时间管理与工作统筹技巧(20120820)

1、时间管理与工作统筹(tngchu)技巧2012.08.20共七十四页名人名言 盛年不重来，一日难再晨， 及时当勉励，岁月不待人。 陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间(shjin)的能手。 华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。 莎士比亚共七十四页 你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。 富兰克林 时间是最为宝贵的资源(zyun)，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。 彼得杜拉克名人名言共七十四页课程(kchng)导入生死线上一秒钟 从电影(dinyng)战俘列车讲起现场回答：你的感想是什么？共七十四页目录(ml)引言仓储运作管理(gunl)实务共七十四页

2、 目录一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义(yy)三、员工的职业生涯规划四、团队组织的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用共七十四页小实验(shyn)道具：铁桶一只，大石头一块，碎石若干(rugn)，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？共七十四页1、什么是时间牛顿力学中的时间是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照， 通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质 运动变化本身的变化规律。时间的目的就是描述物质运动

3、变化的参照，并提供一种事件 运动变化的标准流程的计量模式，同时(tngsh)它又是事 件进程描述的一个基本的物理量。一、时间(shjin)管理的基本概念共七十四页一、时间(shjin)管理的基本概念1、什么是时间科学上的时间概念1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日 12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地 球公转为基础的时间标准称为*历书秒。1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部(nib) 辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细 能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770 个周期的持续时间

4、”。共七十四页2、时间是怎样产生的日常的时间概念年、月、日、时、分、秒地球(dqi)自转、公转与月球公转一、时间(shjin)管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球共七十四页3、时间的基本(jbn)特性一、时间(shjin)管理的基本概念时间恒久性时 间特 性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性54321共七十四页4、什么是时间管理概念 由于时间所具备的基本特性，所以(suy)时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间(shjin)管理的基本概念共七十四

5、页1、效率竞争:深层次的内涵企业竞争的三个层次物质资源层人力资源层制度文化层经营(jngyng)管理综合效率的系统集成各个环节都体现出效率各个层面都体现出效率二、时间管理的重要(zhngyo)意义有形/静态有形/动态无形/动态时间管理共七十四页2、个体生命(shngmng)的有限性每一个生命只有一次机会时间与生命年轮成就大事业的黄金时代童年、少年、青年、中年、壮年、老年为什么许多人一生平淡，毫无见树二、时间管理(gunl)的重要意义 鲁迅先生说：时间是组成生命的材料， 浪费别人的时间是无异于谋财害命的。共七十四页3、速度(sd)竞争:团队综合效率快鱼吃慢鱼的时代过去是大鱼吃小鱼速度竞争成为主导

6、信息大爆炸团队综合竞争力的集中体现快速反应部队的战斗力某公司参加招投标工程的案例体现各职能部门的速度能力二、时间管理(gunl)的重要意义共七十四页4、个人和组织(zzh)的机会成本成本的类别容易重视的有形成本容易忽视的无形成本无形成本中的时间成本大小企业的区别成本外延的扩大化由时间特性而导致的机会成本“过了这个村”与“机不可失”二、时间(shjin)管理的重要意义共七十四页1、员工职业生涯与时间管理生命的有限性人最宝贵和稀缺的是什么生命的价值观生命的价值和人生的意义追求成功人生是每个人的梦想(mngxing)成功的原动力来自心灵实现理想取决于行动力个人职业设计与操作中的时间管理三、员工个人(

7、grn)的职业生涯规划共七十四页2、人生(rnshng)的四个职业发展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之 间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工个人(grn)的职业生涯规划共七十四页3、人生定位与选择最佳职业性格(xngg)/爱好/能力/市场准确定位提高人生价值是另一种时间节约三、员工个人(grn)的职业生涯规划性格线爱好线能力线市场线个人职业选择的范围共七十四页4、企业为员工设计发展规划栽下梧桐树，引来金凤凰 提供了广阔的舞台

8、指明了发展方向 确立了奋斗的目标 提供了向上(xingshng)发展的空间员工与企业的三个共同体三、员工个人(grn)的职业生涯规划共同体利 益事 业情 感企业为员工共七十四页4、企业为员工设计发展规划寻求三方面(fngmin)的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工个人(grn)的职业生涯规划共七十四页1、我们企业的问题在哪里透过现象看本质部分(b fen)老总们的三个字特征人治特征下的权力情结时间管理失序做事缺乏计划性做事分不清主次不善于说“不”无法恰当处理外部的打扰四、团队组织的时间(shjin)管理“茫”“忙”“盲”共七十四页1、我们企业的问题在哪里时间的浪费电话干扰，陪同煲粥会而不议，

9、议而不决不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B、餐饮(cn yn)服务 C、社会化程度四、团队组织(zzh)的时间管理共七十四页1、我们企业(qy)的问题在哪里时间的浪费某项调查数据结果（天）四、团队组织的时间(shjin)管理睡 眠 8.05小时用 餐 1.31小时琐 事 0.55小时工 作 7.34小时交 际 0.39小时 休 息 0.45小时娱 乐 0.31小时上下班交通 0.73小时读书报杂志 0.42小时处理家务事 0.26小时兴趣的工作 0.37小时音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时共七十四页1、我们企

10、业(qy)的问题在哪里时间陷井情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为四、团队组织(zzh)的时间管理 国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟共七十四页日本学者(xuzh)关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就

11、是2.5小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。 四、团队组织(zzh)的时间管理共七十四页2、团队时间管理的原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间日常性事务(shw)维护原则做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则过度热心肠者的良药四、团队组织(zzh)的时间管理共七十四页3、走出观念上的误区“缺我不可”的潜理念事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量借口“需要更多的事实”只要授权就可节约时间相关(xinggun)人员能力不足无

12、效授权或授权失控四、团队组织(zzh)的时间管理共七十四页3、走出观念上的误区高效率就是高效益快就一定好吗？方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动找到管理捷径(jijng)是节约时间的因素管理上有捷径可走吗？四、团队组织的时间(shjin)管理共七十四页四、团队组织(zzh)的时间管理4、时间管理的八大法宝树立时间价值观理念变革结构流程优化组织前提工作环境“”准备工作工作的计划性目标管理分清工作轻重缓急优先级并行串行的兼顾性统筹学工作任务转移授权与借力学会说“不” 拒绝的学问共七十四页案例：华为的时间管理(gunl)SMART原则让目标达到SMART标准 四象限原则关注重

13、要且紧迫的第二象限 韵律原则保持自己的韵律并与他人协调流程优化精简原则分析流程，减少多余环节四、团队组织的时间(shjin)管理共七十四页案例：华为的时间管理韵律原则“韵律原则”包括两个方面(fngmin)的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。 四、团队组织的时间(shjin)管理共七十四页1、提高你的时间管理技能做个时间管理的高手学会从事务型工作中解脱出来有效地计划与安排自己的时间找到节约

14、时间的措施(cush)学会积零成整 实行交叉“轮作”提高“复种”指数 整批使用时间应付意外事件 分身有术五、时间管理的基本(jbn)策略共七十四页2、应该记住的20条实用方法准备之一：长期准备（4）购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用(chn yn)的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯五、时间管理(gunl)的基本策略 凡事预则立，不预则废。共七十四页2、应该记住的20条实用方法准备之二：临时准备（5）明天(mngtin)的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作五、时间(shj

15、in)管理的基本策略共七十四页2、应该记住(j zh)的20条实用方法要培养的好习惯（7）利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顾与总结五、时间管理(gunl)的基本策略共七十四页2、应该记住的20条实用方法与外部产生联系时的应变能力（4）站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号/与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱3、经理人员的时间管理抓大放小/充分授权4、秘书人员的时间管理认清自己(zj)的角色和职责五

16、、时间管理(gunl)的基本策略共七十四页、树立时间价值观 首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是金钱(jnqin)时间就是生命六、基础工作(gngzu)与有备无患牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。共七十四页、组织(zzh)结构流程优化众多国企浪费时间的根源为什么会有内耗（窝里斗）？组织的体制障碍组织设计的原则精简、高效、弹性管理幅度与跨度部门岗位设置与职责明确化价值链管理与流程优化六、基础(jch)工作与有备无患共七十四页、工作环境“”不同层次员工的准备工作金领高管的准备工作、整体工

17、作目标、阶段性工作规划、下级(xij)状况备忘录、用好秘书这个帮手白领阶层的办公室“”、工作计划表、常用文件及工具书、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录蓝领员工的作业现场管理六、基础工作(gngzu)与有备无患共七十四页、日常价值法控制时间工作中的现象我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。你将如何(rh)应对？是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？通常的表现有明确标准的，快速决断没明确标准的，依据直觉感受六、基础工作(gngzu)与有备无患共七十四页、日常价值法控制时间现象的实质分析直觉(zhju)体现为：“对劲”与“不对劲”背后支撑：你的文化素质、思想观念以及个

18、人经历等，在你的潜意识中构建出一个价值评价体系，我们称之为：潜意识模型通过主动构建人的价值评价体系，建立潜意识模型，进而影响面对的人和事物作出快速而准确反应的能力，这便是控制时间的日常价值法六、基础(jch)工作与有备无患共七十四页、日常价值法控制时间基本原理人的价值体系决定处理问题的方式，让你在行动中自然而然地有了对错意识人在预定价值体系下的主动行为是强有力的原理分析价值观取决于你所希望(xwng)的体验和情绪信条是你决定行为是否产生内在情绪的规则或标准六、基础工作(gngzu)与有备无患共七十四页、日常价值法控制(kngzh)时间潜意识模型六、基础工作(gngzu)与有备无患对劲与不对劲直

19、接影响行为间接影响时间潜意识模型价值评价尺度直觉内涵快速反应与决断共七十四页、日常价值法控制时间操作运用方法脑力激荡：列出你的价值标准和信条信条模型：“当我的时候，我感觉”例： “当团队面对(min du)挑战，当我激发出每个队员的最大能量的时候，我觉得热血沸腾。” 每天温席信条，使字面价值融入行为习惯每月重新评估、修订信条（循环重复操作）效果提高你自发判断的准确度和速度六、基础工作(gngzu)与有备无患共七十四页、浪费时间的大敌工作目标不明确你为什么工作 你要达到什么目的工作没有计划性工作千头万绪 眉毛胡子一把抓被动工作和生活跟着(gn zhe)感觉走七、工作(gngzu)目标及其计划性共

20、七十四页2、时间管理第一法则目标(mbio)管理与工作的计划性工作方法三段论七、工作(gngzu)目标及其计划性目标方法行动计划 计划是从目标到方法的桥梁共七十四页3、明确工作目标建立(jinl)目标体系组织群体个人战略目标工作规划个人计划按一定时间范围把目标分解七、工作(gngzu)目标及其计划性共七十四页3、明确工作目标怎样制定工作计划(jhu)年度计划季度计划月度计划周计划每天工作任务工作计划表要素： 序号 任务(rn wu)内容 拟完成时间 相关责任人 检查监督人 备注七、工作目标及其计划性共七十四页4、目标体系的SMART原则 S-Specific 具体，不能笼统； M-Measur

21、able 可度量， A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下 可以(ky)实现，避免过高或过低的目标。 R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。 T-Time bound 时限，完成目标的期限。七、工作(gngzu)目标及其计划性共七十四页1、“80、20”法则(fz)运用先做最重要的事情 你知道圆的面积(min j)占正方形面积(min j)的多少吗？ 你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？结论：做重要的少数事情八、分清工作的轻重缓急共七十四页 请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。个人模式：自发(zf)回忆法团队模式：头脑风暴法现场(xi

22、nchng)思考：八、分清工作的轻重缓急共七十四页、工作(gngzu)任务重要程度分析八、分清工作(gngzu)的轻重缓急宏观微观从微观到宏观较重要次重要从次重要到较重要注：重要度取决于任务本身对战略的影响力共七十四页、工作(gngzu)时间紧迫性分析八、分清工作(gngzu)的轻重缓急时间性强时间性弱时间性从弱到强优先次优先优先度从小到大注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱共七十四页、工作优先级综合分析(fnx) 四象限坐标图重要(zhngyo)度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫八、分清工作的轻重缓急共七十四页请运用四象限方法排列(pili)你的工作：紧急不紧

23、急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动八、分清(fn qng)工作的轻重缓急共七十四页案例(n l)分析 一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨

24、论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个(y )班长来找李经理。 假如你是李华，此时此刻你该怎么办？共七十四页案例(n l)分析 M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自

25、去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后(zuhu)的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！” 假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？共七十四页1、并行工作模式(msh)什么情况下能并行工作举例九、时间管理的统筹(tngchu)技巧ABCD 走访客户去甲城市

26、顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾一次搞掂共七十四页2、串行工作模式什么情况下必须(bx)串行工作举例九、时间(shjin)管理的统筹技巧ABCD主要领导不到场会议不能开要充分考虑工作的连续性会议没结束形不成工作决议决议没有下达工作无法开展工作尚未结束无法进行考核共七十四页3、并行(bngxng)串行如何兼顾学一点统筹学九、时间管理的统筹(tngchu)技巧ABCD 走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾一次搞掂请问：A、B、C、D如何排列？共七十四页4、工作任务转移(zhuny)学会授权与借力

27、依据企业管理的组织原则遵照公司岗位职责和权限合理分权为授权的前提非指挥权限关系的借力依靠个人非职务影响力注意事项授权有度，控权有方借力要适当，注重实效九、时间管理(gunl)的统筹技巧共七十四页 陈明宇是一名新入职员工，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事： A、去交通监控中心(zhngxn)处理公司小车闯红灯罚款事宜； B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续； C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知； D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话； E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修； F、后天主管市场的张副总去北京，安排

28、订机票。 主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况： 陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？ 请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。案例(n l)分析陈明宇应如何安排时间？共七十四页1、会议的时间(shjin)管理十、时间管理(gunl)技巧的具体应用 明确开 会目的 作好会 前准备准时出席会议严明会场纪律 会后纪 要跟踪会上有议有决会议时间管理ABCDFE共七十四页2、应酬的时间(shjin)管理十、时间管理技巧的具体(jt)应用应酬你的上级 应酬你的同级应酬你的下级应酬不速之客 应酬亲 朋好友出席商务宴会应酬时间管理ABCDFE共七十四页4、学会说“不” 拒绝的学问(xu wen)灵活运用日常价值法快速反应，马上决断注意国人的“讲面子”婉言谢绝，而非强力拒绝动之以情，晓之以理提供良好的建议十、时间管理技巧(jqio)的具体应用共七十四页5、学会休息睡眠的时间管理(gunl)睡眠的长度睡眠的深度午睡的问题闲暇的时间安排民间谚