房地产项目采购循环的内部控制要点_secret

1、关于采购方面的要点给你找了下，请对照看下是否存在缺失吧。采购循环的内部控制要点url=一、采购循环的流程和风险点/url一般来说，企业采购循环可划分为如下环节：采购计划、采购审批、采购执行、采购验收、应付账款管理、账务处理和付款管理。在这个流程中，关键的内部控制点包括：（一）请购与审批控制该控制点涉及以下三个问题：1是否已建立请购的一般和特殊授权程序？没有请购的授权程序会导致公司采购制度的混乱。当然，许多小公司的确没有明文的采购制度也运转正常，可实际上这一套采购的“潜规则”早已在相关人员的脑海中。这种“潜规则”制运作相对灵活，适合采购量小的公司。随着公司业务发展壮大，采购部门人员增多，没有相应

2、的授权程序不仅导致采购人员不了解自己的职责范围，更可能导致人员之间的相互推卸责任。2是否对所有请购的商品和劳务编制请购单？请购单的重要作用在于提供书面证据，不仅保证了采购程序符合公司相关规定，而且明确相关人员的责任。中国的成语“以讹传讹”正好说明了请购单制度的必要性。当然，白纸黑字的签字也说明了采购流程的进度，表明了采购需求的人或部门，是否已经领导审批。请购单的联号编制可保证需求不被遗漏，或者表单不被舞弊人员更换书面证据的归档保存能够防范此类风险。3购置商品和劳务是否有计划，计划是否经批准？计划意味着采购是有步骤有序的进行，大金额采购由公司集中采购，而低值易耗品等则由相关部门自行采购。集中采购

3、具有规模优势，能够保证采购质量和降低采购价格，又便于公司管理，提高采购效率，避免舞弊行为。自行安排低值易耗品的采购可有效避免繁杂的审批手续，提高效率。其中，审核批准的控制要点如下表：表1：请购流程的审核控制关键审批关键点具体内容订多少？应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内。检查使用物品和获得劳务部门的主管是否在请购单上签字同意。对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。请购数量不大或者零星采购的物品，采购指的成本分析控制可对照资金预算来执行。向谁定？购货部门在正式填制购货定单前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交

4、货时间等资料。比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。对于一些大宗的交易，采购部门还应当采用一套有效的指标程序来进行。何时定？防止正常的生产过程被推迟，或者过早地使现金被搁置在存货资产上。这种控制主要由存货管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行。（二）供应商管理控制该风险点控制主要针对重要或者长期合作的供应商，涉及以下三个问题：1采购中是否有报价比价议价的环节？任何重要的采购都须经过三家以上供应商的报价后，采购部门再比价议价。采购人员需具备对产品的市场行情与加工过程的精确了解。在供应商报价单上，公司可要求进行成本分析。在议价中，采购人员可适当运用缓兵之计，请示

5、上级再确定。但某些重要采购须在谈判议价中立即谈妥并签名。2采购中是否有样品质量确认，供应商整体评估环节？公司应给予供应商相关数据要求请其打样。通过样品，公司可确认评估供应商是否真正有实力满足公司质量要求，同时评估其是否能准时完成订单。当然，样品能否经过技术部质检部的确认才是合格供应商的必备条件。3是否有供应商长期考核管理流程？公司可依据供应商的表现对其进行绩效考核评分。其中，质检部负责质量评估，成本由采购部评估，供应商每满一年必须重新评审一次，对不合格者经限期整改合格后可以继续合作，重审不合格者终止合作。（三）实施采购控制url=实施采购控制/url涉及以下两个问题：1采购人员是否定期轮换？采

6、购人员定期轮换可有效避免采购人员同供应商相勾结。供应商贿赂采购人员的方式获得公司的大量订单，西门子、麦肯锡等国际知名大企业也常常因为贿赂丑闻而身陷司法纠纷，通过定期轮换，公司即使不能发现前任的贿赂，至少可以减少因贿赂造成的损失。2采购人员的职责是否明确？采购人员明确职责有助于提高工作效率，避免推诿，利于绩效考核。采购主管：拟订采购部门工作方针与目标；负责主要原料或物料之采购；编制年度采购计划与预算；签核订购单与合约；采购制度之建立与改善；撰写部门周报或月报；主持采购人员教育训练；建立与供应商的良好关系；督导采购部门全盘业务及人员考核；主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。采购经

7、理：分派采购人员及助理的日常工作；负责次要原料或物料采购；协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；采购进度追踪；保险、公证、索赔督导；审核一般物料采购案；市场调查；供应商考核。采购员：经办一般性物料采购；查访厂商；与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；要求供应商执行价值工程的工作；确认交货日期；一般索赔案件处理；处理退货；收集价格情报及替代品资料。统计员(或助理)：请购单、验收单登记；订购单与合约缮打；交货记录及稽催；访客安排与接待；采购费用申请与报支；进出口文件及手续申请；电脑作业与档案管理；承办保险、公证事宜。（四）验收及入库控制url=验收及入库控制/url涉及以下两个问题

8、：1验收时是否盘点和检查商品并与有关订购单核对？这里的检查不仅表示数量和形式上的检查，更重要的是采购物资技术性能指标的检查。这需要专门的质量检验人员的工作。当供应商的货物不符合合同要求时，公司可通过协商或者诉讼等方式维护自身的合法权益。2验收部门将商品送交仓库或其他请购部门，是否取得对方签章的收据？这同需要请购单的理由一致。书面证据的存在可有效明确自身责任，利于相关人员的业绩考评，同时可有效避免由于管理混乱造成贪污舞弊等现象。（五）付款管理控制由于涉及到公司现金流的支出，付款管理是不可忽略的一个环节。涉及以下三个问题：1编制凭单时，是否将凭单同订购单、验收单和供应商发票相配合？订购单是采购部门

9、订货的凭证；验收单是验收部门确认公司已收到货物，且货物符合公司质量和数量要求的凭证；供应商发票是会计作帐和抵扣税款的凭证。只有这三样都得到一一确认，财会人员才可将该项业务计入相关帐户。任何凭据的缺失都可能说明公司管理不善，或者贪污舞弊行为的存在。2是否将应付帐款明细帐和供货商及时进行核对？当不立即付现，而是采用的应付账款形式时，公司须在每月底同供应商核对应付帐款的数额。但应付帐款少于实际时，客户会及时进行反馈。公司可通过客户的反馈了解事情的真相，保证在采购环节不存在采购人员已公司名义进行的个人采购或者贪污舞弊等行为。3是否有措施防止未核准的款项被支付？对于应付账款，付款人应检查付款凭证以及是否经授权人批准。对于现金支付的交易，付款部门在付款前必须检查卖主的发票是否盖过“款已付讫“的戳记，以防止二次支付。财务部门还应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防失去可能的现金折扣。二、采购环节的不相容职务分离采购环节的不相容职务分离大体可划归为以下几类：采购人员url=、/url审批人员、验收人员、记录人员、付款人员，这些职务的重合可能导致舞弊造成公司损失。表2：不相容职务分离表批准执行记录控制批准新建供应商批准可以接触供应商主文档资料填写请购单批准请购单填写采购单批准采购单发送采购单给供应商填写进料验收单收货比对三方凭证：发票vs采购单vs