秘书实务第7章课件

1、第七章 协调工作第一节 协调的涵义与作用协调，从字面上来解释，就是同心协力，配合适当的意思；从管理角度来理解，所谓管理，就是协调，协调的过程就是管理过程。 秘书部门发挥协调作用，也就是要协调本单位领导成员之间的关系；协调本单位各部门之间的关系；协调同其它单位之间的关系； 随着社会化大生产的发展规模越来越大，社会管理的分工越来越细,组织管理工作也越来越复杂多变，不论从生产管理还是从行政管理方面，充分发挥秘书部门的协调作用也就显得尤为突出重要。概括地说，主要表现在以下几个方面： 一、协调，能使党的方针政策顺利贯彻执行，使国家机关的工作和企业的生产不偏离正确的方向。在秘书部门的辅助和配合下，使潜能得

2、以充分地集中和发挥，使领导机关能够真正起到领导功能的作用。 二、协调，能使各单位、各部门 、各机构、各人员之间在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾，扫除障碍，统一步调，为实现既定目标而共同努力，真正起到凝聚功能的作用。 三、协调，能使国家机关和企事业单位的管理高瞻远瞩，信息灵通，措施得力，指挥有方，减少失误，提高工作效率，真正起到枢纽的作用。 四、协调，能使每个成员各行其权，各尽其责，忠于职守，把各个方面的力量组成一个和谐统一的合力，使整个工作井然有序， 同步运转，真正起到调节功能的作用。五、协调，能使人际关系更加和谐、融洽，使每个工作人员既能轻松愉快地完成自己的工作任务，又能与别人和睦相处，

3、配合默契，增进效益，真正起到服务功能的作用。第二节 协调工作特征与原则 一、协调工作的特征 :（一）从属性 （二）中介性 （三）目的性 （四）全面性 二、协调工作的原则 :（一）调查研究 （二）服从全局 （三）思想领先 （四）平等协商 （五）逐级负责 第三节 协调工作的类型一、政策协调 辅助决策是秘书部门的中心任务。在决策过程中，秘书部门辅助与配合领导机关或领导层，收集信息，研究政策，提供决策方案，或者参与试点工作，发挥着辅助决策的重要作用。但是必须明确，秘书部门不是决策机构，不能“越俎代庖”，不能越权，这是应该特别注意的。二、关系协调（一）上下关系的协调即上级领导机关或下级所属单位与本单位的

4、关系协调。由于职责不同，角度不同,认识不同， 产生矛盾也是不可避免的。处于中枢地位的秘书部门，要积极主动地搞好他们之间的协调工作，运用各种手段，沟通信息，疏通渠道，对上情要及时下达，下情应迅速上报，不拖延积压，贻误时机，力求理顺关系，化解矛盾。（二）左右关系的协调一是协调本单位各部门之间的关系;二是协调本单位与有关单位的关系。 它们之间是相互联系，互为条件，相互制约的。秘书部门在协调时，一定要注意平等协商，以诚相待，力求做到互相支持，互相配合，协调一致，和衷共济，使整个单位的目标高效率地实现。（三）领导集体的协调主要包括目标协调、权力协调、信息协调以及领导活动的协调等。领导集体是一个单位的心脏

5、，充分发挥它的效能，对整个单位的工作起着决定性的作用。但是，由于领导人各自分管业务工作的局限性和认识上差异，往往对同一问题会产生不同的看法。秘书部门面对领导之间由于意见分歧而产生矛盾，既要坚持原则，实事求是；又要沟通信息，消除隔阂。努力设法促使他们相互了解，彼此信任，以达到融洽共事，团结一致的目的。（四）人际关系的协调秘书部门要针对不同对象，采用灵活多样的协调方法，力求具备“以不变应万变”的本领，学会和掌握人际关系的艺术。即在次要问题上适当让步的艺术；在文字协议中使用必要的模糊语言的艺术；寻找最佳协调的艺术；在特殊条件下迂回前进的艺术，等等。这样，就会应付自如，达到协调的目的。与此同时，还要创

6、造和谐友好的人际关系，保持融洽舒畅的人事环境，以达到配合恰当、同步运转的目的。三、工作部署协调秘书部门应按照领导意图，根据工作的主要目标，考虑工作的轻重缓急，具体安排工作项目、工作步骤与活动日程等，使各项工作环环紧扣，密切配合，不使一环失灵影响全盘工作。 统筹兼顾，合理布置，可以避免会议重叠或人员交叉的现象。同时，还可为领导腾出更多的时间和精力，去研究本单位的重大事项，以提高工作效能。 四、社会协调秘书部门特别是其所属的信访工作机关，作为面对社会与人民群众的“窗口”，在履行协调职能时，必须深入学习党的有关政策和领导的指示意见，了解有关案件的具体情况，平易近人，耐心说服，针对性地做好宣传解释工作

7、；接收和处理来信来访问题，应虚心听取群众的批评和建议，并与有关单位联系或向有关单位介绍，认真处理反映来的问题，积极发挥协调作用，排除消极因素与腐败现象，以维护安定团结的政治局面。第四节 协调工作的方法 一、普遍方法（一）目标管理法 即指国家机关领导人制定目标，提出措施与要求，安排进度，确定考核标准，并组织执行的一种方法。 （二）系统分析法 系统分析法，就是运用系统论的理论，认识和处理问题的方法。也就是把任何一个事物或工作对象，都作为一个系统来分析和处理。 （三）协商对话法 协商对话是发扬社会主义民主，提高政治透明度的一种重要方法。 （四）综合治理法 秘书部门针对某一问题，秉承领导旨意，而组织有

8、关部门，并按部门的职能与职责，分工合作，共同配合解决这一问题，就是综合治理的方法。 二、特殊方法（一）文件会签法 一是会议会签。将有关单位集中在一起开会，对文稿和问题进行认真讨论，仔细磋商，取得一致意见后，进行会签，保证贯彻执行； 二是专业会签。就是对一些专业技术性较强的文件，采用专业会签进行协商。 三是信函会签。就是对涉及范围广，又不急于下发的公文，采用信函会签，可以把初稿打印若干份，附上要求，寄送有关部门征求意见。 （二）冷热处理法由于矛盾的特殊性，决定了协调方法的多样性。同样一件事，有时需要热处理，有时需要冷处理，应视不同情况而定。 冷处理法，就是遇到激烈的矛盾冲突时，先缓和紧张气氛，然

9、后再作处理。 (三) 信息交流法 信息是领导决策的基础和重要依据。秘书部门在日常工作中，收集大量的文件、简报、资料、消息等，经过筛选、加工、分析、分类整理、存贮与沟通，是为领导出主意，想办法，提供领导决策的参考资料。 （四）心理协调法心理协调法，是把管理心理学引入协调工作的新课题之一。 第一，要加强单位内部个体的与群体的社会心理和行为的研究与管理，使之为实现组织目标服务； 第二，要利用协调功能，明确各部门、各系统及其工作人员的职责，并满足他们物质上与精神上的需要，以调动他们的积极性，为实现组织目标而努力； 第三，向领导提供有关组织心理方面的知识，使领导借助这些知识，来提高管理质量和协调效率。第

10、五节 协调工作的程序协调程序，是秘书部门在完成协调任务的过程中，必须遵循的一系列阶段和工作步骤。遵循协调程序，既是进行协调工作的原则，也是协调工作的方法。协调程序体现协调工作的科学性与规律性，掌握它有利于熟悉协调业务，提高协调效率，达到协调目标。协调程序大致可分为以下几个阶段：一、准备阶段必须注意调查研究，掌握政策，协调目标与制定计划等环节。调查研究是协调工作的前提与基础，只有深入细致的调查研究，才能掌握矛盾的具体情况，了解其来龙去脉，弄清矛盾的症结所在。然后，要根据党的有关政策，结合具体情况，提出切实可行的协调目标和协调计划。最后，报请有关领导机关或领导人员审查批准，同时，要抄送矛盾双方的主

11、管部门，为协调矛盾做好充分准备。二、协调阶段就是贯彻领导决策阶段。协调的目的就是解决矛盾，这个阶段应注意以下几个环节： 一是贯彻党的方针政策 ；二是执行协调计划 ；三是组织力量，把必要的人力、物力、财力，投入执行计划并调整其相互关系；四是安排具体的日程，按期完成协调目标与协调计划。三、反馈阶段这个阶段应注意督促检查与监督控制两个环节 。决策正确，就督促积极贯彻；决策错误，就立即纠正 。但是，不论贯彻与纠正，都存在监督和控制作用，这样才能避免决策的偏差与失误，取得实际的协调效果，也才能在决策、执行反馈与再决策、执行、再执行、再反馈的过程中，不断完善，不断改进，以实现预期的协调目标与协调计划。四、

12、终结阶段必须注意总结经验和探索规律两个环节。秘书部门在解决矛盾、处理问题的协调工作中，要有意识地、认真地从正反两方面总结经验教训。对现实工作具有普遍意义或指导作用的，可以编发简报的形式加以宣传；对具有特别重大意义的还可写成专题总结报告，加以推广。同时，要在总结经验的过程中，力求从各类平凡的、看似寻常而反复出现的日常协调工作中发现规律性的东西，以逐步实现协调工作的程序化、规范化与科学化，这样，就可以减少类似矛盾的再度发生，使协调工作出现新局面，推动整体工作的正常运转。【思考题】1.什么是协调？协调的作用是什么？2.文件的会签有哪几种？3.关系协调包括哪些方面？4.协调工作的程序可分为哪几个阶段？

13、5.试用协调的方法模拟协调一对矛盾。6.某公司总经理在会上批评了公关部李经理，李经理想不通。办公室秘书小王了解到总经理的批评不够客观。请从协调领导工作的角度谈谈，在这种情况下，小王应怎样做?【案例研习】案例一 顺华物资总公司秘书王亚光和李成良，是同时从下面分公司调到总公司办公室的。两人工作积极肯干，密切配合，和睦相处，办公室内外都称他俩是一对好搭挡，自从他俩来公司办公室后，整个办公室工作起色不少。想不到今年调工资时，由于名额有限，王秘书长了一级，李秘书未动。于是两人反目，李秘书当面讥讽，背地贬损王秘书，说他拍某经理的马屁，甚至故意给王秘书难堪。一时搞得沸沸扬扬，办公室内部也不得安宁。1.王秘书

14、面对李秘书的误解应如何处理？2.李秘书的做法有哪些不妥？案例二阳光公司陈副总经理因一项对外业务工作又与李总经理争执起来，后来在与葛秘书一起外出途中，陈副总经理埋怨李总经理主观武断，不尊重他人意见，以致决策失误，给公司经营造成损失。显而易见，陈副总经理是想争取葛秘书对他的支持。葛秘书知道，总经理与副总经理因工作意见不同常会出现一些分歧，总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人，但不大注意工作方法，伤了不少人，对此职员们颇有意见。副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心人，但决断能力差些。从心底里讲，葛秘书更倾向副总经理，但此时他应该怎么做呢？办法一：因为个人感情倾向副总经理，所以不假思索，投其所好，跟着副总经理的口风说下去，并对总经理的缺陷颇发微词。办法二：虽然副总经理对总经理的看法有失偏颇，但是副总经理毕竟是自己的顶头上司，所以违心地表示