深圳天音通信有限公司文档管理流程图

1、11/15文档管理流程XX天音通信分销信息系统编写人员:AMT咨询项目组文档编码:天音/0001文档版本:1.0Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, andVersion are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not to accidentally delet

2、e the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools-OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.批准人员:To add additional approval lines, Press Tab from the last cell in the table above.You can delete any elements of this cover page that you do not need for your docum

3、ent. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.文档控制修改记录日期编写人员版本备注审阅记录审阅人员审阅日期备注分发记录序号分发至备注项目资料库The copy numbers referenced above should be written into the Copy Number space on the cover of each distributed copy. If

4、 the document is not controlled, you can delete this table and the Copy Number label from the cover page.按照项目文档管理流程的要求，文档接收者请注意：如果您收到本文档的电子版，请打印本页并在相应的栏目中签字。如果您收到本文档的原件，请直接在相关栏目中签字。目录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc13712784文档控制 PAGEREF _Toc13712784 h iiHYPERLINK l _Toc13712785修改记录 PAGEREF _Toc1371278

5、5 h iiHYPERLINK l _Toc13712786审阅记录 PAGEREF _Toc13712786 h iiHYPERLINK l _Toc13712787分发记录 PAGEREF _Toc13712787 h iiHYPERLINK l _Toc13712788文档概述 PAGEREF _Toc13712788 h 4HYPERLINK l _Toc13712789目的 PAGEREF _Toc13712789 h 4HYPERLINK l _Toc13712790适用范围 PAGEREF _Toc13712790 h 4HYPERLINK l _Toc13712791相关文档

6、PAGEREF _Toc13712791 h 4HYPERLINK l _Toc13712792项目资料库 PAGEREF _Toc13712792 h 5HYPERLINK l _Toc13712793目的 PAGEREF _Toc13712793 h 5HYPERLINK l _Toc13712794资料库结构与分类 PAGEREF _Toc13712794 h 5HYPERLINK l _Toc13712795文档控制流程 PAGEREF _Toc13712795 h 7HYPERLINK l _Toc13712796目的 PAGEREF _Toc13712796 h 7HYPERLIN

7、K l _Toc13712797流程说明 PAGEREF _Toc13712797 h 7HYPERLINK l _Toc13712798文档控制标准 PAGEREF _Toc13712798 h 9HYPERLINK l _Toc13712799目的 PAGEREF _Toc13712799 h 9HYPERLINK l _Toc13712800软件标准 PAGEREF _Toc13712800 h 9HYPERLINK l _Toc13712801编写标准 PAGEREF _Toc13712801 h 10HYPERLINK l _Toc13712802命名标准 PAGEREF _Toc1

8、3712802 h 12HYPERLINK l _Toc13712803附录：项目文档模板 PAGEREF _Toc13712803 h 12To update the table of contents, put the cursor anywhere in the table and press F9. To change the number of levels displayed, select the menu option InsertIndex and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and chang

9、e the Number of Levels to a new value.文档概述目的本文档主要明确所有交付成果与其项目文档的管理流程和标准，并将在XX天音通信分销信息系统的全过程中加以运用和控制。适用范围A brief description of the scope of the document, for example:*.Configuration Definition, etc.* Applicable to what project phase(s)?* Is this document mandatory for all areas & participants in the

10、 project or just to staff?本文档就项目文档管理中的以下方面进行明确。项目资料库文档控制流程文档控制标准文档发布流程本文档管理流程将同时适用于参与实施的AMT实施项目组（包括实施联合体科讯公司实施组与PTC公司技术支持组等）和XX天音项目组的所有成员。相关文档List any documents that should be referred to in conjunction with reading this document. All documents should be defined by their name, document reference, ve

11、rsion (if appropriate) and date (if appropriate). Contractual documents should be referenced as a minimum. If the list of related documents is long, you may want to refer this section to an appendix at the back of the document.AMT项目实施文档标准项目资料库目的按照本项目的实施范围和总体策略，将建立集中管理的项目资料库，便于各类实施文档的更新、审阅、批准和发布管理。同时

12、将在项目开始的初期，快速建立企业信息门户作为项目组进行沟通和文档发布的交互平台，本文档中确定的资料库分类与其他相关的流程都将作为此信息平台建立的需求标准之一。项目资料库由以下要素构成：主目录目录子目录主页标题资料库结构与分类主目录与本实施项目有关的所有文档与其他相关资料将统一存放在“分销信息系统资料库”主目录内。目录根据实施项目的范围和总体策略，将按照各个分项目对目录进行分类：1-项目管理文档2-财务管理系统实施文档3-人力资源管理系统实施文档4-项目设计管理系统实施文档5-项目施工管理系统实施文档6-办公与企业信息门户系统实施文档7-集成与技术开发文档子目录按照AMT实施方法论(AIM)和项

13、目管理方法论(PJM)，建立以下分类子目录：项目管理文档目录下：1-总体实施计划与管理标准2-每周工作计划3-每周项目进度报告4-变更报告5-问题报告6-风险和争议报告7-阶段确认报告8-备忘录与会议纪要9-质量检查和审计报告10-文档发布通知11-文档模板12-其他文档与参考资料分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设计管理系统、项目施工管理系统和办公与企业信息门户系统目录下：1-流程重组2-需求报告3-解决方案4-系统设置5-数据转换6-系统测试7-用户培训8-上线运行与维护9-其他集成与技术开发目录下：主页以下的文档同时要求以主页的方式存放：总体实施计划与管理标准每周工作计划每周项目

14、进度报告阶段确认报告文档发布通知备忘录与会议纪要重大的变更报告、风险报告与问题报告其他需要跨项目小组或职能部门协调的报告或文档标题以下的文档同时要求以标题的方式存放：文档模板质量检查和审计报告主要的培训教材其他需要发布的参考资料等文档控制流程目的本控制流程明确项目文档的编写、分发和更新流程，并适用于所有项目文档的编写和收发过程。Specify in this section the titles and responsibilities of the roles, meetings, committees or review boards which are responsible for d

15、ocument control. Use titles such as Project Administrator or organizations such as Change Control Board. In larger projects, organizations within the project may also be defined, such as team, group or sub-project.流程说明1. 新建项目文档所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准。按照AMT实施方法论和项目管理方法论以与项目工作计划和交付成果清单，采用本项目特定的文档模板创

16、建项目文档，并：分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。在审阅栏中，将需要审阅本文档的人员填列出。在分发栏中，将本文档所有的分发对象分别填列，包括项目资料库。创建文档目录，目录的显示级别为3层。创建文档概述，表明此文档的阅读对象、目的以与工作关联等。编写实施文档。2. 文档复核、修改所有文档在分发前必须通过项目管理计划中指定人员的复核和审阅。本项目中各类文档的审阅级别请参见附表，并遵照以下的流程和标准：由文档编写人或项目小组组长按照文档审阅级别填列审阅人。将文档分发给相关的审阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。由审阅人审阅后提出意

17、见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要，由指定人员对文档进行修改更新。按照文档级别，获得最终的审批（审批可以通过会议纪要或电子邮件的方式）但电子审批件需要并会同该文档一并保存于项目资料库。正式发布文档，定期通过文档发布通知项目组与所有的相关人员。3. 对已经批准的文档更新对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的，必须按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新，未通过变更报告并获得批准的修改将视为无效。文档控制标准目的文档控制标准对以下事项进行明确，在创建、更新和审批项目文档过程中将严格执行统一的文档标准：文档软件标准文档编码文档版本文档封面文档页眉页脚文档字体文档命名标

18、准软件标准1. 文档软件标准建议项目文档采用统一的MS OFFICE 2000版本作为编写工具，对于部分技术文献资料需要采用ACROBAT READER 4.0以上进行浏览，其他相关软件的采用都需要通过项目经理的审定。以下是常用的文档类型与软件列表： 文档类型建议采用的软件文字类MS-OFFICE WORD 2000表格类MS-OFFICE EXCEL 2000培训演示类MS-OFFICE POWERPOINT 2000流程图类VISIO 2000计划类MS PROJECT 2000/ 每周工作计划采用MS-OFFICE WORD 2000编写标准2. 文档编码文档编码是所有项目交付成果与实施

19、文档的唯一标识，要求按照以下的格式进行编排：项目/PPP/CCC/NNNN， 其中:PPP= 分类名称缩写CCC= 功能分类缩写NNNN= 顺序4位数字编号 按照AMT实施方法论和项目管理方法论的要求结合地铁项目文档的分类，各类文档编码参见下表：文档对应目录文档对应子目录文档编码项目PPPCCCNNNN项目管理文档总体实施计划与管理标准分销PMSOP以0001为起始号顺序编排每周工作计划WWP每周项目进度报告PPR变更报告CRF问题报告TSF风险和争议报告RIF阶段确认报告AC备忘录与会议纪要MM质量检查和审计报告QA文档发布通知RN文档模板DT其他文档与参考资料REF分销系统实施文档流程重组ERPPI需求报告RD解决方案SD系统设置TA数据转换DC系统测试ST用户培训TR上线运行与维护TM其他REF集成与技术开发文档系统安装与维护TIDIM需求报告RD数据接口解决方案ISD客户化开发方案CUX开发程序文件PRG系统测试ST用户培训TR集成切换与后期维护TM其他REF3. 文档版本所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本，当所提交的项目文档经过另一方的确认并做修改时，主版本号进行递增；如果所提交的项目文档只在实施同一方进行审阅修改时，主版本号不变，次版本号进行递增。以下为版本控制示例：版本版本说明1.0文档的起始版本1.1文档经过内部的修改或审阅2.0文档提交实施另一方