建筑工程项目组织协调和信息管理培训讲义PPT

1、6 项目组织协调和信息管理目录项目组织协调1项目信息管理2Back6.1 项目组织协调 项目组织协调是项目管理的一项重要工作，一个项目的实施要取得成功，组织协调具有重要作用。组织协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中，解决它们的界面问题，解决它们之间的不一致和矛盾，使系统结构均衡，使项目实施和运行过程顺利。在项目实施过程中，项目经理是协调的中心和沟通的桥梁。 6.1.1 概述 项目组织协调 在整个项目的目标规划、项目定义、设计和计划以及实施控制等工作中有着各式各样的协调工作，例如项目目标因素之间的协调，项目各子系统内部、子系统之间、子系统与环境之间的协调，各专业技术方面的协调，项目实施过程的协调

2、，各种管理方法、管理过程的协调，各种管理职能如成本、合同、工期、质量等的协调，项目参加者之间的组织协调等。所以，协调作为一种管理方法已贯穿于整个项目和项目管理的全过程。6.1 项目组织协调 在各种协调中，组织协调具有独特的地位，它是其他协调有效性的保证，只有通过积极的组织协调才能实现整个系统全面协调的目的。 现代项目中参加单位非常多，形成了非常复杂的项目组织系统，各单位有不同的任务、目标和利益，它们都企图指导、干预项目实施过程。项目中组织利益的冲突比企业中各部门的利益冲突更为激烈和不可调和，而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力地工作，这就越发显示出组织协调的重要性。6.1 项目组织协调（

3、1）沟通的概念 沟通就是信息的交流。在项目的实施过程中，信息交流主要是人与人之间和组织之间的交流。人与人之间的沟通是将信息由一个人传递到另一个人，如下级人员与项目经理之间，这主要是人们带着一定的动机、目的、态度通过各种途径传递信息、情感、思想、观点等。在这个过程中，可能会有阻碍有效沟通的因素，如不同的人对同一信息的理解程度受其知识结构、经历、职业、价值观的不同影响，从而产生不同的看法和不同的理解。组织之间的沟通是指组织之间的信息传递。6.1 项目组织协调 沟通（2）沟通的作用 对于项目来说，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通，良好的信息沟通对项目的发展和人际

4、关系的改善都有促进作用。具体说来，沟通的作用如下： 为项目决策和计划提供依据。来自项目内外部的准确、完整、及时的信息，有利于项目领导班子作出正确的决策。 为组织和控制管理过程提供依据和手段。项目班子只有在掌握了项目的各方面信息之后才能有效地提高组织效能。6.1 项目组织协调 有利于建立和改善人际关系。信息沟通、意见交流将许多独立的个人、团体、组织贯通起来，成为一个整体。信息沟通还是人的一种重要的心理需要，是人们用以表达思想感情与态度、寻求同情与友谊的重要手段。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突，改善人与人、人与项目班子之间的关系。 为项目经理的成功领导提供重要手段。项目经理依赖于各种途径将意

5、图传递给下级人员并使下级人员理解和执行，如果没有畅通的信息交流，下级人员就不能正确、及时地理解和执行上级指示，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。6.1 项目组织协调（1）组织协调的内容 组织协调分为内部关系的协调、近外层关系的协调和远外层关系的协调。内部关系指企业内部（含项目经理部）的各种关系；近外层关系指企业与同发包人签有合同的单位的关系；远外层关系是指与企业及项目管理有关但无合同约束的单位的关系。组织协调应能排除障碍，解决矛盾，保证项目目标的顺利实现。组织协调的内容应根据施工项目运行的不同阶段中出现的主要矛盾作动态调整。一般应包括下列内容：6.1 项目组织协调 施工

6、项目组织协调的内容和要求 人际关系应包括施工项目组织内部的人际关系和施工项目组织与关联单位的人际关系。协调对象是相关工作结合部人与人之间在管理工作中的联系和矛盾。 组织机构关系包括协调项目经理部与企业管理层及劳务作业层之间的关系。 供求关系包括企业物资供应部门与项目经理部及生产要素供需单位之间的关系。 协作配合关系包括协调近外层单位的协作配合，内部各部门、上下级、管理层与作业层之间的关系。6.1 项目组织协调（2）组织协调的要求 组织协调应坚持动态工作原则。在施工项目实施过程中，随着运行阶段的不同，所存在的关系和问题都有所不同，比如项目进行的初期主要是供求关系的协调，项目进行的后期主要是合同和

7、法律、法规约束关系的协调。内部关系的组织协调 a.内部人际关系的协调应依靠各项规章制度，通过做好思想工作，加强教育培训，提高人员素质等方法实现。6.1 项目组织协调 b.项目经理部与企业管理层关系的协调应依靠严格执行“项目管理目标责任书”；项目经理部与作业层关系的协调应依靠履行劳务合同及执行“项目管理实施规划”。 c.项目经理部进行内部供求关系的协调时要做好需求计划的编制、平衡，并认真执行计划；充分发挥调度系统和调度人员的作用，加强调度工作，排除障碍。近外层关系和远外层关系的组织协调 a.项目经理部进行近外层关系和远外层关系的组织协调必须在企业法定代表人的授权范围内实施。6.1 项目组织协调

8、b.项目经理部与发包人之间的关系协调应贯穿于施工项目管理的全过程。协调的目的是搞好协作，协调的方法是执行合同，协调的重点是资金、质量和进度。 c.项目经理部在施工准备阶段应要求发包人按规定的时间履行合同约定的义务，保证工程顺利开工。项目经理部应在规定时间内承担合同约定的义务，为开工后连续施工创造条件。 d.项目经理部应及时向发包人或监理机构提供有关的生产计划、统计资料、工程事故报告等。发包人应按规定时间向项目经理部提交技术资料。6.1 项目组织协调 e.项目经理部应按建设工程监理规范的规定和施工合同的要求，接受监理单位的监督和管理，搞好协作配合。 f.项目经理部应在设计交底、图纸会审、设计洽商

9、变更、地基处理、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合，同时应接受发包人和监理工程师对双方的协调。 g.项目经理部与材料供应人应依据供应合同，充分运用价格机制、竞争机制和供求机制搞好协作配合。 h.项目经理部与公用部门有关单位的关系应通过加强计划性和通过发包人或监理工程师进行协调。6.1 项目组织协调 i.项目经理部与分包人关系的协调应按分包合同执行，正确处理技术关系、经济关系，正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协作关系。项目经理部还应对分包单位的工作进行监督和支持。 j.处理远外层关系必须严格守法，遵守公共道德，并充分利用中介组织和社会管理

10、机构的力量。6.1 项目组织协调 任何组织的管理只有通过沟通才能实现，所以，一个组织内部沟通的效果是测定组织管理效果的最好尺度。 沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。组织协调的程度和效果常常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。通过沟通，不但可以解决各种问题，如在技术、过程、逻辑、管理方法和程序中的矛盾、困难和不一致，而且还可以解决各参加者心理和行为的障碍与争执。6.1 项目组织协调6.1.2 项目中几种重要的沟通 项目经理所领导的项目经理部是项目组织的领导核心。通常，项目经理不直接控制资源和具体工作，而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制，这就使得项目经理和职能人员之间及以各

11、职能人员之间存在界面和协调。（1）项目经理与技术专家的沟通 技术专家往往对基层的具体施工了解较少，只注意技术方案的优化，注重数字，对技术的可行性过于乐观，而不注重社会和心理方面的影响。项目经理应积极引导，发挥技术人员的作用，同时注重全局、综合和方案实施的可行性。6.1 项目组织协调 内部人际关系的协调 （2）建立完善、实用的项目管理系统，明确各自的工作职责 许多项目经理对管理程序寄予很大的希望，认为只要建立科学的管理程序，要求大家按程序工作，职责明确，就可以比较好地解决组织沟通问题。实践证明，这是不全面的。因为： 管理程序过细，并过于依赖它容易使组织僵化； 项目具有特殊性，实际情况千变万化，项

12、目管理工作很难定量评价，它的成就还主要依靠管理者的能力、职业道德、工作热情和积极性；6.1 项目组织协调 过于程序化容易造成组织效率低下、组织摩擦大、管理成本高、工期长。（3）建立项目激励机制 由于项目的特点，项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。虽然项目工作富有创造性，有吸引力，但也应有自己的激励措施。 采用民主的工作作风，不独断专行。在项目经理部内放权，让组织成员独立工作，充分发挥他们的积极性和创造性，使他们对工作有成就感。6.1 项目组织协调 改进工作关系，关心各个成员，礼貌待人。 公开、公平、公正地处理事务。 在向上级和职能部门提交报告中，应包括对项目组织成员的

13、评价和鉴定意见，项目结束时应对成绩显著的成员进行表彰。6.1 项目组织协调（4）形成比较稳定的项目管理队伍 以项目作为经营对象的企业，如承包公司、监理公司等，应形成比较稳定的项目管理队伍，这样尽管项目是一次性的、常新的，但项目小组却相对稳定，各成员之间相互熟悉，彼此了解，可大大减小组织摩擦。6.1 项目组织协调（5）职能人员应双重忠诚 项目经理部是个临时性的管理组织，特别在矩阵式的组织中，项目成员在原职能部门保持其专业职位，可能同时为许多项目提供管理服务。所以，应鼓励项目组织成员对项目和对职能部门都忠诚，这是项目成功的必要条件。（6）考核评价工作 建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准，并定

14、期客观、慎重地对成员进行业绩考评，在其中排除偶然、不可控制和不可预见等因素。6.1 项目组织协调 项目经理部与企业管理层关系的协调依靠严格执行“项目管理目标责任书”，在党务、行政和生产管理上，根据企业党委和经理的指令以及企业管理制度来进行。项目经理部受企业有关职能部、室的指导，二者既是上下级行政关系，又是服务与服从、监督与执行的关系，即企业层次生产要素的调控体系要服务于项目层次生产要素的优化配置，同时项目生产要素的动态管理要服从于企业主管部门的宏观调控。6.1 项目组织协调 项目经理部与企业管理层关系的协调企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控，项目经理部要按照与企业签订的责任状，尽职尽责、

15、全力以赴地抓好项目的具体实施。在经济往来上，根据企业法人与项目经理签订的“项目管理目标责任书”，严格履约，按实结算，建立双方平等的经济责任关系；在业务管理上，项目经理部作为企业内部项目的管理层，接受企业职能部、室的业务指导和服务。一切统计报表，包括技术、质量、预算、定额、工资、外包队的使用计划及各种资料都要按系统管理和有关规定准时报送主管部门。其主要业务管理关系如下：6.1 项目组织协调 （1）计划统计。项目管理的全过程、目标管理与经济活动，必须纳入计划管理。项目经理部除每月（季）度向企业报送施工统计报表外，还要根据企业经理与项目经理签订的“项目管理目标责任书”所定工期，编制单位工程总进度计划

16、、物资计划、财务收支计划。坚持月计划、旬安排、日检查制度。 （2）财务核算。项目经理部作为公司内部一个相对独立的核算单位，负责整个项目的财务收支和成本核算工作。整个工程施工过程中，不论项目经理部班子成员如何变动，其财务系统管理和成本核算责任不变。6.1 项目组织协调 （3）材料供应。工程项目所需三大主材、地材、钢木门窗及构配件、机电设备，由项目经理部按单位工程用料计划报公司供应，公司实行加工、采购、供应、服务一条龙。凡是供应到现场的各类物资必须在项目经理部调配下统一建库、统一保管、统一发放、统一加工，按规定结算。栋号工程按施工预算定额发料，运用材料成本票据结算。 （4）周转料具供应。工程所需机

17、械设备及周转材料，由项目经理部上报计划，公司组织供应。设备进入工地后由项目经理部统一管理调配。6.1 项目组织协调 （5）预算及经济洽商签证。预算合同经营管理部门负责项目全部设计预算的编制和报批，选聘到项目经理部工作的预算人员负责所有工程施工预算的编制，包括经济洽商签证和增减账预算的编制报批。各类经济洽商签证要分别送公司预算管理部门、项目经理部和作业队存档，作为审批和结算增收的依据。 （6）质量、安全、行政管理、测试计量等工作，均通过业务系统管理，实行从决策到贯彻实施，从检测控制到信息反馈全过程的监控、检查、考核、评比和严格管理。6.1 项目组织协调 （7）项目经理部与水电、运输、吊装分公司之

18、间的关系，是总包与分包之间的关系。在公司协调下，通过合同明确总分包关系，各专业服从项目经理部的安排和调配，为项目经理部提供专业施工服务，并就工期、服务态度、服务质量等签订分包合同。6.1 项目组织协调 内部供求关系涉及面广，关系比较复杂，协调工作量相对较大，而且存在很大的随机性。这就要求组织内部制定明确、具体的资源需求计划，并对照计划提前部署，严格执行。在实施过程中应充分加强调度工作，做到资源分配的平衡。 项目经理部进行内部供求关系的协调应做好以下工作：6.1 项目组织协调 项目经理内部供求关系的协调 （1）做好供求计划的编制平衡，并认真执行计划。项目经理部进行内部劳务、原材料、设备等资源的供

19、求协调是比较重要的一环，如果供求关系不畅或供求失调，将直接影响项目的实施进度和技术质量，影响项目总体目标的实现。因此，为了确保供求关系的和谐，要求供应部门根据实际需求认真编制供应计划，提前做好采购和准备工作；使用部门也应及时与供应部门联系，协助供应部门做好计划，并提前予以提示。在计划实施过程中，供求双方应该严格执行计划，如果实际需求与供应计划出现偏差时，应以项目管理的总目标和供需合同为原则认真做好使用平衡工作，确保目标不受影响，同时应积极准备或积极处理，尽快纠正偏差。6.1 项目组织协调 （2）充分发挥调度系统和调度人员的作用，加强调度工作，排除障碍。在供求关系的协调工作中，调度工作是关键环节

20、。供求关系出现问题时，对供和求的合理调整与平衡工作由调度人员来进行。调度人员应充分了解使用环节的必需性和可缓性，认真分析施工作业的关键因素，提前做好预测，及时准备。另外，调度人员也应充分了解市场，预测市场的波动，对计划供求的资源提前做好准备；如果由企业内部市场供应，则应提前与市场管理部门联系，做好准备。6.1 项目组织协调 （1）项目经理首先要理解总目标和发包人的意图，反复阅读合同或项目任务文件。对于未能参加项目决策过程的项目经理，必须了解项目构思的基础、起因、出发点，了解目标设计和决策背景，否则可能对目标及完成任务有不完整的甚至无效的理解，会给工作造成很大的困难。如果项目管理和实施状况与最高

21、管理层或发包人的预期要求不同，发包人将会干预，将要改变这种状态。所以，项目经理必须花很大气力来研究发包人的意图，研究项目目标。6.1 项目组织协调 项目经理部与发包人之间的协调 （2）让发包人一起投入项目全过程，而不仅仅是给他一个结果（竣工的工程）。尽管有预定的目标，但项目实施必须执行发包人的指令，使发包人满意。发包人通常是其他专业或领域的人，可能对项目懂得很少,解决这个问题比较好的办法是： 使发包人理解项目和项目实施的过程，减少非程序干预。特别应防止发包人内部其他部门人员随便干预和指令项目，或将发包人内部矛盾、冲突带入到项目中。培养发包人成为工程管理专家，让他投入项目实施过程，使他理解项目和

22、项目的实施过程，学会项目管理方法，以减少非程序干预和越级指挥。6.1 项目组织协调 项目经理作出决策时要考虑到发包人的期望,经常了解发包人所面临的压力，以及发包人对项目关注的焦点。 尊重发包人，随时向发包人报告情况。在发包人作决策时，提供充分的信息，让其了解项目的全貌、项目实施状况、方案的利弊得失及对目标的影响。 加强计划性和预见性，让发包人了解承包商和非程序干预的后果。6.1 项目组织协调 （3）发包人委托项目管理任务后，应将项目前期策划和决策过程向项目经理作全面的说明和解释，提供详细的资料。 （4）项目经理有时会遇到发包人所属的其他部门或合资者各方同时来指导项目的情况，这是非常棘手的。项目

23、经理应很好地倾听这些人的忠告，对他们作耐心的解释和说明，但不应当让他们直接指导实施和指挥项目组织成员。否则，会有严重损害整个工程实施效果的危险。项目经理部协调与发包人之间关系的有效方法是执行合同。6.1 项目组织协调 项目经理部应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等，应按建设工程监理规范的规定和施工合同的要求，接受监理单位的监督和管理，搞好协作配合。项目经理部应充分了解监理工作的性质、原则，尊重监理人员，对其工作积极配合，始终坚持双方目标一致的原则，并积极主动地工作。在合作过程中，项目经理部应注意现场签证工作，遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员

24、的认可，并形成书面材料，尽量减少与监理人员的摩擦。项目经理部应严格地组织施工，避免在施工中出现敏感问题。6.1 项目组织协调 项目经理部与监理机构关系的协调与监理人员意见不一致时，双方应以进一步合作为前提，在相互理解、相互配合的原则下进行协商，项目经理部应尊重监理人员或监理机构的最后决定。6.1 项目组织协调 项目经理部应在设计交底、图纸会审、设计洽商与变更、地基处理、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合，同时应接受发包人和监理工程师对双方的协调。项目经理部应注重与设计单位的沟通，对设计中存在的问题应主动与设计单位磋商，积极支持设计单位的工作，同时也争取设计单位的支持。项目经理部在设

25、计交底和图纸会审工作中应与设计单位进行深层次交流，准确把握设计，对设计与施工不吻合或设计中的隐含问题应及时予以澄清和落实；对于一些争议性问题，应巧妙地利用发包人和监理工程师的职能，避免正面冲突。6.1 项目组织协调 项目经理部与设计单位关系的协调 项目经理部与材料供应人应依据供应合同，充分利用价格招标制、竞争机制和供求机制搞好协作配合。项目经理部应在项目管理实施规划的指导下，认真做好材料需求计划，并认真调查市场，在确保材料质量和供应的前提下选择供应人。为了保证双方的顺利合作，项目经理部应与材料供应人签订供应合同，并力争使得供应合同具体、明确。为了减少资源采购风险，提高资源利用效率，供应合同应就

26、供应数量、规格、质量、时间和配套服务等事项进行明确。6.1 项目组织协调 项目经理部与材料供应人关系的协调 项目经理部应有效利用价格机制和竞争机制与材料供应人建立可靠的供求关系，确保材料质量和使用服务。6.1 项目组织协调 项目经理部与分包人关系的协调应按分包合同执行，正确处理技术关系、经济关系，正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协作关系。项目经理部还应对分包单位的工作进行监督和支持。项目经理部应加强与分包人的沟通，及时了解分包人的情况，发现问题及时处理，并以平等的合同双方的关系支持承包人的活动，同时加强监管力度，避免问题的复杂化和扩大化。6.1 项

27、目组织协调 项目经理部与分包人关系的协调 项目经理部与其他公用部门有关单位的协调应通过加强计划性和通过发包人或监理工程师进行协调。 （1）项目经理部要求作业队伍到建设行政主管部门办理分包队伍施工许可证，到劳动管理部门办理劳务人员就业证。 （2）隶属于项目经理部的安全监察部门应办理企业安全资格认可证、安全施工许可证、项目经理安全生产资格证等手续。6.1 项目组织协调 项目经理部与其他单位关系的协调 （3）隶属于项目经理部的安全保卫部门应办理施工现场消防安全资格认可证，到交通管理部门办理通行证。 （4）项目经理部应到当地户籍部门办理劳务人员暂住手续。 （5）项目经理部应到当地城市管理部门办理街道临

28、建审批手续。 （6）项目经理部应到当地政府质量监督管理部门办理建设工程质量监督通知单等手续。 （7）项目经理部应到市容监察部门审批运输不遗洒、污水不外流、垃圾清运、场容与场貌等的保证措施方案和通行路线图。6.1 项目组织协调 （8）项目经理部应配合环保部门做好施工现场的噪音检测工作，及时报送厕所、化粪池、道路等有关环节的现场平面布置图、管理措施及方案。 （9）项目经理部因建设需要砍伐树木时必须提出申请，报市园林主管部门审批。 （10）现有城市公共绿地和城市总体规划中确定的城市绿地及道路两侧的绿化带，如有特殊原因确需临时占用时，需经城市园林部门、城市规划管理部门及公安部门同意并报当地政府批准。6

29、.1 项目组织协调 （11）大型项目施工或者在文物较密集地区进行施工，项目经理部应事先与市文物部门联系，在施工范围内有可能埋藏文物的地方进行文物调查或者勘探工作，若发现文物，应共同商定处理办法。在开挖基坑、管沟或其他挖掘中，如果发现古墓葬、古遗址或其他文物，应立即停止作业，保护好现场，并立即报告当地政府文物管理机关。 （12）项目经理部持建设项目批准文件、地形图、建筑总平面图、用电量资料等到城市供电管理部门办理施工用电报装手续。委托供电部门进行方案设计的应办理书面委托手续。6.1 项目组织协调 （13）供电方案经城市规划管理部门批准后即可进行供电施工设计。外部供电图一般由供电部门设计，内部供电

30、设计主要指变配电室和控制室的设计，可由供电部门设计，也可由具备资格的设计人员设计，并报供电管理部门审批。 （14）项目经理部在建设地点确定并对项目的用水量进行计算后，即应委托自来水管理部门进行供水方案设计，同时应提供项目批准文件、标明建筑红线和建筑物位置的地形图、建设地点周围自来水管网情况、建设项目的用水量等资料。6.1 项目组织协调 （15）自来水供水方案经城市规划管理部门审查通过后，应在自来水管理部门办理报装手续，并委托其进行相关的施工图设计，同时，应准备建设用地许可证、地形图、总平面图、基础平面图、施工许可证、供水方案批准文件等资料。由其他设计人员进行的自来水工程施工图设计，应送自来水管

31、理部门审查批准。6.1 项目组织协调 项目经理部与远外层关系的协调应在严格守法、遵守公共道德的前提下，充分利用中介组织和社会管理机构的力量。远外层关系的协调主要应以公共原则为主，在确保自己工作合法性的基础上，公平、公正地处理工作关系，提高工作效率。如果有些环节不好协调，项目经理部应充分利用中介机构和社会管理机构，及时疏通关系，加强沟通。6.1 项目组织协调 在项目实施过程中，由于协调职能不力或协调工作不到位，常常使得组织工作出现混乱，影响整个项目的实施效果，具体列举如下： （1）项目组织或项目经理部中出现混乱，总体目标不明确，不同部门和单位的兴趣与目标不同，各人有各人的打算和做法，甚至尖锐对立

32、，而项目经理无法调解争执或无法解释。6.1 项目组织协调6.1.3 项目沟通中的问题及原因 项目沟通中的问题 （2）项目经理部经常讨论不重要的事务性问题，协调会议经常被一些言非正传的职能部门领导打断、干扰或偏离了议题。 （3）信息未能在正确的时间内以正确的内容和详细程度传达到正确位置，人们抱怨信息不够，或太多，或不及时，或不着要领。 （4）项目经理部中没有应有的争执，但它在潜意识中存在，人们不敢或不习惯将争执提出来公开讨论。6.1 项目组织协调 （5）项目经理部中存在或散布着不安全、绝望等气氛，特别是在项目遇到危机、上层系统准备对项目作重大变更、对项目组织作调整或项目即将结束时更显突出。 （6

33、）实施中出现混乱，人们对合同、指令、责任书理解不一或不能理解，特别在国际工程及国际合作项目中，由于不同语言的翻译造成理解的混乱。 （7）项目得不到职能部门的支持，无法获得资源和管理服务，项目经理花大量的时间和精力周旋于职能部门之间，与外界不能进行正常的信息交流。6.1 项目组织协调 （1）项目开始时或当某些参加者介入项目组织时，缺少对目标、责任、组织规则和过程的统一认识和理解。在项目制定计划方案、作决策时未听取基层实施者的意见，项目经理自认为经验丰富，武断决策，不了解实施者的具体能力和情况等，致使计划不符合实际。在制定计划时及制定计划后，项目经理没有和相关职能部门协商，就指令技术人员执行。此外

34、，项目经理与发包人之间缺乏了解，对目标和项目任务有不完整的甚至无效的理解。项目前期沟通太少，如在招标阶段给承包商编制投标文件的时间太短。6.1 项目组织协调 通病产生的原因 （2）目标之间存在矛盾或表达上有矛盾，而各参加者又从自己的利益出发加以解释，由此导致混乱。项目管理者没能及时作出统一解释，使目标透明。 项目的许多投资者进行非程序干预，形成实质上的多业主状况。参加者来自不同的国度、不同的专业领域、不同的部门，有不同的习惯、不同的概念和理解，甚至不同的法律参照系，而在项目初期没有统一解释文本。6.1 项目组织协调 （3）缺乏对项目组织成员工作进行明确的结构划分和定义，人们不清楚他们的职责范围

35、。项目经理部内工作含混不清，职责冲突，缺乏授权。在企业中，同期的项目之间优先等级不明确，导致项目之间资源争执。 （4）管理信息系统设计功能不全，信息渠道、信息处理有故障，没有按层次、分级、分专业进行信息优化和浓缩。 （5）项目经理的领导风格和项目组织的运行风气不正，发包人或项目经理独裁，不允许提出不同意见和批评，内部言路堵塞；由于信息封锁，信息不畅，上层或6.1 项目组织协调职能部门人员故弄玄虚或存在幕后问题；项目经理部中有强烈的人际关系冲突，项目经理和职能经理之间互不信任，互不接受；不愿意向上司汇报坏消息，不愿意听那些与自己事先形成的观点不同的意见，采用封锁的办法处理争执和问题，相信问题会自

36、行解决；项目成员兴趣转移，不愿承担义务；将项目管理看作是办公室的工作，作计划和决策仅依靠报表和数据，不注重与实施者直接面对面地沟通；经常以领导者的居高临下的姿态出现在成员面前，不愿多作说明和解释，喜欢强迫命令，对承包商经常动用合同处罚或以合同处罚相威胁。6.1 项目组织协调 （6）协调会议主题不明，项目经理权威性不强，或不能正确引导；与会者不守纪律，使协调会议成为聊天会；有些职能部门领导过强（年龄过大、工龄长、经验丰富、资格老）或个性放纵，存在不守纪律、没有组织观念的现象，甚至拒绝任何批评和干预，而项目经理无力指责和干预。 （7）有人滥用分权和计划的灵活性原则，下层单位或子项目随便扩大它的自由

37、处置权，过于注重发挥自己的创造性，这些均违背或不符合总体目标，并容易与其他同级部门造成摩擦，与上级领导产生权力争执。6.1 项目组织协调 （8）使用矩阵式组织，但人们并没有从直线式组织的运作方式上转变过来。由于组织运作规则设计得不好，项目经理与企业职能经理的权力、责任界限不明确。一个新的项目经理要很长时间才能被企业、管理部门和项目组织接受和认可。 （9）项目经理缺乏管理技能、技术判断力或缺少与项目相应的经验，没有威信。 （10）发包人或企业经理不断改变项目的范围、目标、资源条件和项目的优先等级（即顺序）。6.1 项目组织协调 组织协调不顺利或协调工作不成功常常会导致组织争执。项目组织是多争执的

38、组织，这是由项目和项目组织的特殊性决定的。争执在项目中普遍存在，常见的争执有： （1）目标争执。项目组织成员各有自己的目标和打算，对项目的总目标缺乏了解或共识；项目的目标系统存在矛盾，例如同时要求压缩工期、降低成本、提高质量标准等。 （2）专业争执。例如对工艺方案、设备方案、施工方案存在不一致，建筑造型与结构之间存在矛盾。6.1 项目组织协调 组织争执 （3）角色争执。例如企业任命总工程师作为项目经理，他既有项目工作，又有原部门的工作，常常以总工程师的立场和观点看待项目、解决问题。 （4）过程的争执。如决策、计划、控制之间对问题处理的方式和方法的矛盾。 （5）项目组织间的争执。例如组织间利益争

39、执、行为的不协调、合同中存在矛盾和漏洞，以及权力的争执和互相推卸责任，项目经理部与职能部门之间的界面争执。6.1 项目组织协调 在实际工程中，组织争执普遍存在，不可避免。在项目实施的整个过程中，项目经理要花大量的时间处理争执并进一步解决，这已成为项目经理的日常工作。 组织争执是一个复杂的问题，它会导致关系紧张和意见分歧。通常，争吵是争执的表现形式，若产生激烈的争执，以至形成尖锐的对立，这就会造成组织摩擦、能量的损耗和低效率。 组织争执的解决措施 6.1 项目组织协调 正确的处理方法不是宣布不许争执或让争执自己消亡，而是通过争执发现问题，暴露矛盾，从而获得新的信息，然后通过积极的引导和沟通达成一

40、致，化解矛盾。 对争执的处理首先决定于项目管理者的性格及对争执的认识程度。领导者要有效地管理争执，有意识引起争执，通过争执引起讨论和沟通；通过详细的协商，以求平衡和满足各方面的利益，达到项目目标的最优解决。6.1 项目组织协调 通常情况下，对于不影响项目整体大局的争执，领导者应采取策略引导双方回避争执，或者说服双方向对方适当妥协或作非原则让步。对于涉及双方共同利益的争执，可采取互谦互让、加大合作面，形成利益互补或利益共同体，从而化解争执。有的争执属于非原则性争执，双方应通过协商进一步达成共识，消除争执。对于利益冲突性争执，如果不能通过双方协调解决，则应交由上级领导出面裁决，使得争执双方都独立于

41、利益体之外，从而尽快解决争执，保证组织工作的顺利进行。如果争执问题比较突出，而且双方对待争执都比较敏感，在采用协商、调解的方式都无法解决的情况下，则应当机立断采用行政裁决甚至采用法律手段来解决。6.1 项目组织协调（1）正式沟通与非正式沟通 正式沟通是组织内部的规章制度所规定的沟通方法，主要包括组织系统正式发布的命令、指示、文件，组织召开的正式会议，组织正式颁布的法令规章、手册、简报、通知、公告，组织内部上下级之间和同事之间因工作需要而进行的正式接触。正式沟通的优点是沟通效果好，比较严肃而且约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性。缺点是沟通速度慢。6.1 项目组织协调 沟通的方式 6.1

42、.4 项目沟通方式与渠道 非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流，是一类以社会关系为基础，与组织内部明确的规章制度无关的沟通方式。它的沟通对象、时间及内容等方面都是未经计划和难辨别的。因为非正式沟通是组织成员的感情和动机上的需要而形成的，所以其沟通渠道是通过组织内的各种社会关系，这种社会关系超越了部门、单位及层次。非正式沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息。缺点是容易失真。 在很多情况下，来自非正式沟通的信息反而易于获得接收者的重视，因为这种沟通一般是采取口头方式，有许多在正式沟通中不便于传递的信息却可以在非正式的沟通中透露。6.1 项目组织协调（

43、2）上行沟通、下行沟通和平行沟通 上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。项目经理应采取某些措施鼓励向上沟通，例如情况调查、征求意见座谈会、意见箱等。只有上行沟通渠道畅通，项目经理才能掌握全面情况，作出符合实际的决策。上行沟通有两种形式：一是层层传递，即依据一定的组织原则和组织程序逐级向上反映；二是越级反映，它指的是减少中间层次，让项目最高决策者与一般员工直接沟通，信息技术的发展为越级反映提供了条件。6.1 项目组织协调 下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。一般以命令方式传达上级组织或上级所确定的政策、计划等。这种沟通方式的目的是明确项目的目标，传达工作方面的指示，提

44、供项目进展情况，反馈其本身工作的绩效。 平行沟通是指组织中部门之间的信息交流。斜向沟通是指信息在不同层次的不同部门之间流动时的沟通。这两种沟通都跨越了部门、脱离了正式的指挥系统，但只要在进行沟通前先得到直接领导者的允许，并在沟通后把任何值得肯定的结果及时向直接领导汇报，这种沟通便值得积极提倡。6.1 项目组织协调（3）单向沟通与双向沟通 单向沟通是指发送者和接收者之间的地位不变（单向传递），一方只发送信息，另一方只接收信息。双方无论是在情感上还是在语言上都不需要信息反馈。如做报告、发布指令等。这种沟通的速度快，信息发送者的压力小，但是接收者没有反馈意见的机会，不能产生平等和参与感，不利于增加接

45、收者的自信心和责任心，不利于建立双方的感情。6.1 项目组织协调 与单向沟通相对应，双向沟通中发送者和接收者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对接收者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明确和满意为止。如交谈、谈判等。双向沟通的优点是沟通信息准确性较高，接收者有反馈意见的机会，产生平等感和参与感，增加自信心和责任心，有助于建立双方的感情。但是，沟通的速度较慢。6.1 项目组织协调（4）书面沟通和口头沟通 书面沟通是指用通知、文件、报刊、备忘录等书面形式所进行的信息传递和交流。其优点是可以作为资料长期保存，反复查阅，沟通显得正式和严肃。

46、口头沟通就是运用口头表达，如谈话、游说、演讲等进行信息交流活动。其优点是传递消息较为准确，沟通比较灵活、速度快，双方可以自由交换意思。6.1 项目组织协调（5）言语沟通和体语沟通 言语沟通是利用语言、文字、图画、表格等形式进行的。体语沟通是利用动作、表情姿态等非语言方式（形体）进行的。一个动作、一个表情、一个姿势都可以向对方传递某种信息；不同形式、丰富多彩的“身体语言”也在一定程度上起着沟通的作用。6.1 项目组织协调 沟通渠道分正式与非正式两种。(1)正式沟通渠道 在大多数沟通中，信息发送者并非直接把信息传给接收者，中间要经过某些人的转接，这就产生了不同的沟通渠道。不同的沟通渠道产生的信息交

47、流效率是不同的。正式沟通的渠道通常分为以下五种:6.1 项目组织协调 沟通的渠道 链式沟通渠道。在项目组织系统中，链式沟通渠道相当于一个纵向沟通渠道，信息按高低层次逐级传递，信息可以自上而下也可以自下而上地交流。在这个模式中，有的层次较多，居于两端的传递者只能与内侧的每一个传递者相联系，居中的则可以分别与上下互通信息，各个信息传递者所接收的信息差异较大。链式沟通渠道的优点是信息传递速度快，适用于班子庞大，实行分层授权控制的项目信息传递及沟通。但是，在这种形式中，信息经层层传递、筛选，容易失真，各个信息传递者接收的信息差异很大。6.1 项目组织协调 轮式沟通渠道。在轮式沟通渠道模式中，有一个信息

48、的汇集点和传递中心，只有处于领导地位的主管人员了解全面情况，并由他向下属发出指令，而下级部门和基层公众之间没有沟通联系，他们只分别掌握本部门的情况。这种方式集中化程度高，解决问题的速度快，中心人员的预测程度高，而沟通的渠道少，组织成员满意程度低，士气低落。6.1 项目组织协调 环式沟通渠道。环式沟通渠道中的成员依次联络沟通。这种模式大多产生于一个多层次的组织系统之中。该种沟通模式有利于提高群体成员的士气。 Y式沟通模式。Y式沟通模式表示在四个层次的逐级沟通中，两位领导通过一个人或一个部门进行沟通，这个人或部门成为沟通的中心。这种沟通模式集中化程度高，解决问题的速度快，但组织中成员的平均满意程度

49、较低，易于造成信息曲解或失真。6.1 项目组织协调 全通道式沟通模式。全通道式沟通模式（渠道）是一个开放式的信息沟通系统，其中每一个成员之间都有一定的联系，彼此十分了解。这种沟通模式有利于建立浓厚的民主气氛和合作精神。6.1 项目组织协调(2)非正式沟通渠道 在一个组织中，除正式沟通渠道外，还存在着非正式的沟通渠道，有些信息往往是通过非正式渠道传播的，其中包括小道消息的传播。国外一些管理专家如戴维斯经过调查研究，把非正式沟通渠道分为四种形式: 单线式。信息由A通过一连串的人传播给最终的接收者。 饶舌式，又叫闲谈传播式。是由A主动地把信息传播给其他人。6.1 项目组织协调 随机式，又称机遇传播式

50、。信息由A按偶然的机会传播给他人，他人又按偶然机遇传播，并无一定的路线。 集束式，又称群集传播式。它是将信息由A有选择地告诉自己的朋友或有关的人，使有关的人也照此办理的信息沟通方式。这种沟通方式最为普遍。6.1 项目组织协调6.2 项目信息管理 信息管理是指对信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。为了达到信息管理的目的，就要把握好信息管理的各个环节，并要做到： （1）了解和掌握信息来源，对信息进行分类； 信息管理的概念 6.2.1 概述 （2）掌握和正确运用信息管理的手段，如计算机; （3）掌握

51、信息流程的不同环节，建立信息管理系统。6.2 项目信息管理 项目管理人员承担着项目信息管理的任务，负责收集项目实施情况的信息，做各种信息处理工作，并向上级、向外界提供各种信息。项目信息管理的任务主要包括： （1）组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目手册。项目管理的任务之一是按照项目的任务、实施要求，设计项目实施和项目管理中的信息和信息流，确定它们的基本要求和特征，并保证项目实施过程中信息顺利流通。6.2 项目信息管理 工程项目信息管理的基本任务 （2）遵循项目报告及各类资料的规定，例如资料的格式、内容、数据结构要求。 （3）按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理信息系统，

52、在实际工作中保证系统正常运行，并控制信息流。 （4）文件档案管理工作。 有效的项目管理需要更多的工程项目信息，信息管理影响项目组织和整个项目管理系统的运行效率，是人们沟通的桥梁，项目管理人员应引起足够的重视。6.2 项目信息管理 对于大型项目，建设工程产生的信息数量巨大，种类繁多。为便于信息的收集、处理、储存、传递和利用，建设工程信息管理应遵循以下基本原则：（1）标准化原则 要求在项目的实施过程中对有关信息的分类进行统一，对信息流程进行规范，产生的控制报表则力求做到格式化和标准化，通过建立健全的信息管理制度，从组织上保证信息生产过程的效率。6.2 项目信息管理 工程项目信息管理工作的原则 （2

53、）有效性原则 项目管理人员所提供的信息应根据不同层次管理者的要求进行适当加工，针对不同管理层提供不同要求和不同浓缩程度的信息。例如，对于项目的高层管理者而言，提供的决策信息应力求精练、直观，尽量采用形象的图表来表达，以满足其战略决策的信息需要。这一原则有利于保证信息产品对于决策支持的有效性。6.2 项目信息管理（3）定量化原则 建设工程产生的信息不是项目实施过程中产生数据的简单记录，而是经过信息处理人员的比较与分析的结果。采用定量工具对有关数据进行分析和比较是十分必要的。（4）时效性原则 考虑工程项目决策过程的时效性，建设工程的成果也应具有相应的时效性。建设工程的信息都有一定的生产周期，如月报

54、表、季度报表、年度报表等，这都是为了保证信息产品能够及时服务于决策。6.2 项目信息管理（5）高效处理原则 通过采用高性能的信息处理工具（如建设工程信息管理系统），尽量缩短信息在处理过程中的延迟，项目管理人员的主要精力应放在对处理结果的分析和控制措施的制定上。（6）可预见原则 建设工程产生的信息作为项目实施的历史数据，可以用于预测未来的情况，项目管理者应通过采用先进的方法和工具为决策者制定未来目标和行动规划提供必要的信息。 6.2 项目信息管理 为了更好地进行工程项目信息管理，必须利用计算机技术。项目经理部要配备必要的计算机硬件和软件，应设项目信息管理员，使用和开发项目信息管理系统。项目信息管

55、理员必须经有资质的培训单位培训并考核合格，方可上岗。 项目经理部负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。实行总分包的项目分包人负责分包范围的信息收集整理，承包人负责汇总、整理各分包人的全部信息。6.2 项目信息管理 实施工程项目信息管理的基本条件 随工程的进展，按照施工项目信息管理的要求，及时整理、录入施工项目信息。信息资料必须真实、准确，收集到的信息应经项目经理部有关负责人审核签字后方可录入计算机信息系统，以确保信息的真实性。6.2 项目信息管理 项目的信息包括项目经理部在项目管理过程中的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。项目实施过程中应积累以下项目基本信息: （1）公共信息。包括法规

56、和部门规章制度，市场信息，自然条件信息。 （2）单位工程信息。包括工程概况、施工记录、施工技术资料、工程协调、工程进度计划及资源计划、成本、商务、质量检查、安全文明施工及行政管理、交工验收等信息。6.2 项目信息管理 工程项目基本信息 为了方便计算机项目管理，可采用如图6.1所示的施工项目信息结构。6.2 项目信息管理 项目信息的目录结构6.2 项目信息管理图6.1 施工项目信息结构Back （1）作为决策的依据。通过报告所反映的内容，可以使人们对项目计划和实施状况、目标完成程度等有比较清楚的了解，从而使决策简单化，提高准确度。 （2）用来评价项目，评价过去的工作及阶段成果。 （3）总结经验，

57、分析项目中的问题。每个项目结束时都应有一个内容详细的分析报告。6.2 项目信息管理 工程项目报告的种类 6.2.2 工程项目报告系统 （5）提出问题，解决问题，安排后期的工作。 （6）预测将来情况，提供预警信息。 （7）作为证据和工程资料。工程项目报告便于保存，能提供工程的永久记录。6.2 项目信息管理 （1）与目标一致。报告的内容和描述必须与项目目标一致，主要说明目标的完成程度和围绕目标存在的问题。 （2）符合特定的要求。这里包括各个层次的管理人员对项目信息需要了解的程度，以及各个职能人员对专业技术工作和管理工作的需要。 （3）规范化、系统化。管理信息系统中应完整地定义报告系统的结构和内容，

58、对报告的格式、数据结构进行标准化。在项目中要求各参加者采用统一形式的报告。6.2 项目信息管理 工程项目报告的作用 （4）处理简单化，内容清楚，各种人都能理解。 （5）报告要有侧重点。工程项目报告通常包括概况说明和重大的差异说明，主要的活动和事件的说明，而不是面面俱到。它的内容较多地是考虑实际效用，而不是考虑信息的完整性。6.2 项目信息管理 项目初期，在建立项目管理系统时必须包括项目的报告系统。主要要解决两个问题： （1）罗列项目实施过程中应有的各种报告，并系统化； （2）确定各种报告的形式、结构、内容、数据、采撷和处理方式，并标准化。 建立如表6.1所示的报告目录表。 编制工程计划时，应考

59、虑需要的各种报告及其性质、范围和频率，并在合同或项目手册中确定。6.2 项目信息管理 工程项目报告的要求 原始资料应一次性收集，以保证同一信息的来源相同。收入报告中的资料应进行可信度检查，并将计划值引入以便对比。 工程项目报告应从基层做起，资料最基础的来源是工程活动，上层的报告应在基层报告的基础上，按照项目结构和组织结构层层归纳、总结，并作出分析和比较得到，形成金字塔形的报告系统。 项目月报是最重要的项目总体情况报告，其内容通常包括：6.2 项目信息管理(1)工程项目概况 简要说明本报告期中工程项目及主要活动的状况，如设计工作、批准过程、招标、施工及验收状况等。 计划总工期与实际总工期的对比，

60、可以采用不同颜色的图例，或采用前锋线方法。 总的趋向分析。6.2 项目信息管理 成本状况和成本曲线，包括整个项目总结报告、各专业范围或各合同、各主要部门等层次。其中，需要分别说明原预算成本、工程量调整的结算成本、预计最终总成本、偏差原因及责任、工程量完成情况、支出等内容。可以采用对比分析表、柱形图、直方图、累计曲线加以描述。 项目形象进度。用图示的方法描述建筑和安装工程的进度。 对质量问题、工程量偏差、成本偏差、工期偏差的主要原因进行说明。6.2 项目信息管理 说明下一报告期的关键活动。 下一报告期必须完成的工作包。 工程状况照片。(2)项目进度详细说明 按分部工程列出成本状况、实际和计划进度