍，修正润饰。为组织运转提供效率基础。管理组织的任何一个管理行为都是以“思想动意 文稿撰拟 ”为发端的，通晓、具体、易把握的科学的文字表达能为机构高效运转提供支持。5、秘书协调的三大原理： （ 1 ）整体效能最大原理：子系统功能整体配合效能大于各子系统功能的简单相加。（ 2）组织结构的应变原理：把握内外环境的动态因素（社会、人文、自然、技术），及时给出适应处理内外关系变化的行为举措，避免僵化的协调模式。（ 3）信息疏导原理：构建组织系统的信息流，即信息运转系统，避免信息“梗阻 ”和冲突，要及时排摸、适时疏通、合理对接。6、道德是人们调节自身行为及相互关系

28、的思想意识和行为准则。职业是人们实现劳动理想获取生活资源的专门性职能工作，也是社会分工。社会分工的精细化，使人与人的社会关系有了新内容，需要有与之相适应的特殊的道德规范来调节，这就是职业道德。秘书职业道德的基本内容： 埋头奉献本质特征所界定；尊重领导 服从补正、维护权威；严守机密 脑勤口紧、少谁多做；求实细致 戒虚夸、不敷衍、有条不紊、有始有终。秘书活动必须承担的职责往往表现出相对稳定的常规性，主要表现在：信息处理模式、辅助决策规则、专业活动组织环节、文案撰制程序、敦促检查手段。随机性是事物伴随着不同的时机和不同的条件而表现出的违反一般轨迹的特征；由于秘书活动的辅助特征和受制于其它事物的“中介

29、性 ”， 使得随机性成为秘书活动日常状态上的一个明显特征。常规性工作是秘书活动的“规定动作”； 随机性工作是秘书活动受制于客体的“它选动作”或 “ 自选动作；对待常规性要靠理性制度和经验；对待随机性要靠应变能力和素质积累。（ 1 ） 、领导集团，包括集权型的领导集团，其特征是：权利集中、管理思想单一、沟通少、透明度底，但有利于复杂环境的治理；民主型的领导集团，其特征是：权利分级、集思广义、程序正义、科学分工、责权明确各显其能，但决策过程慢、环节多，若机制不科学或把握不当，易混乱；开放型的领导集团，其特征是：尖端决策、重点游移、各司其职、各行其是，易发生“无政府 ”状态。适宜于独立性较强和主动性

30、较强的单位。、职能部门， 秘书部门也是职能部门，但由于它业务的综合性使得其与其它职能部门关系主要呈两种形态：即辅助形态和协调形态。、 一般员工（群众） ， 秘书与一般员工没有上下级关系，更没有领导与被领导关系，只有协作与协调关系，这种关系常常呈现出被动形态或主动形态。9、党务部门的秘书活动，紧随其党性的政治色彩，主要特点表现为：辅助行为必须符合其政治纲领所要求的行为规范；工作的行为目标必须围绕和服从于政党的政治目标，服务于政党的政治利益；日常言行必须维护党的领导，维护党的领导集团的威信；必须严守党的纪律，政治上、思想上、行动上与政党保持一致；行政机关的秘书活动包括行政领导机关的秘书活动和行政职

31、能机关的秘书活动。行政领导机关的秘书活动涉及面广、内容丰富，围绕宏观性政策、全局性问题、整体性关系、重点工作、 重点环节承担专项实务；行政职能机关的秘书活动的行为单纯。其职能是在管理系统内以专业内容划分的，工作内容以专业性质确定。五论述题1 、秘书人员的素质主要包括智力水平与能力水平两个方面 1 、智力水平是人对客观事物的认识与理解的力度，属于认识活动的范畴。秘书的智力要求是：透彻的观察力；集中的注意力；牢固的记忆力；深刻的理解力灵敏的反应力；准确的判断力。 2 、能力水平是完成特定活动的自身本领，属于实践的范畴。职业秘书的能力应该包括：（ 1）表达能力：口头表达要口语清晰、用词准确、有条理、

32、对应敏捷、语气得体；文字表达要符合管理文本写作的基本要求。、 协调能力： “硬协调” ， 即应用政策、法律、 制度协调各方行动的能力；“软协调 ”，即非原则性的说服、劝导能力。、综合能力：包括阅读概括能力；把握动态的能力；区别“轻 ”与 “重 ”的能力；综述能力。、应用能力： 主要指及时更新、掌握新技术、新手段的能力。主要包括：打字技术、速记技术、录音、录象技术、复印技术、摄影技术、PC 操作技术、办公自动化综合技术。2、知识结构是一个人所掌握知识（含经验）的广度、深度及其比例与融合状况。秘书职业的综合性，要求有多维的知识结构，基本要有三个层面：基础知识，包括文、史、哲、经、数、理、化、天、生、地、计。专业知识，有两大部