文书档案材料移交归档规范与要求

1、文书档案材料移交归档规范与要求1. 文书档案文件材料主要来源于学校、学校各处室，各二级学院在职能活动中形成的具有参考、凭证、研究保存价值的原始文件材料及与学校工作紧密相关，需要贯彻执行的上级及有关部门的文件材料。文书档案材料涉及面广，按学校2015年修订的分类方案、归档范围、保管期限表即“三合一”（下同）制度要求，应归档的文书档案材料主要包括：党群、综合、劳动人事、后勤保障、教学、科研等方面。2.严格归档范围。按学校“三合一”制度，对本校未经会议讨论、领导审阅或签发的未生效的文件、草稿，一般性文件的历次修改稿，重份文件、图表；上级机关普发的供参阅或下发征求意见未定稿或仅供参考的抄件、事务性、临

2、时性文件，上级及有关部门颁发的，但不需贯彻执行的无查考利用价值的文件材料不需归档。既不得漏归，也不得泛泛而归。3.归档份数。学校党、政、工、团编号发文即“红头”文件，由校办兼职档案员负责收集、登记、积累、编页整理、定期移交归档。其归档份数为定稿一份，正本（印件）一式三份（一份入卷归档，一份编制发文汇集，一份编制专题汇集）；其他“白头”文件，重要的一式二份，一般的一式一份。4部分文件应成套归档。学校及各二级学院发文（包括转发文和联合发文）处理签、签发稿（定稿）、正文、附件、重要文件的修改稿，职代会、团代会及请示与批复、来文与复文、评选通知与表彰结果、转发文与被转发文、联合发文等内容关联紧密、不可

3、分割的文件材料要求成套性、且必须反映学校职能活动全过程，以确保归档文件完整齐全，准确系统。文号缺失或重复的要附文字说明。5.学校年度工作总结以文件形式发出的，其文件编号应预留编排在总结年，不要编排在次年，并与同年工作计划成套归档；上级及有关部门颁发的与我校有关的跨年度编号表彰文件及回复、批复我院报告、请示的文件材料，处理完毕后与相关文件成套归针对年度整理。6. 归档文件材料、图表等必须符合公文处理规定。无论“红头”文件、“白头”文件等文尾落款处均应准确、完整、规范署单位名全称和发文时间，并加盖单位或部门印章，以示合法有效。7.归档文书材料签署完备，制作和书写材料有利于长期保存。禁用“三色笔”即

4、：铅笔，红、蓝圆珠书写、修改签批、签阅文件，要求字迹工整、图表清晰，打印底稿应归档领导审核修定稿，用纸要规范，不得采用已用过一页的“废”纸打印，文面整洁不得任意涂改。8. 归档文字材料、图表纸张左边要预留2.5厘米宽的装订页边距，上边要预留2.5厘米宽页边距，四周文字不可排列太满，为档案整理预留加盖“档号章”位置。9. 归档文件材料必须是原件。确有特殊情况只有复印件归档的要加盖归档部门印章且附文字加以说明。10. 超过归档期且有保存价值的文件材料需单列交接表登记移交。 11. “白头”文件、各种合同、协议及项目材料应“一文一事”，并撰写实质性内容的标题，文尾落款处应署单位名全称及年月日后加盖印

5、章；合同、协议等还应有双方法人的签名，并填写准确签约时间，以示合法有效。 12. 用印审批单内容填写应齐全完整，要求按部门结合用印先后时间顺序分别排列、装订后移交。无需移交用印文件材料复印件。 13. 归档文件一般不装订成册，需要手工装订成册的文字材料必须是内容单一、密不可分、有头有尾有过程的整体，按“一事”、“一会”、“一个活动”装订一册或多册，装订前分别按时间先后顺序或内容关联排列。如：批复、决定、结果应排放在请示、报告等相关文件的前面进行编页、制作打印卷内文件目录，以方便查找利用（卷内文件目录见附2）。14. 对破损的文件材料应进行修补后再登记移交。15.整理编页。归档文件材料应以份（件

6、）为单位编页号。学校“红头”编号发文按正本、定稿和重要的修改稿顺序排列计为一件编制流水页号；外收文应从“文件处理单”开始计编页号，并用铅笔在有文字正面的右上角和反面的左上角工整填写页号。16. 归档文件材料均应同时移交纸质和电子文档两种载体材料，并分别按纸质材料和电子归档要求进行登记、刻录、制作电子文档目录等。纸质材料归档登记表见附1;电子归档登记见电子档案归档管理规定附表。17、相应的职能部门每年要编写学校大事记、组织沿革归档。18.归档时间：文书档案材料按行政年度在次年三月底前进行移交归档，以确保综合档案室能按时完成年度档案整理工作。归档时应规范填写专用”档案文件材料移交登记表“一式二份, 并逐份（套）进行登记并履行交接签字手续，移交签字表处、室和综合档案室各持一份备查。附