雅居乐物业档案管理培训课件.

1、雅居乐地产(dchn)置业有限公司行政(xngzhng)中心2022年7月23日档案管理学习L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 1共四十五页雅居乐地产置业有限公司(yu xin n s)档案管理学习三个基本(jbn)问题 什么是档案 为什么要管好档案12 怎样管好档案3L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 2共四十五页第一章 什么(shn me)是档案档案：是公司现行使用(shyng)完毕或

2、告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料。1.1、档案的定义 是文件材料 是使用完毕或告一段落的文件材料 是具有保存价值的文件材料123 是保存备查的文件材料4L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 3共四十五页第一章 什么(shn me)是档案文件：公司在各项工作(gngzu)和活动中直接产生和形 是信息记录材料载体形式多样原生性和相关性内容极其丰富实质是信息 是各种载体形式的 是公司直接产生和形成的 是各项工作和活动中形成的1.2、文件的定义成的各种载体形式的信息记录材料。L:EPSRo

3、adshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 4共四十五页第一章 什么(shn me)是档案1.3、文件与档案(dng n)的关系文件档案整理归档具有保存价值使用完毕或告一段落半现行文件非现行文件现行文件文件生命周期形成者部门资料室项目档案室100%1070%310%L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 5共四十五页第一章 什么(shn me)是档案1.4、对档案(dng n)定义的理解档案形式依附载体保管！电子时

4、代面临的挑战信息与实体分离前端控制包含信息内容保密过程管理方式变革L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 6共四十五页第一章 什么(shn me)是档案1.5、档案基本(jbn)分类行政管理财务管理综合管理类其它类档 案 基 本 分 类经营管理营销管理多种经营技术类物业管理基建工程设备仪器特殊载体L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 7共四十五页第二章 为什么要管好档案(dng n)2.1、档案

5、(dng n)的直接作用 记录公司历史 著录公司资产 维系公司正常运转 保护公司合法权益1234凭证作用参考作用L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 8共四十五页第二章 为什么要管好档案(dng n)2.2、档案在管理活动(hu dng)中的价值体现决策计划组织领导创新控制伦理文化信息档案P(plan)D(do)C(check)A(again)L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 9共四十五页

6、第三章 怎样(znyng)管好档案3.0.1档案管理的基本(jbn)原则 集中统一管理本公司全部档案 维护档案完整与安全 便于各项工作的利用123L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 10共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案档案(dng n)行政工作档案业务工作组织协调实施监督业务指导统一制度统筹规划积累收集整理归档利用鉴定统计整理保管分类编号办法库房管理办法利用办法鉴定办法统计办法综合类规范技术类规范归档办法收集范围文件转化为档案日常工作3.0.2档案工作结构展开图部门文员DAGL人

7、员指导监督检查文件管理工作档案管理工作档案工作L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 11共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.1.1档案管理体系(tx)和机构集团综合DAS项目综合DAS区域综合DAS部门ZLS部门ZLS集团行政中心区域行政中心项目行政人事部部 门部 门三层架构双线管理工程ZLS工程部 表示领导 表示指导 表示虚拟 机构L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 12共四十

8、五页第三章 怎样(znyng)管好档案 主管(zhgun)领导 行政管理部门 档案主管3.1.2档案管理岗位和职责 档案管理员工程资料员部门文员纳入规划解决关键协调发展拟订规划提供条件创造环境制定计划树立标准检查指导提升业务抓住头尾控制过程图纸管理竣工验收贯彻标准开展业务基层指导执行制度整理文件保管保密L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 13共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.1.3档案(dng n)行政工作职能统筹档案事务，规划目标和发展方向制度、标准、规范的制定、维护、实施施

9、加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）以目标为导向的过程控制（报表巡查）标准指引和行为修正（培训总结咨询）统一制度 组织协调 实施监督 业务指导 统筹策划 L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 14共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案销毁(xiohu)清退暂存归档无保存价值有保存价值有清退要求文件处理方式超过保管期限有参考价值重份文件3.2.1文件处理方式视情况酌定二次利用需判断保密性权威性（红头红章）用途（报批对外）等因素二次利用出卖积累收集整理积累收集清理回复及外单位重份文件

10、L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 15共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.2.2文件(wnjin)管理工作要点要素责任者时间要 求标准/范围积累形成者随时及时 完整工作范围内形成的所有文件收集文员定时及时 齐全 完整 系统整理文员随时+定时齐全 完整 准确 系统 规范综合类整理规范技术类整理规范归档文员随时+定时及时 完整归档办法L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 16共四十

11、五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.2.3综合类文件(wnjin)整理综述按件整理，按卷装盒基本原则 整理时间、地点方便灵活 方式简洁，减少工作量 便于利用，有利保密123优点有保存价值，属归档范围基本前提 件：具有完整、独立意思表达的文件基本整理单位 卷：具有内在逻辑联系的件的集合及基本保管单位L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 17共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.2.4综合类文件整理(zhngl)程序定件装订分类排列编号编目装盒自然件组合件（规格）原装订装线装粘装年

12、 度（大）问题保管期限问 题时 间全 宗 号年 度保管期限件 号问 题件 号责任者文 号题 名日 期页 数备 注封 面盒 脊备考表L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 18共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号3.2.5归档(gudng)章填写示例A200710.1.011L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 19共四十五页第三章 怎样(zny

13、ng)管好档案3.2.6归档文件目录(ml)填写示例件号责任者文号题名日期页数备注1地产置业雅集行中20072号关于“推选2006年度优秀经理候选人”事宜 200701122含附件L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 20共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.2.7档案盒封面(fngmin)脊背及备考表填写示例全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号 本卷为2007年营业执照变更资料，共10件，10页。A200710.1.01起止件号1-1001盒内文件情况说明整理人：欧莹（手

14、签）2007年3月20日检查人：郭杰（手签）L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 21共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.2.8工程类文件(wnjin)整理概览阶段工程前期文件工程竣工文件工程竣工验收文件立项审批勘测设计施工竣工图监理责任者建设单位勘测 单位设计 单位施工单位监理 单位建设单位职能全过程收集、整理、归档全过程标准 1.遵照所在地城建档案规范 2.结合相关专业标准 3.参考公司工程文件归档管理规定 4.图纸依据技术制图复制图的折叠方法L:EPSRoadshowEleg

15、ance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 22共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.2.9技术类文件(wnjin)整理程序组卷排列编目装订原则要求方法卷内案卷页号封面目录备考表皮装盒装夹装L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 23共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.2.10文件(wnjin)归档办法要素目标方法/措施归档范围齐全：数量而言整个公司完整流程完整：每一份归档文件内容完整了解流程熟悉范围归档时间定时

16、限时随时熟悉计划把握重点归档份数一份/多份价值性实用性结合质量审核准确：最终版本签字盖章手续完备清晰：表面清洁字迹线条清晰规范：经过系统整理耐久：载体书写材料金属物过程控制培训示范L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 24共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.3.1档案分类(fn li)办法工程营销物管营销策划销售管理销售合同综合管理服务管理物业合同行政管理行政综合人力资源企业文化信息管理经营管理经营综合目标计划审计监察立项设计施工筹备监理竣工财务管理财务综合资金管理会计档案分类原则

17、： 以全部档案为对象 依据管理职能 结合内容及形成特点 保持有机联系 便于管理和开发利用基于核心业务的职能分类L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 25共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.3.2档案编号(bin ho)办法全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号档号构成：从1开始编流水号两位数字从0199八分制先18再9198十进位制从09大写英文字母表示 注：综合管理类、特殊载体类档案用以表示件号，技术类用以表示卷号L:EPSRoadshowElegance (

18、5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 26共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.3.3档案(dng n)编号示例A.0.1.011件号表示第1件三级类目表示机构管理二级类目表示行政综合一级类目表示行政管理全宗号表示集团本部 综合管理类特殊载体类档号需与年度及保管期限结合使用L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 27共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.4.1档案库房(kfng)管理办法原 则以防为主，防治结合，严格日常

19、管理要 求防盗放火防潮防虫防鼠措 施门窗紧固 库房严入 严禁明火安全用电置灭火器禁水冲地 置除湿机放置药品禁堆杂物 勤关门窗要 求防尘防高温防强光防辐射防有害气体措 施清洁扫除 门窗紧固置空调器 置温湿度计外窗遮阳远辐射源 置防磁柜远离污染源装具布置与墙间隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法从里到外、从左到右、从上到下温湿度温度14-24，湿度45%-60% ，日记年结L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 28共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.4.2档案库房(kfng)布置示意

20、图门窗表示不小于60cm库房要求： 功能分区，轻重有别，标识清晰； 新建房宜等三个月，装修房宜等一个月后搬入； 选择干燥楼层，不宜设在地下室、顶层或平房； 远易燃易爆物和污染源1234L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 29共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.5.1档案鉴定(jindng)销毁办法直接价值鉴定法方法5-10年一次频率申请鉴定成立鉴定小组 价值鉴定形成鉴定报告 销毁审批同意审批同意留存1-2年鉴定销毁程序后续工作内容来源完整程度载体形式L:EPSRoadshowEl

21、egance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 30共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案档案(dng n)统计指标体系档案数量统计档案管理统计档案利用统计综合统计专题统计人员统计设备统计用量统计用户统计分类统计环境统计鉴定统计整理统计档案辅助统计3.6.1档案统计指标体系方案 调查 整理 分析程序L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 31共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案档案(dng n)统计指标分析归档率U查准率

22、Z完整率V准确率W查全率Q3.6.2档案统计指标分析U=（U1+V1）/（U2+V2）100%V=R1/R2100%Z=Z1/Z2100% W=W1/W2100%Q=Q1/Q2100%L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 32共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.7.1档案利用(lyng)概述树立服务意识利用前提配备服务设施建立检索体系主动性利用要求针对性及时性多元化保密性熟悉馆藏，了解需求用户分类，需求分析熟悉流程，前端介入方式多元，内容多元用户分类，秘密分级在恰当的时间，以恰当的

23、方式，将恰当的档案提供给恰当的用户利用宗旨L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 33共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案利用(lyng)方式提供原始档案提供一次信息提供二次信息阅览出借复制供应电话查档网络查询咨询编研3.7.2档案利用方式L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 34共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.7.3档案(dng n)利用需求分析利用人员决策人员中基层管

24、理人员工程技术人员利用范围综合性、可靠性强，涉及面广具体详尽实用性强的信息针对性强内容具体利用内容政策性和分析论证文件，决策方案决策依据反馈意见等工作关联度高的内部信息项目专业信息、标准化文件、专利等利用时间紧急（针对性强筛选加工信息密度高）综合迅速及时利用方式委托（适合主动上门服务）综合综合L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 35共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.7.4档案利用审批(shnp)程序要素部门负责人行政负责人主管副总裁（区域/项目负责人）普通秘密机密绝密内部利用要

25、素对口部门负责人行政负责人主管副总裁（区域/项目负责人）普通秘密（集团 行政中心负责人）机密绝密外部利用L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 36共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.8.1档案(dng n)保密办法整理按件整理，便于利用保管严守库房、重点监控、专题索引、调整密级利用利用审批、勤于监督、出借谨慎、及时归还过程保密人员保密树立保密意识牢记保密要务（422）签定保密协议泄密必将追究把好门、守住口、记于心L:EPSRoadshowElegance (5303731)Eleg

26、ance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 37共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.9.1设备(shbi)档案管理概览范围原则整理归档时间归档份数1.满足固定资产额度 2 .购置安装调试使用维护改造报废全过程资料四同步： 1.申报与预立卷同步 2.开箱与随机资料归档同步 3.验收与安装资料归档同步 4.改造与补充资料归档同步1.按设备单体组卷 2.一次性购大量同类设备且价值不高可合并组卷 3.以技术类文件整理规范为整理标准随时归档一般为一份原件L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 20

27、22/7/23 Page 38共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.9.2设备(shbi)档案管理职责额度责任部门职 责购置开箱安装调试阶段使用维护报废阶段2千使用部门酌情保存2千 1万使用部门将购置及开箱资料与安装调试资料整理后一并归档由使用部门 负责使用维 护报废资料 的整理归档仓库仓库代存档案室按月接收1万档案室开箱即归档使用部门需使用的先出借后与安装调试资料一并整理归档L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 39共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案3.10.1声像档案管

28、理办法(bnf)音像档案照片档案录音带数码照片传统照片录像带1.声像档案分类声像档案L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 40共四十五页第三章 怎样(znyng)管好档案2.归档(gudng)要求3.10.2声像档案归档及整理及时归档、材料齐全、归前检查、价值鉴定3.整理及保管要求 要求类别整理单位编目保管要求保管检查声像档案盘粘贴检索标签藏磁带盒中，垂直放置，远离磁场 5年倒带10年复制 照片档案张/册六要素放入照片、底片册中保管2年抽查5年彻查L:EPSRoadshowElegance (5303731)Elegance_Template_1.ppt 2022/7/23 Page 41共四十五页第三章 怎样