单店旅馆门店宾馆商务中档酒店品牌管理制度手册 PMS4预付金打印流程P7

1、PAGE PAGE 8关于pms4.0打印预付金单据的操作流程(暂行)为了简化总台操作流程，提高前台接待员速度，避免产生重复入住现象发生，使客人得到更快速、简捷的服务，减少财务审核工作量，加强前台控制力。将取消手工预付金单据，使用打印预付金单据一、准备工作：连锁店可根据通道数准备“锦江之星XXXX店收讫章”(无需印泥的印章)，供接待员使用。在实施前，应对每个前台、主管、财务进行培训，彻底了解操作流程。如有疑问可询问业务部陈唯一。二、操作流程如下：一、关于打印预付金单据的操作：当客人入住时，接待员将客人信息(入住天数、房间号、姓名、身份证、预付金金额)录入电脑后，打印预付金单据(只打印一联)，并

2、盖章(收讫章)，请客人签字后，将预付金单据给予客人，再为客人制作门卡。前台不再开手工单据。(注：根据设计打印的预付金单据前台是没有底联的)由于前台没有客人签字的预付金单据，因此需要对某些操作特别注意：（ ）客人不同预付形式会在预付金单上注明,如果不是第一次打印,预付金单上会有”重复打印”字样,打印日期也与进店日期不同若是会员卡、订房中心、协议公司、店经理打折都会在括号中提示。(店经理打折的提示为“其他”)(图：打印出的预付金单据)请客人在打印的预付金单据上签字时，应指着预付金金额与客人再次确认打印出的金额，并对客人说：“先生/小姐，您好这是您预付的XXX元预付金，请您看一下，然后在此签名”。操

3、作的接待员在输入预付金后确认前，利用2秒钟的时间核对预付金金额、客人入住天数，以免发生输错，给客人和自己带来不必要的麻烦。(若输错了预付金金额，应对该笔预付金做平帐处理，平为“0”元，再用“入帐”功能，重新输入正确的预付金金额，最后打印预付金单据，并让客人签字)。当客人延长入住时间，补交预付金时，接待员在房态图上选中房间后点击鼠标右键选择”修改”进入”客房情况” 界面 选择“续住”按钮(注：从“入帐”功能增加预付金后打印预付金单据，客人离店时间不发生改变，选择“续住”按钮时客人离店日期必须大于当天日期)，输入离店日期和预付金金额，打印预付金单据，请客人签字后，将预付金单据给予客人，再为客人制作

4、延时门卡(附图1、图2)。前台不再开取手工单单据。续住按纽地址栏非必填项 图一图2接待员只需根据当班日志交财务预付金。结帐时，客人凭打印预付金单据到前台退款，接待员应该收回预付金单(与现在操作相同)。预付金单遗失操作方法不变。在夜审停机操作时，若有客人入住，先为客人开取手工预付金单据并制作房卡给客人，然后在房态图上做“临时锁房”处理，以免重复入住。夜审后，将客人信息输入电脑，打印预付金单据，并把手工和打印的预付金单据夹在一起交进财务。结帐时客人凭手工预付金单据到总台退款。处理保证性预订时(付押金订房)，客人交预付金后，仍开取手工预付金单据，一联给客人，一联交财务，一联总台留存。若因电脑和打印机

5、原因，不能打印预付金单据，暂时可开取手工单据，财务也以手工单据为准。三、关于软件中更新方面说明：指定退款人：指结帐时退款客人的姓名。系统中默认为入住客人姓名，可根据实际情况修改“指定退款人”的姓名。地址栏不是必填项确定打印操作后，会出现指定退款人姓名，默认为住店客人，可根据需要修改。若“指定退款人”遗失了预付金单据，可在客人帐户中的“备注”栏查询“指定退款人”的姓名，核对客人有效证件后，将钱退给客人。“备注”显示退款人姓名备注栏中会显示出指定退款人的姓名补打预付金单据需要有主管以上权限才能补打。更新的软件中将入住登记时的“地址栏”改为不是必填项，接待员在入住登记时可在CHICK IN后，再补齐

6、客人地址。四、关于旅客住宿登记单的操作方法：旅客住宿登记单的填写根据当地公安局要求，如公安局无要求，可取消不用填写。如：上海地区公安局要求填写，可统一印制一联给客人填写，填写后将住宿登记单在规定地点集中放置，由夜班主管将当天入住客人的住宿登记单按房号整理后交管理部，管理部装订成册留作公安局备查。若现在已经印刷成三联的店，现只需给客人填写一联，另二联可供其他客人使用，避免浪费。（因住宿登记单只填写一联留作公安局备查，可在总台塑料帐页袋上统一制作房号标贴，以方便前台人员操作。）如部分连锁店必须是购买公安局定制的住宿登记单，则按照当地操作为准。五、关于信用卡预授权的操作：信用卡预授权银行托收需要有客

7、人本人签名的住宿证明，因此在操作信用卡预授权时，住宿登记单上必须留有客人的亲笔签名。不填写住宿登记单的连锁店，支付方式为信用卡授权应打印一份住宿登记单让客人签字并保留在前台，退房后交进财务。若支付信用卡客人不是入住客人，请付费客人在住宿登记单上登记，并注明“退款人”，并请此客人在住宿登记单上签字，将此登记单保留在前台，退房后交进财务。六、关于核对客房服务员工作单客房服务员应准确填写客房每日清洁用品放置记录表，将打扫的每一间房间都记录在表中。客房服务员下班后，应将此表交主管汇总，主管应核对每个服务员的打扫房间数与实际出租间数一致。若有超出每天额定打扫的房间应为当日进出房，若不是需查明原因。主管审核后第二天汇报营业部经理，营业部经理需对不明原因进