秘书管理第六章课件

1、档案信息资源的开发与利用1.档案信息资源开发利用的含义和内容；开发利用的原则。2.档案检索的一般过程；常用的档案检索工具介绍。3.大事记、组织沿革、企业年鉴、员工手册、会议简介等档案编研成果的编写。4.档案统计工作的基本内容；档案登记的方法。5.档案提供利用服务工作的含义、意义与要求；档案提供利用服务方式。档案信息资源的开发与利用概述档案检索工作档案编研工作档案统计工作目录 CONTENTS第一节第二节第三节第四节档案利用服务工作第五节档案信息资源的开发与利用档案信息资源的开发与利用概述一、档案信息资源的开发与利用的含义与意义（一）档案信息资源的开发与利用的含义档案信息资源的开发与利用是指对档

2、案信息资源进行加工、整理并将蕴藏其中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度地被广大利用者所利用，以提高档案信息资源的利用效率的一种知识信息整序与传递的过程。档案信息资源的开发与利用概述一、档案信息资源的开发与利用的含义与意义（二）档案信息资源开发的意义 第 一 第 二 第 三 第 四档案信息资源的开发与利用是社会发展的需要。档案信息资源的开发与利用是档案事业发展的需要。档案信息资源的开发与利用是提高经济效益的直接途径。档案信息资源的开发与利用是加强社会主义精神文明建设的需要。档案信息资源的开发与利用概述二、档案信息资源的开发与利用的原则（四）全面效益的原则（一）特色优势原

3、则（三）充分利用原则（二）超整序开发原则档案检索工作一、档案检索工作概述（一）档案检索的概念档案检索是对档案的内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排出各种目录，并根据利用者的利用需求运用档案检索工具准确检索出档案的过程。档案检索工作一、档案检索工作概述（二）档案检索的内容（1）著录标引。（2）编制检索工具。（1）确定查找内容。（2）查找操作。档案检索工作一、档案检索工作概述档案检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。查全率与查准率两个指标之间存在着互逆关系。

4、（三）评价档案检索的指标档案检索工作二、档案的著录与标引（一）档案的著录档案著录，是指在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，即根据著录规则，将档案文件的内容和形式特征记录下来，构成著录条目的工作。档案检索工作二、档案的著录与标引根据国家档案局颁布的行业标准档案著录规则的规定，档案著录的格式如图6-1所示：档案检索工作二、档案的著录与标引档案检索工作二、档案的著录与标引（二）档案的标引档案的标引是对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主体分析的结果给予检索标志的过程。档案标引的目的是揭示档案的主题内容，为从内容方面查找档案提供检索途径。档

5、案检索工作三、常用档案检索工具介绍（一）手工检索工具1.馆藏性档案检索工具2.查检性档案检索工具档案检索工作三、常用档案检索工具介绍计算机检索包括档案文献信息的输人和档案文献信息的输出两部分。具体流程如图6-3所示。（二）计算机档案文献检索系统1.计算机检索流程档案检索工作三、常用档案检索工具介绍2.计算机检索方式逻辑与关系（AND）12逻辑或关系（OR）3逻辑非关系（NOT）档案检索工作三、常用档案检索工具介绍3.计算机检索级别（）案卷级检索（）文件级检索（）全文检索（）多媒体档案文献检索档案编研工作一、档案编研工作内容及意义（一）档案编研的内容编写各种档案参考资料。编纂出版档案汇编或在报刊

6、上公布、发表档案史料。编史修志、撰写学术著作和文章。档案编研工作一、档案编研工作内容及意义（二）档案编研的意义档案编研工作是高效、优质地满足社会对档案信息需求的有效方式。档案编研工作是保护档案原件永久保存的重要途径。档案编研工作是衡量档案馆（室）工作水平的重要标准。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写1.大事记的概念及种类大事记又称为年表、年谱、大事纪年等，是以档案记载为主要依据，按时间顺序简要记述一定历史时期的重大事件和重要活动的史料型参考资料。大事记主要包括以下种类:（一）大事记（4）个人生平大事记。（3）专题大事记。（2）国家或地区大事记。（1）单位大事记。档案编研工作二、常用档案参考

7、资料的编写 2.大事记的体例与结构（1）大事记的体例。其编排方式有两种：一是编年体编排方式，即完全按照时间顺序记述大事。二是分类编年体编排方式，即先按照事件的性质分类再按时间顺序记述大事，如中华人民共和国大事记就是采用此种方法，先按性质将事件分为政治、财政经济、军事、文化教育、中外关系五大类，每类下再分为若干属类，每个属类下的大事按年、月、日排列。（2）大事记的结构。具体包括以下内容：题名；前言；目录；正文。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写 3.大事记编写的要求（4）材料来源要求。（1）选材要求。（3）大事记记述要求。（2）时间排列要求。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写（二）组织沿

8、革组织沿革也称为组织机构沿革，是全面、系统地记述和反映某一地区、某一系统、某一单位组织机构演变的参考材料，其主要作用是为人们查考、研究某一主体的组织变革情况和历史发展提供客观的基础性信息。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写1.组织沿革的结构与形式（1）组织沿革的结构总题名总序目录正文附图档案编研工作二、常用档案参考资料的编写（2）组织沿革的形式。文字叙述组织系统图档案编研工作二、常用档案参考资料的编写组织系统表档案编研工作二、常用档案参考资料的编写 2.组织沿革的内容与体例（1）组织沿革的内容 编写组织沿革要求内容全面、系统、客观，文字简明，能够直接反映机构发展变化的历程。其内容主要包括：

9、 机构的历史发展概况、行政区划、建制等情况； 机构的性质、任务、职权范围和隶属关系； 机构内部组织机构的设置和人员编制的变化情况； 机构主要负责人和相关责任人的任免情况； 机构名称变更、印信的启用与废止、机构办公地点的迁移等情况。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写（2）组织沿革的体例年度（阶段）内容法。12部门年度法。3问题阶段部门法。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写（三）企业年鉴1.企业年鉴的概念及功能企业年鉴是记录企业年度发展历史的技术性编研产品，亦是一种新类型的年度企业史。企业年鉴具有以下功能：（1）企业年鉴是企业管理中不可缺少的一种独特的系统的参考文献。（2）企业年鉴是反映企

10、业历史发展的权威性、资料性的工具书。（3）企业年鉴是企业文化建设的重要组成部分。（4）企业年鉴是企业对外宣传、展示企业形象的有力载体。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写2.企业年鉴的编写要求（1）企业年鉴的内容的选择要有特色，突出企业工作的亮点。（2）合理科学地安排年鉴的结构。企业年鉴的结构一般可以分为五个部分：前言；企业制发和接收的重要文件； 企业大事记；相关数据汇总；附录。（3）年鉴内容要紧跟企业发展。（4）图文并茂，注重装帧设计。（5）贴近企业员工生活。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写（四）员工手册（1）手册前言。（2）公司简介。（3）手册总则。（4）行为准则。（5）政策规定。

11、（6）培封f!开发。（7）任职聘用。（8）考核晋升。（9）员工薪酬与（10）工作时间。（11）行政管理。（12）安全守则。（13）手册附件。 1员工手册的内容档案编研工作二、常用档案参考资料的编写 2.员工手册的编印要求（1）在语言与条款逻辑性方面 从语言风格上，审核员工手册是否与公司倡导的企业文化相吻合，通常来说，“写在前面的话”的部分，应该保证语言风格的轻松并充满感情，“公司概述”部分，应保证语言风格的激昂与客观，对“行为规范”“特殊的职业要求”和“员工管理制度”及附则部分，应保证语言风格的客观、严谨。从用词与表述的方式上，审核员工手册的表述是否简洁流畅，是否易懂易记，去掉多余的表述，避免

12、过多的长句。从整体的逻辑性与条理性上，审核员工手册每项内容之间的条理性，以及各项内容之间表述的逻辑性。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写（2）在手册内容表述方面重点突出。企业文档管理机构、人力资源部要通过与相关部门的充分沟通，来调动和发挥相关部门的专业性，丰富员工手册的内容，并与其共同完成员工手册内容的草拟。前言中的致辞由人力资源部编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，也可以由总裁办编写，然后交给总经理或董事长审批、签字。企业每年要组织人员修改一次员工手册，以便与时俱进，每当国家新的法律法规出台时更要及时修改。档案编研工作二、常用档案参考资料的编写（3）在手册外观和合法性方面档案编研工作

13、二、常用档案参考资料的编写（五）会议简介1.会议简介的内容（1）标题。（2）前言。（3）正文。（4）附注。2.编写要求（1）分类纂辑，连续不断。（2）实事求是，不加评判。（3）结构完整，有所侧重。（4）文字简练，层次分明。档案编研工作三、现代信息技术在档案编研中的应用（一）档案信息编研电子化档案编研工作三、现代信息技术在档案编研中的应用（二）编研成果发布多样化档案统计工作一、档案统计工作概述（一）档案统计的含义与内容档案统计是指通过表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现象及其一般规律的工作。档案统计的内容大致可以分为两大方面：一是对

14、档案实体状况及其管理活动的统计，如档案的构成，档案的收进、移出、整理、保管的数量和状况，档案检索、编研和利用等情况的统计；二是对档案事业组织与管理状况的统计，如对档案机构和人员以及档案专业教育等情况的统计。概括来说，档案统计工作主要是指档案的基本信息登记与综合统计两个部分。档案统计工作一、档案统计工作概述（二）档案统计工作的意义档案统计工作一、档案统计工作概述（三）档案统计工作的基本步骤档案统计调查12档案统计资料的整理3档案统计资料的分析档案统计工作二 、档案的登记工作（一）档案状况登记1.卷内文件目录、全引目录、案卷目录和归档文件目录。2.案卷目录登记簿。3.总登记簿。4.档案移交(接收)登记簿。5.全宗名册。6.档案成分和数量变化情况报道表。7.档案室案卷统计表。档案状况登记一般可分解为档案的数量、存在与保管状态及其变化情况三个基本方面。其登记方式主要有:档案统计工作二 、档案的登记工作（二）档案工作状况登记1.工作日记2.人员进入库房登记3.档案清点、检查登记4.档案出入库登记5.档案利用登记簿6.借阅档案登记簿7.档案利用效果登记8.档案检索工具登记表9.档案编研成果登记表档案利用服务工作一、档素利用服务工作概述（一）档案利用服务工作的含义档案利用服务工作是将档案馆(室)收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利