最新海天建设集团公司合同管理操作手册

1、 第 PAGE 27 页 共 NUMPAGES 27 页地址(Address):浙江省东阳市吴宁西路55号 邮编(PostCard):322100电话(Tel)传真(Fax)网站(Web): 合 同 管 理操作手册文档编写和文档修改记录版本号编写/修改人编写/修改日期审核人审核日期备注2012.01信息中心2012.04.02目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc321485580 目 录 PAGEREF _Toc321485580 h 2 HYPERLINK l _Toc321485581 一. 合

2、同台帐管理 PAGEREF _Toc321485581 h 3 HYPERLINK l _Toc321485582 1.1 合同类型权限设置 PAGEREF _Toc321485582 h 3 HYPERLINK l _Toc321485583 1.2 合同预审 PAGEREF _Toc321485583 h 4 HYPERLINK l _Toc321485584 1.3 合同信息 PAGEREF _Toc321485584 h 9 HYPERLINK l _Toc321485585 1.4 合同变更 PAGEREF _Toc321485585 h 12 HYPERLINK l _Toc321

3、485586 二. 合同过程监控 PAGEREF _Toc321485586 h 14 HYPERLINK l _Toc321485587 2.1 工程结算单 PAGEREF _Toc321485587 h 14 HYPERLINK l _Toc321485588 2.2 请款单 PAGEREF _Toc321485588 h 15 HYPERLINK l _Toc321485589 三分包、分供商管理 PAGEREF _Toc321485589 h 17 HYPERLINK l _Toc321485590 1. 分包商考核表 PAGEREF _Toc321485590 h 17 HYPERL

4、INK l _Toc321485591 2. 分供商考核表 PAGEREF _Toc321485591 h 19 HYPERLINK l _Toc321485592 四. 上传附件注意事项 PAGEREF _Toc321485592 h 21 HYPERLINK l _Toc321485593 附. 基础数据维护 PAGEREF _Toc321485593 h 21 HYPERLINK l _Toc321485594 1. 往来单位添加（除客户、供应商） PAGEREF _Toc321485594 h 21 HYPERLINK l _Toc321485595 2. 客户、供应商添加 PAGER

5、EF _Toc321485595 h 24 TOC o 1-3 h z u 一. 合同台帐管理1.1 合同类型权限设置(已有权限用户无需操作)注意：1.必须在此为相应的用户分配合同类型，否则无法新增、修改合同信息。2.已经可以正常添加合同的用户无需此操作。 操作第一步 点击“功能列表合同管理基础数据合同类型” 打开模块窗体。第二步 选择需要分配权限的合同类型，点击“权限设置”第三步 在弹出的窗体中，选择可以使用该合同类型的用户或用户组注意：只需点击；千万不要随意点击、，会引起其他用户权限丢失！第四步 点击“确定”，保存设置。(注：合同类型不要去添加,在现有的合同类型中选择)注意： 合同类型只用

6、系统默认的5项，不要去添加其它合同类型！1.2 合同预审说明：总包合同（由分公司做，做到分公司目录下）分包合同（项目部做，组织选项目部）采购合同（项目部做，组织选项目部）租赁合同（项目部做，组织选项目部）附件挂word电子版合同，用于审批流程（具体审批流程详见“附1.审批流程”；） 操作第一步 点击“功能列表合同管理合同预审” 打开模块窗体。第二步 在新打开窗体左侧的目录树中，选择各自项目所属的组织（总包合同选择分公司，其它合同选择项目部）。第三步 建立目录。如果目录已经存在，不需要此操作。1、选择组织，点击“新建下级目录”2、在弹出窗体中输入目录名称与目录说明点击“确定”后，最终结果如下：第

7、四步 选中要添加的单据所在的目录，点击“新增”按钮。第五步 在合同预审窗口中将标题、合同类型、工程名称填写详细并上传附件（附件挂word电子版合同）。第六步 挂带工作流。选择需审批的合同，点击“事务处理-挂带工作流”；在弹出的窗体中，点击“选择模板”，选择相应的审批流程；点击确定。在弹出的窗体中，选择下一步审批的人员，点击确定。1.3 合同信息（添加正式合同）说明：1、由项目部完成，录入到项目部目录下。2、上传正式合同扫描件（如果是扫描图片，请把所有图片放入一个Word文档；单张图片请务必不要超过200K，即0.2M）。 操作第一步 点击“功能列表合同管理合同信息” 打开模块窗体。第二步 在新

8、打开窗体左侧的目录树中，选择各自项目所属的组织。第三步 建立目录。如果目录已经存在，不需要此操作。1、选择组织，点击“新建下级目录”2、在弹出窗体中输入目录名称与目录说明点击“确定”后，最终结果如下：第四步 选中要添加的单据所在的目录，点击“新增直接新增”按钮。第五步 点击新增，打开新增合同向导，根据需要，选择新增合同方式。第六步 点击确定后，进入合同管理主界面，填写合同的各种基本信息。合同信息是合同业务处理的起点，在此维护合同的基本信息，合同名称、合同编号、合同的甲方、乙方、签订日期和合同金额为必录项。注意：甲方单位添加/修改，详见“附 1”第七步 上传最终签订的正式合同。1.4 合同变更说

9、明：如果在合同执行过程中，发生了金额上的变更，可以通过合同变更来更改合同。如有变更发生，请上传合同变更的相关书面资料。 操作第一步点击“功能列表合同管理合同变更” 打开模块窗体。第二步 在新打开窗体左侧的目录树中，选择各自项目所属的组织。点击“新增直接新增”第三步 在弹出的窗体中，输入标题；选择需要变更的合同；输入变更金额、变更说明。第四步 保存、核准单据。二. 合同过程监控2.1 工程结算单说明：每个合同每月必需根据工程实际的施工进度，录入一张工程结算单；总包合同结算单上传工程结算书（含清单）；其它合同结算单，在备注中注明金额计算方法（例如工程量*单价、数量*每月租金等）。 操作第一步点击“

10、功能列表合同管理合同过程监控申请过程工程结算单” 打开模块窗体。第二步 在新打开窗体左侧的目录树中，选择各自项目所属的组织（项目部）。点击“新增直接新增”。第三步 选择结算的合同编号，输入标题、计量起始日期、计量截止日期，输入金额。第四步 保存，核准。2.2 请款单说明 数据来源于工程结算单，可以一张结算单生成一张请款单，也可以由多张结算单合成一张请款单，也可以一张结算单分成多张请款单（多次收/付款）。按合同约定的付款结点录入（最终审定的金额），不一定每月一张。第一步点击“功能列表合同管理合同过程监控结算过程请款单” 打开模块窗体。第二步 在新打开窗体左侧的目录树中，选择各自项目所属的组织（项

11、目部）。点击“新增”。第三步 在“基本信息”页，选择请款单对应的合同；输入标题。第四步 在“结算信息”页，选择对应的工程结算单，确认“本次引用金额”，确定。第五步 保存、核准请款单。三分包、分供商管理1. 分包商考核表(打分)对所属项目部所有相关的合格分包商进行考核；半年一次，由分公司完成，录到分公司目录下路径：功能列表工作管理自定义表单管理业务表单管理分包商考核表操作第一步 点击“功能列表工作管理自定义表单管理业务表单管理分包商考核表”，打开模块窗体第二步 在新打开窗体左侧的目录树中，选择各自项目所属的组织。点击“新增”会弹出“分包商考核表”第三步 将考核表内的资料填写详细：第三步 点击“保

12、存”后再“核准”2. 分供商考核表(打分)对所属项目部所有相关的合格分供商进行考核；一个季度一次，由分公司完成，录到分公司目录下路径：功能列表工作管理自定义表单管理业务表单管理供应商考核表操作第一步 点击“功能列表工作管理自定义表单管理业务表单管理供应商考核表”，打开模块窗体第二步 在新打开窗体左侧的目录树中，选择各自项目所属的组织。点击“新增”会弹出“供应商考核表”第三步 将考核表内的资料填写详细：第三步 点击“保存”后再“核准”四. 上传附件注意事项1. 为减轻网络负担，如果上传的附件由多张图片组成，请把所有图片放入一个word文件中；2. 单张图片请务必不要超过200K，即0.2M。附.

13、 基础数据维护1. 往来单位添加（除客户、供应商）注意：在添加之前，要先查询，以确认系统中是否已存在此单位，不要重复添加！路径：功能列表项目管理基础数据往来单位操作(以添加以建设单位为例)第一步 点击“功能列表项目管理基础数据往来单位建设单位”，打开模块窗体第二步 查询：点击“查询”，输入单位名称的关键字，点击确定。（防止重复添加！）查询结果如果不存在，进行下列操作：第三步 新增：点击“新增”按钮，在弹出的窗体中选择“该建设单位基本信息不存在”第四步 在新增窗体中，单位代码由系统自动生成，无需更改；输入单位名称；如果要录入单位的联系信息，点击“联系信息”：（联系地址、电话、联系人为必填项）第五步 信息录入完成后，