数据库第6章-报表-课件

1、Access 2010数据库应用教程第6章 报 表概要6.1 报表概述6.2 创建报表6.3 报表设计6.4 主-子报表和图表报表重点与难点重点：报表的类型、组成创建报表报表的编辑6.1.1 报表的一般类型Access 2010提供了3种主要类型的报表1. 表格报表：分为横列式、纵栏式两种2. 图表报表3. 标签报表6.1.2 报表的视图Access 2010报表有4种视图方式1.报表视图：侧重于查看报表数据记录内容2.打印预览视图：用于查看和调整报表在纸页上的实际打印效果3.布局视图：是在显示报表具体数据记录的情况下，允许对报表控件进行调整的视图方式4.设计视图：用于设计和修改报表的全部架构

2、对于每个报表来讲，最少是两种视图：设计视图和打印预览，打印预览为默认视图；最多是全部4种视图，以报表视图或者打印预览两种视图中的某一个作为默认视图。具体选择，可以当报表于设计视图打开，在属性表中进行设置。6.1.3 报表的组成Access 2010总共有7个设计区：1. 报表页眉节：用于设置仅在报表开始位置出现的内容2. 页面页眉节：3. 分组页眉节：4. 主体节：5. 分组页脚节6. 页面页脚节7. 报表页脚节：用于设置仅在报表结尾处出现的内容6.2 创建报表6.2.1 使用“报表”创建报表Access 2010提供了一种快速创建报表的方法。先选中一个作为数据源的表或查询，然后切换到“创建”

3、选项卡，再单击“报表”组中的“报表”按钮，即可生成一个报表，而不提示任何信息，并以布局视图直接打开该报表。【例6.1】 使用“报表”方式为“学生管理数据库”的“学生”表创建报表。6.2.2 使用“报表向导”创建报表与使用“报表”按钮直接生成报表不同，使用报表向导是以交互式的方法创建报表，显示一个多步骤向导，允许用户指定字段、分组/排序级别和布局选项。该向导将基于用户所做的选择创建报表。【例6.2】 使用“报表向导”由“学生管理”数据库的数据表创建按班级分组、并计算每个学生所有课程平均成绩的“成绩总表”报表。6.2.3 使用“空报表”创建报表单击“报表”组中的“空报表”按钮，将在布局视图中打开一

4、个空报表，并显示出字段列表任务窗格。利用“报表布局工具”栏下各选项卡中的工具调整报表的布局，设置报表属性，即可通过空白报表创建一张满足要求的报表。【例6.3】 使用“空报表”创建包含“学生”表中的“学号”、“姓名”、“性别”，“班级”表中的“班级名称”和“班主任”5列数据的“学生-班主任对应表”报表。6.2.4 使用“标签”创建标签报表标签报表具有很强的实用性。例如，图书管理标签，可以粘贴在图书扉页上作为图书编号；物品管理标签，可以粘贴在产品或设备上进行分类。Access 2010在报表向导中有一种向导是专门为标签报表而设计的。【例6.4】 使用“标签”创建教师的“监考工作证”标签报表，包含教

5、师的“姓名”“工号”和“所在部门”三项数据。6.2.5 使用“报表设计”创建报表虽然使用报表按钮和报表向导的方式可以方便、迅速地完成新报表的创建任务，但却缺乏主动性和灵活性，它的许多参数都是系统自动设置的，这样的报表有时候在某种程度上很难完全满足用户的要求。使用“报表设计”视图可以更灵活地创建报表。不仅可以按用户的需求设计所需要的报表，而且可以对上面两种方式创建的报表进行修改，使其更大程度地满足用户的需求。【例6.5】 使用“报表设计”创建“学生基本信息”报表，使得报表预览结果为上图所示的样子，并且在页脚显示页码。6.3 报表设计报表设计指的是使用报表设计视图设计报表，以及对已有报表进行编辑修

6、改的操作。通常情况下，可以首先使用便捷的方式创建报表，例如“报表”或者“报表向导”等方式，但是这样创建的报表其很多报表参数是由系统自动设置的，往往并不能完全满足实际需求，这时候可以使用报表的“设计视图”对报表做进一步修改，使报表完全符合实际需要。6.3.1 报表设计中的常用控件1.标签控件2.文本框控件3.复选框控件4.图像、矩形和直线控件5.分页符控件6.3.2 报表节的使用1.节的添加或删除2.节大小的设置3.节颜色与显示效果设置4.节的显示与隐藏6.3.3 报表记录的排序和分组排序是使报表记录按指定列数据有序的方式排列使用报表向导或设计视图可以设置记录排序通过报表向导最多可以设置4个排序

7、字段，并且排序只能是字段，不能是表达式。在设计视图中，最多可以设置10个字段或字段表达式进行排序。分组是把报表中具有共同特征的记录排列在一起分组有两种操作方法：在报表布局视图中打开需要分组的报表，右键单击要对其应用分组、汇总的字段，然后单击快捷菜单上的分组形式和汇总选项。这是添加分组的最快方法。在布局视图或设计视图中打开需要分组的报表，在“分组、排序和汇总”窗格中单击“添加组”，选择要在其上执行分组、汇总的字段。在分组行上单击“更多”以设置更多选项和添加汇总。汇总是对同组记录进行统计计算6.3.3 报表记录的排序和分组汇总是对同组记录进行统计计算报表中的汇总计算可以通过以下3途径来完成：在布局

8、视图中打开已创建的报表，鼠标右键单击要汇总的字段，从弹出的快捷菜单中选择“汇总”列表中的计算类型。如“求和”、“平均值”、“记录计数”、“值计数”（只统计此字段中有值的记录的数目）、“最大值”、“最小值”、“标准偏差”和“方差”等。在布局视图中打开已创建的报表，选定要汇总的字段，切换到“设计”选项卡，单击“分组和汇总”选项组中的“合计”按钮，在下拉列表中选择计算类型。 报表记录分组之后，在“分组、排序和汇总”窗格中展开更多分组选项，在“汇总”选项下拉列表中设置汇总方式、汇总类型和汇总值显示位置等。6.3.4 报表中的计算控件计算控件指的是“控件来源”属性是计算表达式的控件，其作用是在报表的相应

9、位置显示表达式的计算结果。1.计算控件用作显示报表页码常见页码格式及其表达式页码表达式页码显示格式=共 & Pages & 页，第 & Page & 页共（总页数）页，第（页码）页=Page & / & Pages（页码）/（总页数）=页 & Page页（页码）6.3.4 报表中的计算控件2.计算控件用作显示报表日期和报表时间对应文本框控件的“控件来源”属性，其计算表达式通常是系统内置函数Date()、Time()或者Now()，他们对应的是系统日期或者时间。3.计算控件用作报表统计汇总计算【例6.8】 为例6.5生成的“学生基本信息”报表添加人数总计数值，显示在报表结尾处。6.4 主-子报表

10、和图表报表6.4.1 主-子报表在一个报表当中嵌入其他报表，这种形式的报表被称为主-子报表。嵌入的报表称为子报表，包含有其他报表的报表称为主报表。通常情况下，主报表的记录和子报表的记录具有一对多的关系。【例6.10】 创建一个主-子报表，在学生基本信息报表当中嵌入已修课程信息报表，学生基本信息在报表左侧纵栏显示，已修课程信息在报表右侧横列显示。6.4.2 图表报表以图的形式呈现数据表称为图表，以图表的形式呈现报表数据称为图表报表。图表报表使报表形式更加丰富，从单纯地以文本字符显示数值，变为以图块或者趋势线等方式表现数值，从而更加直观地表现数据之间的对比、变化趋势和占比大小等等。1记录列表与图表相结合的图表报表【例6.11】 在例6.7生成的按民