教学课件·有效沟通与实用写作教程

1、导入项目 沟通概述 人类文明能够绵延发达，在于人类能够通力合作战胜种种困难。现代社会越是分工明确，越是需要各部分间的紧密合作，沟通技能因而成为现代人必不可少的技能之一。项目提要 案例讨论 案例学习内容主要知识点处理寝室内同学间的矛盾懂得通过沟通处理问题什么是沟通沟通的分类沟通的过程争取发挥才能的机会通过沟通在特定对象面前展示自己的能力常见的沟通障碍有效沟通的原则书面沟通的意义与运用任务一 沟通的内涵寝室是我们在校园里的家，小王希望他的寝室整洁温馨，室友们和睦相处。他即使受点委屈也尽量忍着，偶尔和老乡聊天才会说上一两句。最近一段时间，不知为什么，室友小李老是处处跟他过不去，常常在别人面前指桑骂槐

2、，有时甚至故意弄脏小王刚刚打扫干净的寝室。小王本想大家都是同学，忍忍算了，可是看到小李如此嚣张，终于一气之下告诉了老师。老师严厉批评了小李。思考：1.请回忆一下，你有没有遇到过类似的事件？你在其中扮演的是小王、小李还是老师的角色？事件处理的结果如何？2.请你评价上述事件中各方的处理方式并提出一个方案，怎样才能更好地平息这场风波？任 务 导 入执行流程图 3分角色场景模拟分组讨论交流各组方案 12基本知识1.什么是沟通 知识结构3.沟通的过程 2.沟通的分类 一、 什么是沟通？广义的沟通包括信息自我传承或个体间信息的有效传递与接受，并影响和产生实质的行动或结果。狭义的沟通是指不同个体间信息的有效

3、传递与接受，即不同个体之间借助符号和媒介交流信息以期发生相应变化的活动。 二、 沟通的分类 1按沟通的组织结构特征，可分为正式沟通和非正式沟通； 2按沟通的方向，可分为上行沟通、下行沟通和平行沟通 ； 3按信息发送者与接受者的位置是否变换，可分为单向沟通和双向沟通 ； 4按信息沟通的过程是否需要第三者加入，可分为直接沟通和间接沟通； 5按信息沟通时所凭借的媒介，可分为口头沟通、书面沟通和电子沟通。三、沟通的过程沟通的过程,由于多种因素影响,非常复杂，总体来说，沟通涉及五个基本要素：发送者、接收者、传递的内容、传递的渠道、沟通的环境编码 信息传递 解码 特定的信息噪音干扰“理解”的信息信息发送者

4、信息接收者 信息发送 信息反馈沟通流程图 任务二 沟通技能 小王是企业管理专业的一名学生，他个性热情、直率、坦诚，在学校里跟老师和同学相处得非常好。今年暑假，小王决定找一份暑期工锻炼自己的能力，最终他选定了自己的远房表哥经营的一家销售卫生洁具的公司。这家公司正处于高速发展期，已经占有本市高端洁具市场一半以上的销售份额，该公司是一个典型的小型家族企业，企业中的关键职位都由老板的亲属担任，公司内部充满了各种裙带关系。经过一段时间的观察，小王觉得公司的管理远远落后于公司的发展，小王认为这意味着自己施展能力的空间很大，因此在到公司的第十天小王走向了老板的办公室。 “表哥，我到公司已经一个多星期了，我有

5、一些想法想和您谈谈，您有时间吗？” 小王走到经理办公桌前说。 任 务 导 入 “好啊，我本来早就应该和你谈谈了，只是最近一直忙就把这件事忘了。” “表哥，我来公司已经一个多星期了，据我目前对公司的了解，我认为公司主要的问题在于职责界定不清；员工薪酬结构和水平的制定随意性较强，因此薪酬的公平性和激励性都较低。” 小王按照自己事先所列的提纲开始逐条叙述。 经理微微皱了一下眉头说：“我们公司发展得很快，这说明我们公司目前的体制有它的合理性。” “可是，眼前的发展并不等于将来也可以发展。” “好了，那你有具体方案吗？” “目前还没有，这些还只是我的一点想法而已，但是如果得到了您的支持，我想方案只是时间

6、问题。” “那你先回去工作吧，哪天我们再好好聊聊。”说完王经理的注意力又回到了销售报告上。 小王此时真切地感受到了不被认可的失落，他陷入了困惑之中，不知道自己是应该继续和上级沟通还是干脆放弃这份工作，另找一个学习、发展的空间。思考：1.你觉得小王和经理的沟通为什么会失败？如果你是小王，接下来你会如何处理？2.讨论上述事件中各方处理方式的得失，并寻求较佳方案。 执行流程图 3分角色场景模拟分组讨论可行方案交流各组方案 21基本知识1.常见的沟通障碍 知识结构2.3.书面沟通的意义运用 有效沟通的原则一、常见的沟通障碍（一）发送障碍 信息过滤失真、信息表达失真、信息发送不适时（二）信息通道障碍 沟

7、通媒介不当、沟通渠道不畅、外部干扰（三）接收障碍 信息译码不准，接收者心理障碍二、有效沟通的原则 任何沟通都是有目的的，沟通双方都希望通过沟通满足自己某方面的需要。如果沟通双方在沟通中能够清楚地了解对方的沟通目标，在沟通中站在对方的角度在不损害自身利益的前提下提供对方期待得到的东西，那么沟通就会实现双赢。（1）信息组织原则（2）正确定位原则（3）对称性原则三、书面沟通的意义与运用 （一）有利于信息的充分、准确传播 一份比较正式的书面信息，可以做到让信息完整地抵达所有潜在接收者。（二）有利于提升执行力 书面沟通可以防止“口说无凭”的事后抵赖，使工作中各人的职责划分更加清晰。在书面沟通中，运用最为

8、广泛的是应用文。（一）应用文定义 应用文是指个人、团体或单位在处理事务、传播信息的过程中采用书面沟通的方式而产生的具有特定格式规范的文章。（二）应用文写作要求 口头沟通与应用文写作要求对应表口头沟通要求 应用文写作要求 确定沟通对象正确确定收文对象 选择适当的沟通方式 根据对象、范围、内容等选择适当的文种 明确沟通目标主旨要明确 信息传递完整 内容要完整充实 精确表达 格式正确、表达得体 丰田公司的企业教育 丰田公司对新参加公司工作的人员，有计划地实施企业教育，把他们培养成为具有独立工作本领的人。这种企业教育，可以使受教育者分阶段地学习，并且依次升级，接受更高的教育，从而培养出高水平的技能集团

9、。 在丰田教育的范围不仅仅限于职业教育，而且还进一步深入到个人生活领域。教育的目标，具有作为生活中的实际意义而能够为员工普遍接受。非正式教育，在丰田叫作“人与人之间关系的各种活动”，是丰田独有的教育模式。这种教育拓展练习 就是前述的关于人的思想意识的教育。非正式教育的核心是解决车间里人与人之间的关系，培养相互信赖的人际关系。光靠提高工资福利保健等的劳动条件，还不能成为积极地调动员工干劲的主要因素。丰田创造出一系列精神教育的活动形式，这种活动是以非正式的形式和不固定形式的做法进行的。其方法多种多样，把一般单纯由“福利保健”部门处理的事情，作为“培养人才”的基础而纳入到职工日常生活之中。 非正式的

10、各种活动有以下几方面：公司内的团体活动。个人接触（PT）运动。其中的“公司内的团体活动”是根据员工的特点，将员工分成了更小的团体。团体小可使参加者更加随意、亲近地接触，这对于培养员工的团队意识是很有帮助的。一个人可以根据各种角色身份参加不同的团体聚会。通过参加这些聚会，既开展了社交活动，又有了互相谈心的机会。为了这种聚会，公司建造了体育馆、集会大厅、会议室、小房间等设施，供自由使用。公司对聚会活动不插手，也不限制。职工用个人的会费成立这种团体，领导人是互选的，并且采取轮换制。所以每一个人都有当一次领导人来“发挥能力”的机会。这些聚会都有一个共同的条件，就是把这些聚会作为会员相互之间沟通亲睦、自

11、我启发、有效地利用业余时向不同职务的会员相互交流的场所。 个人接触和“前辈”制度。丰田公司为了让新参加工作的职工熟悉新环境，曾提出了“热情欢迎新职工”的课题，在这方面，采取了“个人接触”的形工。这种形式的做法是，选出一位前辈，把他确定为新参加工作的职工的“专职前辈”。这位前辈担负着对所有事情的指导工作，这种做法产生了很好的效果，专职前辈的任职期间一般为6个月。在工作上、生活上、车间里，专职前辈都给以指导和照顾，对人际关系、生活上、车间里，专职前辈都给以指导和照顾，对人际关系，上下级关系给以协调。公司方面把这个“前辈”的做法加以制度化，此外，还有“领导个人接触”的制度。这是对工长、组长、班长施行

12、“协助者”的教育，是一种进行“商谈”的训练。一丰田的管理阶层和骨干很能干，也是因为他们经过这样多方面锻炼的缘故。他们掌握了系统的技术知识，又在车间有了人事管理的经验。 另外，还采用“故乡通信”的做法。班组长每月轮流给新职工的家寄信。进公司的第一个续下去？这是丰田领导者一直在思考的问题。这个问题不是单纯的福利保健活动，而且要作为企业长远的精神建设方面的问题对待，他们正为开展更加多种多样的活动而苦思冥想。1970年以后，20岁以下的职工占到50%。他们的思想意识、价值观念和欲望的变化层出不穷。为这些人创造出一个使他们满足而“有吸引力的工作环境”，是很不容易的事情。然而，公司不断地进行积极的努力，继

13、续创造能培养“生存的意义和干劲”的土壤。 讨论： 请从沟通的角度探讨丰田公司的企业教育的成功之处。项目一 日常沟通与日常应用文 我们的人生旅程是一个持续前进的过程，不断地进入新的环境，接触新的人，展开新的篇章。进入大学学习以及告别大学校园进入社会是其中两个重要节点。在这些人生节点，如何迅速融入新的环境，同时保持良好的旧有关系，需要一些日常沟通技巧。 项目提要 项目框架 日常沟通自我介绍有效交谈条据类文书演讲书信与电子邮件情境模拟 学习内容模拟项目相关知识点展现自我及结识新伙伴 模拟在不同场合自我介绍模拟有效交谈演讲比赛自我介绍的内容、技巧和注意事项有效交谈的前提和技巧即兴演讲的技巧、演讲稿的撰

14、写技巧运用条据处理日常事务模拟处理室友生病等日常事件留言条、请假条、借条的格式和撰写要点运用书面形式进行远距离沟通给父母及朋友写信、发电子邮件书信的格式电子邮件的格式和发送、接收与回复时的注意事项 任务一 生活中的交流 学习目标掌握几种日常条据的格式和撰写要点 掌握自我介绍的注意事项掌握有效交谈的技巧及礼仪当你进入大学校园这一全新的环境，开始独立生活，你会发现和中学相比，生活有了很大不同。你需要根据不同的场合进行不同风格的自我介绍，与结识的朋友交谈，并且独立处理日常事务。思考：在日常生活中，你能自然地向陌生人介绍自己吗? 在不同的场合做的自我介绍有没有差异？你觉得自己跟同学交谈时表现如何？有没

15、有特别愉快或无话可说，甚至交谈双方发生激烈争执的情况？有没有从交谈技巧的角度思考回顾过某次谈话过程？任 务 导 入情境一自我介绍 情境描述 开学以来，你陆续在不同场合做了多次自我介绍。你在全班同学面前介绍了自己；去参加学生会招聘，主考官要求你做了个自我介绍；参加老乡聚会，你主动向老乡小王做了自我介绍。123模拟在班会上自我介绍模拟在面试中自我介绍模拟在老乡聚会时自我介绍执行流程图基本知识2.自我介绍的注意事项知识结构1.自我介绍的内容和技巧一、自我介绍的内容和技巧（一）自我介绍的内容 开场白 姓名通报 特长介绍 目标 结束语（二）自我介绍的技巧 成功的自我介绍应给别人留下深刻而良好的印象。在进

16、行自我介绍时，最重要的是向对方说明自己是谁以及具备什么样的特点。（一）使用普通话（二）正确看待紧张心理和克服过度 紧张二、自我介绍的注意事项谁当介绍人 介绍的顺序先递名片再作介绍。 地位低者先介绍。 知识拓展介绍中的社交礼仪情境二有效交谈 情境描述 在老乡聚会中，你认识了小王，并且跟他就就业方向的问题聊了起来。请以“我该找大公司还是小公司就业？”为话题，模拟交谈场景，要求如下：1.双方的立场不能发生转变。其余同学可以自由加入谈话。2.双方不得有使对方交谈卡住的言行。如不可以说“算了，跟你这样的人没什么好说的”之类的话语。3.保持交谈气氛，不要采用辩论赛方式。执行流程图 123组织模拟交谈其他同

17、学分析点评总结交谈技巧知识链接： 交谈，是指在日常生活和生活中，人与人之间的言语交际活动。它可以使人们交流思想、交融情感、交换信息。交谈有一定的目的性，但这种目的性常常会被随意性、灵活性所淡化。 一、 有效交谈的基础 1.要有明确的交谈目的 2.选择适当的时机 （1）足够的交谈时间 （2）良好的精神状态 （3）尽量选择在自己熟悉的环境中交谈 二、 有效交谈技巧AB倾听表达表达倾听为了达到良好的交谈效果，我们要学会积极倾听对方的话语，有效表达自己的意思。积极倾听、倾听的过程、预言、接收信息、注意、赋予含义、记忆积极倾听技巧展现主动倾听的态度积极倾听时注意力要有序（二）善于语言表达1.选择合适话题

18、，激发对方兴趣2.表达要准确简洁3.语言要生动通俗4.讲流利的普通话三、交谈的注意事项（一）交谈礼仪（1）姿态自然，举止大方（2）用语恰当，礼貌待人（3）不要随意打断别人的讲话（4）失言时立即道歉（5）避免辩论式谈话（二）非语言表达（1）适时沉默（2）交谈中辅以动作和表情情境三室友生病了 情境描述回到寝室，你的室友小王忽然肚子疼，其他人都不在寝室，手机暂时又联系不上，你赶紧给他们留了便条，告诉他们，你陪小王去看病了。检查结果出来后，小王因急性阑尾炎需要住院一周，小王赶紧写了病假条并且找朋友借钱支付医药费。请以“我”的口吻撰写留言条，以小王的口吻撰写请假条、借条。执行流程 123撰写留言条撰写病

19、假条撰写借条基本知识一、条据类文书的格式（一）留言条的格式（1）称呼（2）正文（3）落款（二）请假条的格式（1）标题（2）称呼（3）正文（4）祝颂语（5）落款（三）借条的格式（1）标题（2）正文（3）落款二、条据类文书的撰写要点（一）留言条的撰写要点不要写标题。留言条就是极简化的私人书信，写标题反而不好。 留言条虽简单，但也要完整而清晰地将事情交待清楚。（二）请假条写作要点： 请假条是下对上的文书，而且是在正式的工作场合使用，所以要用严肃的尊敬的语气。如祝颂语的使用、“敬请批准”等格式上的要求都与此有关。 完整准确地传递信息在应用文写作中特别重要，在请假条的写作中，具体体现为：要交代清楚请假的

20、缘由和请假的时间。（三）借条写作要点因为借条具有法律效力，写作时要特别小心，不能留有漏洞。 在写作主体上，借条一定要由借方写，而不是由贷方写 在写作时机上，必须要求借款人当面亲笔签名，不接受事后书写的借条。 在载体形式上，写借条的纸张必须相对完整，不能有关键部位被撕去、裁去的感觉，不能有涂改、添加的痕迹。 在写作内容上 应写清楚借方和贷方的法定全名； 任务小结： 沟通交流开始，人们在第一时间对你进行判断时，除了听你说话以外，经常会注意到其它细节，生活中我们常会听到诸如：“他往那一站，不用开口，我就知道他是个很可靠的人”之类的话语。口头沟通时，要注意非语言因素，比如外表衣着，比如真挚的笑脸、自然

21、的体态语言，比如适当的眼神交流，这些会使对方在听到你讲话的内容之前就对你有一个良好的印象。 条据类文书在应用文中是最简短的一类，可是，想要写好依然不是那么简单的事情，比如说，生活中，有些请假条写得毫无规范，让人无法批假；还有人的借条写得漏洞百出，最后引起经济纠纷等等。 要写好条据类文书，必须注意两点：一要学会以最简洁的方式清晰完整地表述相关事宜。二要学会以最得体的方式表达正确的态度和语气。任务二 演讲 学习目标1了解即兴演讲的准备程序2掌握即兴演讲的技巧3掌握演讲稿的撰写技巧4掌握演讲过程中的注意事项任 务 导 入学校组织了一次以“我爱家乡美”为主题的演讲比赛，首先以地域划分小组，每个小组以即

22、兴演讲的方式进行赛前动员，以调动小组成员的积极性。其次需要拟定此次命题演讲的演讲稿，以顺利完成此次命题演讲比赛。思考：你有通过即兴演讲激发大家工作积极性的经验吗？你是动员者还是响应者？有让你印象深刻的演讲吗？请想一想为什么它会给你留下深刻印象。情境一 即兴演讲赛前动员情境描述 在学校里，同学们大多来自不同的地方，一次以“我爱家乡美”为主题的演讲比赛有助于同学们了解全国各地的美好风光和风土人情。你需要再小组内发表两分钟即兴演讲，进行演讲比赛前的动员，以鼓励小组每位成员积极参与。123在较短时间内提炼主体，选择支撑材料和信息快速架构发言要点，设计特定表达方式小组内即兴演讲执行流程图 知识链接 知识

23、链接 基本知识 一、即兴演讲概述二、即兴演讲的技巧知识结构（一）即兴演讲的含义即兴演讲是指在特定的情境中，自发或被要求立即进行的当众说话，是一种不凭借文稿来表情达意的口语交际活动。一、即兴演讲概述（二）即兴演讲的特点（1）突发性 (2) 针对性（3）多样性（三） 即兴演讲的准备程序快速分析演讲背景 确定各段主题句 快速分析听众需求 选择演讲主题 确定内容层次确定全篇关键句发表演讲 （一）快速发掘演讲主题（二）短时间内构建演讲框架（三）应趣味十足，强烈感染现场听众二、即兴演讲的技巧情境二 命题演讲“我的家乡美”情境描述 通过演讲展现家乡的优美风光和风土人情，你深感骄傲和自豪。请你撰写演讲稿，并在

24、演讲过程中辅以语言、语调、姿态动作等向同学们展现你的家乡独特的地域文化，吸引大家前去游览，从而达到演讲的目的。 执行流程图 123酝酿构思、撰写演讲稿精心设计和处理演讲稿登台演讲 基本知识一、命题演讲的含义和特点二、演讲稿的撰写技巧三、演讲过程中的注意事项一、命题演讲的含义和特点 命题演讲是指根据指定的题目或限定的主题，事前做了比较充分准备的演讲，一般都是提前拟定演讲稿，并经过精心设计和反复演练的。 与即兴演讲相比，命题演讲不仅具有文字底稿，而且表现出更加严谨、稳定、针对性强的特点。二、演讲稿的撰写技巧（一）审定题目审题，不仅，是审定题目本身，还要选择角度和结合自身优势。角度要新，要适度。（二

25、）确立主题首先主题要适合社会的需要，具有时代感。其次主题要单一。（三）选择材料一般根据能否恰当地表现主题、能否满足听众的预期需要、是否是真实典型、是否具体新颖，这几个方面来对材料进行筛选和优化组合。 （四）构思 演讲稿的构思包括开场白、主体、高潮、结尾，实际上就是材料的安排和处理。 同时也包括思维框架和基本语言形态的选定。 （五）写稿 首先要服从说，句式不能太长，修饰语不能多。 其次是要适合听的。少用生冷的语句，要通俗易懂。必须条理清晰、重点突出。 （一）感情基调的把握 或平实、或悲伤、或欢快，都要根据内容来处理。 （二）语音的处理 语调、节奏、停顿的不同，都能表达不同的情绪，要根据想要表达的

26、情绪进行处理。 （三）身体语言的运用 服装上要跟场合、环境配合。演讲中手势运用的高度有约定俗成的范围。演讲时站姿要求挺拔、稳定，一般有前进式、丁字式、自然式、立正式等。一、演讲过程中的注意事项拓展练习1分析下面这份演讲稿的特点，各组派选手模仿林肯演讲比赛，评论参赛选手的表现。 87年前，我们先辈在这个大陆上创立了一个新国家，它孕育于自由之中，奉行一切人生来平等的原则。 我们正从事一场伟大的内战，以考验这个国家，或者任何一个孕育于自由和奉行上述原则的国家是否能够长久存在下去。我们在这场战争中的一个伟大战场上集会。烈士们为使这个国家能够生存下去而献出了自己的生命，我们来到这里，是要把这个战场的一部

27、分奉献给他们作为最后安息之所。我们这样做是完全应该而且非常恰当的。 但是，从更广泛的意义上说，这块土地我们不能够奉献，不能够圣化，不能够神化。那些曾在这里战斗过的勇士们，活着的和去世的，已经把这块土地圣化了，这远不是我们微薄的力量所能增减的。我们今天在这里所说的话，全世界不大会注意，也不会长久地记住，但勇士们在这里所做过的事，全世界却永远不会忘记。毋宁说，倒是我们这些还活着的人，应该在这里把自己奉献于勇士们已经如此崇高地向前推进但尚未完成的事业。倒是我们应该在这里把自己奉献于仍然留在我们面前的伟大任务我们要从这些光荣的死者身上吸取更多的献身精神，来完成他们已经完全彻底为之献身的事业；我们要在这

28、里下定最大的决心，不让这些死者白白牺牲；我们要使国家在上帝福佑下自由的新生，要使这个民有、民治、民享的政府永世长存。 2经过了激烈的竞选，你获得了最后的胜利，被同事们推选为生产部副主任。在上任之前，你进行了简短的就职演讲。请拟写就职演讲的演讲稿，并通过语言、语调、姿态动作等，表达你想向同事传达的你的意愿和今后管理的政策，从而达到演讲的目的。任务三 书信与电子邮件学习目标2了解电子邮件的格式和优缺点1掌握信瓤和信封的格式3掌握发送、接收与回复电子邮件时的注意事项现在你已习惯于用打电话和发短信的方式与远在家乡的父母联系，有没有试过书信或电子邮件的方式呢？也许会有不一样的效果。写封信给父母，发一份电

29、子邮件给老同学，告诉他们你最近的学习、生活情况以及对他们的想念。思考：你觉得同样的内容，用发电子邮件的方式与打电话、发短信、聊天工具交流的方式有什么不同？你写给老师的电子邮件与写给朋友的电子邮件在格式、内容上有什么不同吗？任 务 导 入情境一 致父母的书信情境描述 当你离开父母来到学校，开始独立生活，你有很多想法想跟父母交流，请用正确的格式给父母写一封家信。情境描述 14 执行流程图 123回顾书信的格式写作书信邮寄 基本知识一、信瓤的格式 知识结构 二、信封的格式 一、信瓤的格式（一）称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，一般用“敬语称谓”的形式组成。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要加冒号（：

30、），表示下面有话要说。 （二）正文 这是书信的主要部分。可分为问候语、信首应酬语、正文主体、信尾应酬语四部分。问候语通常用“您好”就可以了。信首应酬语通常有怀思式和承前式两种。正文主体部分如果写的事情较多，可以分段写，一件事情写一段。每段起行空两格，转折顶格。信尾应酬语是在正文结束时写的几句酬应性的话，使全信结束不生硬。 （三）结尾 结尾一般根据写信人跟随收信人的关系和具体情况，写上表示祝愿，勉励或敬意的祝颂语。（四）署名 如果在署名后加上具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，则表示对收件者的尊重。（五）日期 把写信的具体时间写在署名的正下方，应写清年月日（不写年份是错误的），以备收信人日后查阅。

31、二、信封的格式 信封上面写收信人的邮政编码、收信人地址；中间写收信人的姓名；下面写寄信人的地址、姓氏及邮政编码。情境二 致好友的电子邮件 情境描述 你在中学时的好朋友，现在可能跟你在不同的城市求学，在电话短信等聊天手段之外，你很想用书面的方式完整深入地跟他谈谈你对大学生活的印象和看法。你觉得电子邮件是一种很好的方式。1234执行流程图 12写邮件3发送邮件效果反馈讨论基本知识一、 电子邮件的格式知识结构二、电子邮件的优缺点 三、电子邮件的局限性一、电子邮件的格式邮件的收信人地址 抄送地址 主题信头 用于编写邮件正文，格式类似传统书信的信瓤。主体 二、电子邮件的优缺点 1234电子邮件可以是文字

32、、图象、声音等各种方式。 E-mail的使用是非常经济的，传输几乎是免费的。我们可以同时向一批人发信件。人们可以在任何地方时间收、发邮件，大大提高了工作效率。 1三、电子邮件的局限性 2收信人看不到发信人的表情，也听不到他说话的声调，可能导致沟通信息的失真。私密性和安全性不足 请同学们在课后以小组方式讨论下列工作电邮使用事件，最后以小组为单位给老师发送邮件，谈一谈你们组对这一事件中电子邮件所起作用的看法，并分析公务中电子通信的使用趋势和前景。拓展练习项目二组织沟通与事务文书、行政公文 组织是人类按一定规则和程序为实现共同目标而结集的群体，自从原始社会集体狩猎以来，组织就是人类社会生活中最常见、

33、最普遍的社会现象。 项目提要 项目框架 组织沟通招聘与求职总结与制定计划召开高效会议情境模拟 学习内容模拟项目相关知识点组织成员的吸纳模拟招聘、求职和面试了解一般招聘流程招聘启事的定义和格式求职信和个人简历的特点和格式面试技巧组织的运转模拟会议流程撰写会议文书总结和计划的格式会议组织工作流程会议通知、开幕词、闭幕词、会议记录、会议简报、会议纪要、会议新闻的格式组织与外界沟通制发行政公文行政公文的定义、种类和处理流程行政公文的格式 任务一 招聘与求职 学习目标了解招聘流程和招聘启事的定义和格式 掌握求职信和个人简历的特点和格式 掌握面试准备工作的流程及具体内容、面试技巧 1核心能力432学会招聘

34、启事的写法了解招聘流程和招聘人员的工作方式掌握求职信和个人简历的写作格式熟悉求职面试中的口语表达 新的学年开始，系学生会开始招募新人，学生会的同学们井井有条地进行招聘工作，最终小王被聘为学习部秘书。思考：1了解招聘方的工作流程，考虑招聘者是如何通过阅读求职材料和观察面试表现来寻找适合人选的，然后从招聘方的角度审视自己的求职材料和面试表现。2什么样的求职材料可以帮助你赢得面试机会？为了面试成功，你该做那些准备？任 务 导 入情境一 组织招聘情境描述 学生会的新陈代谢总是不断进行的，新的学年里，系学生会又要招聘新人了。今年这个工作由小李主持，小李安排了一套完整的招聘流程，并发布了招聘启事 。情境描

35、述 执行流程图 1234制定招聘流程撰写招聘启事拟定招聘要求基本知识一、一般招聘流程 知识结构二、招聘启事的定义和格式 一、一般招聘流程 （一）确定人员需求 通常由各用人部门根据实际工作需要向单位人事部门报送本部门人员需求情况。2、制定招聘计划整理招聘岗位的资格条件和工作要求选择招聘渠道：人才市场、网络、报刊、电视电台、猎头公司、人际网络等准备招聘材料：招聘启事、面试的问题及笔试试卷等 招聘准备工作流程图 （三）人员甄选引领参加面试者到面试地点按顺序面试通知面试结果收集应聘资料，根据条件筛选出参加面试者 面试人携面试通知赴约、招聘人员整理好资料面试甄选工作流程图二、招聘启事的定义和格式 （一）

36、招聘启事的定义启事是需要向公众说明某事或希望公众协助办理某事时使用的一种事务文书。招聘启事是用人单位面向社会公开招聘有关人员时使用的一种应用文书。 1、启事的目的、事项、条件等要写得具体清楚。如寻物启事要写清失物时间、地点、特征，写清联系方式。2、启事的语气通常要突显尊重、感谢之情。如寻物启事里的“不胜感谢”，订婚启事里的“敬告亲友”，迁址启事里的“欢迎惠顾”等。标题常为“事由+文种”型，如“寻物启事”等，也可自由拟订如“诚聘英才”启事（标题） （正文） （署名） 日期（二）招聘启事的格式1. 标题 同一般启事的标题写法。2.正文 招聘启事的正文包括开头和主体两部分。 1用人单位的情况介绍，增

37、强对求职者的吸引力开头 2叙述招聘原因，引出招聘启事正文主体 1应聘人员资格条件；主体 2聘用待遇。 3应聘办法（需要准备的个人资料、通讯联系方式、联系人、时限等） 3. 落款 在正文右下角署上发表启事的单位名称和启事的发文时间。 招聘面试通常由单位的人力资源部门和用人部门联合进行。1.人力资源部主要考察应聘者的综合素质、文化匹配度、工作经验真实性，侧重以“What”与“Why”的形式提问。2.用人部门主要考察应聘者的专业知识和专业技能以及工作经验的适合度，侧重以“How”、“When”与“Where”的形式提问。知识拓展情境二 应聘求职情境描述 作为大学生新生，小王很想体验在学生会好好锻炼自

38、己的能力。在仔细研究了学生会的招聘启事后，小王觉得自己完全可以去试试，于是，他撰写了求职材料，投递给学生会。执行流程图 1234撰写个人简历 了解毕业应聘应准备的求职材料撰写求职信基本知识一、求职信的特点和格式知识结构（二）个人简历的特点和格式一、求职信的特点和格式（一）求职信的特点鲜明的个性、简洁的文风、亲切有礼，不追求全面详细的情况介绍（二）求职信的格式称谓 要顶格写受信者单位名称或个人姓名。要恰当，郑重其事。正文 开头，写求职的原因，简要介绍求职者的基本情况。接着说明从何渠道得到有关信息以及写此信的目的。中段主体，突出自己的优势和“闪光点”。最后，向收信者提出希望和要求。结尾写表示敬祝的

39、话。落款署上写信人的姓名和成文日期。二、个人简历的特点和格式 （一）个人简历的特点针对性强，懂得围绕招聘要求组织材料。内容具体，要学会用清晰的具体的甚至数据化的细节表现自己的实力。 简历个人实力要素图 （二）个人简历的格式个人简历由标题、个人资料、个人经历、自我评价四部分组成。客观实力实践经历相关培训培训名称、时间、成果供专业实践时间 地点 内容社会实践时间 地点 内容教育经历学历教育院校、专业、文凭、主修课相关证书职业资格证书、工作技能证 情境三 模拟面试 情境描述 在规定的时间期限内，学生会收到了不少应聘材料，并通过求职材料筛选出了一批面试人选，而接到面试通知的同学也积极准备，终于，在完成

40、面试环节以后，一部分同学进入学生会。在本情境中，全班同学将分别模拟招聘、应聘人员，完成招聘工作。 执行流程图123 模拟面试过程 讨论面试技巧面试准备 基本知识二、面试技巧 知识结构一、面试准备一、面试准备准备面试内容准备面试材料调整状态知己：用一张清单，列举自己与应聘职位相关的优缺点及相应的具体事例。知彼：尽量多了解公司信息、本岗位工作细节。战术准备：针对必讲内容，准备好自己的答案1整理好面试通知要求携带的材料2整理好自己简历中所列各种证书原件3整理好便于携带的专业成果如设计图、发表文章、网页页面等。1 模拟练习：了解面试常见形式、题型并和朋友配合练习。2 确定抵达面试地线路，设计面试形象。

41、2 充分休息，保持良好的精神状态二、面试技巧1、保持良好的状态准时出发，确保比面试时间提前十分钟到达，可以在考场外最后整理自己的衣着妆容，深呼吸，调整好心态，从容镇定地进入面试场地。2、正确使用交谈技巧说话时语气自然，语速正常，语音清晰。要善于倾听，针对对方提问的目的回答问题。可能的话，提供成功的细节。3、知己知彼，百战不殆面试前要尽可能搜集关于应聘公司、应聘岗位的资料，对面试中可能出现的问题作出预计并提前做好准备。1.根据下面的内容，撰写一份求职信。 张三同学是xx学院文秘专业的应届毕业生。在校期间，她学习了秘书学、办公自动化、公关礼仪、秘书写作等课程，学习成绩优秀。英语已过四级，口语能力较

42、强，曾在XX市大学生英语演讲比赛中获一等奖。刘XX同学性格开朗，办事认真负责，待人热忱，曾在XX公司实习期间受到领导和员工的一致好评。刘XX同学准备毕业后去长安福特（中美合资）就职。提示：要想提高求职材料的命中率，首先应搜集相关企业的信息，研究其企业文化风格，判断该企业对应聘职位的真实要求，有的放矢。 拓展练习2.如果张三同学在长安福特公司工作四年后，因个人发展需要，欲应聘某公司行政总裁助理职位，请你帮他准备一套求职材料. 该职位相关要求如下： 工作经验：3-5年 学历大专以上 主要职责： 1.审核各部门提交的发文文稿及总裁办对部门、各事业部所发的各类文件；2.负责公司外联事务及来宾接待工作；

43、3.负责安排及组织公司的重大会议，制定会议议程，整理会议决议；4.根据总裁办的要求及相关会议纪要，对各部门的工作进行协调及督办，确保总裁办各项工作的有效落实； 5.全面负责总裁办公室的日常管理，贯彻落实岗位责任制和工作标准。任职要求： 1.五年以上相关工作经验，熟悉现代化企业的系统化运作和管理，熟悉企业行政管理知识，具有较强的亲和力，优秀的人际沟通、协调、组织、管理能力；2.稳重、踏实、勤勉、敬业，具有优秀的分析问题、解决问题能力，及良好的外联、公关能力；3.有政府、企业、协会来宾接待经验者优先考虑。提示：与应届毕业生相比，此时，对方更看重你历年来的业绩，几年间的经验积累。做了什么、怎么做的，

44、比学了什么更重要 任务二 总结与制定计划 学习目标了解总结的特点和格式 了解计划的作用和类型 掌握计划的制定和实施过程以及格式 核心能力核心能力核心能力核心能力核心能力学会制定计划 2学会写作总结 1 系学生会招聘工作结束了，小王和小李都对前期工作作了总结。小王虽然顺利进入系学生会，但是他很清楚学生会工作很忙，为了更好地协调安排工作、学习和生活，小王拟订了本学期的个人计划。思考：1.你有定期总结的习惯吗？请思考一下定期总结的好处。2.你有制定了计划却无法执行的体验吗？你认为，导致计划荒废的主要原因是什么？任 务 导 入情境一 总结 情境描述 招聘会结束了，无论你是招聘人员还是应聘者，无论你在这

45、次招聘中是否成功实现目的，都有很多经验和教训需要总结。请写一份关于上次招聘会的个人总结。 情境描述 执行流程图 1213421.讨论招聘及应聘过程中的得失 2.撰写个人总结 基本知识 知识结构二、总结的格式 一、总结的含义和特点 一、总结的含义和特点 在应用写作中，总结是对前一段的实践活动进行回顾检查、分析评论，从中找出经验教训和规律性认识的一种书面材料。 从内容上看，它具有客观性和理论性结合的特点；从写作技巧上看，它具有夹叙夹议，叙议并重的特点。 二、总结的格式 标题前言经验成绩缺点教训未来打算开头主体结尾总结结构图 情境二 制定计划情境描述 生活本身是丰富多彩的，可是，如果没有清晰的计划也

46、很容易流于散漫或杂乱，想一想，本学期自己想做什么要怎么做，据此拟订个人计划并记录执行情况。执行流程图 1234讨论前次会议方案得失 撰写个人计划4讨论计划可执行性 总结会议方案写法 基本知识知识结构一、计划的作用和类型三、计划的格式 二、计划的制定和实施过程一、计划的作用和类型（一）计划的作用有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。（二）计划的类型（1）规划、纲要（2）方案（3）意见（4）设想、打算（5）安排（6）要点二、计划的制定和实施过程 激发调查决定成就 实施 组织 计划制定流程图 不满现状，决心争取更大的成功

47、收集信息并列举分析有利不利条件确定突破方向确定战略目标基本达到目标按计划实施，在过程中检查调整确定具体目标、实施步骤用规范的格式撰写二、计划的格式（一）标题（二）正文1.导语2.主体3.结尾（三）落款 1.请就你入学以来的运动建身情况写一篇总结，并在此基础上写一份计划安排本学期的健身或运动活动。2.假设你是电话卡校园代销点的负责人，今年公司给你们下达了全年销售额12万的任务，请就此事制订一份工作计划。3.实习期结束后写一份实习工作总结。拓展练习任务三召开高效会议 学习目标1. 了解会议组织工作流程2.掌握会议通知的格式3.掌握会议发言的注意事项及会议文书的格式4.熟悉行政公文的定义、种类和处理

48、流程5.掌握行政公文的一般格式6.掌握几种常用的行政公文的含义、种类和格式核心能力1324了解一般会议流程学会会议通知、开、闭幕词、会议记录、会议简报和会议纪要的写作格式学会报告、通报、函的写法熟悉会议主持中的口语表达 进入学生会不久，小王组织召开了一次“大学生学习经验交流会”。请模拟整个会议组织及召开过程。思考：1.你参加过类似的会议吗？组织过类似的会议吗？在你的记忆里，会议召开得是否成功？你认为怎样才能保证会议有效召开呢？2.会议的主题应该如何设定？作为会议主持人，你如何控制引导会议的走向及气氛？3.作为会议的组织者和参与者，在会议结束后分别要做哪些工作？任 务 导 入情境一会前准备情境描

49、述 为了给大一同学在学习和生活上提供一些帮助，系学生会决定组织一场“大学生学习经验交流会”。在会议召开之前，主办方要做好会前组织工作，与会者也要做好相应的会前准备情境描述 执行流程图1234拟定会议方案确定会议组织工作流程撰写会议通知 基本知识知识结构一、会议组织工作流程二、撰写会议通知一、会议组织工作流程开始下达指令会议方案 审批打印通知 发放签收文件准备食宿安排会场布置 会议中会议后续通过未通过议程表开幕词其他会议文书工作报告选择会址会场布置主席台座次安排会场设施会议记录后续服务 整理材料新闻发布落实督办会议组织工作流程及内容图（一）拟定会议方案（二）会前准备工作会前准备了解会议目标了解会

50、议概况决定并确认出席明确自身任务相关准备确定议题议程确定时间地点确定与会人员确定其它事宜发放通知安排会场会前检查会议组织方会议参加者会议方案二、撰写会议通知（一）标题 通常有三种形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。一种是由事由和文种构成。一种是由文种通知作标题。（二）主送机关通知送达单位称呼，可以是单位、部门或个人。（三）正文开头主要交代会议缘由、根据。主体说明会议的时间、地点、参与人员、主要内容及其它注意事项。（四）落款写出发文机关名称和发文时间。情境二 会议召开情境描述 经过紧张有序的准备，大学生学习经验交流会如期召开。开会前，组织者要发放会议相关资料，小王要进行会议发言，相关人员

51、要做好会议文书的撰写。执行流程图 1234讨论会议主持技巧撰写会议文书执行会议议程基本知识一、会议发言的注意事项知识结构二、撰写会议文书一、会议发言的注意事项（一）会议主持的注意事项1.处理会议冷场 如果是与会者因害羞、紧张等情绪问题而出现冷场，会议主持者可用生动的事例 、风趣幽默的言语先缓和气氛，再引入正题。如果是与会者对所论议题不理解，而感到无从开口，会议主持者应详细、明确地交代议题，对与会者进行耐心的启发。2.处理与会者争议 在讨论的过程中，会议主持人需把握好“火候 ”，适时终止辩论。（一）与会者发言的注意事项1.如果是提前通知的会议要提前作准备，将自己的想法要点写下来，在会议上发言时条

52、理性会强很多。2.发言时声音要宏亮，节奏要适当放慢，要有适当的停顿。在讲到内容的精彩或重要部分时应提高声音强度。3.虽然自由发言较随意，但同样要注意相关的礼仪。二、撰写会议文书（一）开幕词的格式1.标题通常有三种写法：一种是由会议名称和文种构成；一种是由致词人姓名、会议名称和文种构成；一种是由主标题和副标题构成。2.称谓 是对与会者的统称，一般写在标题下行顶格。3.正文开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容： 阐明会议的重要意义；说明会议的主要议程；向与会者提出希望和要求。最后是结尾，以简朴有力的富有鼓动性和号召力的语言作结，一般都是“祝大会圆满成功”之类。（二）闭幕词的格式1.标题

53、 2.称谓 3.正文开头用简洁的语言，说明大会经过全体代表的努力，已经胜利完成使命，今天就要闭幕了。主体主要是对大会进行概括总结，并提出贯彻大会精神的要求和希望。结尾通常比较简单，最常见的说法是：“现在，我宣布，大会闭幕”。（三）会议记录的格式1.标题最常见的是由会议名称和文种构成。2.正文开头是介绍会议的组织情况，包括会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。主体是会议的主要内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。结尾要另起行，写明“散会”，有的还注明散会时间。主持人和记录人签名。情境三 会议后续工作情境描述 会议结束了，会议组织者的工作没有结束。

54、为了使会议真正有效，小王在会议结束后还要组织进行会议评估，编发会议简报，写作会议纪要、会议新闻，了解会议决议落实跟进工作。执行流程图 12344整理撰写会后文书进行会议评估 会后宣传 会议决议落实跟进基本知识二、撰写会后文书知识结构一、会议评估一、会议评估 （一）会议评估的角度 1.从会议成本的角度评估会议成本参会人员平均小时工资薪资附加值系数会议小时数（参会人数+2） （1+1.5）+会议直接成本 2.从会议目的和会议成果角度评估（二）会议评估的主体（1）会议主持人的评估（2）与会者的评估（3）训练有素的会议专业人士的评估 （三）会议评估的内容（1）会议内容及议程是否恰当合理（2）会议各项活

55、动和安排是否得当（3）会议设施是否完善（4）会议服务工作是否周到（5）会议宣传工作是否到位（6）会议后续执行督办是否及时二、撰写会后文书 （一）会议简报 1.会议简报的定义 会议简报是报道会议进展情况以及与会人员参加会议情况的简报。 2.会议简报的格式0000001 机 密一年会议简报()第期总第期编发（单位名称） 年月日编者按：,目录（文章标题）, ,，、。（正文）报：、。送：、。发：、。 (共印份)（二）会议纪要会议纪要是适用于记载和传达会议情况和议定事项的公文。标题正文落款单标题如会议纪要 双标题如开创工作新局面地区县、市长会议纪要 会议概况：时间、地点、人员、议程、规模、成果等 会议的

56、主要精神 讨论的具体问题交流的经验、意见决定事项与今后的任务 议定事项： 可用评价、号召等语言结尾，也可不另写结尾。结尾发文单位： 通常是会议的主办单位 时间： 可写在发文单位下方，也可写在标题正下方 （三）会议新闻会议新闻是指以会议情况为写作内容的新闻，长期以来，会议新闻在一般新闻写作的基础上，形成了自己独有的模式、内容。会议新闻的格式会议背景；会议的目的、时间、地点、日程；会议的主要活动，如领导讲话、讨论、投票、通过的决议；权威人士的评论，受会议决定影响的人士的反应；会议新闻基本要素图 会议背景；会议的目的；会议采取的主要行动或关键人物的主旨发言；会议的相关行动。情境四 制发行政公文 情境

57、描述 在组织召开学习经验交流会的过程中，你进一步了解了行政公文的运转流程，并亲手制发了不少行政公文，发现公文在整个学生会组织的运转中起到非常重要的作用。执行流程图123讨论研习行政公文的格式小组分工撰写通知、报告、通报、函 学习行政公文的处理流程基本知识一、行政公文概述知识结构三、行政公文的格式二、几种常用的行政公文的含义和种类一、行政公文概述 （一）定义行政公务文书也叫公务文件，简称公文。它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。（二）种类根据 2000 年 8 月 24 日 国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国现行行政公文种类主要有 1

58、3 种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（三）行政公文的处理流程 外收发签收登记秘书部门签收登记编号分类分发秘书部门领导提出拟办意见，重要公文报单位领导签批主管部门根据工作需要拟制公文秘书部门核稿秘书部门登记编号缮印分发文件整理归档按拟办意见和领导签批意见送相关部门承办，秘书部门负责催办秘书部门根据领导指示拟制公文单位领导审核签发注办处理结果，并将文件交还秘书部门三、行政公文的格式 眉首主体版记位置置于公文首页红色反线以上置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间置于主题词以下要素公文份数序号标题主题词秘密等级和保密期限主送机关名称抄送机

59、关紧急程度正文印发机关和印发日期发文机关标识附件版记中的反线发文字号成文日期版记的位置签发人公文生效标识红色反线附注公文格式表关于工作的请示（主送机关名称）： 。（正文）附件： 1 2 二年月日（印章）主题词：请示抄送：，。（印发单位） 年月日印发上行公文版式图 210毫米 37毫米毫米 天头 156毫米下行文、平行文首页版式图000001 （3号黑体） 机密一年 特 急 25mm文件 20001号（3号仿宋）关于通知（二号小标宋） ：。（3号仿宋，每页22行，每行28字） 28毫米1毫米订口 7毫米 （一）通知的格式通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达

60、要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。 关于的通知，： ：一、（一）1二、年月日通知格式图（二）报告的格式 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。常见的工作报告的格式：标题和主送机关正文开头，开头多使用导语式概括说明全文主旨，将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述。主体，将工作的主要情况、主要做法，取得效果等，分段加以表述。结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。结语常用“特此报告”、“专此报告”、“请指正”等。落款（三）通报的格式通报是表彰先进，批评错误，