加强职工档案管理提升人力资源管理水平

1、加强职工档案管理提升人力资源管理水平2.山东黄河工程集团疏浚工程处【摘要】人事档案，包含我们每个人的成长经历、求学状况、政治面貌以及 思想品德等各项情况，在企业日常的人事管理工作中具有重要的意义。 当前各企业单位应当加强对人事档案的管理，努力提高自身的档案管理水平。基 于此，本文主要对如何加强新时期企业人事档案管理工作进行探究，针对当前档 案工作存在的问题提出相应的创新方法，希望能够帮助企业形成完善的档案管理 系统。【关键词】新时期;企业;人事档案近几年来，随着我国经济社会的快速开展，如何加强新时期企业人事档 案的管理成为人们关注的重点问题。作为企业人事管理的重要组成局部，档案资 料是否真实完

2、整是衡量人事管理工作优劣的标准和依据。一、企业人事档案管理现状（一）档案管理的重视程度有待提升。企业领导层看重各部门带来的直 接经济效益，而档案管理没有表达出明显的业绩和对企业的贡献，所以被认为只 是其他业务的辅助工作。止匕外，单位中的局部职工认为档案管理工作者在日常工 作过程中只需要按部就班地进行资料的整理、分类即可，没有必要浪费大量的时 间和精力去关注相关资料的真实、完整。由此可见，企业对档案管理工作的重视 程度有待提升，只有真正重视起公司的人事档案管理，才能做好每一个细节。（二）档案管理的管理理念有待深化。在实际工作中，我们不难发现许 多档案管理人员开始向其他岗位流动，这一现象导致经验丰

3、富的档案管理者流失, 人员方面的调动使档案内容无法及时更新和完善;一些新入职的档案管理者，由于缺乏经验的积累，无法熟练进行档案整理工作，只是仅仅依靠书本上的知识按 部就班，且缺少创新性思维。另外，许多单位仍保存着传统的档案管理方法，采 用落后的手动操作，但是随着社会的开展，这种开展模式已经渐渐被社会所淘汰。（三）档案工作者的管理水平有待提高。现阶段，我国档案管理人员专 业技术水平较低，企业领导人员为了节省运营本钱往往选择聘用一些没有经过正 规培训的非专业人员来从事档案整理工作，但是专业不对口、管理水平低等各项 因素严重阻碍企业人事档案管理的健康快速开展。由于档案管理部门对单位的贡 献力度小，许

4、多该岗位的职工开始向上级部门反映纷纷选择调岗，企业只得从其 他科室借调人员过来继续进行档案管理工作。这样一来，严重导致管理工作的混 乱，影响工作效率的提高。二、新时期企业人事档案管理改进措施（一）强化档案管理意识。企业领导应当以身作那么、起到示范作用，转 变自身落后的思想观念，重视人事档案的管理工作，认识到人事档案资料的重要 作用，大力支持档案部门的工作。对于档案管理人员本身来讲，应当热爱自己的 本职工作，遵守国家和企业制定的各项法律规范和制度规定，努力进行档案宣传 工作，自觉树立档案意识，全心全意为企业服务。要想到达强化企业档案管理意 识这一目标，需要做到以下几点：（1）责任到人，制定专门人

5、员全权负责企业 的人事档案管理工作，确定奖惩制度，做好奖罚清楚。（2）鼓励企业各科室人 员对自身提出改进意见，有针对性地进行改进管理工作。（3）加大对档案管理 部门的投入力度，包括人员的调配和设备的改进等。（二）全面引入信息技术。信息技术为社会开展的变革提供了良好的科 技基础，我们只有紧跟时代开展的潮流才能够取得进步、赢得开展，企业人事档 案的管理工作也是如此，所以在日常档案管理工作过程中应当全面引入信息技术, 提高自身的档案管理信息化水平。例如，在日常的档案管理工作中，相关人员可 以根据档案的性质进行编号和分类，再将其录入电子信息库中，充分利用计算机 技术便捷和准确的特点进行精确筛选，帮助企

6、业管理者快速搜索到人员信息，缩 短工作时间，提高工作效率;此外，档案管理工作具有作用，档案管理部门的管理人员还可以将整理好的档案资料进行打印留档，以供领导日后翻阅。 由此可见，信息技术引入企业人事档案管理工作将会大大增加工作的窥活性。（三）完善档案管理机制。任何工作的改革都不是盲目进行的，只有制定出 科学合理的管理机制才能够促进各项工作有条不紊地进行。新时期，企业人事档 案管理工作还要重点关注自身管理机制的完善，真正做到有章可循、有法可依。 档案管理部门要想制定出科学的管理制度，需要做好以下两方面的工作：（1） 建立目标责任制。为了提高档案管理人员的工作积极性，单位应当对在工作中表 现优秀的职

7、工进行物质和精神上的奖励，具体表现在年终考核、工作薪酬等各个 方面，努力形成示范作用，鼓励部门内的其他职工主动向其学习，提高积极性。 （2）人事档案工作的开展还需要建立有效的监督机制，促使其朝着正规化、制 度化、合理化、科学化的方向开展。创新监督机制，及时跟踪目标的实施情况， 有利于确保档案管理工作的长足进步。加大对职工档案管理专员的培训强度。并 为职工档案管理工作，设置档案管理专员。职工档案管理人员没有经过培训时， 他们的道德修养都有所不同。所以，应该加强对职工档案管理专员的工作培训， 提高职工档案管理人员的道德修养，为其以后要做的工作提供素质保障。职工档 案管理专员要思想觉悟高。并且要加强

8、与职工之间的沟通协作。以便于，能够更 好地服务于人力资源管理工作。（四）更新观念，扩大服务范围。人事制度不断变迁。职工档案管理工作也 在不断地遇到新的难题。传统型的职工档案管理工作，它的服务方式比拟闭合， 主动服务能力差，职工档案管理的方法也比拟简单，这种传统型的职工档案管理 服务，并不能长盛不衰，并且存在着许多缺陷。所以我们应该及时变革，不断优 化，我们的职工档案管理服务，才能在服务这块市场上长久立足。我们应该主动 服务。经常了解各单位对职工档案管理的需求，可以采取问卷调查的方法，对各 单位开展跟踪式人力资源管理服务，把服务工作做到最需要之处，争取最大限度 地，发挥出职工档案管理工作的作用。

9、因为现在是科技信息化时代。所以，职工 档案信息也加入了科技领域的行列里，现代职工档案管理的模式可以借助电脑进 行存储和备份，并可直接登录系统进行查阅，这在很大程度上节约了职工档案管 理工作的时间和本钱。职工档案管理工作的开展，为人才的培养提供了合理开展 计划。极大程度上，人力资源管理水平被提高。三、结语综上所述，随着我国社会主义事业的快速开展，企业人事档案的管理工 作也出现了一些新变化，传统的管理方式和理念已经无法适应当下时代的开展趋 势。相关工作者只有不断提升自身的档案管理水平，创新档案管理方式，努力做 好档案的开发与利用工作，才能开创企业人事档案管理工作开展的新局面。【参考文献】1张丽敏.浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化J.中文信息， 2016 (9) ： 14.2邹丽欣.实现档案工作的规范化和标准化管理应该怎样做J.民营科 技，2017 (