公文写作一课件

1、公文写作“好”单位的标志： 有地位、有影响 有钱用、出干部机关干部会说：能熟练掌握政策，能做群众的思想工作，碰到急难险重事情，能很好地应急处置会写：行政类报告、讲话、通知，业务类方案、论文、材料会算：技术娴熟，业务精通机关干部学养终身学习，渴求知识修养完善人格，修身养性素养强化实践，提高技能涵养滋润养育，豁达宽广机关干部好奇心造就精彩人生face to face机关干部格物致知诚意正心修身齐家治国平天下中国传统文化：儒学八目，外王内圣，人生进阶 古之欲明明德于天下者，先治其国。欲治其国者，先齐其家，欲齐其家者，先修其身。欲修其身者，先正其心。欲正其心者，先诚其意。欲诚其意者，先致其知。致知在格

2、物。 物格而后知至，知至而后意诚，意诚而后心正，心正而后身修，身修而后家齐，家齐而后国治，国治而后天下平。礼记大学黄海市文体局 黄文2010字第001号 关于呈报2009年工作总结暨2010年工作安排的请示报告 市委、市政府： 现呈报我局2009年度工作总结暨2010年工作安排，请审示。 附件： 2009年度工作总结暨2010年工作安排 二0一0年元月七日附件：2009年工作总结暨2010年工作安排 今年以来，黄海市文体局全体干部职工以科学发展观为统领，以贯彻中共中央关于深化文化体制改革的若干意见和中办国办关于进一步加强农村文化建设的意见为主线，在市委、市政府的正确领导下，在省、市文化、体育、

3、旅游主管部门的指导、帮助和支持下, 积极抓好基层文化、体育设施建设，丰富群众文化、体育生活，求真务实，开拓创新，扎实工作，各项工作都取得了显著成绩，全市文化、体育、旅游事业蓬勃健康发展，圆满完成了全年各项工作任务。现根据市人民政府办公室关于报送二九年工作总结暨2010年工作计划的通知要求以及市委、市政府与我局签定的目标责任书完成情况作如下工作总结： 一、 二、东海市文体局文件 东体发（10）1号 关于进一步加强没有经批准流动人员自办学校安全工作的通报各区县人民政府，市委、市政府各部、委、办、局，各市属机构： 随着本市城市现代化建设步伐的加快，来该市接受义务教育流动儿童少年呈逐年增多趋势。为改善

4、儿童少年受教育环境，确保师生安全，经市委、市政府同意，现就进一步加强未经批准流动人口自办学校安全工作通知如下： 1.加强领导，落实责任（以下略） 2.采取措施，确保安全（以下略） 3.明确职责，建立机构（以下略） 特此通知东海市文体局2006年7月12日西海市福星街道办事处 西街20101号 我们街道开辟绿地的请示报告西海区委，区政府： 为了搞好社区建设，改善社区的生活环境，我们街道想搞一块一千平方米的绿化地，既能美化社区，又能使社区居民有休闲之处。同时，我们还想建一所敬老院，既能解决老人生活上的困难，又能使老人的子女在外安心工作。经过预测，大约需要五万元左右。现在我们自己已筹集资金2万元左右

5、。为此，希望得到你们的大力支持。 以上报告妥当否，请批核为荷。福星街道2008年3月1日1、概述2、常见公文文种3、公文格式、行文规则4、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理5、公文中的常见错误6、公文写作体会今天讲的内容一、概述1、公文的定义 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文书，属于机关应用文的一个重要组成部分。是治理国家、管理社会的重要工具。文书、公文、文件三者辨析文书是公文、书信、 契约的统称，外 延最大；公文是公务文书的统 称，外延较文书小；文件是具有特定版头 的公文，外延小于公文。文书 公文 文件2、公文

6、的特点作者的法定性效力的权威性功用的现实性体式的规范性制发的程序性法定性：作者的法定性，公文内容具有法定权威和法定效力有效性：是制发机关的法定地位所赋予的特定现实效用规范性：公文文体、格式的统一标准和要求程序性：收文和发文必须严格遵循处理程序是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。3、公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其保密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。 二、常用公文文种 （一）我国现行党政机关使用的文种 党的

7、领导机关使用的文件种类有14个（中办印发中国共产党机关公文处理条例）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。 （二）国家行政机关公文处

8、理依据 1981年2月，国务院办公厅制发了第一个较为系统的国家行政机关公文处理暂行办法1987年2月，国务院办公厅又修订公布了国家行政机关公文处理办法1993年再次对这个“办法”修订后发布2000年8月，国务院发布了国家行政机关公文处理办法（国发200023号，2000年8月24日颁布，2001年1月1日起施行 ）与之配套，国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布国家行政机关公文格式，2000年1月1日起实施 （四）国家行政机关公文种类（上）一、命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。“命令”和“令”是一个文种，“令”可视为

9、“命令”的简称。什么时候用“命令”,什么时候使用“令”，要视情况。命令(令)是下行文，法定文种。按照宪法和地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法的规定，国务院和国务院各部委可以发布命令，地方各级人民政府（包括乡镇政府）均可以发布命令，地方各级政府所属的工作部门也可以发布命令。 （四）国家行政机关公文种类（上）依照有关法律公布行政法规，这一规定只适用于国务院，因为只有国务院才有权制定公布行政法规：如中华人民共和国国务院令；依照有关法律公布规章，这一规定只适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府、国务院批准的较大市政府，我省有规章制定公布权的机

10、关是省政府、南昌市政府，有时，其他设区市政府也可发布政府令。如：江西省人民政府令、南昌市人民政府令、九江市人民政府令。（四）国家行政机关公文种类（上）原办法是“发布行政法规和规章”，新办法改为“公布行政法规和规章”。一是与新公布的立法法保持提法一致；二是根据立法法的规定，行政法规和规章，必须公开发布。行政法规，必须在全国发行的报纸上公布，国务院公报刊登的行政法规文本为标准文本。政府规章，必须在规章制发机关所辖行政区域公开发行的报纸上公布，政府政报刊登的规章文本为标准文本。命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令

11、、行政令、任免令、嘉奖令等。 （四）国家行政机关公文种类（上）二、决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。下行文，法定文种。各级国家行政机关均可使用。决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的文件。 （四）国家行政机关公文种类（上）各类决定的写法：1表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。2处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误

12、事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。3关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：国务院关于全面推进依法行政的决定（国发（199923号）等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。（四）国家行政机关公文种类（上）三、公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为三种类型。第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科

13、技成果等等。第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按商标法规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。第三类是向特定对象发布的公告。 （四）国家行政机关公文种类（上）公告内容单一，篇幅一般比较简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；由发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成，如（公告）。标题下可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。（四）国家行政机关公文种类（上）四、通告：“适用于公布社会各有关

14、方面应当遵守或者周知的事项”。通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种通告。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制，成为告知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。（四）国家行政机关公文种类（上）公告与通告 原办法将“公告”与“通告”列为一类两种，新办法将“公告”和“通告”列为两个文种，不再作为一类。“公告”的

15、行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，其内容必须是重要事项或者是法定事项。如：国务院办公厅关于夏时制的公告。地方国家行政机关很少使用“公告”。“通告”的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。如：国务院关于保障民航安全的通告。（四）国家行政机关公文种类（上）五、通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。下行文，也可以是平行文。通知的使用频率最高，据统计，通知约占行政机关下行文的80%，约占行政机关全部发文的45%。办法删去了原办法规定的“通知”适用

16、于发布规章的职能。（四）国家行政机关公文种类（上）按办法，通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。（四）国家行政机关公文种类（上）1标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：江西省人民政府关于印发1997年国民经济和社会发展计划要点的通知。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符合。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知

17、又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市发改委“关于转发省发改委关于转发国家发改委办公厅关于批转日报发行工作会议纪要的通知的通知的通知”的通知，如果改写为：县发改委关于转发国家发改委办公厅批转日报发行工作会议纪要的通知，就简明多了。（四）国家行政机关公文种类（上）2批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看

18、具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委关于1998年经济运行调控方案已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。（四）国家行政机关公文种类（上）3要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。4要根据转发公文的不同情况，恰当使用

19、习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。5任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。（四）国家行政机关公文种类（上）六、通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。下行文，各级行政机关均可使用。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。、通报可分为表扬性

20、通报、批评性通报、情况通报等。（四）国家行政机关公文种类（上）（一）表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。（二）批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。（三）情况通报：传达重要精神或者情况，如九江市人民政府办公厅关于同志访美情况的通报。（四）国家行政机关公文种类（上）七、议案：“适用于各级人民政府按照法律

21、程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案的行文方向只对人大及其常委会。议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。（四）国家行政机关公文种类（上）八、报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。上行文。报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。（四）国家行政机关公文种类（上）1工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后

22、意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。 2情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。3答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。（四）国家行政机关公文种类（上）九、请示：“适用于向上级机关请求指示、批准”。上行文。请示的作用在于请示工作要求上级批复。请示产生于事前，不能“先斩后奏”，

23、这是请示区别于报告的主要特征之一。（四）国家行政机关公文种类（上）请示可以分为三种类型：第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示，就属这一类。第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研究工作

24、的专题报告混淆，写作时尤其要注意。（四）国家行政机关公文种类（上）请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。（四）国家行政机关公文种类（上）撰写请示应注意：第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉

25、及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。第四，它的格式也包括标题、正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。标题中一般不再出现“请求”字样，因为“请示”已经体现了这一文种的性质。（四）国家行政机关公文种类（上）十、批复：“适用于答复下级机关的请示事项”。下行文。批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中

26、对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。（四）国家行政机关公文种类（上）十一、意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”意见是办法中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对

27、贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。（四）国家行政机关公文种类（上）十二、函：“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。平行文。函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。（四）国家行政机关公文种类（上）较为正规的公函，格式可分为三部分：开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商

28、请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。（四）国家行政机关公文种类（上）撰写函件应注意：第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。第三，恰当使用习惯用语。（四）国家行政机关公文种类（上）十三、会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。下行文。根据会议性质的不同，会议纪要可以分

29、为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。（四）国家行政机关公文种类（上）办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：江西省人民政府省长办公会议纪要、江西省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分：第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分。

30、可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。（四）国家行政机关公文种类（上）撰写会议纪要应注意：第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会

31、议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。 （四）国家行政机关公文种类（下） 除上述需要在行政机关之间流转的公文（法定文种）外，还有一类事务文书是我们经常遇到的。 （四）国家行政机关公文种类（下）一、讲话稿讲话，属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议

32、精神的最主要的文件。（四）国家行政机关公文种类（下）领导讲话的三个特点 ：权威性 思想性 鼓动性领导讲话的三个关系 ：权威与平易的关系 庄重与幽默的关系 深入与浅出的关系 （四）国家行政机关公文种类（下）领导讲话的三个问题 ：避免雷同独树风格 适当调剂 撰写领导讲话稿的体会：目标要明观点要新语言要生动 摆正位置，敢于代言 研究领导，掌握特点 （四）国家行政机关公文种类（下）二、开幕词和闭幕词：开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。闭幕

33、词与开幕词的特点：简明性和口语化 （四）国家行政机关公文种类（下）三、简报 简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。 （四）国家行政机关公文种类（下）三、简报 简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。 （四）国家行政机关公文种类（下）简报的作用：反映情况交流经验传播信息简报的种类： 工作情况简报 经验交流简报 会议简报 （四）国家行政机关公文种类（下）简报的格式简报的种类尽管很多，但其结构却不无共同之处，一般都包括报头、

34、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。（四）国家行政机关公文种类（下）简报的写作要求：抓准问题，有的放矢 材料准确，内容真实 简明扼要，一目了然 讲究时效，反映迅速 内容实在，不空洞 （四）国家行政机关公文种类（下）简报的选稿要求：思想要敏感 看问题要有预见性 判断要准确 要灵活掌握稿件的写作质量 （四）国家行政机关公文种类（下）四、计划类公文计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。有时间长短之分，有范围大小之别比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比

35、较粗略、雏形的为“设想”内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项（四）国家行政机关公文种类（下）、规划：规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如九江市“十二五”国民经济和社会发展规划，九江市农业产业结构调整规划等。 （四）国家行政机关公文种类（下）规划：方向性战略性指导性内容：严肃性科学性可行性（四）国家行政机关公文种类（下）规划的具体写法： 规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落

36、款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：单位名称时间期限内容范围“规划”二字。如九江市“十二五”国民经济和社会发展规划。 （四）国家行政机关公文种类（下）规划的具体写法： 规划的正文：前言现状及形势指导思想和目标要求主要任务和政策、措施结尾（四）国家行政机关公文种类（下）、设想：设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。 （四）国家行政机关公文种类（下）、计划：狭义的计划是广

37、义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。（四）国家行政机关公文种类（下）、要点：所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。（四）国家行政机关公文种类（下）、方案：方案一般有两种，一种是某一项重大活动、重要安排的方案，以红头文件形式下发，另一类是某项工作、某次活动的具体安排，作为呈报领导审定、部门协作、工作步骤的依据，不以红头文件形式下发。（四）国家行政机关公文种类（下

38、） 需要以红头文件下发的方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。（四）国家行政机关公文种类（下） 不需要以红头文件下发的方案可以比较简单，但必须把时间、地点、做什么事、怎么做、什么人来做等要素罗列出来，不可遗漏。（四）国家行政机关公文种类（下） 还有一类是所谓技术方案，我们单位经常会涉及到。技术方案的写法没有恒定格式，一般写成以下段落：前言（缘由）现状和形势目标任务功能、特点、前景概算、经费来源结语（四）国家行政机关公文种类（下）

39、做一个方案，最重要的是“想好了再做”，把方方面面考虑周全，时间、场地、人、财、物等都要考虑到。（四）国家行政机关公文种类（下）、安排：安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。（四）国家行政机关公文种类（下）计划类公文写作注意事项：选对文种对上负责切实可行集思广益防患未然（四）国家行政机关公文种类（下）五、总结总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。（四）国家行政机关公文种类（下）六、调查报告（调研报告）（一）概念与特点调查报告

40、是对某项工作、某个事件、某个问题，经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。（四）国家行政机关公文种类（下）调查报告的特点：写实性针对性逻辑性调查报告的种类：情况调查报告典型经验调查报告问题调查报告 （四）国家行政机关公文种类（下）调查报告写法：1、标题规范化的标题格式自由式标题2、正文前言主体结尾（四）国家行政机关公文种类（下）怎样写好调研报告：1、现状分析情况明了、数字翔实（情况要明）腿勤嘴勤笔勤2、建议对策合情合理、说理透彻（对策要真）善于借鉴善于思考善于表达（四）国家行政机关公文种类（下）七、述职报告述职报告是领导干

41、部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。述职报告的种类很多，从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分则有专题（单项）述职报告、综合述职报告。（四）国家行政机关公文种类（下）八、条规性公文条规性公文包括条例、规定（办法）、细则、章程等。（四）国家行政机关公文种类（下）规定（办法）的写作格式：规定（办法）是国家机关、社会团体、企事业单位用于对某项工作或活动的进行作出具体规定的文件。其目的明确，要求具体，具有较强的行政约束力。办法在写作格式上，多用条款式行文。一般是先把某个机关或某个会议所

42、决定的事项和内容了解清楚，抓住其主要问题和基本精神，用简洁明晰的文字，采取分段分条分析的形式，对内容进行分析，条款较多时，还可以细分章节。因为办法的内容是经过有关部门或会议作出的决定，取得了一致的意见，所以，写作中，应遵照原意，不能有含糊不清、似是而非的提法。未经决定或有分歧的意见，不要写入其中。（四）国家行政机关公文种类（下）九、会议记录会议记录是当事人记录会议情况以供备查的一种文体。一般会议记录包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。对于发言的内

43、容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。（四）国家行政机关公文种类（下）十、通讯通讯，是一种常用的新闻文体。它是一种以及时、真实、具体而形象地报道现实生活中具有新闻价值的人物、事件为主要内容的新闻文体。（四）国家行政机关公文种类（下）通讯的特征：主题的延展性材料的具体性表现手法的多样性通讯的种类：人物通讯事件通讯通讯的结构形式：纵式结构横式结构纵横交叉式结构三、公文格式、行文规则（一）公文格式公文格式的组成要素：（1）发文机

44、关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至 XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297210mm）公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为：37mm； 订口（左白边）为：28mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）排版规格：正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字（一）公文格式 按照国家行政机关公文格式，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首

45、页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 （一）公文格式8.1.1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 8.1.2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 8.1.3 紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之

46、间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 （一）公文格式8.1.4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。

47、（一）公文格式8.1.5 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 8.1.6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与

48、最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。 （一）公文格式8.2 主体 8.2.1 公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。办法规定：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （一）公文格式8.2.2 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

49、办法规定：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 8.2.3 公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（一）公文格式8.2.4 附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。8.2.5 成文时间 用汉字

50、将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识位置见8.2.6。（一）公文格式8.2.6 公文生效标识8.2.6.1 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（一）公文格式8.2.6.2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整

51、齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。（一）公文格式8.2.6.3 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。8.2.7 附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（一）公文格式8.3

52、版记8.3.1 主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。 8.3.2 抄送公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（一）公文格式8.3.3 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。8.3.4 版记中的反线版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

53、8.3.5 版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。（一）公文格式特别提醒： 成文日期成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。（一）公文格式特别提醒： 主题词条例和方法都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和公文主题词表标注主题词。上海市人民政府公文主题词表使用说明中规定：（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。 标引主题词的顺

54、序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。（4）在公文主题词表中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。 （一）公文格式特别提醒： 用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。国标国家行政机关公文格式规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文

55、时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（二）行文规则 行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。国家行政机关公文处理办法第四章规定的“行文规则”，共11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。 （二）行文规则行文规则：坚持行文原则，提高行文效用明确行文方向，把握行文权限 明确隶属关系和职权范围 严格遵守限制条件 按照划定的范围行文 掌握联合行文的要求严格行文要求，规范行文体式 四、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理（一）发文办理 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，

56、包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序 。（一）发文办理办法规定：人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”应当使用国家法定计量单位 （一）发文办理办法规定：文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（一）

57、发文办理办法规定：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。（二）收文办理 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。 （三）公文归档 办法第七章共六条，分别就及时立卷、归档、保证归档公文齐全、完整，便于保管利用；联合办理公文的归档；兼职过程中形成的公文的归档；确定保管期限；公文用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定。 （四）公文管理 办法中专门增设了一章，即“第八章公文管理”，对公文管理的职责、程序和基本要求等作了详尽、系统的规定，为做好公文管

58、理工作提供了政策依据。 （五）其他办法附则专列一条： 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。（五）其他 电子公文是新形势下出现的以电子形式表现的、存储于磁介质或光介质中的公文格式。2007年，广西壮族自治区人民政府办公厅印发了广西壮族自治区国家行政机关电子公文处理暂行办法，对电子公文的格式规范、系统功能（OA系统功能）、传输交换、办理模式、系统认定、归档等作出了规定。有些提法，譬如“电子公文处理系统，其用户访问控制系统应当具备有效性和唯一性验证机制，并使用实物密码及动态密码技术”，“电子公文的处理，应当在全区各级国家

59、行政机关的政务内网进行，禁止在与国际互联网连接的计算机及网络系统中进行”等，有非常大的借鉴意义。 五、公文中的常见错误 公文中的常见错误一、公文处理常见“三乱”（一）文种使用乱。一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。办法所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。例如，关于电子监察软件的具体操作规定、关于政府信息公开统一网络平台后台程序使用的说明等，这里的“操作规定”、“说明”均不应作为文种使用，可以改成关于印发电子监察软件的具

60、体操作规定的通知、关于印发政府信息公开统一网络平台后台程序使用说明的通知，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”、“方案”、“安排”、“要点”、“细则”等。公文中的常见错误（二）混用文种。常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如：关于批准成立运输协会的报告，关于解决办公自动化所需经费的报告。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。 公文中的常见错误（三）规矩格式乱。格式中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有：1.排版规格不当。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体