ES-PR07环安卫文件管理程序

1、-精品word文档 值得下载 值得拥有-精品word文档 值得下载 值得拥有-制定部门：文管中心分发单位：总经办 管理者代表 文管中心 手工部 营销部 设计中心 会计稽核部 纸器部工务部 软件开发 市场部 品质部交管部 人资行政部 资材部 彩印部修订日期版本修订原因及内容摘要2005-6-13A 首版发行2012-8-9B0 换版发行核 准审 核制 订1.目的：为了对本公司环境/安全管理体系有关文件的制定、发放、改订、使用、保管和废止进行规范化管理，使与环境/安全管理体系有关的各个场所，均使用相应文件的有效版本，特制订本程序。2.适用范围：本程序适用于本公司环境/安全管理体系相关文件的编制和管

2、理。3.职责（文件审批权限） 文件范围制作审核批准收发管制修订管制环安卫手册环安卫管委会环安卫管代总经理文管中心文管中心程序文件各部门担当环安卫管代总经理作业标准各部门担当部门主管环安卫管代记录表单各部门部门主管环安卫管代4.定义：4.1手册：简要说明本环安卫体系如何满足标准要求，并描述系统核心要素及其相互关系的纲领性文件。4.2程序文件：是手册的支持文件，它们规定了开展各类活动的方法和步骤。对环安卫管理系统要素或某一方面活动规定其管制要点，使其处于程序化、文件化受控状态，保证系统有效实施。4.3作业文件：程序文件的支持文件，是对具体的作业活动给出的明确指示的文件，它是直接面向作业者的体系的基

3、础文件，它指导作业者如何进行某一项具体操作。包括制度、操作规程等、检验规范、作业规范等，不包含图纸。4.4记录格式：用以收集传递环安卫信息，管制作业流程，证明作业是否符合要求证据格式文件。4.5外来文件：指采用的国家标准、法律法规或客户的要求等。5.程序内容5.1文件编写要求5.1.1文件一律用A4或A3纸书写，编制可以文字描述、过程流程图、图片或三者的组合执行。5.1.2新编写的文件中一般要包含以下信息及内容：a.文件名、文件编号、版本号、制改订日、页次、承认者的印章、分发场所（可在相关记录中体现）。b.目的、适用范围、职责、定义、程序内容（流程）、相关文件、记录。5.1.3各标题内的小标题

4、顺序如下格式：11.11.1.11.1.1.1 或a,b,c/(1),(2),(3) 依此类推。5.1.4文件经权责主管批准后即可实施。5.2内/外部文件编号体系： 5.2.1内部文件编号：a.环安卫手册编号为：SQ/ES-M-01；（SQ代表公司,ES代表环安卫体系，M代表管理）b.程序文件编号为：ES-PR*；（ES代表环安卫体系，PR代表程序要求，*代表流水码0199）c.作业规范编号：WI/PR*-*；（WI代表作业规范，PR*代表所属程序书编号，*流水码0199）d.记录表单编号：*（上层文件编号）-*（流水号）-*（版本号），如：ES-PR01-01-A，WI/PR01-01-01

5、-A5.2.2外部文件编号 a.客户标准类：WLBZ-*-*(WLBZ代表外来标准类，*代表接收年份，*代表流水码001999)b.法律法规类：WLFG-*-*(WLFG代表外来法规类，*代表接收年份，*代表流水码001999)注：若牵涉到与生产、设备有关的作业标准书，则沿用ISO9000体系的三阶文件编号，其环境安全内容在ISO9000的三阶文件中添加；若为单独的环境安全内容，则使用以上编号，单独编写。 文件控制、内部审核、管理评审、教育训练使用的表单沿用ISO9000体系中的表单记录。5.2.3版本号文件的版本版次：以A、B、C表示版本的变更顺序；以0、1、2表示版次的变更顺序；文件出现整

6、套文件较大变动时，采取整体换版升级的方式。记录表单的版本版次：以A、B、C表示版本的变更顺序。 5.2.4 发行识别号码发行号01020304050607部门营销部、市场部人资行政部品质部纸器部彩印部管代总经理、总经办 发行号0809101112131415部门手工部资材部设计中心软件开发工务部交管部会计稽核部环安卫管理委员会5.3文件编制或修订的提出：手册由环安卫管理委员会编写，程序、作业标准及其他文件由相关部门根据需要进行编写。5.4文件的编号、登录：5.4.1文件编制或修订完成后，按职责3的要求将文件递交上级进行审批，审批合格后由文管中心对文件进行编号，并加盖“发行”章；5.4.2文管中

7、心将受控发行的文件登录于“受控文件清单”上。5.5文件的发行：5.5.1文件需发行到各相关部门使用时，由文管中心按以下原则执行；文管中心按使用部门建议分发单位、经管代批准的文件申请单需复印相应份数发行；复印后，在复印件适当位置上盖“发行、管制、发行识别码”章后发行。文件可视情况采用电子档发行，邮件通知的方式。电子档文件由文管中心存放在固定内部网络平台，并由文管中心负责维护其保持为最新版本。5.5.2对于管理代表以上批准的提供给客户、其它机构用作参考的有关文件，或公司内部需使用的旧版文件，由文管中心负责在文件上加盖“参考” 印章。“参考”文件可不留下发放记录，也将不会被更新。5.6文件分发：文管

8、中心要求各接收部门于“文件收发记录表”签收后发出。5.7文件的补发：5.7.1如所使用的文件不足时应由部门申请人向部门主管说明原因与用途，经部门主管向文管中心提出申请经核准后补发，且要做好签收记录。5.7.2如所使用的文件丢失或破损而影响使用时，应由部门申请人说明原因与用途，并提出“文件申请单”，经管理代表批准后补发，且要做好签收记录。5.8 文件的评审、修订：5.8.1文件评审的时机：环安卫管理代表于管理评审前，组织各部门对一阶、二阶、三阶文件进行评审，并填写“文件评审记录”，并将文件评审结果作为管理评审输入项进行提报。5.8.2修订方式：在评审有不适宜时进行修订，文件在修订前由相关部门向文

9、管中心提出“文件申请单”，经由原审批人员批准后，交给文管中心修改并登录发行。5.8.3审批：文件修订一般由原编制部门进行，原审批人员审批。5.8.4更改识别：文件修订时，应在修订处注明更改标记（下划线）。5.8.5版本状态：在修订栏填写修改日期、版次和修订情况等。如修订栏记录满时或修改较大时，文件须换新版本。5.8.6文件修订后按5.4进行登录、按原分发部门进行换版。5.9文件的回收及处理：5.9.1文件换版次时可直接更换相关页次即可。5.9.2每次换版时，都应及时收回已发旧版文件，并盖“作废”章予以作废或直接由发行部门收回销毁。文件回收时应注意份数及内容的完整性，且将收回情况登录于“文件收发

10、记录表”。5.9.3由文管中心保留前版文件的原稿(盖“作废章”），需保留新旧连续版本之原稿。5.10文件的保管：文件的原稿由文管中心妥善保管，分发件由各部门自行保管。使用部门不得在受控文件上划线加标记或修改内容。5.11记录格式管制：对记录格式的更改管制，同文件的更改管制执行。5.12外部文件的管制：5.12.1本公司与环安卫体系有关的外部法律法规和其他要求按照法律法规管理程序执行。5.12.2由供应商提供的证明性文件、客户提供的外来技术或标准类文件、相关检测设备类的文件，由对应接受部门评估，针对需要以外来文件发行的，由接收部门提出“文件申请单”，审批核准后提交文管中心进行编号、发行。5.12.3经受控的外部文件由文管中心登录于“外来文件清单”上，并将最新版本的“外来文件清单”及外来文件公布于公司内部网络，供相关单位取阅。5.12.4外来文件的初版发行/改版发行及废止管制流程，